Генеральному директору ОАО

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Т.П. Данилову

12.07.2008

О переводе на должность

В связи с реорганизацией структуры Управления и укрупнения отделов проис­ходит перераспределение функций сотрудников.

Прошу перевести старшего экономиста С.Т. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением изменении в штатное расписание.

Начальник управлении (подпись) В.А. Ильин

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА - форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или другое должностное лицо. Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делаются выводы и даются предложения по составленному вопросу.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительные записки не содержат выводов и предложений.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной записки.

СПРАВКА - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.

Справки бывают служебного и личного пользования.

Справки служебного характера предоставляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Кроме того, составляются справки и внутри организаций по запросу руководителей.

Справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата;

- место составления;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись.

Справки, отправляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В нее включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. справка должна иметь следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- текст;

- подпись;

- печать.

Типовой состав информации личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки, на пишущей машинке или компьютере.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени, отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа:

«настоящая справка дана...»,

«настоящим подтверждается, что... Действительно работает...» и т. д.

Задание

Составьте и оформите докладные, объяснительные записки, необходимые в следующих управленческих ситуациях.

Вариант 1

Заместитель начальника Производственного объединения «Московская городская телефонная сеть» (МГТС) Министерства связи РФ Дубов М.И. обратился к начальнику специального управления телефонной связи того же министерства Аксенову Г.С. с докладной запиской о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе. В докладной записке М.И. Дубов сообщал о том, что в сентябре текущего года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 1 декабря текущего года необходимо выделение прямых проводов. В связи с этим г-н Дубов выдвинул предложение о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе указанным абонентам. Докладная записка была составлена исполнителем Орловой и подписана Дубовым М.И. 12 ноября текущего года.

Вариант 2

Курьер ЗАО «Фарма» С.С. Сомов регулярно опаздывал на работу, чем нарушал трудовую дисциплину. Заведующая канцелярией Шумилина И.В. неоднократно делала ему замечания (в устной форме), а 12 июня текущего года была вынуждена обратиться с данным вопросом к Генеральному директору Седову А.В. с докладной запиской, в которой просила принять меры дисциплинарного характера к С.С. Сомову.

Вариант 3

Руководитель отдела новых проектов Токарева О.В. обратилась к Генеральному директору ООО «Мастер» г-ну А.Д. Ивлеву с докладной запиской о необходимости увеличения штатной численности отдела. В докладной записке Токарева О.В. сообщала о том, что в настоящее время для успешной работы агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. По ее мнению, одним из наиболее реальных путей расширения базы данных является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»). В связи с тем, что отдел в его настоящем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, Токарева О.В. считает целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. В докладной записке Токарева предложила на эти должности подобрать сотрудников из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистика МГУ или школы рекламы.

Вариант 4

В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью.

В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных поме­щениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей.

Для разрешения данной проблемы к руководителю администрации Ивановской области Полежаеву П.И. обратился начальник Управления торговли Администрации Ивановской области К.Д. Тарасов. В докладной записке в связи с необходимостью создания условий, отвечающих требованиям организации торговли мебелью, Тарасов просил дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.

Вариант 5

Старший консультант отдела правового обеспечения клиентов ЗАО «Тристар Консалт» Милошенков П.Д., согласно указаниям Генерального директора Сидоренко В.И. (приказ от 10.07.200_г. № 53 «О проверке работы отдела правового обеспечения клиентов»), провел анализ эффективности работы сотрудников отдела «на выезде» в первом полугодии текущего года. О проделанной работе Милошенков П.Д. поставил в известность Генерального директора посредством составления докладной записки, в которой изложил также свою точку зрения о необходимости увеличения числа штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортам и владеющих таковым. К докладной записке были приложены следующие документы: 1. Анализ эффективности работы сотрудников отдела правового обеспечения клиентов «на выезде» за 1 полугодие 200_г. на 2 л. в 1 экз. 2. Расчет задействования сотрудников по зонам на 1 л. в 1 экз. 3. Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи на 1 л. в 1 экз.. 4. Расчет-обоснование увеличения числаштатных сотрудников отдела правового обеспечения клиентов на 3 л. в 2 экз.

