Перечень практических занятий

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

специальности 080107.52 «Налоги и налогообложение»

№ занятия	Задания к практическим занятиям
	Разработать бланк документа.
	Разработать и оформить приказ по основной деятельности.
	Разработать и оформить приказ по личному составу.
	Разработать и оформить протокол.
	Разработать и оформить акт.
	Разработать и оформить докладную, служебную и объяснительную записки.
	Разработать и оформить телеграмму, телефонограмму, факс.
	Составить и оформить автобиографию.
	Составить и оформить резюме.
	Разработать и оформить письмо.
	Оформить журнал регистрации входящей корреспонденции, журнал регистрации исходящей корреспонденции, журнал регистрации приказов.
	Составить и оформить номенклатуру дел

Практическое занятие № 1

Задание: РАЗРАБОТАТЬ БЛАНК ДОКУМЕНТА

 

Сведения из теории

 

Для бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата - А4 и А5.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 - наименование организации;

14 - место составления или издания документа.

Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъек­та Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.

15-адресат;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа.

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использо­вания площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция».

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, на­пример, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного под­разделения и должностного лица.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 - наименование организации;

10 - наименование вида документа;

14 - место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа.

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Продольные бланки на практике используют преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланки тех или иных конкретных документов целесообразно применять при издании в организации большого количеств данных видов документов. Остальные документы оформляются на общем бланке.

Задание

Спроектируйте бланки для писем с угловым и продольным расположением и бланк приказа с продольным расположением постоянных реквизитов для перечисленных ниже организаций:

 

Вариант	Наименование организации	Адрес
	Акционерное общество «РОСТРАНСАВТО» ОКПО 02832807, ОГРН 1017800370797, ИНН/КПП 7708032140/772001002	Ул.Сиверса, д. 10 город Ростов-на-Дону, 344015 тел./факс (056)65-43-50 E-mail: [email protected]

 

	Открытое акционерное общество «ЭТАЛОН» ОКПО 45464501, ОГРН 1068713089571 ИНН/КПП 6164054471/81702003	Ул. Остоженка, 27 Москва, Россия, 121002 Тел./факс (495)291 35 79 www.rrc.ru
	Акционерное общество закрытого типа «Хронометр» ОКПО 20765862 ОГРН 1123765429751 ИНН/КПП 5487885543/548788231	ул. Мясницкая, д. 10-1 город Москва, 101000 E-mail: [email protected]
	Открытое акционерное общество «ВОЛГОДОНСКИЙ ХЛЕБОКОМБИНАТ» ОКПО 23132807, ОГРН 1821800370797, ИНН/КПП 3408032140/342001002	Октябрьское шоссе, д.9, город Волгодонск, Ростовская обл. 347340 тел./факс: (86392) 6-61-13 E-mail: [email protected]
	Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, подчиняющийся РОСАРХИВу ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7008032140/702001001	ул.Профсоюзная, д.82 город Москва, 117393 Тел./факс (095) 7187874 E-mail: [email protected]
	Концерн «AROO-NEO», подчиняющийся производственному объединению «Арго» ОКПО 03995654,ОГРН 0087659242615 ИНН/КПП 5676253576/003876523	Ул. Дорожная 156 город Воронеж, 394038 Тел./факс: 4732)39-24-62, 39-25-62, 72-70-17 E-mail: [email protected]
	Закрытое акционерное общества«ЮРИС-КОН» ОКПО 42016445, ОГРН 0236545600012 ИНН/КПП 61674787543/616542202	Ул. Н. Басманная, д. 27, стр.3 Москва, Россия, 117078 Тел. (495) 267 14 28 Факс (495) 267 14 17 E-mail: [email protected]
	Государственный проектный институт САНТЕХПРОЕКТ, подчиняющийся ГОССТЮю России ОКПО 02842708 ОГРН 1027700380795 ИНН/КПП 7708033140/771001001	Ул. Нижняя Первомайская, д.46 город Москва, 105203 Тел. (495) 275 23 23 Факс (495) 275 12 12 E-mail: [email protected]

Порядок выполнения работы:

1. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

2. Получите вариант задания у преподавателя.

