Міжнародна телеграма може бути написана відправником латинськими літерами будь-якою мовою. Телеграфний зв'язок підприємств, установ, організацій України з представниками близького і далекого зарубіжжя ведеться зазвичай українською мовою, тільки літери кириличної абетки замінюють латинськими літерами, які подано у таблиці міжалфавітних відповідників.
А —А I-І Т —Т
Б —В І-ji У — U
В —V И-j ф__ F
Г —G к—к X —Н(kh)
Ґ —Н(Gh) л —L ц —с
Д-D М —М ч —Ch
Е —Е Н —N Ш —Sh
Є—jе 0 —0 Щ — Sch
Ж —Zh П —p Ь —
3 — Z Р — R. Ю—ju
И —Y С —S Я — jа.
Для міжнародних телеграм встановлено спеціальні бланки. У текстах цих телеграм застосовуються такі ж розділові знаки, як і для внутрішніх. Римські цифри у телеграмах не використовуються, а при потребі передаються арабськими цифрами.
Адреса в міжнародній телеграмі подається відправником у такій послідовності:
* позначка про категорію або вид телеграми;
* найменування адресата (у називному відмінку);
* місце проживання адресата (вулиця, бульвар тощо, номер будинку, номер квартири);
* найменування пункту й країни призначення.
В одній міжнародній телеграмі не повинно бути більше чотирьохсот слів.
Зразок міжнародної телеграми:
Прізвище адресата: Раul Schmidt
Blumenstrasse 15
74551 Leipzig Allemagne
Pryjudu pjatogo Ivan
Прізвище відправника: Манько І. К.
Київ, 58,
вул. Горлівська, 100, кв. 1
Телефонограма —це термінове повідомлення, що передається адресату по телефону (текст диктується і записується). Це найпростіша й найшвидша форма передання службових документів.
Зазвичай телефонограми оформлює і передає секретар-референт або інший працівник підприємства за дорученням керівництва. Оформлюють її на загальному чи трафаретному бланку або на чистих аркушах паперу.
Телефонограма має такі реквізити:
1 Назву організації.
2 Назву виду документа.
3 Дату (датою телефонограми є дата її передавання).
4 Реєстраційний індекс документа.
5 Адресат.
6 Текст документа.
7 Підпис.
8 Прізвище та номер телефону особи, яка передала документ, а також прізвище і номер телефону особи, яка прийняла документ.
Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають їх список із зазначенням номерів телефонів.
Обсяг тексту телефонограми не повинен перевищувати 50 слів. Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил:
* привітатися, відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону;
* назвати вид документа;
* продиктувати текст телефонограми та переконатися у правильності запису його абонентом;
* назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;
* записати назву посади, прізвище особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.
Після прийняття та оформлення телефонограму передають для ознайомлення посадовій особі, на ім'я якої вона адресована.
Про передавання-приймання телефонограми роблять відповідний запис у журналі реєстрації телефонограм, а бланк з текстом телефонограми підшивають до папки поточних справ.
Зразки телефонограм:
Телефонограма № ___ від «» 200 р.
Від кого Телефон Передав
Кому Прийняв
год хв
_________________________________________________________
__________________________________________________________
(текст)
____________________________________________________________
(підпис)
НBО «Електрон» Головному інженеру
ТЕЛЕФОНОГРАМА філії № З
Грещуку В.Р.
23.12.2003 № 18/01-12
Київ
Терміново повідомте про результати досліджень, отримані Вами у відрядженні.
Генеральний директор________ (підпис) _______ П. Г. Раенко
Передав: Прийняв:
Референт Коваль Секретар Ненько
тея. 239-16-12 тел. 458-09-34
Час передавання: 10.15
АТ «Заграва» Підприємство «Мрія»
Передав Трухан Прийняв Носко
тел. 445-21-38 тел. 222-30-17
ТЕЛЕФОНОГРАМА
22.12.2003 № 205 Час передавання:
13 год. 45 хв.