Вариант 6

Менеджер отдела маркетинга ООО «Консультант» Токарев М.И 28 сентября текущего года опоздал на работу почти на целый час (45 мин.), о чем ему было сделано замечание директором Устиновой М.П. и предложено объяснить причины проступка в письменной форме.

Порядок выполнения работы:

1. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

2. Получите вариант задания у преподавателя.

3. Откройте текстовый процессор MS Word.

4. Оформите соответствующий документ. Сохраните файл под именем «Записка».

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Практическое занятие № 7

Задание: РАЗРАБОТАТЬ И ОФОРМИТЬ ТЕЛЕГРАММУ, ТЕЛЕФОНОГРАММУ, ФАКС,

Сведения из теории

 

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

История телеграммы

Первое сообщение было отправлено посредством телеграфа 25 июля 1837 года Чарльзом Витстоуном (Charles Wheatstone) с железнодорожной станции Эустон (Euston). Получил это послание Уильям Фосергил Кук (William Fothergill Cooke), находившийся в лондонском районе Камден.

С тех пор прошло 172 года. Революционная по тем временам технология, позволяющая пересылать сообщения на огромные расстояния, стремительно развивалась в течении XIX века, став одним из самых популярных способов связи. Телеграф также значительно повлиял на другие средства коммуникации, включая электронную почту и Интернет.

Возможно, если бы в 1846 году Уильям Кук не открыл фирму Electric Telegraph Company - одну из первых компаний, представлявших коммуникационные услуги, сегодня мы бы с вами жили совсем в другом мире. Уже в 1874 году в Великобритании услугами телеграфа можно было воспользоваться в 20 тысячах городов и деревень. Страна также имела связь с США и со многими своими колониями. Когда телеграфу исполнилось 50 лет, его огромное значение признала даже Королева Виктория (Queen Victoria).

В XX веке телеграмма уже отошла, на второй план из-за популяризации и распространения телефона. На ее смену в 1932 году пришел телекс, который используется во многих странах до сих пор.

ТЕЛЕГРАММА - вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяют своевременность и правильность принятия решения. Потому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу.

Телеграммы применяют в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграммы подразделяются на категории и виды. Телеграммы бывают следующих категорий.

- по России:

простая или обычная (максимальный срок прохождения между пунктами, имеющими телеграфную связь - не более 10 часов);

телеграмма - письмо (не более 24 часов);

срочная (максимальный срок прохождения не более 5 часов);

правительственная;

международная;

- по СНГ:

простая (обыкновенная);

срочная.

Виды телеграмм.

- по России:

с доставкой на художественном бланке (с отметкой “ЛЮКС”, “ЛЮКС/М”, музыкальная);

с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”);

с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”);

уведомление телеграфом;

уведомление телеграфом срочное;

с доставкой на художественном бланке по случаю траура (с отметкой “Делюкс”);

- по СНГ:

с доставкой на художественном бланке (с отметкой “Люкс”);

заверенная;

с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”);

с доставкой на художественном бланке по случаю траура;

с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”).

Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая до 6 часов.

Телеграмма содержит следующие реквизиты:

- служебный заголовок;

- указание категории телеграммы;

- отметка о виде телеграммы;

- телеграфный адрес получателя (условный или полный);

- текст (содержание телеграммы);

- подпись;

- регистрационный делопроизводственный номер;

- дата регистрации;

- адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на:

- действительные;

- тарифные.

Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм в телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание “не” опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания:

точка - ТЧК;

запятая - ЗПТ;

двоеточие - ДВТЧ;

кавычки - КВЧ;

скобки - СКВ;

номер - НР.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки “№”, “+”, “-” и другие следует писать словами: номер или НР, минус, плюс и т.д. Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.

В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов.

Предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает толкований.

Не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.

Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращений), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаком препинания.

Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью “Для телеграмм” В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.

Допускается уменьшение размеров (по желанию отправителя) любой из частей категории телеграммы на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы - только на первой телеграмме.

ТЕЛЕФОНОГРАММА - д окумент, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

- наименование учреждений адресанта и адресата;

- реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;

- номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;

- должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;

- номера телефонов;

- текст и подпись.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”.

Например:

«Об изменении времени заседаний Совета»

«О прибытии участников семинара»

 

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй - предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.

