От 15.06.2008 №319
Допускается выражение ПРИЛОЖЕНИЕ № печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату. Регистрационный номер относительно самой длинной строки.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Письмо Росархива от 14.06.2008 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес
Приложение к документу печатается на стандартном листе бумаги и подписывается исполнителем или руководителем организации.
В состав реквизита «Подпись» (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Например:
Исполнительный директор
ЗАО «Партнер» личная подпись Н.А.Федоров
Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 3-4 межстрочных интервала.
Реквизит печатают от левого поля документа.
Право подписания документов должностным лицам может быть
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составляемых комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии распределением
Председатель...
Члены комиссии...
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом косая черта перед наименованием должности, предлог «за», надпись от руки «Зам» не ставится.
Гриф согласования документа (реквизит 23) состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Слово СОГЛАСОВАНО печатается без кавычек прописными буквами от границы левого поля.
Размещается: Ниже реквизита «Подпись».
Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют по следующей схеме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской
Академии медицинских наук
От 30.10.2008 №451-805
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания правления
страховой компании «Планета»
От 21.03.2008 №10
Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне слева и справа.
В отдельных случаях может оформляться лист согласования. На месте реквизита «Отметка о наличии приложения» делается запись «Лист согласования прилагается».
Визы согласования документа (реквизит 24).
Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С.Орлов
25.06.2008
Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило свое отношение к нему. Виза ставится на копии документа непосредственно у границы левого поля документа ниже грифа согласования.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С.Орлов
25.06.2008
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя и номер его телефона.
Расположение: на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Например: Петров Семенов Семен Семенович
43 56 85 (495) 12712 12
При отправке документов в другой город следует дополнить номер телефона международным кодом.
Отметка об исполнителе необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов.
Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30) служит для автоматического поиска документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу - электронной копии документа, включая имя файла и расширение.
Например: D :\ДОКУМЕНТЫ\ПРИКАЗЫ\Приказ_1.dос
