З метою спрощення процедур комп'ютерної обробки, обліку, аналізу, використання до всіх елементів проекту застосовується система кодування.
Кодування - важливий компонент інформаційної системи управління проектами. У кодуванні використовуються багатоцифрові номери або комбінації цифр і літер, кожна з яких має свій зміст.
Кожний кодовий номер відповідає певним витратам, WBS або ОBS рівню та елементу, а також вказує на взаємозв'язок у WBS та ОBS структурах. Кожний рівень структури представлено частиною коду. Одна частина презентує структуру WBS, друга - ОBS. Пов'язуючи їх, ми одержуємо витрати, притаманні цим структурам та їх окремим елементам.
Кодування WBS
1. Код першого рівня
Проект, як правило, кодується одно- чи двозначним числом. Нехай для нашого прикладу проект створення поліграфічного центру має код 7. Відповідно всі дані, закодовані з початковою цифрою "7", належать до цього проекту.
2. Код другого рівня
Наступна цифра (літера) WBS-коду відображає елементи WBS другого рівня. Якщо використовувати цифрову нумерацію - можна нумерувати дев'ять елементів, літерову - відповідно до кількості літер в абетці.
Для нашого прикладу достатньою є цифрова система, елементи якої мають такі коди:
| Код | |
| Добір і підготовка кадрів | |
| Підготовка приміщень і виробничих площ | |
| Поставка, монтаж і наладка обладнання | |
| Забезпечення постачання і збуту |
Усі плани, бюджети, витрати, звіти, оцінки, матеріали тощо для зазначених елементів WBS даються під цим кодом. Наприклад, під кодом 72 можна буде знайти будь-які характеристики з робіт щодо підготовки приміщень і виробничих площ.
3. Код третього рівня
Для наступного рівня деталізації додається ще одна цифра. Наприклад, для блоку "Підготовка приміщень і виробничих площ":
| Код | |
| Ремонт приміщень | |
| Електро- та сантехнічна підготовка приміщень | |
| Монтаж систем вентиляції та опалення |
Кодування ОBS
Ця система кодується аналогічно WBS.
1. Код першого рівня
Данитй рівень може мати код, а може й не мати його. Нехай у нашому прикладі це буде цифра "3". Вона представляє загальну організаційну структуру проекту "7".
2. Код другого рівня
Друга цифра (або дві для великого проекту) представляє елементи другого рівня. У нашому прикладі:
| Код | |
| Група з добору та підготовки персоналу | |
| Комплексна ремонтна бригада | |
| Група з технічного забезпечення | |
| Бригада з підготовки та організації виробництва | |
| Група постачання | |
| Адміністративна група |
3. Код третього рівня
Наступна цифра ОBS-коду відображає елементи третього рівня. Для умов здійснення невеликого проекту така деталізація може бути недоцільною, проте для великого проекту комплексна ремонтна бригада з кодом 32 могла б мати подальшу структуру з такими кодами:
| Код | |
| Група штукатурів-малярів | |
| Група електриків | |
| Група сантехніків |
Таким чином, під час кодування організаційної структури перша цифра представляє організацію в цілому, друга - відділи, третя - групи.
Облік витрат
Коли комбінуються два коди, визначаються витрати стосовно WBS і ОBS. Наприклад, код витрат 72-32 надає таку інформацію:
1) вказує на витрати, необхідні для підготовки приміщень і виробничих площ;
2) перші дві цифри належать до елементу 72-WBS і відображають зміст робіт - підготовка приміщень і виробничих площ. Всі дрібніші роботи, які можуть мати тризначний код, належатимуть до цього блоку робіт і в кодуванні починатимуться цифрами 72. Нариклад, елемент 722 - електро- та сантехнічна підготовка приміщень;
3) Код 32 ОBS визначає ці витрати як роботу і відповідальність елементу 32 ОBS, тобто комплексної ремонтної бригади.
WBS-словник, CTR-каталог
У зв'язку із створенням WBS-ОBS-структур та їх кодуванням, потрібно створити словник, який би визначав елементи й облік витрат (табл. 2.3). Це гарантує розуміння кожним залученим до проекту значення і змісту кожного з елементів WBS або ОBS. Словник може бути розширений визначенням обсягу робіт, витрат ресурсів та обмежень за часом. Це може бути подано у вигляді каталогу "Витрати-час-ресурси" (Cost-Time-Resources, або CTR).
Таблиця 2.3 - Фрагмент CTR-словника
| № з/п | Код роботи | Зміст роботи | Витрати, грн. | Тривалість, дні | Необхідні ресурси |
| 711-31 | Навчання операторів поліграфічної техніки | Тренери - 2 особи Аудиторія - 4 дні Обладнання вироб-ничого цеху - 4 дні |
Робота із систематизації і поєднання робіт виконується на стадії планування проекту. Для кожного виду діяльності потрібно визначити час, ресурси і витрати, щоб у подальшому сформувати систему планів і здійснювати їх контроль, причому сума витрат і ресурсів за видами діяльності має відповідати витратам і ресурсам, виділеним для цього підрозділу, і навпаки.
