Режим Конструктор - основной способ создания таблицы, который позволяет пользователю самому указать параметры всех элементов структуры таблицы.
При выборе этого режима появляется окно Таблица 1: таблица, в котором определяется структура базы данных (Рис. 7).
| Имя поля | Тип данных | Описание |
Рис. – Макет таблицы описания структуры базы данных
Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя. Оно является комбинацией из букв и цифр. Максимальная длина имени 64 символа.
Тип данных. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. Список возможных типов данных вызывается нажатием кнопки списка при типе данных каждого поля.
Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе Свойства поля окна конструктора на закладке Общие.
Размер поля - задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, который понадобится для сохранения значений. Это способствует экономии памяти и обработка данных будет быстрее.
Формат поля - задает правила представления данных при выводе их на экран или на печать. Для указания конкретного формата необходимо выбрать в раскрывающемся списке одно из значений.
Число десятичных знаков - задается для числового и денежного типов данных (можно задать от 0 до 15).
Подпись поля - задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах.
Условие на значение - позволяет осуществить контроль ввода, задает ограничения на вводимое значение. При нарушении условий ввода ACCESS запрещает ввод и выдает сообщение об ошибке.
Сообщение об ошибке - задает текст сообщения, выводимого на экран при нарушении ограничений, заданных свойством Условие на значение.
Первичный ключ и индекс. Первичным ключом называется одно или несколько полей, которые однозначно определяют каждую запись в таблице. Наличие индекса помогает быстрее находить и сортировать записи. Поля, используемые в качестве первичного ключа, индексируются автоматически, но можно составить отдельный индекс и для других полей.
Задание первичного ключа.
По умолчанию ACCЕSS создает поле Код с типом данных Счетчик. Это означает, что каждый раз при создании новой записи значение счетчика увеличивается на 1. Этот номер и является первичным ключом для каждой новой записи.
Первичный ключ можно создать самостоятельно, выбрав поле, которое предполагается использовать в качестве первичного ключа. Далее на панели инструментов нажимается кнопка Ключевое поле или выполняется команда Правка - Ключевое поле. В области маркировки выбранного поля появляется пиктограмма с изображением ключа.
Индексы. Одним из основных требований, предъявляемых к СУБД, является возможность быстрого поиска требуемых записей среди большого объема информации. Индексы представляют собой наиболее эффективное средство, которое позволяет значительно ускорить поиск данных в таблицах по сравнению с таблицами, не содержащими индексов. В зависимости от количества полей, используемых в индексе, различают простые и составные индексы.
Требование уникальности индекса в ACCESS не является обязательным. Для ускорения поиска требуемой информации могут быть использованы индексы, не являющиеся уникальными.
Создание индекса для одного поля. Для создания простого индекса используется свойство поля Индексированное поле, позволяющее ускорить выполнение поиска и сортировки записей по одному полю таблицы. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения.
Создание простого индекса предполагает выполнение следующих действий:
В окне конструктора таблицы выберите в верхней половине окна поле, для которого создается индекс.
В нижней половине окна для свойства Индексированное поле выберите одно из следующих значений:
Да (Допускаются совпадения),
Да (Совпадения не допускаются).
Значение Да (Совпадения не допускаются) обеспечивает уникальность каждого значения данного поля.
Создание составного поля. Индексы, содержащие несколько полей, следует определять в окне индексов. Для этого выполните следующие действия:
Нажмите кнопку Индексы на панели инструментов. На экране появится окно диалога Индексы.
В открывшемся окне диалога введите имя индекса в первом пустом поле столбца Индекс. В качестве имени индекса можно использовать имя одного из полей, включенных в индекс, или любое допустимое имя.
В столбце Имя поля той же строки нажмите кнопку раскрытия списка и выберите первое поле индекса.
В столбце Имя поля следующей строки выберите имя следующего поля индекса (в этой строке поле столбца Индекс следует оставить пустым). Определите таким же образом остальные поля индекса. Индекс может включать до 10 полей.
Закончив выбор полей индекса, закройте окно диалога.
Определение отношений между таблицами
Перед созданием связей между таблицами необходимо закрыть все открытые таблицы. Следует помнить, что не допускается создавать или удалять связи между открытыми таблицами.
Создание схемы данных начинается в окне базы данных выполнением команды Схема данных меню СЕРВИС или нажатия кнопки Схема данных на панели инструментов.