3. Откройте текстовый процессор MS Word

4. Оформите бланк приказа с продольным расположением реквизитов. Сохраните файл под именем «Бланк приказа».

5. Сохраните данный файл под именем «Внешний бланк продольный». Удалите из бланка наименование вида документа. Добавьте все необходимые реквизиты для внешнего бланка. Расположите реквизиты в соответствии с правилами расположения реквизитов на продольном бланке. Сохраните файл.

6. Откройте новый документ MS Word. Скопируйте в него внешний бланк с продольным расположением. Скорректируйте угловой бланк. Сохраните данный файл под именем «Внешний бланк угловой».

7. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Практическое занятие № 2

Задание: РАЗРАБОТАТЬ И ОФОРМИТЬ ПРИКАЗ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Сведения из теории

 

ПРИКАЗ - это нормативный документ, издаваемый руководителем орга­низации в целях решения возникающих в процессе деятельности задач.

Приказы бывают: по основной деятельности; по личному составу.

К приказам по основной деятельности относят приказы по организации работ трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам.

Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках.

Формуляр приказа имеет следующие реквизиты:

- наименование вида документа (приказ);

- дату, номер, место издания;

- заголовок;

- текст;

- состав удостоверения (подпись, печать);

- отметки о согласовании.

Датой приказа является дата его подписания, подпись ставится на первом экземпляре.

Нумерация приказа ведется подряд с января по декабрь в пределах кален­дарного года (№1, №2 и т.д.).

Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?», например, «О ре­организации предприятия». Недопустимы заголовки типа «Приказ по фирме» или «Приказ директора».

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой части указываются основания для издания приказа:

- нормативные документы государственных органов;

- решения Совета директоров, общих собраний акционеров;

- производственная необходимость.

В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа (констатирующая часть начинается со слов «В связи...»).

В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вы­шестоящих организаций, констатирующая часть содержит:

- название вида документа;

- автора;

- дату;

- номер;

- заголовок этого документа.

Констатирующая часть может начинаться словами «В соответствии...».

Констатирующая часть опускается, если причина издания приказа не ну­ждается в разъяснении.

Распорядительная часть приказа излагается в повествовательной форме и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (печатается прописными буквами с новой строки от левого поля, без кавычек). Затем излагается КОМУ, ЧТО СДЕЛАТЬ и ДО КАКОГО ЧИСЛА

Если поручений несколько, то текст делят на пункты, каждое мероприятие оформляется отдельным пунктом. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, которое контролирует выполнение приказа в целом.

В приказе могут перечислятся ранее изданные документы, которые этим приказом отменяются.

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заин­тересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим законода­тельным и нормативным актам.

Согласование приказа оформляется в виде виз, которые собирают на первом экземпляре приказа. Поскольку приказ является внутренним документом, визы согласования оформляются в нижней части оборотной стороны последнего листа.

Подписывает приказы руководитель предприятия или его заместитель, имеющий такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания и регистрации, которая производится отдельно от других документов, если не указан другой срок.

 

Задание

Составьте и оформите приказы по основной деятельности необходимые в данных управленческих ситуациях.

Вариант 1

На Московском комбинате по производству музыкальных инструментов и мебели (государственное предприятие), который входит в Концерн по разработке и производству продукции музыкальной промышленности (РОСМУЗ-ПРОМ), действует Положение о премировании руководителей цехов, отделов и служб, утвержденное 05.01.2008 № 27.

12 апреля текущего года директор комбината Ларионов В.М. поручил на­чальнику отдела труда и заработной платы Маркову К.Г. рассчитать размер премии руководителям отделов, цехов и служб комбината по итогам работы за первый квартал к 15 апреля, а главному бухгалтеру комбината Трошиной С. Г. - организовать выплату премии к 20 апреля текущего года

Начальник планово-экономического отдела Матвеева С.Н. и главный бух­галтер Трошина С.Г. завизировали проект приказа директора комбината.

