У розділ «Відомості про нагородження» вносяться відомості про нагородження державними нагородами України (відзнаками Президента України) в такому порядку:
у графі 3 — записується повне найменування підприємства, установи, організації;
у графі 1 — зазначається порядковий номер запису;
у графі 2 — записується дата нагородження;
у графі 3 — записується, ким нагороджений працівник, за які досягнення і якою нагородою;
у графі 4 — зазначається підстава внесення запису з посиланням на дату і назву документа.
Зразок запису:
2 30.03.1994 Указом Президента України за ви- Указ Президента
датні досягнення у галузі будівель- України
но-монтажного виробництва наго- від 28.03.1994 р.
роджено Почесною відзнакою № 457/51
Президента України
Занесення відомостей про заохочення
У розділ «Відомості про заохочення» вносяться такі відомості:
• про заохочення за успіхи у праці (відповідно до затверджених трудовим колективом правил внутрішнього трудового розпорядку та статуту про дисципліну);
• про інші заохочення, передбачені чинним законодавством;
• про відкриття, на які видано дипломи; винаходи та раціоналізаторські пропозиції.
Порядок внесення записів про заохочення той же, що й про нагороди.
До трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою оплати праці, та виплати, які мають постійний характер.
Зразок запису:
Акціонерне товариство «Весна»
5 31.05.2002 Оголошена подяка за успіхи в Наказ №55
роботі від 31.05.2002 р.
Дублікат трудової книжки
Особа, яка загубила.трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення — в інші строки, власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку чи вкладиш до неї (нових зразків) із написом «Дублікат» в правому верхньому кутку першої сторінки.
Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюють за загальними правилами. У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» й «Відомості про заохочення» дубліката вносять записи про роботу, а також про нагородження й заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).
Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то, заповнюючи дублікат трудової книжки, в розділ «Відомості про роботу» в графу 3 спочатку вносять запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.
Загальний стаж роботи записують сумарно, тобто зазначають загальну кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу й на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записують за окремими періодами роботи в такому порядку: у графі 2 зазначають дату прийняття на роботу; у графі 3 пишуть назву підприємства, де працювала особа, а також назви цеху (відділу) й посади (роботи), на яку було прийнято працівника. Відомості про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій у дублікат трудової книжки вносять за бажанням працівника.
Якщо в поданих працівником документах є відомості про переведення його на постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це роблять запис.
Після цього в графі 2 записують дату звільнення, а в графі 3 — причину звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі відомості.
Якщо подані працівником документи не містять повної інформації про роботу в минулому, то в дублікат трудової книжки вносять лише ті відомості, які є в документах.
У графі 4 зазначають назву, дату й номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи в дублікаті. Власники або уповноважені ними органи попередніх місць роботи зобов'язані сприяти своєму колишньому працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи до влаштування на останнє підприємство.
Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася), то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки, що стала непридатною, робить напис: «Видано дублікат», а книжку повертає її власникові. Влаштовуючись на нове місце роботи, працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.
