Двовимірна модель структуризації проекту. WBS-ОBS - структуризація

 

Створення робочої структури проекту дає змогу визначити весь перелік робіт, які необхідно виконати, проте не відповідає на запитання, хто виконуватиме ці роботи і яким коштом. Тому дедалі частіше у проектах використовується двовимірна структуризація, яка поєднує робочу й організаційну структури і передбачає:

- робочу структуру проекту (WBS);

- організаційну структуру проекту (ОBS);

- облік витрат;

- описання робочих пакетів (діяльності);

- систему кодування;

- словник використання WBS (каталог CTR "Витрати-час-ресурси").

 

Організаційна структура проекту (ОBS)

Ця структура стосується тільки внутрішньої організаційної структури проекту і не зачіпає відносин проектних груп чи учасників з материнськими організаціями. Будується ОBS аналогічно робочій структурі, тобто:

- на першому рівні відображається організаційна структура як єдиний елемент;

- на другому і нижчих рівнях триває поділ структури на основні організаційні елементи.

Цей процес повторюється до найнижчого рівня - базових робочих груп (змішаних цільових або функціональних), а за умови реалізації малих проектів - до окремих виконавців.

Обсяг робіт для цих найнижчих організаційних рівнів являє собою найнижчі елементи WBS, кожний з яких можна планувати і контролювати як окремі одиниці. Це саме правило чинне для створення ОBS. Загалом кількість рівнів залежить, в першу чергу, від розмірів проекту (табл.2.2).

 

Таблиця 2.2 - Види структурних одиниць проекту залежно від його розмірів

Рівень	Мала організація	Середня організація	Велика організація	Комплексна організація
	Загальна організація	Загальна організація	Загальна організація	Комплексна організація
	Відділи	Дивізіони	Компанії	Організація інди-відуальних проектів
	Групи	Відділи	Дивізіони	Компанії
	-	Групи	Відділи	Дивізіони
	-	-	Групи	Відділи
	-	-	-	Групи

 

Поєднання робочої та організаційної структур дає змогу інтегрувати, планувати і контролювати роботу та порівнювати її виконання по підрозділах і організації загалом. Кожний менеджер у цій ієрархії має свій набір планів і звітів за своїми сверами відповідальності.

На рис. 2.4 наведено організаційну структуру проектної команди для створення поліграфічного центру, де перший рівень - це вся команда на чолі з менеджером проекту, другий рівень - основні підрозділи для виконання роботи.

 

Рисунок 2.4 - Організаційна структура проекту створення

поліграфічного центру

Як наголошувалося раніше, розподіл WBS здійснюється до робочого пакета, який виконується окремою групою. ОBS, у свою чергу, розбивається до рівня груп, які виконують найнижчий рівень робіт у WBS. Таким чином, роботи найнижчого рівня WBS притаманні як WBS, так і ОBS, тобто - це фундаментальні блоки обох структур.

Якщо зобразити WBS по горизонтальній осі, а ОBS - по вертикальній, то на перетині одержимо елементи двовимірної структури (рис.2.5), тобто певні роботи, які виконуються відповідними підрозділами проектної команди. Кожний з них має свої ресурси і свій бюджет, що створює систему обліку витрат. За це відповідає менеджер-обліковець, який входить до складу адміністративної групи.

 

Рисунок 2.5 - Двовимірна WBS-OBS структура проекту створення

поліграфічного центру

WBS-OBS-cтруктуризація і облік витрат становлять каркас системи управління проектом. Тут поєднуються обсяг робіт, організаційна структура і персональна відповідальність на кожному рівні ієрархічної системи.

Облік витрат кожної роботи полягає у її визначенні, плануванні ресурсів і бюджету; ці набори планів є базовими блоками і відображають нижчий рівень ієєрархії системи планування і контролю.

Облік витрат ґрунтується на таких принципах:

· персональна відповідальність однієї особи;

· обов'язкове детальне визначення робіт, які виконуються та оцінюються;

· облік здійснюється за кожним робочим пакетом; для цих пакетів контролюються календарний графік, ресурси, бюджет витрат;

· результати обліку оцінюються, аналізуються та документально оформлюються.

Обсяг робіт, ресурси і витрати, необхідні для виконання усього проекту або його складових, визначаються шляхом сумування від найнижчого до найвищого рівня як в розрізі WBS, так і в розрізі ОBS.