Протокол — це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення.
Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени президії.
За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:
Стислі, в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою «Слухали» — назва питання, хто висловився.
Повні, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.
Стенографічн і, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно.
Протокол має такі реквізити:
1 Назва виду документа, яку пишуть посередині рядка.
2 Порядковий номер протоколу.
3 Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада).
4 Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція.
5 Дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста).
6 Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то вказують усіх присутніх.
7 Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).
8 Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку.
9 Текст.
10 Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;
11 Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).
Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить: «Слухали», «Виступили», «Ухвалили», що оформлюються без відступу від межі лівого берега.
Слово «Слухали» друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.
Так само оформляється розділ «Виступили». У розділі «Ухвалили» повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції.
Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому — результати голосування.
Результати голосування з кожної кандидатури записуються так:
1 За Кондратюка Б.П. — 45 голосів,
проти — 2,
утримався — 1.
Протоколи групуються в хронологічному порядку та за номерами; документи, що стосуються одного протоколу,—за порядком денним.
Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи.
Рішення колегій установ упроваджуються в життя наказами керівника організації.
Крім повного протоколу, є ще витяг з протоколу.
Витяг з протоколу — це коротка форма протоколу. В ньому вказують:
1 Назву виду документа.
2 Порядковий номер.
3 Назву зборів, засідання, наради тощо.
4 Дату проведення, місце проведення.
5 Присутніх.
6 Текст, що складається з розділів «Слухали» і «Ухвалили». 7 Підписи голови й секретаря.
У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, даму його вручено чи надіслано.
Зразок протоколу:
ПРОТОКОЛ №7
виробничої наради працівників бухгалтерії
Акціонерного товариства «Україна»
18.01.2004 м.Харків
Присутні: Головний бухгалтер Гриценко В.І., заст. головного бухгалтера Лук'янчук
К.М., працівники бухгалтерії згідно зі списком
(список додається, всього 17 осіб).
Голова: Гриценко В.І.
Секретар: Клименко С.Т.
Порядок денний:
1 Підготовка звіту фінансової діяльності товариства за 2003 р.
Доповідає головний бухгалтер Гриценко В.І.
2 Вказівки Держкомстату з питань бухгалтерської звітності
Доповідає заст. головного бухгалтера
Лук'янчук К.М.
1 СЛУХАЛИ:
В.І.Гриценко доповіла про порядок підготовки річного звіту, про завдання працівників бухгалтерії (текст доповіді додається).
ВИСТУПИЛИ:
М.В.Копачук запропонував організувати роботу так, щоб закінчити складання звіту до 29 січня 2004 року.
Б.Ф.Шумейко вказав на необхідність ретельної підготовки таблиць до звіту. УХВАЛИЛИ:
1 Усім працівникам бухгалтерії вчасно підготувати й подати матеріали до річного звіту.
2 Подати річний звіт до Держкомстату не пізніше 30 січня 2004 року.
2 СЛУХАЛИ:
К.М.Лук'янчук розповіла про вказівки Держкомстату з питань бухгалтерської звітності. УХВАЛИЛИ:
Вказівки Держкомстату від 04.12.203 з питань бухгалтерської звітності взяти до відома й керуватися ними.
Голова підпис В.І.Гриценко
Секретар підпис С.Т.Клименко
Зразок витягу з протоколу:
ВИТЯГ
з протоколу № 7 засідання
Ради факультету економіки та підприємництва
Інституту економіки та права «Крок»
20.12.2003
СЛУХАЛИ:
Про рекомендацію завідувача кафедри Коваленка Д.В. на присвоєння йому наукового звання професора по кафедрі банківська справа.
УХВАЛИЛИ:
1 Рекомендувати Д.В.Коваленка на присвоєння звання професора по кафедрі банківська справа.
2 Порушити клопотання перед Вченою радою Інституту економіки та права «Крок» про присвоєння Д.В.Коваленку звання професора.
Голова Ради факультету
економіки та підприємства підпис С.М.Кравець
Секретар підпис В.І.Лубчук
Резолюція — це документ, який фіксує рішення, постанову. Найчастіше резолюцію приймають на зборах, з'їздах, конференціях; її вміщують у кінці протоколу або пишуть окремо й додають до нього.
Резолюція складається із вступної (констатуючої) і директивної частин. У констатуючій частині спочатку відзначають досягнення з питання, що розглядається, а потім указують недоліки. У директивній (резолютивній) частині роблять узагальнені висновки, оцінюють роботу, визначають конкретні заходи з кожного питання, спрямовані на виконання поставлених завдань, усунення виявлених недоліків, зазначають відповідальних осіб.
