Сутність, види та функції запасів

Матеріальні запаси створюються в процесі кругообігу продуктів праці. Виходячи з виробництва, продукти праці до самого їх безпо­середнього споживання або виготовлення з них нових видів проду­кції знаходяться у вигляді запасів. Через запаси здійснюється пере­міщення матеріальних ресурсів, об'єктів незавершеного виро­бництва, готової продукції у виробника, а також просування проду­кції від виробника до споживача. При цьому змінюється їх місце­положення та функції, які вони виконують.

Таким чином, по своєї суті матеріальні запаси є формою іс­нування матеріальних потоків.

Матеріальні запаси— це продукція виробничо-технічного при­значення, яка знаходиться на різних стадіях виробництва і обігу, ви­роби народного споживання та інші товари, що очікують на вступ у процес виробничого або особистого споживання (Бажин, 2003).

На формування матеріальних запасів щорічно відволікається від споживання більш ніж третина сукупного суспільного про­дукту.

Запаси слугують для того, щоб послабити безпосередню залеж­ність між постачальником, виробником і споживачем і забезпечити безперервність відтворювального процесу. Наявність запасів до­зволяє забезпечити виробництво матеріальних ресурсів, що поста­чається оптимальними за розмірами партіями, здійснювати переро­бку матеріальних ресурсів в готову продукцію оптимальними розмірами, своєчасно виконувати поставки готової продукції замо­вникам. Незважаючи на те, що утримання запасів пов'язане з пев­ними витратами, підприємці змушені створювати їх.

Основними мотивами створення матеріальних запасів, є насту­пні (Гаджинский, 2000):

1. Імовірність порушення встановленого графіка постачань (не­передбачене зниження інтенсивності вхідного матеріального пото­ку). У цьому випадку запаси необхідні для того, щоб не зупинився виробничий процес, що особливо важливо для підприємств із без­перервним циклом виробництва.

2. Можливість коливання попиту (непередбачене збільшення
інтенсивності вихідного потоку). Попит на яку-небудь групу това­
рів можна передбачити з великою ймовірністю. Однак прогнозува­
ти попит на конкретний товар набагато складніше. Тому, якщо не
мати достатнього запасу цього товару, можлива ситуація, коли пла­
тоспроможний попит не буде задовільнений.

3. Сезонні коливання виробництва деяких видів товарів. В ос­
новному це стосується продукції сільського господарства.

4. Знижки за покупку великої партії товарів також можуть стати
причиною створення запасів.

5. Спекуляція. Ціна на деякі товари може різко зрости, тому
підприємство, яке зуміло передбачати це зростання, створює запаси
з метою одержання прибутку за рахунок підвищення ринкової ціни.

6. Витрати, що пов'язані з оформленням замовлення. Процес
оформлення кожного нового замовлення супроводжується витрата­
ми адміністративного характеру (пошук постачальника, проведення
переговорів з ним, відрядження, міжміські переговори і т. ін.).

7. Можливість одночасного здійснення операцій з виробництва і
розподілу. Ці два види діяльності тісно взаємопов'язані між собою.

Якщо запаси відсутні, інтенсивність матеріальних потоків у си­стемі розподілу коливається відповідно до змін інтенсивності ви­робництва. Наявність запасів у системі розподілу дозволяє здійс­нювати процес реалізації більш рівномірно, незалежно від ситуації у виробництві. У свою чергу, наявність виробничих запасів згла­джує коливання в постачаннях матеріальних ресурсів, забезпечує рівномірність процесу виробництва.

8. Необхідність негайного обслуговування покупців. Виконати
замовлення покупців можна у такий спосіб:

— виготовити замовлений товар;

— закупити замовлений товар;

— видати замовлений товар негайно з наявного запасу.
Останній спосіб є, як правило, найдорожчим, тому що вимагає

утримання запасу. Однак в умовах конкуренції можливість негай­ного задоволення замовлення може виявитися вирішальною в бо­ротьбі за споживача.