ФАКСОГРАММА (ТЕЛЕФАКС, ФАКС) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимальной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе формата А4 - приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, предъявляемых к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

 

Задание

Составить и оформить телеграмму, телефонограмму, факс. Текст произвольный.

 

Порядок выполнения работы:

1. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

2. Откройте текстовый процессор MS Word.

3. Оформите служебную телеграмму. Скопируйте текст телеграммы. Документ закройте и сохраните файл под именем «Телеграмма».

4. Создайте новый документ, вставьте скопированный текст телеграммы и оформите телефонограмму. Сохраните документ под именем «Телефонограмма».

5. Создайте новый документ, вставьте в него скопированный текст телеграммы и оформите факс. Сохраните файл под именем «Факс».

6. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Практическое занятие № 8

Задание: СОСТАВИТЬ И ОФОРМИТЬ АВТОБИОГРАФИЮ

Сведения из теории

 

 

АВТОБИОГРАФИЯ - это документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Автобиография составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4. В ней отражаются следующие сведения:

- фамилия, имя, отчество;

- дата и место рождения;

- полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

- трудовая деятельность;

- профессия;

- общественная работа, участие в выборных органах;

- отношение к воинской службе и воинское звание;

- наличие правительственных и других наград и поощрений;

- сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография начинается со слов: «Я», фамилия, имя, отчество, а дальше вся информация излагается в свободной форме, но при этом следует учесть несколько рекомендаций:

1. Автобиография должна быть краткой, но вместе с тем достаточно развернутой, чтобы можно было представить основные события вашей жизни.

2. Информация, указанная в автобиографии, должна помочь вам представить свою жизнь в максимально выгодном свете, не искажая реальных фактов и событий.

3. Прямо указывайте на конкретные события вашей жизни, описывая не только суть самого события, но и ваше отношение к нему и. что более важно, ваши выводы, которые вы сделали после этого события.

4. Текст автобиографии и ее внешнее оформление должны быть максимально комфортными для чтения, все пишется (печатается) на хорошей бумаге, крупным шрифтом или разборчивым почерком.

5. В конце текста вы должны поставить дату написания автобиографии.

6. Автобиография должна быть подписана. Если она написана на нескольких листах, то подписывается каждый лист.

Инструкции не регламентирует способа оформления автобиографии (рукописный или машинописный), поэтому автобиография, помещаемая в личное дело работника, может быть написана от руки либо напечатана В обязательном порядке автобиография должна быть подписана работником и датирована. Дату проставляет работник при подписании, соответственно датой автобиографии является дата ее подписания.

 

Задание

Составить и оформить свою автобиографию.

 

Порядок выполнения работы:

1. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

2. Откройте текстовый процессор MS Word.

3. Оформите свою автобиографию. Документ закройте и сохраните файл под именем «Автобиография (Ф.И.О.)».

4. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

 

 

Практическое занятие № 9

Задание: СОСТАВИТЬ И ОФОРМИТЬ РЕЗЮМЕ

Сведения из теории

 

РЕЗЮМЕ - это краткая информация о себе как специалисте, с указанием образования, специальности (квалификации), профессиональных достоинств, трудовой биографии, своих целей в поиске работы.

Резюме - это одно из самых эффективных средств саморекламы.

Главная цель резюме - привлечь к себе внимание работодателя, создать у него благоприятное впечатление о себе и получить приглашение на личную встречу. Три основных правила составления резюме:

- краткость (не более 2 страниц машинописного текста);

- аккуратность (без ошибок и исправлений, четко, на хорошей бумаге);

- правдивость (не включайте ложную информацию, но правильно расставляйте акценты).

Содержание резюме:

1. Заголовок: фамилия, имя, отчество. (Не делайте распространенной ошибки, встречающейся в резюме многих соискателей. Не пишите в начале слово «Резюме». Начинать нужно с должности, на которую вы претендуете).

2. Цель в поиске работы: какую работу вы можете и хотите делать.

3. Основные личные данные: точный адрес с почтовым индексом, номер телефона, семейное положение.