Вариант 2

Шипов A.И, председатель Российского агентства международного со­трудничества и развития (государственная организация при Правительстве РФ), 24 февраля текущего года поручил структурным подразделениям агентства совместно с представителями Госкомимущества России к 10 апреля подготовить проект программы привлечения иностранных инвестиций к процессу акционирования государственных предприятий. Поручение было дано во исполнение постановления Правительства РФ от 24 февраля текущего года № 246 Главному управлению отраслевых инвестиционных программ, Главному договорно-правовому управлению и Главному управлению стратегии и инвестирования.

Проект приказа председателя агентства был завизирован его первым за­местителем Федоровым Д.Н. и начальником Главного договорно-правового управления Ильиным И.В.. Контроль за исполнением приказа был возложен на Федорова Д.Н.

Вариант 3

Директор ООО «Мечта» Поляков В.М. 10 октября текущего года издал приказ о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе предприятия. Он назначил комиссию под председательством коммерческого директора Золотарева Е. В состав комиссии вошли главный бухгалтер Володина Е.Н. и бухгалтер Иванова Е.С. В приказе было поручено представить на утверждение документы складского учета (по состоянию на 1 октября) и отчеты об остатках товарно-материальных ценностей (по состоянию на 10 октября) к 15 октября.

Проект приказа был завизирован экономистом предприятия Митиной О.А.

Вариант 4

С целью привлечения средств для обеспечения производственной деятельности генеральный директор 000 «Техника» (г. Курск) Соколов О.Г. 20 сентября текущего года издал приказ о создании коммерческого отдела в составе 3 штатных единиц: коммерческого директора - 1, ведущего специалиста- 1, специалиста - 1. Главному бухгалтеру предприятия Горячеву Г.А. было поручено представить на утверждение новое штатное расписание предприятия на 4 квартал текущего года к 1 октября. Коммерческому директору Игнатьеву Т. Н, который завизировал проект приказа, предписано закончить комплектование отдела кадрами с высшим экономическим образованием к 10 октября.

Вариант 5

Директор 000 «Конверсия» Трофимов О.Ю. 7 апреля текущего года издал приказ об утверждении Положения о порядке расчетов за оказание информационных услуг. Юрисконсульту по финансово-хозяйственным вопросам Морозову В.П. и секретарю-референту Дягилевой Е.А. было поручено к 10 апреля разработать типовые формы договоров об оказании различных видов информационных услуг и строго контролировать их применение в деятельности предприятия. Ответственность за изготовление, учет и сохранность бланков договоров возложена на Дягилеву Е.А., которая вместе с юрисконсультом завизировала проект приказа.

Вариант 6

Директор ремонтно-эксплуатационного муниципального управления № 15 Зотов И.Т. 5 октября текущего года издал приказ о подготовке к уборке территорий в зимний период текущего года. Главный инженер Николаев Б.Е к 15 октября должен провести закрепление убираемых территорий за техниками-смотрителями и дворниками, составить график двухсменной работы по уборке тротуаров и дворовых территорий, разработать и согласовать в префектуре округа план уборки территорий с привлечением людей и техники ведомственных предприятий, расположенных на территории округа.

Приказ издан на основании постановления Правительства Москвы от 8 сентября текущего года № 908 «О готовности служб городского хозяйства к уборке территорий г. Москвы в зимний период».

Вариант 7

Отделом организационной и кадровой работы Управления Министерства юстиции РФ по Республике Карелия в конце календарного года была составлена номенклатура дел на следующий календарный год. 27 декабря текущего года начальником Управления Игнатьевой Т.П. был издан и подписан приказ об утверждении и введении в действие номенклатуры дел с 1 января следующего года. Руководителям структурных подразделений приказом предписывалось формирование, использование и хранение дел в соответствии с разработанной номенклатурой дел. Контроль за исполнением приказа был возложен на начальника отдела организационной и кадровой работы Хюннинена А.В.

