При проектировании информационных потоков большое значение придается правильной организации документооборота, т. е. последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив. Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта. Любая документ имеет следующие стадии прохождения: до обработки, в процессе обработки и после обработки.
Движению документа до обработки придается особое значение, поскольку он, как правило, составляется в ходе выполнения каких-то производственно-хозяйственных операций, в различных подразделениях экономического объекта. В его составлении могут участвовать исполнители многих подразделений. Обычно степень автоматизации этого процесса низка. Часто появляется несколько копий документа, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Имеет место дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это увеличивает сроки обработки и усложняет документооборот.
Практика, сложившаяся при ручной обработке информации, показывает, что система документооборота сложна и громоздка из-за существования различных форм документов, многоэтапного прохождения каждой из них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах. Например, учет сдачи готовой продукции на склад выполняется во многих подразделениях: на складе, в отделе сбыта, бухгалтерии, производственном и плановом отделах. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими документами. Например, по данным обследования объемов информации и маршрутов учетных документов, каждый показатель встречается в среднем в трех-четырех документах.
Все это свидетельствует о необходимости организации на предприятиях электронного документооборота.
Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются:
• масштабы предприятия;
• степень технической и технологической подготовки персонала в
области компьютерной обработки информации;
• структура управления;
• наличие других систем автоматизации управления.
Малые и средние предприятия с небольшим объёмом документации, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространённые и удобные текстовые редакторы. Предприятия с большим объемом документации, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом.
Для выбора системы электронного документооборота существуют следующие критерии:
• интеграция с другими автоматизированными системами и базами
данных;
• легкость освоения;
• удобство работы;
• обеспечение работы в сетях;
• надежность системы;
• защита от несанкционированного доступа.
На российском рынке ПС предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом («1С: Электронный документооборот» 1С: Электронная почта», «Галактика» модуль «Управление документооборотом» и др.).
Программа «1С: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации процесса организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет:
1)разрабатывать шаблоны документов и устанавливать правила их заполнения пользователями;
2)Устанавливать маршрутные схемы прохождения документов;
3)контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков;
4)обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте;
5)автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов;
6)отправлять и принимать документы;
7)вести хранилище документов и обрабатывать их. Документы хранятся в машине в папках. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций выполняется автоматически (автоприемка, автоконтроль и т. д.). Система поддерживает несколько списков документов («на контроле», «пришедшие», «несохраненные» и др.). Можно установить пароль на вход в систему и выбрать способ шифрования личных документов. Контроль за документами, находящимися в работе, осуществляется автоматически. Документы можно распечатывать.
Программой «1С: Электронная почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с документами в базу данных. Справочник организации позволяет вести иерархическую структуру отделов, поддерживать информационную связь начальника с подчиненными, вести списки рассылки документов и др. Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение документа по маршруту. Редактор маршрута выстраивает маршрут прохождения документов, определяет точки маршрута, в которых нужно рассылать копии документов другим пользователям. Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на просмотр или редактирование поля. Устанавливаются ограничения на время обработки документа для каждого участника маршрутной схемы.