ЗВІТ. ПЛАН
Звіт — це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи; Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові — на звичайному папері. Матеріал звіту охоплює точно визначений період часу.
Схема звіту така:
1 У заголовку, крім слова Звіт, подаються відомості про те, яка організація чи установа звітує, за який період, за який вид роботи.
2 У вступній частині вказується коло завдань, які було поставлено перед організацією чи установою за звітний період.
3 Наступна частина звіту має містити точний опис виконаної роботи із зазначенням позитивних і негативних прикладів.
4 У звіті мають бути висновки, пропозиції, перспективи на майбутнє.
5 Підпис відповідальної особи установи чи організації або службової особи, яка писала звіт.
6 Дата складання звіту.
7 Печатка установи (якщо це потрібно).
Звіт має характеризуватися чіткістю побудови, логічною послідовністю викладу матеріалу й містити вичерпні відповіді на всі запитання схеми, а також узагальнення і висновки.
Якщо звіт дуже великий за обсягом, частини його матимуть заголовки, які повинні бути короткими й відповідати змістові.
Звіт допомагає вивчити, перевірити й узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній позитивне та негативне, зробити висновки, намітити перспективи.
Зразок звіту:
ЗВІТ
менеджера з питань реклами та маркетингу
концерну «Укравтохолдинг» за 2003 рік
Дроботенко В. І.
Упродовж 2003 року здійснювала рекламу кафе-бару «Корона», нотаріальної контори, охоронної фірми «Ангели», фірми з продажу автомобільних фарб «Dupli-Color», розважального комплексу «Динамо-LuХ». Ураховуючи специфіку діяльності кожної з названих фірм, написала рекламні тексти й організувала рекламу на Music Radio, Гала радіо, радіо ЮТАР, Просто радіо, а також у газетах «День», «Україна молода», «Галицькі контракти», «Вечірній Київ». Виготовила поліграфічну продукцію для цих фірм (представницька продукція, меню, рекламні листівки, проспекти тощо).
Крім цього, вивчила та проаналізувала ринок продажу автомобілів в Україні загалом та в Києві зокрема, попит на автомобілі вітчизняного та закордонного виробництва. Комплексна рекламна кампанія у регіональній пресі, на радіо, телебаченні сприяла продажу автомобілів та автомобільних фарб.
Упродовж року організовувала вечори відпочинку в розважальному комплексі «Динамо-LuХ».
Отже, я набула досвіду співробітництва з газетами, журналами, радіо, телебаченням. На мою думку, треба у 2004 році організувати зовнішню рекламу, рекламу в метрополітені та налагоджувати співпрацю з рекламними агенціями.
30.12.2003 Підпис
План —це заздалегідь накреслена програма заходів, що передбачає порядок, обсяг і термін здійснення їх.
Слово план ще може означати порядок розміщення частин якого-небудь викладу, його композицію.
За терміном виконання плани поділяються на:
• перспективні (охоплюють декілька років);
• річні (календарний, фінансовий, навчальний);
• піврічні (семестрові);
• квартальні;
• місячні;
• тижневі;
• щоденні.
Зміст плану викладається у формі тексту або таблиці. Кожний пункт плану складається з трьох обов'язкових частин:
• зміст роботи;
• термін виконання;
• відповідальні за виконання.
У календарних планах усі заходи, що перелічуються, слід розташовувати в хронологічному порядку відповідно до строків виконання.
Шани підписуються особами, які відповідають за їх виконання, або керівником установи.
Затверджується план колегіальним органом або керівником установи (структурного підрозділу). Деякі види планів перед затвердженням погоджуються. Затверджені плани групуються у справах окремо від їх проекту.
Реквізити плану такі:
1 Гриф затвердження.
2 Назва документа.
3 Назва установи чи структурного підрозділу.
4 Заголовок (вказується термін, на який складено план).
5 Текст (зміст плану).
6 Підпис(и).
7 Дата складання.
Зразок плану:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор інституту ядерних
досліджень
___________І.М.Вишневський
30 вересня 2003 року
ПЛАН РОБОТИ
Навчального центру з фізичного захисту, обліку
та контролю ядерного матеріалу на І півріччя 2003 року
| № | Дата проведення | Зміст роботи | Відповідальні за виконання | Відмітка про виконання | Примітки |
Завідувач навчального відділу В. І. Гаврилюк