4. Опыт работы: в хронологическом порядке (как правило, обратном, начиная с последнего места работы) перечислить места работы с указанием дат и занимаемых должностей. (Для выпускников - краткие сведения о практике на предприятии с описанием знаний и навыков, которые приобретены в процессе стажировки, подчеркнуть свои достижения)

Графа опыт работы, безусловно, самый важный пункт резюме. В обратном хронологическом порядке укажите все места, где вы работали, четко называя должность и круг ваших обязанностей. Если этих мест слишком много, ограничьтесь наиболее значимыми из них. Многие соискатели стараются, чтобы резюме точно соответствовало записям в их трудовой книжке. Этого делать не стоит - ведь ни для кого не секрет, что реальная трудовая деятельность сегодня может иметь мало общего с записями в трудовой. И кадровых специалистов, и работодателей интересует ваш настоящий, а не формальный опыт работы.

5. Образование: укажите названия учебных заведений полностью, а не аббревиатуру, время учебы. (Четко укажите факультет и специальность, по которой вы получили диплом. Если вы обучались на курсах, участвовали в семинарах, имеющих отношение к должности, на которую вы претендуете, не забудьте упомянуть об этом).

6. Дополнительная информация: сведения, подчеркивающие ваши сильные стороны профессиональные и личностные: знание иностранных языков, компьютерная грамотность, наличие водительских прав, аккуратность, тщательность и внимательность при работе с документами и т.п. (Прежде чем заполнять графу личные качества, составьте список качеств, которые важны именно для выбранной вами вакансии. Вот несколько примеров. Если вы хотите работать в области высоких технологий, сделайте акцент на аналитическом складе ума, умении работать с большими объемами информации. Хотите работать главным бухгалтером? Не забудьте про математические способности, внимательность и честность).

Важные нюансы:

- составлять резюме стоит на том языке, который является наиболее употребимым в том месте, куда вы его отправляете;

- в описании настоящей работы используйте глаголы в настоящем времени, например, разрабатываю, контролирую; соответственно при описании предыдущих мест работы используйте глаголы в прошедшем времени;

- проследите, чтобы ваше резюме было оформлено в одном стиле (основная масса текста - простым шрифтом (размер не больше 12-го), даты, названия компаний и учебных заведений - жирным шрифтом; должности - с подчеркиванием; обязанности - через точки);

- очень важно уместить ваше резюме на одной (если вы молодой специалист) или максимум на двух страницах (если вы специалист с большим опытом);

- проверьте текст на наличие ошибок (наличие орфографических и стилистических ошибок может испортить впечатление о вас).

- стилизация (не допустимо использовать цветной шрифт и цветную бумагу).

 

Задание

Составьте и оформите на себя резюме.

 

Порядок выполнения работы:

1. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

2. Откройте текстовый процессор MS Word.

3. Оформите свое резюме. Документ закройте и сохраните файл под именем «Резюме».

4. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

 

Практическое занятие № 10

Задание: РАЗРАБОТАТЬ И ОФОРМИТЬ ПИСЬМО

Сведения из теории

 

ПИСЬМО - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Служебные письма - это, как правило, письма несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.

Письма оформляют на специально предназначенном для этого вида документа внешнем бланке (предпочтительнее с угловым расположением реквизитов) формата А4.

Если текст письма не превышает 7 строк, то используют бланк формата А5.

Для надлежащего оформления письма используются следующие реквизиты:

01 (02, 03), 04, 05, 06, 08, 09, 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23,24, 25, 27, 28,29, 30.

Текст письма строят по следующей схеме:

- Введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факты, послужившие основанием для составления письма).

- Доказательства (обоснование вопроса изложенного в письме).

- Заключение (излагаются выводы, предлагаются решения, формулируется ожидаемый результат).

В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснения.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

- нейтральный тон изложения;

- лаконичность и краткость текста;

- точность, ясность выражения мысли.

Часто в деловых письмах используют типовые фразы (см. табл. 1).

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Гарантийные письма, имеющие финансовые и юридические последствия, заверяются печатью.

Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года и передаче в архив не подлежит. Важная переписка с инофирмами, касающаяся экспорта, импорта, гарантий, хранится 10 лет.

Если письмо отправляется нескольким адресатам, то сначала указывают адрес основного получателя, а затем адреса других. Если количество адресатов более четырех, та составляют список рассыпки и на каждом экземпляре указывают только один адрес.

Если письмо отправляют в дополнение к ранее посланному, то в нем указывают номер и дату ранее посланного письма.

