К приказу директора Института

От 15.06.2008 №319

 

Допускается выражение ПРИЛОЖЕНИЕ № печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату. Регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 14.06.2008 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

 

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес

 

Приложение к документу печатается на стандартном листе бумаги и под­писывается исполнителем или руководителем организации.

В состав реквизита «Подпись» (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» личная подпись Н.А.Федоров

 

Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии при­ложений, отступив 3-4 межстрочных интервала.

Реквизит печатают от левого поля документа.

Право подписания документов должностным лицам может быть

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составляемых комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии распределением

Председатель...

Члены комиссии...

 

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом косая черта перед наименованием должности, предлог «за», надпись от руки «Зам» не ставится.

Гриф согласования документа (реквизит 23) состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Слово СОГЛАСОВАНО печатается без кавычек прописными буквами от границы левого поля.

Размещается: Ниже реквизита «Подпись».

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют по следующей схеме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской

Академии медицинских наук

От 30.10.2008 №451-805

 

или

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания правления

страховой компании «Планета»

От 21.03.2008 №10

 

Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне слева и справа.

В отдельных случаях может оформляться лист согласования. На месте рек­визита «Отметка о наличии приложения» делается запись «Лист согласования прилагается».

Визы согласования документа (реквизит 24).

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

25.06.2008

 

Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило свое отношение к нему. Виза ставится на копии документа непосредственно у границы левого поля документа ниже грифа согласования.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

25.06.2008

 

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя и номер его телефона.

Расположение: на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например: Петров Семенов Семен Семенович

43 56 85 (495) 12712 12

 

При отправке документов в другой город следует дополнить номер телефона международным кодом.

Отметка об исполнителе необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов.

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30) служит для автоматического поиска документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу - электронной копии документа, включая имя файла и расширение.

 

Например: D :\ДОКУМЕНТЫ\ПРИКАЗЫ\Приказ_1.dос