Організація та оснащення робочого місця менеджера

Важливим елементом, який пов'язує людину і результат ро­боти, є її робоче місце. Важливо розуміти значення, яке несе в собі робоче місце, а також зміст, структура і кінцевий результат його впливу на ефективність управлінської діяльності. Тобто до поняття робочого місця необхідно підходити як до діяльності, яка спрямовується на отримання результату. Робоче місце — це така структура, в якій поєднуються в єдине ціле формальні еле­менти організації та особисті, людські риси працівника, утворю­ючи систему "людина — робота" [299, с. 86].

Робоче місце менеджера — це зона його праці, що визнача­ється на основі трудових та інших діючих норм і облаштовується необхідними засобами для трудової діяльності [258, с. 1615]. У книзі "Менеджмент" (автори Т. Мостенська та інші) наголошується, що робоче місце менеджера - - це вихідний пункт одер­жання прибутку шляхом виконання функціональних обов'язків менеджера та найважливіший елемент підвищення ефективності його праці [166, с. 652]. Якщо робоче місце менеджера організо­вано нераціонально, то він витрачає багато зусиль і робочого часу неефективно.

До робочого місця менеджера (як і до інших робочих місць) висуваються кваліфікаційні, інформаційні, економічні, ергоно­мічні, естетичні, технічні, організаційні вимоги. При організації та вдосконаленні робочого місця враховуються антропометричні дані, вимоги наукової організації праці, рекомендації фізіології, психології, гігієни, ергономіки та технічної естетики. У сучас­них умовах робоче місце управлінців, у тому числі менеджерів, оснащується відповідним обладнанням, засобами організаційної та обчислювальної техніки, необхідними для більш ефективного виконання покладених на них обов'язків.

Організація робочого місця менеджера - це процес його створення та підтримання на належному рівні. Він складається з таких основних етапів [59, с. 79]:

1) визначення функціонального призначення робочого місця,
його організаційних та інформаційних зв'язків;

2) формулювання вимог до працівника, який обійматиме від­
повідну посаду, складання паспорта робочого місця або паспорта
посади;

3) вибір приміщення та визначення площі робочого місця;

4) планування робочого місця;

5) оснащення робочого місця усім необхідним для високопро­дуктивної праці (організаційною технікою, шафами для паперів,
меблями тощо);

6) створення сприятливих санітарно-гігієнічних та естетич­них умов для праці.

Крім основних умов щодо організації робочого місця мене­джеру необхідно створювати належні умови праці. Це сукуп­ність різних за впливом елементів: санітарно-гігієнічних, фізіо­логічних, естетичних, соціально-психологічних та інших, що впливають на функціональний стан організму людини, забезпе­чують її працездатність, здоров'я, задоволеність працею та ефек­тивність. Конкретні умови праці менеджерів дуже різні. Вони за­лежать від місця менеджера в ієрархії управління, управлін­ських ролей та функціональних обов'язків, які має менеджер. Робоче місце менеджера вищого рівня облаштовується в окремо­му кабінеті, і, як правило, складається з робочої зони, зони для проведення нарад та зони відпочинку. Робоче місце менеджера переднього рівня може обладнуватися в окремому кабінеті, а ме­неджер низового рівня, як правило, працює в одному приміщен­ні зі своїми підлеглими. В Японії, наприклад, менеджери взагалі сидять в одному приміщенні з підлеглими для того, щоб при­швидшити передачу інформації, зменшити обмін паперами.

Організувати робоче місце — означає раціонально розташува­ти на певній виробничій площі обладнання, створити зручність та комфорт для виконавця, відмежувати його від шкідливих впливів, несприятливих факторі» зовнішнього середовища, за­безпечити можливість безперебійного обслуговування всім необ­хідним для успішної роботи. Тому в поняття "організація робо­чого місця" входять три елементи: планування робочого місця, його оснащення й організація обслуговування.