Таблица 1

Типовые фразы

 

Тема	Типовые фразы
Обращение	- Уважаемый - Господин Фамилия - Уважаемый г-н Фамилия - Уважаемые господа!
Благодарности	- Мы рады были получить Ваше письмо... - Большое спасибо за факс от Дата - Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма...
Начало вводной части	- В связи с... - Согласно контракту от... №... - В соответствии с... - В порядке обмена...
Отправка груза, документа	- Отправляем Вам … - Направляем Вам на рассмотрение... - Высылаем вам …
Подтверждение	- Подтверждаем, что... - Фирма... подтверждает получение...
Напоминание	- Напоминаем Вам, что... - Считаем необходимым обратить Ваше внимание... - Напоминаем о сроках …
Извещение	- Сообщаем Вам, что... - Ставим вас в известность... - Извещаем Вас, что... - Сообщаем о...
Просьба	- Пожалуйста, сообщите... - Просим оплатить в течение... банковских дней - Мы будем благодарны, если вы...
Гарантия	- Оплату гарантируем... - Качество... наша фирма гарантирует...
Предложение	- Мы рады предложить Вам... - Предлагаем Вам... - Мы можем рекомендовать...
Отказ	- К, сожалению ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам... - К, сожалению, мы не можем... - Фирма не предполагает... - Предприятие не может обеспечить... - Организации не требуется...
Согласие	- АО не возражает... - Предприятие считает возможным...
Предупреждение	- Фирма оставляет за собой право обратиться..., если Вы... не может привести к …, поэтому мы вынуждены.... - В случае Вашего отказа...
Приглашение	- Просим принять участие... - Приглашаем Вас... - Мы рады пригласить Вас...
Окончание письма	- Надеемся, что наша просьба не будет для вас затруднительной... - Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества - Мы надеемся на Вашу заинтересованность... - С уважением...

Задание

Составьте и оформите служебные письма.

Вариант 1

Департамент поддержки и развития малого предпринимательства письмен за подписью зам. директора департамента Сверчкова А.В. уведомил руководство детского сада № 586 о том, что в связи с развитием предпринимательства здание детского сада должно быть передано для технических нужд департамента.

Исполнителем Васильевой по поручению директора детского сад; № 586 Юго-Западного окружного управления образования г. Москвы, расположенного на проспекте Мичуринском, дом 22 г. Москвы, было составлене письмо, адресованное отделу писем Мэрии Москвы по адресу: г. Москва ул.Тверская, 13, в котором директор детского сада 586 О. А.Абрамова просила разобраться в данном вопросе, мотивируя тем, что в названном районе детских садов осталось мало и не все дети могут посещать детские дошкольные учреждения. Письмо было ответом на полученный документ от Департамента.

Вариант 2

Председатель правления акционерного коммерческого банка «ТОРГ-ПРЕДБАНК» (пр. Вернадского, 19, Москва, 112123, тел.: 567-22-17, факс: 576-22-20) Шумов С.А. обратился к Генеральному директору НПО «Асбест» Волынцеву Л.М. с просьбой рассмотреть вопрос о предоставлении в длительную аренду АКБ «ТОРГПРЕДЕАНК» рабочих площадей - 180 кв. м под размещение отделения банка.

Письмо было составлено исполнителем Подлееной на должностном бланке председателя правления банка и подписано 24 марта текущего года.

Вариант 3

Исполнителем М.Ю. Поляковой по поручению начальника отдела маркетинга ОАО «Торгпотребсоюз» (г.Москва, Лесная ул., д.18, 117123, тел./факс. 234-56-00, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 09876543321/123456789) В.А. Комарова было составлено письмо в адрес ООО «Дело», техническому директору Мягкову А.М. об отправке документации следующего содержания: «Направляем необходимые Вам документы, содержащие информацию о цене комплекта научно-технической документации на холодильное оборудование. Предлагаем выслать техническую документацию на зарубежные аналоги холодильного оборудования. При принятии положительного решения о закупке оборудования просим Вас направить соответствующее письмо руководителю отдела сбыта Наумову С.П. Данным письмом сопровождалась спецификация на 28 л. в 1 экз.

