Назначение СУБД, объекты базы данных, диалоговые средства

ACCESS ориентирована на работу с объектами базы данных, к которым относятся таблицы, формы, запросы, отчеты и др.

Основные типы объектов представлены на закладках окна базы данных, через которые открывается доступ к конкретной базе. Все операции по обработке объектов базы данных начинаются в этом окне.

Таблицы создаются пользователем для хранения данных. По каждому объекту предметной области создается одна таблица. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк).

Запросы создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. С помощью запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблицы или создать новые таблицы на основе уже существующих.

Формы предназначены для ввода и просмотра взаимосвязанных данных БД на экране в удобном виде, который может соответствовать привычному для пользователя документу.

Отчеты используются для формирования выходного документа, предназначенного для вывода на печать.

Размещение базы данных. Все таблицы базы данных, а также другие объекты - формы, запросы, отчеты построенные для этой базы могут размещаться в одном файле на диске. При этом упрощается технология ведения базы данных, обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов СУБД и эффективность обработки данных.

Диалоговые средства. СУБД располагает диалоговыми средствами, которые позволяют пользователю решать свои задачи, используя команды меню и кнопки панелей инструментов.

Для автоматизации процесса создания отдельных объектов используются специализированные диалоговые средства, называемые Конструктор. Конструктор предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которых можно быстро создать и модифицировать таблицу, форму и др.

Мастера ACCESS. Множество мастеров позволяет мало подготовленному пользователю создать свою базу данных, формы, запросы и отчеты, анализировать таблицы данных и выполнять ряд других работ.

Для предметных областей различных сфер деловой жизни ACCESS содержит более 20 типовых баз данных, включающих все необходимые таблицы, формы, запросы. Чтобы получить список баз данных, создаваемых мастером достаточно нажать кнопку Создать базу данных и далее в окне Создание выбрать закладку Базы данных.

Мастер баз данных, создавая выбранную типовую базу в диалоге с пользователем, в соответствии с шаблоном предлагает включить в таблицы базы данных дополнительные поля, выбрать оформление экрана в формах и отчетах. Пользователю остается только ввести данные.

Перед созданием базы данных пользователь должен определить из каких таблиц должна состоять база данных, какие данные нужно поместить в каждую таблицу, как связать таблицы. Такие вопросы решаются на этапе проектирования баз данных.

После запуска MS ACCESS выберите переключатель Новая база данных и в окне диалога введите имя файла новой базы данных и папку на диске, где она будет храниться. После чего нажмите кнопку Создать.

Создать новую базу данных можно и после запуска MS ACCESS командой Файл/Создать базу данных.

Независимо от выбранного способа на экране откроется окно диалога “Создание”, содержащее две вкладки:

Общие – позволяет создать новую пустую базу данных:

Базы данных – позволяет выбрать образец базы данных, содержащий большинство требуемых объектов, и создать базу данных с помощью мастера.

Порядок создания новой базы данных:

перейдите на вкладку Общие и нажать кнопку ОК в нижней части окна диалога. На экране откроется окно диалога Файл новой базы данных.

выберите из раскрывающегося списка Папка папку, в которой предполагается сохранить создаваемую базу данных;

нажмите кнопку Создать данного окна диалога. На экране откроется окно базы данных.

Окно базы данных состоит из шести вкладок, которые пока пусты. В этом окне предстоит создать все объекты базы данных. Их перечень соответствует ярлыкам вкладок в верхней части окна. В данном окне можно создавать таблицы, отчеты, формы, запросы.