Планування робочого місця — це певний порядок розташу­вання у службовому приміщенні предметів оснащення відповід­но до потреб менеджера. Для менеджера робоче місце — це, на­самперед, його робочий стіл і простір навколо нього. Людина, си­дячи за робочим столом, може охопити простір, обмежений від­станню її витягнутих рук. Він становить 65—70 см завдовжки і 150—160 см завширшки. Робочу зону можна збільшити, встано­вивши стілець, на якому можна обертатися у потрібному напря­мі. Все, що необхідно менеджерові для постійної роботи, має зна­ходитися у цьому просторі. При плануванні потрібно виходити з того, що робоче місце менеджера має забезпечувати:

—зручність робочої пози;

—полегшене користування засобами зв'язку, комп'ютером,
принтером, іншими засобами оргтехніки;

—доступність та швидкість пошуку необхідної інформації,
що є в документах та в літературі;

—зручність для спілкування з відвідувачами та проведення
службових нарад (для менеджерів вищого і середнього рівнів
управління).

При плануванні робочого місця обов'язково слід враховувати зручність розташування меблів та освітлення, колір стін. Погане освітлення приводить до перевтоми органів зору, а звідси — до погіршання якості праці. Щоб запобігти цьому, світло повинне падати зліва (збоку чи ззаду).

Оснащення робочого місця за сучасними вимогами передба­чає використання різних технічних засобів, необхідних для ви­конання менеджером своєї діяльності. У процесі роботи мене­джер використовує комп'ютер, телефон, факс, модем, техніку для розмноження документів. Але потрібно дотримуватися здо­рового глузду в оснащенні робочого місця технікою. В кабінеті менеджера вона потрібна тільки тоді, коли використовується ним постійно.

Організація обслуговування робочого місця - це система заходів, спрямованих на забезпечення праці менеджера всім не­обхідним для здійснення розумових операцій, безперебійної ро­боти організаційної та комп'ютерної техніки, якою оснащене ро­боче місце менеджера. Практика свідчить, що 55—65 % внутрішньозмінних витрат робочого часу відбувається саме через не­доліки в організації обслуговування робочих місць (через від­ключення світла, виведення з ладу технічних апаратів, комп'ютерів тощо).

Нині характер організації праці менеджера визначається не тільки його статусом, рівнем кваліфікації, діловими якостями, але й засобами праці, які він використовує. Сучасні техніка і технологія надають менеджерам дієву допомогу у зниженні ви­трат часу на виконання технічних операцій з обробки інформа­ції, завдяки чому у них з'являється більше часу на творчу робо­ту. Питання про механізацію й автоматизацію праці менеджерів постало у зв'язку з великим обсягом інформації, яку їм необхід­но зібрати, обробити, прийняти рішення щодо неї і передати далі.

Виділяють два основних напрями механізації й автоматиза­ції управлінської праці: 1) застосування організаційної техніки; 2) впровадження й використання сучасних електронно-обчислю-вальних систем. їх використання допомагає менеджеру механі­зувати окремі операції та процедури управління.

Організаційна техніка — це сукупність технічних засобів, які механізують і автоматизують допоміжні (технічні) операції та дії в управлінській праці. Вони підвищують оперативність і знижують трудомісткість виконання управлінських робіт. Як за­свідчує сучасна практика, менеджеру доцільно мати таку техніку[35,с. 319—321]:

— диктофони — для диктування й відтворення доповідей, виступів, ділових листів, телефонних переговорів, усних вказі­вок, розпоряджень та інших видів вербальної інформації з по­дальшою її обробкою. Ефективність використання диктофонної техніки прямо пропорційна умінню менеджера швидко форму­лювати свої думки. Оптимальна швидкість диктування -- 50 слів на хвилину, але для цього потрібно попередньо готувати тези документів незалежно від їх обсягу;

— переговорні пристрої та засоби оперативного зв'язку (мо­більні телефони, автоматичні номеронабирачі, автовідповідачі, селекторні пристрої, телефонні відповідачі різного призначення, телефонні підсилювачі, радіозв'язок тощо);

— засоби копіювання і розмноження документів (ксерокси,
апаратура для світлокопіювання, фотокопіювання, термокопіювання, електрографії, мікрофільмування та ін.);

— засоби обробки інформації (різні пристрої для розкриття і
заклеювання конвертів, фальцювальні машини і пристрої, адресувальні і штемпелювальні засоби, засоби скріплювання і склею­вання документів, апаратура для знищення непотрібних доку­ментів);

— засоби для виконання обчислювальних операцій (лічильно-довідкові лінійки, мікрокалькулятори різних видів, ПЕОМ, ме­ханічні обчислювальні машини).

Використовуючи оргтехніку, менеджер може досягти суттє­вого підвищення ефективності власної праці за мінімальних ви­трат зусиль. Конкретний перелік оргтехніки кожний менеджер встановлює, виходячи зі специфіки своєї роботи та індивідуаль­них особливостей. Найбільша ефективність досягається комп­лексним використанням оргтехніки. Якщо окремі технічні засо­би знижують витрати часу на виконання управлінських робіт на 10—15 %, то при комплексному використанні витрати часу ско­рочуються у 2— 3 рази. Скажімо, завдяки мобільному зв'язку швидшим, зручнішим і не прив'язаним до конкретного робочого місця стає, наприклад, бізнес. Менеджер може працювати із клі­єнтами та партнерами дистанційно, перебуваючи навіть у відря­дженні чи на відпочинку. Або завдяки факсу можна швидко пе­редати невербальну інформацію (графіку, підписи, рахунки тощо).

Автоматизація управлінської праці — це процес освоєння управлінцями, зокрема менеджерами, методів і техніки автома­тизованого опрацювання інформації та вироблення на основі цього оптимальних управлінських рішень. Автоматизація управління пов'язана з упровадженням нових інформаційних технологій і сучасних технічних засобів [258, с. 8]. Увага до авто­матизації розумової праці почала зростати з 50-х років минулого століття. Завдяки цьому з'явилася можливість комплексної об­робки інформації, необхідної для прийняття управлінських рі­шень. Обчислювальні машини, комплекси і процесори з опера­тивною пам'яттю різних типів ЕОМ забезпечують можливість розв'язання широкого кола задач різного типу з дуже високою швидкістю і дають можливість у 1,5 — 2 рази порівняно з ручною працею знизити трудомісткість лічильних операцій.

Вищим ступенем механізації й автоматизації є створення ав­томатизованої системи управління (АСУ ). Вона складається з двох частин: функціональної (включає комплекс систем і підсис­тем, створених для оптимального управління об'єктом) і забезпе­чувальної (складається з інформаційного, технічного, організа­ційного, правового і програмного забезпечення). АСУ включає: інформаційні, математичні, економічні й управлінські бази знань, програмні засоби, інформаційні технології, технічні засо­би управління (комп'ютери, різні засоби зв'язку, засоби оброб­ки, передачі та зберігання інформації), міні-друкарні, засоби безпеки інформації, а також відповідне приміщення й офісні ме­блі. Ця система слугує людині, допомагаючи їй розробляти варі­анти рішень і вибирати серед них кращий, але право остаточного вибору залишається за людиною.

Основу АСУ за важливістю, а іноді за вартістю, становить ін­формаційна база як сукупність різних довідників, статистичних даних, звітів, повідомлень, результатів і т. ін., що знаходяться на будь-яких носіях (паперових, магнітних тощо). Тому часто за­мість терміна АСУ вживають термін "інформаційна, система управління" (ІСУ), хоч термін АСУ ширший, ніж термін ІСУ. Ін­формаційна система управління дає можливість менеджерам планувати та здійснювати управлінські операції, контролювати їх результати; проводити ділові ігри (тренінги); користуватися електронними записними книжками; проводити масові заходи — наради, засідання, конференції (при цьому учасники знахо­дяться на своїх робочих місцях); приймати рішення, що базу­ються на попередньому розрахунку та аналізі [232, с. 7].

Відмінною рисою сучасних якісних автоматизованих систем є їх можливість реалізувати найбільш прогресивні управлінські концепції, головна ознака яких -- економне використання ре­сурсів та орієнтація на інтереси клієнтів. До того ж, автоматизо­вані системи управління дають можливість запобігти помилкам, які допускає людина при прийнятті рішень. Статистика свід­чить, що майже 95 % усіх аварій, включаючи й чорнобильську катастрофу, відбулися з вини обслуговуючого персоналу [107, гл. 5.3]. П. Друкер застерігає, що у зв'язку з автоматизацією на всіх рівнях менеджменту різко зростають вимоги до відповідаль­ності і компетенції менеджерів. Більшою мірою будуть потрібні їхні вміння робити оптимальний вибір в умовах альтернативних ризиків, їхні економічні знання та кваліфікація, здібності управляти працівниками і їхня здатність приймати рішення [72, с. 37].

Сучасний розвиток науки і техніки дає можливість створюва­ти автоматизоване робоче місце менеджера (АРММ). Це про­блемно-орієнтований програмно-технічний комплекс, який включає технічні і програмні засоби, інформаційне та методичне забезпечення роботи менеджера в його предметній галузі і опера­тивного задоволення його інформаційних та обчислювальних за­питів безпосередньо на робочому місці у режимі діалогу з ЕОМ. Автоматизоване робоче місце допомагає менеджеру автоматизу­вати перетворення, редагування цифрової та текстової інформа­ції, необхідні обчислювання, а також підвищувати ефективність і культуру його праці. Створення ЛРМ менеджера передбачає, що основні операції щодо накопичення, зберігання й переробки інформації будуть виконуватися засобами обчислювальної техні­ки. Менеджер виконує тільки певну частину ручних операцій, які потребують творчого підходу, і використовуючи вихідну ін­формацію, приймає управлінські рішення. Контролюючи роботу обчислювальних засобів, він вносить необхідні зміни в значення параметрів процесів, котрі моделюються, та вихідні дані у про­цесі обробки інформації для реалізації функцій, які регламенту­ються посадовою інструкцією. АРМ менеджера як інструмент ра­ціоналізації та інтенсифікації його діяльності забезпечує вико­нання в автоматизованому режимі таких функцій, як інформа­ційно-довідкове обслуговування, облік та аналіз, а також реалі­зацію окремих завдань прогнозного характеру [258, с. 9].

Подальшим розвитком ідей автоматизації управління стало створення всесвітньої павутини — мережі Інтернету. Сьогодні вже важко уявити менеджера, який би не користувався послуга­ми електронної пошти. За принципом дії ця послуга нагадує зви­чайну паперову пошту. Передавання повідомлень за допомогою неї здійснюється шляхом проходження інформації через послі­довність вузлів глобальної мережі. Цей процес називається маршрутизацією [258, с. 2389]. Деякі менеджери отримують по­штою 30—40 повідомлень на день і в разі необхідності обміню­ються інформацією в реальному часі, не виходячи з-за столу. Б. Гейтс зазначав, що він отримував завдяки Інтернету до 90 % новин, а електрона пошта в компанії "Майкрософт" стала попу­лярнішою, ніж телефонні розмови або наради. Тільки на його адресу щоденно надходило до тисячі листів: частину він опрацьо­вував сам (від тих людей, з якими постійно спілкувався), а біль­шу частину відслідковував його асистент [44]. Завдяки впровадженню електронної пошти, наприклад, у компанії "Дженерал електрик" різко зменшилася кількість відряджень і підвищила­ся якість життя та праці співробітників [261].