Вариант 4

Московский радиотехнический колледж имени академика Расплетина А.А. Министерства образования РФ (Москва, ул. Декабрьская, 5, 124000, тел.: 252-11-84, факс: 253-32-36) разослал информационные письма директорам школ города с сообщением об открытии в новом учебном году двух факультетов: современные информационные технологии и юридический. В письме сообщалось также о том, что правила приема на указанные факультеты общие. Письмо было составлено исполнителем Степановой и подписано директором Мартынюком Л.Б. 15 марта текущего года.

Вариант 5

ОАО «Первая Фабрика» (г. Балашиха, ул. Заречная, д. 3, 104010) должно было в соответствии саблюдением договора от 10.07.2008 № 12/25 «О поставке продукции» поставить ЗАО «САНДЕРЕЛЛА» (Москва, Красногорская ул., д. 32, 111123, тел./факс 458 90 13, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 0987654321/123456789) в течение месяца кожаную фурнитуру на общую сумму 150000 рублей. Фактически же фурнитуры было сдано на сумму 120000 рублей и недопоставлено продукции на сумму 30000 рублей. Согласно п. 8 договора за недопоставку продукции должна быть уплачена неустойка в размере 5%, что от суммы недопоставки составило 1500 рублей.

Директор ЗАО «САНДЕРЕЛЛА» Федорова В.Д. обратилась к директору ООО «Первая Фабрика» Соколову О.Д. с просьбой перечислить на их расчетный счет указанную сумму (1500 руб.). В противном случае ЗАО «САНДЕРЕЛЛА» будет вынуждено обратиться в Госарбитраж. Письмо о недопоставке продукции было составлено исполнителем Юдиной Р.Т. и подписано Федоровой 12 августа текущего года

Вариант 6

Директор ЗАО «Антуриум» (Москва, Цветной бульвар, д. 3, 105123, тел./факс 432-90-78, ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, расч. счет 12345678901234567890 в ФБК «ГУТА-банк», корр. счет 987654321098765444321, БИК 123456789) Смирнов А.Р. обратился к Главному редактору журнала «Дело» В.И.Полевому с просьбой разместить рекламу продукции ЗАО «Антуриум» в очередном номере журнала. Объем рекламного материала – 1/2полосы. Оплата публикации гарантировалась. Письмо о размещении рекламы было составлено исполнителем Писаревой Л.И., подписано директором А.Р. Смирновым и главным бухгалтером Антоновой В.А.

Вариант 7

Закрытым акционерным обществом «Восход» (109176, Москва, ул. Полевая, д.14, оф.324) был оформлен заказ № 7 на поставку продукции в соответствии с заключенным договором о поставках от 13.06.2003 № 12 и направленв адрес ОАО «Диамант» (114000, Москва, ул. Просторная, д. 25, оф.14, тел. 168-93-78, ОКПО87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 0987654321/123456789). Однако ОАО «Диамант» не смогло в указанный срок (28.07.2003) исполнить заказ из-за болезни ведущего сотрудника отдела доставки и Генеральный директор его Муромцев Г.Л. направил информационное письмо в адрес ЗАО «Восход» о переносе сроков исполнения заказа № 7 с 28.07.2008 на 04.08.2008, в котором также отметил что ОАО «Диамант» согласно в течение 5 дней выплатить неустойку в соответствии с п.4.2 заключенного договора о поставках. Письмо было составлено исполнителем Смирновой А.Л. и подпись заверена печатью организации.

Вариант 8

ООО «Лига» (Москва, 123465, ул. Маросейка, д.15, тел. 384-05-90, факс: 384-05-90) запланировало проведение Всероссийской рождественской ярмарки обуви с 10 ноября по 31 декабря текущего года. Однако, в связи с тем, что ООО «Лига» не располагало достаточными площадями для проведения ярмарки, Исполнительный директор общества Кочетков А.А. вынужден был обратиться к Директору Всероссийского выставочного центра Турову Т.К. с просьбой о предоставлении обществу в аренду 300-400 кв. м выставочной площади и гарантией оплаты.

 

Порядок выполнения работы:

1. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

2. Получите вариант задания у преподавателя.

3. Откройте текстовый процессор MS Word.

4. Оформите служебное письмо на внешнем бланке с угловым расположением реквизитов. Сохраните файл под именем «Письмо».

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

 

 

Практическое занятие № 11

Задание: ОФОРМИТЬ ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПРИКАЗОВ