Обработка экономических задач заканчивается составлением различных сводок, в которых информация сгруппирована по каким- либо реквизитам- признакам. Группировка информации осуществляется на основе систем классификации и кодирования, позволяющих представить технико- экономическую информацию в форме, удобной для ввода и обработки данных с помощью вычислительных средств.
Для этих целей потребовалось создание специальных средств формализованного описания экономической информации. Они включают целый ряд разнообразных классификаторов, входящих в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).
Систематизация экономической информации предполагает создание самых разнообразных классификаторов.
Общегосударственных, разрабатываемых в централизованном порядке и являющихся едиными для всей страны.
Отраслевых, единых для какой- то отрасли деятельности. Как правило, они разрабатываются в типовых проектах автоматизированной обработки. Например, для бухгалтерского учета составлены коды планов счетов, видов оплат и удержаний из заработной платы, видов операций движения материальных ценностей и др.
Локальные, которые составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, банка (коды табельных номеров, подразделений, клиентов и др.) Разработка локальных кодов ведется на местах.
Для обеспечения совместимости номенклатуры в межотраслевом масштабах разработаны около 40 классификаторов, применение которых обязательно для всех предприятий и организаций. К таким классификаторам относятся:
- промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП),
- единиц измерений,
- объектов административно - территориального деления (ОКАТО),
- профессий рабочих, должностей служащих, видов и разрядов работ,
- организационно-правовых форм (ОКПФ),
- форм собственности (ОКФС),
- видов деятельности (ОКОНХ),
- ведомственной принадлежности (ОКОГУ) и др.
- приведем примеры построения некоторых ОК, имеющих наибольшее применение при автоматизированной обработке учетной и финансово- кредитной информации.
Классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП) применяется в промышленности, сельском хозяйстве, торговле и т.д. Точнее говоря, он является универсальным для всего народного хозяйства.
В классификаторе промышленной и сельскохозяйственной продукции предусматривается десятизначный код номенклатурного номера продукции. Код включает обозначение класса, подкласса, группы, подгруппы, вида и знаки на внутривидовой код продукции. Например, (класс – продукция целлюлозно-бумажной промышленности; подкласс – бумага; группа – бумага для печати; подгруппа – бумага газетная; вид - бумага газетная обычная).
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – десятизначный: 1 2 знаки означают территорию, 3 и 4 – номер государственной налоговой инспекции: остальные – номер налогоплательщика и контрольный разряд.
ОК отрасли (ОКОНХ) – пятизначный, включает пять группировочных признаков: отрасль, подотрасль, вид, группа, подгруппа.
Код по ОК предприятий и организаций (ОКПО) присваивается органами государственной статистики предприятиям, организациям, фирмам. Состоит из трех блоков: 1 – регистрационный номер, 2 – наименование организации, 3 – ведомственная, территориальная и отраслевая принадлежность.
Составление классификаторов выполняется в два этапа: первый этап – классификация, второй – кодирование.
Классификация представляет собой один из методов изучения природы исследуемых объектов путем их упорядочения и систематизации. Она осуществляется в такой последовательности:
- определяется полный перечень всех классификаторов, необходимых для функционирования АИС;
- определяются четкие границы применения каждого классификатора и составляются перечни подлежащих классификации объектов;
- выявляются признаки классификации для разбивки объектов на классы, подклассы, группы, подгруппы и т.п.;
- систематизируются объекты внутри каждого классифицируемого множества, т.е. относятся к конкретному классу, группе, виду. Такой упорядоченный список называется номенклатурой.
После классификации приступают к кодированию.
Под кодированием понимается образование и присвоение кодовых обозначений конкретным объектам классификации. Целью кодирования является представление информации в более компактной форме.
После присвоения кодов создается к лассификатор - систематизированный свод наименований объектов и их кодовых обозначений.
Классификаторы имеют двоякое применение. Первое – для ручного проставления кодов в документах. В этом случае классификаторы оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки первичных и сводных документов к машинной обработке.
Так, в сводных бухгалтерских отчетах (баланс, отчет о прибылях и убытках и др.) в заголовочной части бланка проставляются: идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код организации по ОКПО, вид деятельности по ОКОНХ, правовая форма по ОКОПФ и др.
Во втором случае применения кодов предусматривается хранение всех классификаторов в памяти ЭВМ в качестве условно – постоянной информации, что позволяет агрегировать информацию в различных разрезах., а также автоматически формировать необходимую текстовую информацию в выходных сводках.
Например, в ЭВМ хранится Справочник работающих на предприятии, где имеются такие реквизиты, как фамилия, имя, отчество, табельный номер, профессия, и др. При расчете заработной платы на ЭВМ с первичных документов по начислениям и удержаниям в машину вводятся только табельный номер работающего и данные о заработной плате. В процессе обработки фамилия, имя, отчество взятые из справочника приформировываются к каждому табельному номеру. В результате в расчетно - платежной документации печатаются полные данные о работающем (фамилия, имя, отчество).