9. Зведення до мінімуму простоїв у виробництві через відсут­
ність запасних частин. Псування устаткування, різноманітні аварії
можуть призвести за умови відсутності запасів деталей до зупинки
виробничого процесу. Особливо це важливо для підприємств із
безперервним процесом виробництва, тому що в цьому випадку зу­
пинка виробництва може дорого коштувати.

10. Спрощення процесу управління виробництвом. Мова йде
про створення запасів напівфабрикатів на різних стадіях виробни-

чого процесу всередині підприємства. Наявність цих запасів дозво­ляє знизити вимоги до ступеня узгодженості виробничих процесів на різних ділянках, а, отже, і відповідні витрати на організацію управління цими процесами.

Перелічені причини свідчать про необхідність створення запасів у логістичних системах.

У системі логістики запаси класифікуються як виробничі, що при­значені для забезпечення безперервності виробничого процесу, та то­варні, що забезпечують безперервність процесу купівлі-продажу.

Виробничі запаси поділяються на запаси, необхідні безпосеред­ньо на виробництві, та транспортні запаси, тобто ті, що ство­рюються при транспортуванні вантажів.

На виробництві розрізняють три рівні запасів:

1. Запаси готової продукції — дозволяють службі збуту забезпе­
чувати більш короткі строки поставок, ніж повний цикл постачання
та виготовлення цієї продукції. Вони вирівнюють нерегулярності або
зупинки виробництва. Достатні запаси готової продукції дозволяють
уникнути або відстрочити наслідки призупинення виробництва через
ремонт, простої, страйки та ін. Крім того, вони є регулятором вироб­
ництва у випадку сезонних коливань попиту, що дає можливість,
якщо це бажано, працювати на постійному рівні продуктивності.

2. Запаси незавершеного виробництва {наприклад, напівфаб­
рикатів власного виробництва) — формуються на різних стадіях
виробництва таким чином, що зупинка процесу на будь-якій стадії
не призводить до раптової зупинки всіх наступних операцій вироб­
ничого процесу.

3. Запаси купованих матеріальних ресурсів {сировини, мате­
ріалів, напівфабрикатів, комплектуючих виробів) — дозволяють
шляхом зниження періодичності замовлень користуватись торгіве-
льними знижками для одержання великих партій ресурсів та «спе­
кулювати» на коливаннях цін або курсах кон'юнктури для сиро­
винних матеріалів. Вони забезпечують захист проти збоїв у
постачальників, наприклад, при закупівлях у монополістів.

Товарні запаси — запаси, що знаходяться в каналах сфери оборо­ту. Запаси в каналах сфери обороту підрозділяються на запаси в тор­гових та торгово-посередницьких організаціях та запаси в дорозі. За­ паси в дорозі {транспортні запаси) знаходяться на момент обліку в процесі транспортування від постачальників до споживачів.

Класифікація за функціями, що виконують запаси дозволяє по­ділити виробничі та товарні запаси на декілька груп, таких як: по­точні, підготовчі, страхові, сезонні, перехідні запаси.

Поточні запаси забезпечують безперервність постачання необ­хідними матеріальними ресурсами виробничого процесу між їх

двома черговими поставками, а також забезпечити торгівлю та споживачів товарами між двома черговими відправками товарів. Поточні запаси складають основну частину виробничих та товар­них запасів, їх величина постійно змінюється.

Підготовчі {буферні) запаси виділяються з виробничих запасів при необхідності додаткової їх підготовки перед використанням у виробництві (наприклад, сушіння лісу). Підготовчі запаси товарів формуються у випадку необхідності підготувати товари до їх від­правки споживачеві (перепакування, перемаркування, формування споживацьких партій, тощо).

Страхові {гарантійні) запаси призначені для безперервного по­стачання споживачів у випадку непередбачених обставин: відхилен­ня в періодичності та величині партій поставок від запланованих, зміни інтенсивності споживання, затримки поставок та ін. На відміну від поточних запасів розмір страхових запасів — величина постійна і залежить від умов виконання конкретних поставок. При нормальних умовах роботи ці запаси не використовуються і є недоторканими.