Проведення наради з питань впровадження нових технологій у виробництво переноситься на 19 січня 2004 року. Реєстрація учасників -з 10.00. Початок наради — об 11.30.
Голова (підпис) В.Т. Бровко
Радіограма — це повідомлення, передане по радіо.
Запам'ятайте!
У загальних назвах іншомовного походження приголосні звичайно не подвоюються:
телеграма, група, каса, колектив, комісія, телефонограма, програма, сума, радіограма.
Тільки в окремих загальних назвах зберігається подвоєння: тонна, бонна, брутто, вілла, нетто, ванна.
Факс — це узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що надходять до установ, організацій, фірм за допомогою спеціального апарата (телефаксу) телефонними каналами зв'язку.
Факс — це ксерокопія документа, що передається до організації. Наразі цей зв'язок використовують як засіб листування між агенціями, фірмами та установами.
Реквізити факсу такі:
1 Назва документа.
2 Дата.
3 Назва адресанта, установи, яка передає факс.
4 Прізвище, посада особи, що підписала документ.
5 Назва адресата, організації та службової особи — одержувача факсу.
6 Тема.
7 Текст.
8 Кількість сторінок.
Текст факсу складається без скорочень.
Після закінчення передавання факсу адресант має одержати підтвердження (CONFERMATION REPORT) про те, що адресат отримав інформацію.
Реквізити підтвердження такі:
1 Назва (код) фірми-одержувача.
2 Номер телефаксу.
3 Дата.
4 Кількість одержаних сторінок (р).
5 Результат (RESULTS) — у разі одержання факсу повністю й без помилок проставляється «Ок»; якщо були помилки, то вказуються сторінки, на яких сталися перебої.
Стандартний бланк факсу виглядає так:
Назва організації
ФАКС
Кому: [наберіть прізвище] Від: [наберіть прізвище]
Факс: [номер факсу] Сторінок: [кількість сторінок]
Телефон: [номер телефону] _______________________ Дата:…………………. р.
Тема: [тема повідомлення] ________________________Копія:_________________
Терміново Для ознайомлення
Потребує відповіді Повернути Підтвердити
з позначками отримання
Текст [Наберіть текст]_______________________________________________________
__________
__________
Зворотна адреса [Наберіть зворотну адресу]
__________
Зразок факсу:
Товариство з обмеженою відповідальністю «Джерела»
2 жовтня 1999р. № 02-04/138
Директорові заводу «Росинка» панові Діденку І. П. Факс (064) 244 34 87 Про постачання турбогенераторів
ФАКС
Згідно з договором постачання № 4/24 від 18 вересня 1999р.
Ви повинні були постачити нам 5 турбогенераторів (МФ-165),
Просимо терміново відвантажити обладнання.
Наша адреса: вул. Грінченка, 123,
м. Київ-63,
Україна, 04063
Факс:(044)212 44 38
Оплату гарантуємо.
3 повагою
Президент фірми (підпис) О. П. Корнієнко
ДОВІДКИ
Довідка — це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.
Довідки можуть бути особисті й службові.
Особисті довідки підтверджують той чи інший юридичний факт конкретної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди).
Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи чи організації.
Довідки, що відображають виробничу діяльність установ, можуть бути зовнішніми і внутрішніми.
Зовнішні довідки укладаються для подання до вищої організації, підписує їх, крім укладача, керівник установи та завіряє печаткою.
Внутрішні довідки подають керівникові організації або на розгляд колегіального органу, підписуються лише укладачем і не завіряються печаткою.
Довідка містить такі обов'язкові реквізити:
1 Назва організації, що видає довідку.
2 Дата видачі й номер довідки.
3 Прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається довідка.
4 Текст довідки.
5 Призначення довідки (куди подається).
6 Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.
Зразки довідок:
Штамп управління Пенсійного фонду України
12.07.2003 р. № 65
ДОВІДКА
Видана Шевчуку Денисові Андрійовичу про те, що він в період з 01.08.2000 по 12.07.2003 виплачував страхові внески до Пенсійного фонду України.