Вариант 8

Руководителем Комитета по земельным ресурсам и землеустройству по РК Федеральной службы земельного кадастра России А.Т.Кондрашовым 1 ноября текущего года был издан приказ о введении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров. Приказ издавался в соответствии с постановлением Государственного комитета по статистике от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и с целью создания в Комитете единой системы кадровой документации. Приказом вводились в действие с 1 ноября текущего года все унифицированные формы, вошедшие в Альбом УФД, утвержденный вышеуказанным постановлением.

Проект приказа завизировали юрисконсульт Тищенко И.А., инспектор отдела кадров Жукова Т. П.

Порядок выполнения работы:

1. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

2. Получите вариант задания у преподавателя.

3. Откройте текстовый процессор MS Word.

4. Оформите проект приказа на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно. Сохраните файл под именем «Приказ».

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Практическое занятие № 3

Задание: РАЗРАБОТАТЬ И ОФОРМИТЬ ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Сведения из теории

 

ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ - нормативный документ, регулирующий прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов и т. п.

Оформляются приказы по личному составу на общем бланке организации и имеют следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата;

- регистрационный номер документа;

- место составления или издания;

- заголовок к тексту;

- текст,

- подпись.

Реквизит «Заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом: «О приеме на работу Зотова А.В.», «Об увольнении Гудкова Л.И.», «Об изменении штатов ЗАО». Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. Констатирующая часть может не указываться.

Распорядительная часть приказа начинается словами: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», начинается от границы левого поля. После них следующей строкой указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество (полностью), должность, срок увольнения, назначения или перевода, статья Трудового кодекса Российской Федерации (в случае увольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с исполнительным сроком или без него и т.п.

Приказы по личному составу могут оформляться на нескольких сотрудников. Такие приказы состоят из нескольких пунктов.

Приказы по личному составу визируются юристом, заместителем директора по кадрам.

Приказы по личному составу доводятся до сведения до сведения работника под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «Подпись» и «Виза» самим работником и содержит следующее: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления.

Задание

Составьте и оформите приказы по личному составу, необходимые в данных управленческих ситуациях.

Вариант 1

Выпускница факультета управления Российского государственного гума­нитарного университета Денисова Татьяна Михайловна 20 июля текущего года поступила на работу в Российское агентство международного сотрудничества и развития (РАМСиР) ведущим специалистом Управления делами. Агентство является государственной организацией при Правительстве РФ и осуществляет набор служащих только по договору. Договор подписан от имени агентства его председателем Шохиным А.Н. Проект приказа по личному составу подготовлен инспектором по кадрам Соловьевой И.Г. 20 июля и в тот же день завизирован начальником управления кадров Арбузовым П.Н. и управляющим делами Михеевым В.И. Приказ подписан 21 июля и объявлен Денисовой под расписку.

Вариант 2

Экономист Васильева Екатерина Николаевна 1 сентября текущего года подала заявление в ООО «Луч» с просьбой принять ее на работу специалистом финансового отдела на неполный рабочий день. Инспектор по кадрам Смирнова И.С. объяснила, что фирма имеет возможность принять на работу экономиста, но на основе срочного трудового договора Трудовой договор был заключен 5 сентября и подписан от имени фирмы генеральным директором Мироновым Л.С. В тот же день был издан приказ по личному составу, завизированный Смирновой И.С. и юрисконсультом Хмелевым И.О. Приказ был объявлен Васильевой Е. Н. под расписку 6 сентября.

 

Вариант 3

Заведующая отделом писем газеты «Губерния» Сомова Анна Ивановна 15 мая текущего года обратилась к главному редактору Уварову А.Н. с просьбой предоставить ей отпуск без сохранения заработной платы с 16 по 18 мая по семейным обстоятельствам.