Сезонні запаси утворюються при сезонному характері виробниц­тва продукції, її споживання або транспортування. Сезонні запаси повинні забезпечити нормальну роботу організації під час сезонної перерви у виробництві, споживанні або транспортуванні продукції.

Перехідні запаси — це залишки виробничих або товарних запа­сів на кінець звітного періоду. Вони призначені для забезпечення безперервності виробництва та споживання у звітному та наступ­ному періодах до наступної поставки.

Класифікація за часом розділяє запаси на наступні види (Логис-тика, 1997):

• максимальний бажаний запас визначає рівень запасу, еко­
номічно оптимальний у даній системі управління запасами. Цей рі­
вень може перевищуватися. В різних системах управління макси­
мальний бажаний запас використовується як орієнтир для
розрахунку обсягу замовлення;

• неліквідні запаси — так називають виробничі або товарні запаси,
які довго не використовуються і утворюються в результаті погіршення
якості товарів під час зберігання, а також морального зношення.

Специфічним видом запасів є державні резерви, що формуються для гарантованого забезпечення протягом деякого часу необхідного рівня споживання населенням основних видів споживчих товарів в непередбачених випадках (природні катаклізми, війни і т. ін.).

До основних функцій товарно-матеріальних запасів належать такі: 1) функція регулювання процесу. Деякі запаси є необхідними, оскільки потрібен час, щоб закінчити одну виробничу операцію і більш чи менш тривалий час для переходу до іншої операції.

2) економічна функція. Деякі види запасів на будь-якому рівні
забезпечують незалежність окремим робочим місцям, дільницям,
цехам, спрощують процеси виробництва і/або розподілу. Проте
зниження цих запасів до мінімуму вимагає певних змін в організа­
ції та фінансуванні (управління якістю, обслуговування, оновлення
матеріальних ресурсів, професійна підготовка персоналу і тощо).

3) функція упередження. Буферні запаси потрібні у випадках,
коли запаси споживаються прогнозованим, але змінним чином і
якщо бажано згладити ці коливання зменшенням або збільшенням
запасів, а не змінами виробничої системи (технічними, технологіч­
ними тощо).

4) функція захисту від випадковостей. Інколи створюються
аварійні запаси, призначені для захисту від коливань у строках по­
ставок і коливань попиту в ті ж періоди, для забезпечення безперер­
вності виробничого процесу при непередбачених його порушеннях.

5) функція «виробництва». Товарно-матеріальні запаси можуть
бути невід'ємною частиною виробничого циклу, у випадку якщо є
потреба у періоді прихованого розвитку необхідного для проведен­
ня хімічної реакції або перетворення продукту (наприклад, дозрі­
вання вина).

Ефективне використання запасів досягається при правильній організації управління ними, яке включає:

1. Розробку науково-обґрунтованих норм запасів.

2. Планування запасів.

3. Облік, аналіз та контроль за станом запасів.

4. Оперативне (поточне) регулювання запасів.

Нормування регулювання та контроль запасів — складові сис­теми управління, від яких залежить своєчасне усунення дефіциту або затоварення. Нормування, регулювання та контроль запасів пе­редбачає підтримку такої їх кількості, котра забезпечує високу обі­говість запасів при задовільному забезпеченні споживачів та опти­мальних витратах на утримання запасів.

Нормування запасів

Нормування запасів містить в собі визначення їх рівня, який є оптимальним за конкретними критеріями, та розробку умов, котрі забезпечують підтримку запасів на цьому рівні.

Норма запасу — мінімальна але достатня кількість запасів ма­теріальних елементів (матеріально-технічних ресурсів, об'єктів не­завершеного виробництва, готової продукції, товарів), що забезпе­чують безперервність виробництва та обігу.

Запаси нормуються диференційовано для кожного виду (найча­стіше для поточного, підготовчого, страхового запасів). Вимірю­ються запаси за допомогою натуральних або вартісних показників, іноді запаси вимірюються у днях запасу.

Норму поточного запасу часто встановлюють на основі визначе­ного планового інтервалу поставки, тобто проміжку часу між двома суміжними поставками партій матеріальних ресурсів (товарів).

