Створення робочої структури проекту дає змогу визначити весь перелік робіт, які необхідно виконати, проте не відповідає на запитання, хто виконуватиме ці роботи і яким коштом. Тому дедалі частіше у проектах використовується двовимірна структуризація, яка поєднує робочу й організаційну структури і передбачає:
- робочу структуру проекту (WBS);
- організаційну структуру проекту (ОBS);
- облік витрат;
- описання робочих пакетів (діяльності);
- систему кодування;
- словник використання WBS (каталог CTR "Витрати-час-ресурси").
Організаційна структура проекту (ОBS)
Ця структура стосується тільки внутрішньої організаційної структури проекту і не зачіпає відносин проектних груп чи учасників з материнськими організаціями. Будується ОBS аналогічно робочій структурі, тобто:
- на першому рівні відображається організаційна структура як єдиний елемент;
- на другому і нижчих рівнях триває поділ структури на основні організаційні елементи.
Цей процес повторюється до найнижчого рівня - базових робочих груп (змішаних цільових або функціональних), а за умови реалізації малих проектів - до окремих виконавців.
Обсяг робіт для цих найнижчих організаційних рівнів являє собою найнижчі елементи WBS, кожний з яких можна планувати і контролювати як окремі одиниці. Це саме правило чинне для створення ОBS. Загалом кількість рівнів залежить, в першу чергу, від розмірів проекту (табл.2.2).
Таблиця 2.2 - Види структурних одиниць проекту залежно від його розмірів
| Рівень | Мала організація | Середня організація | Велика організація | Комплексна організація |
| Загальна організація | Загальна організація | Загальна організація | Комплексна організація | |
| Відділи | Дивізіони | Компанії | Організація інди-відуальних проектів | |
| Групи | Відділи | Дивізіони | Компанії | |
| - | Групи | Відділи | Дивізіони | |
| - | - | Групи | Відділи | |
| - | - | - | Групи |
Поєднання робочої та організаційної структур дає змогу інтегрувати, планувати і контролювати роботу та порівнювати її виконання по підрозділах і організації загалом. Кожний менеджер у цій ієрархії має свій набір планів і звітів за своїми сверами відповідальності.
На рис. 2.4 наведено організаційну структуру проектної команди для створення поліграфічного центру, де перший рівень - це вся команда на чолі з менеджером проекту, другий рівень - основні підрозділи для виконання роботи.
 |
Рисунок 2.4 - Організаційна структура проекту створення
поліграфічного центру
Як наголошувалося раніше, розподіл WBS здійснюється до робочого пакета, який виконується окремою групою. ОBS, у свою чергу, розбивається до рівня груп, які виконують найнижчий рівень робіт у WBS. Таким чином, роботи найнижчого рівня WBS притаманні як WBS, так і ОBS, тобто - це фундаментальні блоки обох структур.
Якщо зобразити WBS по горизонтальній осі, а ОBS - по вертикальній, то на перетині одержимо елементи двовимірної структури (рис.2.5), тобто певні роботи, які виконуються відповідними підрозділами проектної команди. Кожний з них має свої ресурси і свій бюджет, що створює систему обліку витрат. За це відповідає менеджер-обліковець, який входить до складу адміністративної групи.
 |
Рисунок 2.5 - Двовимірна WBS-OBS структура проекту створення
поліграфічного центру
WBS-OBS-cтруктуризація і облік витрат становлять каркас системи управління проектом. Тут поєднуються обсяг робіт, організаційна структура і персональна відповідальність на кожному рівні ієрархічної системи.
Облік витрат кожної роботи полягає у її визначенні, плануванні ресурсів і бюджету; ці набори планів є базовими блоками і відображають нижчий рівень ієєрархії системи планування і контролю.
Облік витрат ґрунтується на таких принципах:
· персональна відповідальність однієї особи;
· обов'язкове детальне визначення робіт, які виконуються та оцінюються;
· облік здійснюється за кожним робочим пакетом; для цих пакетів контролюються календарний графік, ресурси, бюджет витрат;
· результати обліку оцінюються, аналізуються та документально оформлюються.
Обсяг робіт, ресурси і витрати, необхідні для виконання усього проекту або його складових, визначаються шляхом сумування від найнижчого до найвищого рівня як в розрізі WBS, так і в розрізі ОBS.