Проект приказа об отпуске был оформлен начальником отдела кадров Ермаковым И.Н. 15 мая, завизирован и в тот же день подписан главным редактором.

Вариант 4

Ведущего специалиста отдела маркетинга торговой фирмы ООО «Вента» Соболеву Валентину Ивановну перевели на освободившуюся должность начальника отдела на постоянную работу с 15 ноября текущего года. Заявление о переводе Соболева В.И. написала 10 ноября и завизировала у коммерческого директора в тот же день. 10 ноября было также составлено представление № 4, подписанное коммерческим директором.

Проект приказа о переводе подготовлен инспектором по персоналу Кирилловой Б.Н. 11 ноября, завизирован юрисконсультом Барминым А.И. 12 ноября и спустя день был подписан генеральным директором фирмы Дорогомиловым Е.К. 14 ноября Соболева В.И. была ознакомлена с приказом.

Вариант 5

Главный эксперт торгового отдела акционерного общества «Торговый дом «Эфди» Савельев Павел Романович должен выехать в г.Санкт-Петербург для участия в пушном аукционе «Русский мех», который проводится с 10 по 13 декабря текущего года. 8 декабря председатель правления Лебедев А.Г. подписал приказ о направлении Савельева П.Р. в командировку с 9 декабря. Проект приказа был подготовлен секретарем-референтом Александровой И.Ю. и завизирован главным бухгалтером и начальником торгового отдела 7 декабря.

Необходимые полномочия и доверенности на закупку партии товаров главному эксперту Савельеву П.Р. были оформлены вместе с командировочным удостоверением.

 

Вариант 6

Мастер муниципального ремонтно-строительного предприятия № 2 (Москва) Богданов Юрий Петрович решил уволиться по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ) и основать индивидуальное частное предприятие. За две недели до увольнения он поставил в известность об этом директора предприятия Сидорова П.И. Проект приказа был подготовлен инспектором по кадрам Котовой И.Л. 15 апреля, в тот же день завизирован бухгалтером Мельниковой 3.С. и 17 апреля текущего года подписан Богданов Ю.Н. в этот же день был ознакомлен с приказом, ему на руки была выдана трудовая книжка и произведен полный расчет по заработной плате.

Вариант 7

17 мая текущего года исполнилось 60 лет со дня рождения главного бухгалтера ЗАО «Петрозаводский муниципальный банк «Онего» Дорохову Александру Петровичу, который безупречно проработал в банке в течение последних 20 лет. Генеральный директор банка Фрадков С.Г. подписал 16 мая приказ об объявлении благодарности Дорохову А.П. и выдаче ему денежной премии в размере пяти месячных окладов. За три дня до подписания проект приказа был завизирован начальником отдела кадров Бочаровой Л.С. и согласован с заместителем начальника управления кадров банка Семеновым В.Р.

 

Порядок выполнения работы:

1. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

2. Получите вариант задания у преподавателя.

3. Откройте текстовый процессор MS Word

4. Оформите приказ на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Сохраните файл под именем «Приказ по л_с».

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Практическое занятие № 4

Задание: РАЗРАБОТАТЬ И ОФОРМИТЬ ПРОТОКОЛ

 

Сведения из теории

 

ПРОТОКОЛ - документ,в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом поставленных вопросов и принятых решений.

Протоколы бывают: полный, краткий и стенографический.

В кратком протоколе указывают только рассмотренные вопросы, принятые решения и фамилии выступавших. По усмотрению председателя особые мнения и важные выступления могут быть изложены полностью.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы, мнения, реплики и замечания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения к нему.

Проведению собрания должна предшествовать большая подготовительная работа: составление повестки дня, списка участников, текста докладов, инфор­мационных материалов, проекта решения.

К протоколу подшивают представленные материалы: справки, доклады и т.р.

Протокол ведется секретарем собрания, который конспектирует или запи­сывает на диктофон выступления участников собрания.