Методи розрахунку планового інтервалу поставки:

а) при рівномірному інтервалі поставки (графічне зображення
процесу у цьому випадку представлене на рис. 7.1):

' =?. (7-1)

де і — плановий інтервал поставки дн.;

V — величина партії поставки продукції в натуральному вимірі;

Р — планове середньодобове споживання продукції в натура­льному вимірі;

б) при нерівномірному інтервалі поставки:

(7-2)

де і_зв —середньозважений інтервал поставки, дн.;

ґ,- — фактичний інтервал поставки;

?_г — розміри партії надходження за минулий період;

і= 1,2,...,и— кількість фактичних надходжень поставок за ми­нулий період.

Норма середнього поточного запасу (рис. 7.1) розраховується за формулою

Рі V
З = — = — ПЗ)

°ПОТ.СЄр. - - ' К'-})

де З_потсер —норма поточного запасу в натуральному вимірі.

Розповсюдженою є типова методика нормування виробничих запасів. Ця методика дозволяє враховувати вплив на норму запасу не тільки інтервалів поставок але й нерівномірності споживання матеріалів. Це досягається завдяки тому, що розрахунки ведуться на основі різного обліку руху матеріальних ресурсів. При відносно рівномірному споживанні ресурсів — облік проводиться за місяця­ми, при нерівномірному споживанні облік проводиться за конкрет­ними датами.

100- г

70 --

Розмір запасу

Час, дні

Рис. 7.1. Графік зміни виробничих запасів при рівномірному

інтервалі поставки, рівних обсягах поставок та рівномірному

середньодобовому споживанні (приклад умовний)

Норму підготовчого запасу визначають за формулою

^підг. ~~ Р ' \ зв. "

(7.4)

де і_зв — час для звичайних операцій (вивантаження матеріалів, їх

приймання, оформлення документів і т. ін. — за рекомендацією ти­пової методики цей час дорівнює одному дню);

і_спец — час на спеціальні підготовчі операції (сушіння, розмо­рожування, хімічне очищення, сортування і т. ін.).

Норму страхового запасу визначають різними методами.

Найбільш поширеним є метод, в основу якого покладений роз­рахунок середньозваженого середньоквадратичного відхилення фа­ктичних інтервалів поставок від середньої запланованої величини

і=\

(7.5)

де і_г

фактичний інтервал поставки; середній інтервал поставки;

У_і — розміри партій поставок за минулий період;

Р — планове середньодобове споживання продукції в натура­льному вимірі;

і= 1, 2,..., п — кількість фактичних надходжень поставок за минулий період.

Відповідно до теорії математичної статистики норма страхового запасу обчислена за цією формулою гарантує безперебійність поста­чання виробництва на 68,3 %. За типовою методикою страховий за­пас встановлюється в розмірі 25 % від максимального відхилення рі­вня поточного запасу перед поставками від його середньої величини.

Норма виробничого {товарного) запасу дорівнює сумі розгля­нутих вище запасів:

З_в = З_пот. + З_шдг. + З_стр. (7.6)

Оптимізація запасів

Дуже важливим елементом формування раціональної системи управління запасами є вирішення проблеми визначення оптималь­ної величини запасів. Разом з цим задача оптимізації величини за­пасів зводиться не стільки до «підгонки» запасів до умов, що скла­лися, а до активної зміни умов з метою максимально можливого скорочення запасів з урахуванням мінімізації витрат. Таким чином, критерієм оптимізації величини запасів повинен бути мінімум су­купних витрат на збереження і поновлення запасів.

В логістиці розроблена велика кількість оптимізаційних моде­лей запасів. Найбільш поширеною є, так звана, модель {формула) Уілсона. За її допомогою можна мінімізувати повні змінні витрати на управління запасами, тобто суму витрат на виконання замовлен­ня (витрат на поновлення запасів) та витрат на утримання товарно-матеріальних запасів на складі.

