Определение, классификация и функции документов

Слово «документ» от лат. «documentum», т.е. образец, свидетельство, доказательство. Корни его уходят в индоевропейские языки, где оно обозначало жест вытянутой руки, связанных с передачей, приемом или получением чего-либо. Корень «dec», имеющийся в документе, означает число 10 (т. е. 10 пальцев в раскрытых ладонях). От этого корня произошли такие слова как doceo − учу, обучаю; doctor − ученый; doctrina − учение, а затем и «documentum» − то, что учит, а позднее − письменное доказательство или доказательство, почерпнутое из книг. ДОКУМЕНТ – ЭТО СОЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ, ЗАФИКСИРОВАННАЯ НА ЛЮБОМ НОСИТЕЛЕ В ЦЕЛЯХ ЕЕ ХРАНЕНИЯ, ПРЕОБРАЗОВАНИЯ, РАСПРОСТРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ. Отсюда видно, что главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания. Свойства документов: 1. единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. При отсутствии одной из этих характеристик – материального носителя или содержательного сообщения нет документа. Это свойство документа называется атрибутивностью, т.е. наличием неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. 2. Ф ункциональность, т. е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. 3. Структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Ф ункции документв в обществе: Функция памяти; Коммуникативная функция, превращающая документ в средство общения автора и читателя, обмена мнениями. Реализуя эту функцию, документы обеспечивают существование документальной коммуникации. Информационная функция, проявляющаяся в способности документа удовлетворять потребности общества в информации. Т.е. служить источником знания. Правовая функция, понимаемая как способность документа предоставлять информацию, необходимую для доказательства или подтверждения каких-либо фактов, событий, через их фиксацию в документе. функции в обществе, кот документы не реализуют или реализуют лишь частично: 1. Повседневная практическая деятельность и частная жизнь людей отражается в документах не полностью. 2. Результаты научно-исследовательских работ отражаются в документах значительно полнее. Однако личностное знание ученого всегда богаче той его части, которую удается зафиксировать в документе 3. Во всех сферах общественной жизни — науке, художественном творчестве, образовании, сфере досуга и быта, есть сведения, которые плохо поддаются документированию. Они касаются умений делать что- либо и передаются из «рук в руки», от мастера к ученику, находящемуся рядом с мастером. Классификация док-ов: 1. Особенности знаковой формы закрепления информации. Исходя из этого документы можно разделить на: Читаемые ( человекочитаемые) документы (произведения письменности на естественных и искусственных языках); Иконические документы, несущие образы (картины, рисунки, пиктограммы и т.д.); Идеографические документы, использующие условные обозначения (карты, чертежи, ноты, гербы, эмблемы). Символьные документы, т.е. документы существующие в трех измерениях (музейные экспонаты, здания и т.п.); Аудиальные или фонодокументы – СD, магнитные пленки и т.д. Визуальные документы (видеотеки) также появились в библиотеках в последнее десятилетие. Машиночитаемые документы (электронные документы). 2. По материалу носителя информации: б умажные, пластмассовые пленочные (кинодокументы, слайды, микрофиши и т. п.), дисковые (пластинки), на магнитных и оптических материалах (компакт-диски, дискеты и т.п.). 3. В зависимости от способа распространения в обществе документы делятся на: Опубликованные документы, т.е. те документы, которые прошли редакционно-издательский цикл и изданы сравнительно большим тиражом. Неопубликованные документы, Это, например, диссертации, отчеты о НИР и т.п. Это полные оперативные документы, которые не редактируются. Никто не гарантирует их достоверность и точность. Непубликуемые документы – это документы, изначально предназначенные для узкого круга пользователей и, как правило, имеющие рапространение в рамках отдельных организаций, ведомств, фирм. К таким документам, в частности, относятся: приказы, распоряжения, штатные расписания и т.п. документы. С точки зрения регулярности выхода документов в свет выделяют: 1. Непериодические документы – это документы, выходящие однократно и не имеющие продолжения. Это монографии, альбомы, открытки.2. Продолжающиеся документы, выходящие через неопределенные промежутки времени по мере накопления материала.3. Периодические документы – это сериальные издания (документы), выходящие через определенные промежутки времени, с постоянным для каждого года числом номеров (ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежегодные и т.п. 3. В зависимости от отношения к фиксируемой информации документы делятся на первичные и вторичные. ПД непосредственно фиксируют результаты профессиональной деятельности, новое знание. Совокупность ПД, выделенных по определенным признакам образует ПДП. ВД получаются в результате аналитико-синтетической переработки ПД. И, как правило, без ПД не существуют. Вторичные документы (ВД) – результат аналитико-синтетической переработки содержания первичных документов, направленной на свертывание (сжатие) информации ПД для последующего удобства их использования в процессе создания информационной продукции. Их подготовка – сфера профессиональной деятельности библиографов. Примерами такой связки первичных и вторичных документов могут служит: Статья, на которую составляется аннотация; Отчет о НИР, на который составляется реферат и т.д. Смешанные документы – результат анализа и синтеза информации, заимствованной из «чужих» ПД и профессиональной деятельности их авторов, специалистов по обозреваемым направлениям (проблемам) науки и практики.