Решения доводятся до сотрудников в виде копии протокола или выписки постановляющей части, либо в виде других документов, составленных на его основе.

Первая страница протокола оформляется на общем бланке ОРД, последующие страницы печатаются на обычном листе.

В состав реквизитов протокола входят:

- наименование предприятия;

- вид документа (ПРОТОКОЛ);

- дата проведения собрания;

- номер (по порядку с начала года);

- место составления;

- заголовок (название коллегиального органа);

- текст (вводная и основная часть);

- подписи председателя и секретаря.

Вводная часть оформляется в следующем порядке:

 

Председатель:	инициалы и фамилия
Секретарь:	инициалы и фамилия
Присутствовали:	инициалы и фамилии сотрудников предприятия в алфавитном порядке (если в списке более 10 человек, то указывают общее количество присутствующих)
Повестка дня:	содержит перечень обсуждаемых вопросов (каждый пункт нумеруется), оформляется с красной строки и отвечает на вопрос «о чем?»

 

Протоколы бывают полные, краткие и стенографические. Основная часть текста полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого пункта строится по схеме:

 

1. СЛУШАЛИ: Фамилии и инициалы выступившего - краткое изложение выступления. ВЫСТУПИЛИ: Фамилии и инициалы выступивших - краткое изложение выступления. ПОСТАНОВИЛИ: Пункты постановления по форме «Кому, что и до какого числа сделать».

 

Заданные в ходе обсуждения вопросы фиксируются в сжатом изложении вместе с ответами. Текст постановляющей части указывается полностью, так как это наиболее важная часть протокола.

Задание

Составьте и оформите протоколы, необходимые в следующих управленческих ситуациях.

Вариант 1

Дирекция ООО «Астрея» (Санкт-Петербург) 12.08.200_г. провела свое очередное заседание, на котором присутствовали Востряков С.Т., Сгуднев П.Д., Лебедев И.М, Антонов П.Л., Шептунова В.Г., Тимофеев А,А., Стулова М. И.

На заседании обсуждалось два вопроса: о ходе рекламной кампании в III квартале 200_г. и о переходе на новую систему выплаты премиальных.

По первому вопросу слушали сообщение начальника отдела рекламы Вострякова С.Т., текст сообщения которого был передан секретарю заседания Беловой Н.Д. По этому же вопросу выступил финансовый директор Тимофеев А.А, который одобрил увеличение расходов на наружную рекламу в III квартале 200_г. на 5%.

По второму вопросу сделал сообщение Стулов М.И. и текст сообщения также передал секретарю. По данному же вопросу выступили Антонов П., начальник отдела кадров и Лебедев И.М., директор по продажам. Первый одобрил новую систему выплаты премиальных и рекомендовал подготовить необходимые документы к 01.09.200_г. Второй предложил доработать новую систему выплаты премиальных и рекомендовал провести голосование по данному вопросу на общем собрании трудового коллектива.

В итоге заседания были приняты следующие решения: 1. Одобрить работу отдела рекламы в III квартале 200_г. 2. Провести общее собрание трудового коллектива по вопросу о переходе на новую систему выплаты премиальных 15.08.200_г. Ответственным за подготовку собрания была назначена зав. канцелярией Шептунова В.Г.

Собрание вел председатель Румянцев О.А.

Вариант 2

ЗАО «Гранд-М» (Москва) 05.03.200_г. провело заседание Совета директоров, на котором присутствовали следующие члены Совета: Попов И.П., Иванов И.И., Сидоров С.С., Устинова У.У., Федоров Ф.Ф. В связи с наличием кворума заседание было признано правомочным. На заседание выносился вопрос об определении рыночной стоимости размещаемых обществом дополнительных акций. По данному вопросу заслушали Федорова Ф.Ф., который предложил определить рыночную стоимость размещаемых обществом акций путем закрытой подписки дополнительных акций в размере 10 000 (десяти тысяч) руб. за акцию. Заседание постановило утвердить предложение Федорова Ф.Ф., так как при голосовании «ЗА» было отдано пять голосов, проголосовавших «ПРОТИВ» и «ВОЗДЕРЖАВШИХСЯ» не было. Решение принято единогласно. Заседание вел председатель Попов П.И. Протокол подготовлен секретарем Петровым И.П.