Витрати на виконання замовлення або витрати на понов­лення запасів пов'язані з придбанням запасів і виникають кожного разу, коли поновлюються запаси. Це витрати на придбання кожної партії, що включають витрати на контроль наявності, підготовку замовлення, надсилання замовлення, одержання замовлення, пере­вірку кількості та якості, розподілення за місцями зберігання, пере­вірку документів, підготовку рекламацій, встановлення на облік, бухгалтерські проводки.

Витрати на утримання запасів на складі включають процен­ти на кошти, що вкладені в запаси, податки, страхування, утрати від зносу, псування, витрати з складування та збереження.

Проценти на кошти, що вкладені в запаси, — інколи чи не най­більша частина витрат з утримування запасів. Якщо кошти власні, а не позичені, проценти не виплачуються, але все рівно повинна вра­ховуватися так звана «вартість упущеної вигоди». Вона визначає ті можливі доходи, які могли бути одержані, якби гроші, що були вкладені в запаси, були використані для інших цілей або просто знаходилися на депозиті під вигідним процентом. Ці проценти за депозитом і є «вартістю упущеної вигоди».

Витрати на утримання запасів можуть складати значну частину всіх витрат з утримання запасів. Разом з тим до складу цих витрат включають лише змінні витрати на утримання запасів.

Точно підрахувати витрати на утримання запасів неможливо, тому на практиці використовують середні величини у вигляді про­центу від вартості запасів. За розрахунковий період підраховуються всі суми податків, страховок, втрат від псування та уцінок. Відно­шення одержаної суми до середньої вартості запасів за цей же пері­од плюс процент на кошти, що вкладені в запаси (на рівні проценту за депозити), і складає процент витрат на утримання запасів.

Приймають, що запаси безперервно змінюються від замовленої ве­личини () до 0, а потім знову зростають до С2 (при надходженні нового замовлення). Відповідно, середній рівень запасів дорівнює 0,12 протя­гом всього часу, який розглядається. Так, як витрати на збереження одиниці запасів виражаються в процентах від їх вартості, то витрати на збереження будуть дорівнювати 0/2 помноженому на СН.

Тоді повні змінні витрати на утримання запасів будуть виража­тись, як

^^ ₊ ^±, (7.7)

Є

де <2 — обсяг одного замовлення, натур, один.;

С — вартість одиниці запасів, грн / натур, один.;

Н — витрати на збереження запасу за плановий період в проце­нтах від С;

/)— попит на товар, який формує запас, з боку замовника за плановий період, натур, один.;

Ь — витрати на виконання одного замовлення, грн.

При чому /) та Н передбачаються однорідними, тобто такими, що належать до одного і того ж періоду часу.

Ця функція (2 проходить через екстремум в точці, де її перша похідна дорівнює нулю

■С-Н + Б-Ь- Ц (7.8)

Звідки оптимальний обсяг однієї партії замовлення за критерієм мінімізації сукупних витрат на управління запасами складає:

<2* = -СН-ОЬ —- (7.9)

2 О²

Є і (7-Ю)

Замінюючи () формулою економічної кількості, отримуємо мі­німальну величину повних змінних витрат на управління товарно-матеріальними запасами:

?СЯ (7.11)

Часто поповнення запасів не відбувається раптово, як у попере­дньому випадку, а провадиться за деякий проміжок часу із швидкі­стю Р (див. приклад 7).

Приклад 7: Припустимо, що замовлено () = 1000 шт., при Б = 20 шт./день та Р = 100 шт./день, то замовлення () буде виконано лише че­рез 10 днів, тобто це період часу, за який буде спожито 200 одиниць то­вару, звідси, максимальні товарно-матеріальні запаси будуть дорівню­вати ?>*(7 -?>/Р). Тобто: 1000(1 - 20/100) = 800 (шт.).

Можна показати, що в цьому випадку формула оптимального обсягу однієї партії замовлення за критерієм мінімізації сукупних витрат на управління запасами буде мати вигляд

сн

(7.12)

При цьому, оптимальна величина загальних змінних витрат управління запасами буде виглядати таким чином

~) (7-13)