Згідно з дослідженнями 91 % менеджерів нині користуються Інтернетом для пошуку бізнесової інформації, вважаючи його надійнішим (а може доступнішим!) джерелом, ніж журнали, книги, газети [68]. Інтернет використовується для інформацій­ної та комунікаційної підтримки бізнесу (маркетингові дослі­дження, реклама, створення та підтримання іміджу організації, сервіс та підтримка клієнтів і т. ін.), а також для здійснення біз­несу через Інтернет-магазини, комерційні бази даних, інформаційно-рекламні портали та ін. Розвиток Інтернету прискорює глобалізацію інформаційно-комунікаційного простору. Саме гло­бальна мережа Інтернет зробила електронну комерцію доступ­ною для організації будь-якого масштабу і будь-якої країни. Все більше товарів та послуг розподіляється за допомогою цього ка­налу. Так, відомо, що вже через ЗО днів після відкриття, без будь-якої реклами та публікацій у пресі, компанія "Амазон" про­давала книжки у всіх штатах Америки та в 45 інших країнах сві­ту. Для цього керівник фірми Джефф Безос лише надіслав елек­тронні листи 300 друзям і попросив їх розповісти про новий сайт своїм знайомим [78]. Відомо, що компанія "Делл комп'ютерз", використовуючи цей канал розподілення, щорічно продає про­дукцію майже на 2 млрд дол. [153, с. 389; 390]. Завдяки Інтерне­ту автомобіль японської фірми "Тойота" виготовляється за 72 го­дини після отримання замовлення та ще з урахуванням поба­жань клієнта щодо двигуна, коробки передач, кузова та впоряд­кування салону [107, гл. 5.3].

Використання сучасних засобів оргтехніки, механізація та автоматизація управлінських процесів приводять до таких змін в управлінській праці менеджерів [232, с. 328]:

—вивільняється частина робочого часу менеджера завдяки
пришвидшенню операцій;

—зростає оперативність в отриманні інформації за рахунок
упровадження сучасних засобів зв'язку (мобільних телефонів,
електронної пошти тощо). За наявності таких засобів менеджер
може управляти бізнесом і своїми підлеглими практично коли
завгодно і звідки завгодно;

—з'являється можливість відводити більше часу не на тех­нічну роботу зі збирання та обробки інформації, а на розумову: вибирати кращі управлінські рішення з кількох можливих на основі отриманої інформації;

—підвищується комфортність управлінської праці та ін.

Комп'ютери мають незаперечні переваги серед інших засобів обробки інформації завдяки великому обсягу пам'яті, швидкому виконанню процесу обробки. Такі пристрої до комп'ютера, як принтери, сканери, графічні плотери дають можливість мене­джеру отримувати інформацію дуже швидко й у зручному для нього вигляді. Технічні засоби допомагають вирішити проблему достовірності, оперативності та регулярності управлінської ін­формації, що дає можливість менеджерам вищого і середнього рівнів приймати більш ефективні рішення. Лише сучасні авто­матизовані системи спроможні пов'язати в єдине ціле всі елемен­ти управління [209, с. 467]. Звичайно, навіть найпрогресивніша автоматизована система не замінить роботу менеджера. Комп'ютери не думають, вони лише допомагають фіксувати дані, обробляти їх і видавати результати, а думають і приймають рішення менеджери, використовуючи інформаційні технології.

Отже, робоче місце менеджера має відповідати економічним, технічним, санітарно-гігієнічним нормам, спрямованим на вста­новлення безпечних для життя та здоров'я умов його праці. Будь-яка невідповідність робить розумову працю складною, про­дуктивність праці низькою, а менеджер швидко втомлюється і не отримує задоволення від праці.

Ефективність розумової праці багато в чому залежить не тіль­ки від оснащення робочого місця та його обслуговування, але й від культури робочого місця. Організований менеджер буде тримати своє робоче місце в порядку, не захаращувати свій робо­чий стіл непотрібними паперами та предметами. Важливо, щоб можна було легко знайти будь-який документ. Вимогою елемен­тарної культури є дотримання у приміщенні чистоти.

Чим досконаліші технічні засоби управління і чим краще ме­неджер ними користується, тим ефективніші технологія управ­ління, організація управлінської праці та сам процес управлін­ня. Водночас менеджери, облаштовуючи своє робоче місце, пови­нні пам'ятати, що основні результати діяльності організації одержують безпосередньо в цехах, відділах, інших структурних підрозділах тощо. Дж. Уелч писав: "Я завжди нагадував собі, що в центральному офісі нічого не виробляють і не продають. Щоб знати, що дійсно відбувається, потрібно третину свого робочого часу проводити у структурних підрозділах, а не в кабінеті" [261]. Такої ж думки дотримувалися й інші успішні менеджери — Лі Якокка, Акіо Моріта, Альфред Слоан та ін.