Вариант 3

Сотрудники бухгалтерии ОАО «Квант» провели заседание по вопросу сокращения срока составления годового отчета за 200_г., на котором присутствовало 6 человек. С сообщением выступила бухгалтер Суркова А.М., которая отметила, что работники группы учета имеют все возможности для значительного сокращения срока составления годового отчета, и что годовой отчет за 200_г. может был. представлен группой учета на 3 дня раньше установленного срока.

В обсуждении данного вопроса выступили Кротов Е.К., главный бухгалтер, и Шубина Г.А., бухгалтер. Кротов сообщил о том, что им разработан новый график работ по составлению годового отчета, при условии выполнения которого всеми работниками группы учета, годовой отчет можно составить и сдать на 4 дня раньше установленного срока Г.А.Шубина отметила, что досрочное представление годового отчета за 200_г. является почетной и ответственной задачей работников бухгалтерии, и что коллектив бухгалтерии может составить годовой отчет раньше срока, если все работники будут выполнять уплотненный график работы.

В итоге заседания было решено представить годовой отчет за 200_г. на четыре дня раньше установленного срока, т.е. 00.00.200_г. и провести анализ годового отчета с целью выявления резервов, необходимых для успешного выполнения плана за 200_г. Заседание вела председатель Левашова К.М., протоколировал секретарь Хомяков И.В.

Вариант 4

02 декабря 2006 года Совет директоров ОАО «Ростовский хлебокомбинат» (г. Ростов-на-Дону) провел заседание № 21, на котором присутствовали члены Совета Захаров И.Р., Козленко И.П., Кононенко И.Н., Никоненко И.С, Петровский А.В. В повестке дня заседания обсуждался отчет о работе хлебокомбината за ноябрь 2006 года. С докладом выступил генеральный директор акционерного общества И.П. Козленков - доклад прилагается. С обсуждением доклада выступили члены Совета директоров:

Петровский А.В. в своем выступлении остановился на недостатках, которые имеют место в работе некоторых сотрудников: неправильная маркировка, срыв выездной торговли. Никоненко И.С. отметил, что в целом работа ведется неплохо: увеличилась производительность труда, повысилась рентабельность, улучшилась позиция предприятия на региональном рынке хлебобулочных изделий.

По итогам заседания были вынесены следующие решения:

1. Премировать за ноябрь:

1.1. Рабочих-сдельщиков основного производства- в размере 40% сдельного заработка;

1.2. Рабочих-повременщиков - в размере 40% окладов, тарифных ставок.

2. Лишить премии за ноябрь:

2.1. О.П. Иванова, Л.Р. Сидорова за допущенное несоответствие в маркировке пряников 25.11.2006;

2.2. Л.Д. Гончар за срыв выездной торговли в п. Зимовки 23.11.2006г. Заседание вел Кононенко И.Н. Протокол подготовил секретарь Смирнов В.И.

Порядок выполнения работы:

1. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

2. Получите вариант задания у преподавателя.

3. Откройте текстовый процессор MS Word.

4. Оформите протокол на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Сохраните документ под именем «Протокол».

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Практическое занятие № 5

Задание: РАЗРАБОТАТЬ И ОФОРМИТЬ АКТ

Сведения из теории

 

АКТ - документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксиру­ются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи, прим законченных работ и т. д.

Акт, как правило, оформляется на бланке организации и содержит следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- наименование вида документа (прописными буквами);

- дату;

- индекс;

- гриф утверждения (не всегда);

- место составления;

- заголовок к тексту;

- текст,

- подписи;

- указание на количество экземпляров и их местонахождения.

Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «АКТ». Например:

АКТ