Представник Пенсійного фонду України Д.О.Стеценко
М.П
Жек № 601 м. Києва
ДОВІДКА 15.07.95 №7
Лучко Олені Семенівні в тому, що вона мешкає в м. Києві з 5 травня 1975 року за адресою: вул. Б. Хмельницького, буд. 10, кв. 13. Займає загальну житлову площу 27 м2.
Видано для подання до Шевченківської райдержадміністрації.
Головний інженер
житлово-експлуатаційної контори Ф. С. Кримчук
Штамп підприємства (назва, Додаток № 3 до Інструкції про
код юридичної особи за прибутковий податок з громадян,
ЄДРПОУ або ідентифікаційний затвердженої наказом ГДПІ
номер, номер телефону) України від 21 квітня 1993 р. № 12
(із змінами та доповненнями)
вих. № 127 від 17.11.2003 р. Форма № З
Ідентифікаційний номер 2133217460
ДОВІДКА
Видана Хоменко Ірині Павлівні в тому, що йому (їй) в 2003 році за період 01.01.2003 по 30.09.2003 за 9 повних відпрацьованих місяців:
1 Нараховано сукупний дохід в сумі 828.28 грн.
2 3 цього сукупного доходу проведено такі вирахування:
2.1 Вирахування на дітей до 16 років грн.
2.2 Вирахування 1, 5, 10, 15 розмірів неоподатковуваного мінімуму доходів громадян (зазначити підстави)_________ 153.00 грн.
2.3 Внески на придбання акцій, благодійні та інші цілі (перелічити та зазначити суму) _________грн.
2.4 Внески на пенсійні рахунки, відкриті в уповноважених холдинговою компанією «Київміськбуд» банках______грн.
2.5 Сума допомоги, вартість подарунків (призів)__________грн, яка не включена до сукупного доходу.
Сума сукупного доходу, з якого вираховувався податок 675.28 грн.
Сума утриманого прибуткового податку 70.05 грн. Примітка. Виправлення, підтирання не дозволяються
М.П. (підпис, ініціал(и), прізвище)
СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ
Доповідна записка — це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.
Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації. Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру.
Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки чи передруковують.
Різновидом доповідної записки є пропозиція. Це документ, в якому особа (установа) висловлює конкретні пропозиції із певних питань. Текст пропозиції містить лише вступ (обґрунтування) та висновки (перелік пропозицій).
Пояснювальна записка — це письмове пояснення ситуації,
що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше порушення дисципліни, невиконання роботи) на вимогу керівника.
Інколи це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту). У такій пояснювальній записці автор обґрунтовує мету, актуальність, новизну певного документа; викладає структуру, зміст та функціональне його призначення.
За формою доповідна, пояснювальна записки та пропозиція близькі й містять такі реквізити:
1 Посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається службова записка.
2 Назва документа.
3 Заголовок.
4 Зміст записки.
5 Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис.
6 Дата складання записки.
Якщо ці документи не виходять за межі установи, то вони можуть оформлятися на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровуються до іншої установи, то їх пишуть на бланку і звичайно реєструють.
Зразки службових записок:
Виконавчий відділ Керівникові проекту
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА «Книгоноша»
16.12.2003 № 38-12/43 Стельмах В.А.
Про нарахування преміальних
Офіційна премія, що нараховується виконавчому відділу, становить 1,5% від загальної суми відвантажень. У листопаді місяці нами було відвантажено посилок на суму 74174 грн, отже, премія становить 1112 грн.
Просимо цю суму розподілити й додати до зарплати керівника, пакувальника, завідувача складу, диспетчера і водія.
Керівник виконавчого відділу Л. Матвієнко
_______
Директору відділу оброблення та перевезення пошти Гнаткевичу В.П.
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
04.01.2004
Про порушення трудової дисципліни
Я не з'явилася 03.01.2004 року на роботу через хворобу. Поштові відправлення «Експрес +1» за 03.01.2004 року переслано 04.01.2004 до м. Ужгорода.
Оператор поштового зв'язку К. Валько