В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы следует выбрать таблицы и запросы, включаемые в схему данных. Для этого надо выделить таблицу, включаемую в схему и нажать кнопку Добавить. Если необходимо выделить несколько таблиц, надо держать нажатой клавишу CTRL и щелкать мышью на каждой таблице. После включения всех нужных таблиц в схему данных надо нажать кнопку Закрыть.
В результате в окне Схема данных будут представлены все включенные таблицы со списком своих полей. Далее можно перейти к определению связей между ними.
Устанавливая связи между парой таблиц в схеме данных, надо выделить в главной таблице уникальное ключевое поле, по которому устанавливается связь. Далее при нажатой кнопке мыши протащить курсор в соответствующее поле подчиненной таблицы.
При установлении связи по составному ключу необходимо выделить все поля, входящие в ключ главной таблицы, и перетащить их на одно из полей связи в подчиненной таблице.
Для выделения всех полей, входящих в составной ключ, необходимо отмечать поля при нажатой клавише CTRL.
После установления связи откроется окно Связи. При этом в строке Тип отношения автоматически установится тип один-ко-многим.
При составном ключе связи в окне Связи необходимо для каждого ключевого поля главной таблицы - Таблица/Запрос - выбрать соответствующее поле подчиненной таблицы, названной Связанная таблица/Запрос.
В большинстве случаев связывают ключевое поле (представленное в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем, которое называют полем внешнего ключа во второй таблице.
Работа с формами
Формы позволяют пользователям вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам. В тоже время они позволяют выводить результаты работы запросов не в виде скупых результирующих таблиц, а в виде красиво оформленных документов.
Существует два вида формирования структуры форм: на основе таблицы и на основе запроса, хотя возможен и комбинированный подход.
Автоформы. Формы удобно готовить средствами автоматизации -автоформами. Существует три вида автоформ: «в столбец», ленточные и табличные.
Автоформа «в столбец» отображает все поля одной записи – она удобна для ввода и редактирования данных. «Ленточная» автоформа отображает одновременно группу записей – ее удобно использовать для оформления вывода данных. Табличная автоформа по внешнему виду ничем не отличается от таблицы, на которой она основана.
Для создания автоформы следует открыть панель Формы в окне База данных и воспользоваться командной кнопкой Создать. В открывшемся диалоговом окне Новая форма выбирают тип автоформы и таблицу, на которой она основывается. После щелчка на кнопке ОК автоформа формируется автоматически и немедленно готова к работе, то есть к вводу или отображению данных.
Автоформа основывается только на одном объекте.
Если форма основывается только на одном объекте, она называется простой формой. Если форма основывается на полях из нескольких связанных таблиц, то она называется сложной и представляет собой композицию из нескольких форм. Способы их построения могут быть различными:
Явное включение подчиненной формы. Подчиненная форма отображает данные из всех записей подчиненной таблицы, которые связаны с записью главной таблицы, отображаемой в основной части формы.
Вызов связанной формы по кнопке. При этом вместо подчиненной формы включается лишь кнопка, представляющая связанную форму. Если необходимо просмотреть подчиненные записи, нажатием этой кнопки вызывается на экран связанная форма.
Создание форм с помощью мастера. Автоматизированные средства предоставляет Мастер форм – специальное программное средство, создающее структуру формы в режиме диалога с разработчиком. Мастер форм можно запустить из окна Базы данных пунктом меню Создать с помощью мастера на панели Формы.
На первом этапе работы Мастера форм выбирают таблицы и поля, которые войдут в будущую форму. Затем выбирают внешний вид формы, стиль оформления формы. На последнем этапе выполняется сохранение формы под заданным именем.
Структура формы. Форма имеет три основных раздела: область заголовка, область данных и область примечания. Линии, разделяющие разделы, перетаскиваются по вертикали с помощью мыши – это позволяет изменить размеры разделов так, как требуется.
Разделы заголовка и примечания имеют чисто оформительское назначение – их содержимое напрямую не связано с таблицей или запросом,, на котором основана форма. Раздел данных имеет содержательное значение – в нем представлены элементы управления, с помощью которых выполняется отображение данных или их ввод. Разработчик формы может разместить здесь дополнительные элементы управления для автоматизации ввода данных (переключатели, флажки, списки и другие, типичные для приложений Windows).
Элементы управления формы. Элементы управления, которыми может пользоваться разработчик, представлены на Панели элементов. Основными элементами оформления формы являются текстовые надписи и рисунки.
Все элементы управления форм должны быть аккуратно выровнены. Это обеспечивается командой Формат - Выровнять. Если нужно равномерно распределить элементы управления по форме, используют средства меню Формат: Интервал по горизонтали и Интервал по вертикали.
