Інформація й інформаційні технології у праці менеджера

У книзі "Мої роки з "Дженерал моторз" колишній її прези­дент А. Слоан (який фактично й створив всесвітньо відому кор­порацію з маленької, нікому не відомої компанії, і очолював її протягом 40 років) пише, що своїм надзвичайним успіхом він зобов'язаний, головним чином, стилю керівництва, сфокусова­ному на інформації. Він постійно й активно збирав інформацію і використовував її в цілях управління [153, с. 1]. Інформація для менеджерів є нині одним із найважливіших інструментів, за до­помогою яких досягається успіх у бізнесі. Мабуть тому П. Дру-кер називає інформацію ключовим ресурсом для прийняття управлінських рішень [71, с. 169]. М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоурі наголошують, що майже все, що роблять менеджери, щоб забезпечити досягнення цілей організації, потребує ефек­тивного обміну інформацією [154, с. 165]. Відомо, що в одній із виробничих компаній у Південній Каліфорнії, яка забезпечила доступ працівників до інформації про споживачів та клієнтів, витрати та доходи, систему матеріального стимулювання (що ра­ніше вважалося конфіденційною інформацією), продуктивність праці зросла приблизно на 40 % [106, с. 81].

Інформація — це сукупність відомостей про навколишній світ, процеси, які в ньому відбуваються, про події, ситуації, яви­ща. Ці відомості люди отримують та обмінюються ними безпосе­редньо чи за допомогою певних пристроїв [277, с. 344]. У сфері управління інформація - - це сукупність повідомлень (у будь-якій формі), знань про стан системи (або об'єкти управління) та її функціонування, що використовуються для оцінювання ситуа­ції та розроблення управлінських рішень. Показниками якості інформації є точність, повнота, актуальність, цінність і корис­ність. Інформацію П. Друкер називав новим "основним ресур­сом". Вона не прив'язана до жодного виду діяльності, не має чіт­ко вираженої форми кінцевого використання. Головне, що ін­формація є предметом, засобом і продуктом управлінської праці [107, гл. 5.2]. Інформація — це основа процесу управління, праці менеджерів. Від рівня збирання, обробки і передавання інформа­ції залежить ефективність управління.

У практиці управління використовують інформацію еконо­мічну, організаційну, соціальну, психологічну, технологічну [232, с. 169—170]. Нині цей канал управління розглядається як інформаційна компонента інтелекту нації [257, с. 359]. Загаль­новідома така аксіома: той, хто володіє інформацією (у широко­му розумінні слова), володіє світом. Жодна організація не може здійснювати свою діяльність без інформації чи в умовах недо­статньої інформації.

Інформація створює картину реального стану організації і стає основою для вироблення її стратегії. Для цього потрібно во­лодіти чотирма видами інформації [71, с. 159—167]:

1) базовою фінансовою інформацією;

2) інформацією про продуктивність праці;

3) інформацією про виключну компетенцію організації (чим
ця організація відрізняється від інших);

4) інформацією про розподілення ресурсів.

Водночас інформація в управлінні корисна лише тоді, коли вона реалізується у спільну діяльність людей. Вона об'єднує пра­цівників однин з одним і з організацією загалом. Вона потрібна всім — від керівника найвищої ланки управління до рядового працівника. Але для менеджерів інформація є предметом їх­ньої праці [71, с. 171]. За деякими спостереженнями, менеджери (особливо вищого та середнього рівнів управління) на збирання й обробку інформації витрачають до 40 % робочого часу. Викорис­товуючи її, вони розробляють і приймають рішення, необхідні для зміни об'єкта управління.

Управлінська інформація має такі особливості [107, гл. 5.2]:

а) великі обсяги інформації мають оброблятися в жорстко об­
межені строки;

б) вихідна інформація підлягає багаторазовій обробці з різ­
них виробничих поглядів і з урахуванням вимог споживачів;

в) вихідні дані та результати розрахунків повинні зберігати­
ся досить довго.

Інформація, з якою працюють менеджери, поділяється на зо­внішню та внутрішню. Зовнішня інформація — це вид інформа­ції, який використовується для оцінювання впливу зовнішніх факторів у формі звітів: вона видається зовнішнім споживачам. Внутрішня інформація — це всі види облікових даних, що вимі­рюються, обробляються і передаються для внутрішнього вико­ристання [148, с. 226]. Менеджерам постійно потрібна інформа­ція як внутрішня, так і зовнішня. Але інформація тільки тоді сприяє успішній праці менеджерів, якщо вона доступна, своє­часна, достатня та значуща. За дослідженнями, кожен другий менеджер вважає, що прийняття важливих рішень затягується через надто великий обсяг інформації [61].

Недостатність інформації, як і її надлишковість, знижує результативність праці менеджерів. При дефіциті інформації мене­джер змушений діяти в умовах невпевненості та інформаційної невизначеності. Значна кількість зайвих і неістотних подробиць підволікає увагу менеджера від глибинної сутності справи сто­совно характеру і причин того, що відбувається. Це не дає змоги детально підготувати, прийняти обґрунтоване управлінське рі­шення та успішно його реалізувати. П. Друкер наголошує: "Ме­неджмент повинен засвоїти два уроки: по-перше, необхідно ігно­рувати дані, які не стосуються конкретної проблеми, і по-друге, дані треба організовувати, аналізувати, інтерпретувати, а тільки потім використовувати для прийняття рішення про те, як дія­ти". На його думку, інтерпретація інформації є ключем до успіху організації [71]. Для того, щоб правильно працювати з інформа­цією, менеджеру необхідно навчитися [122, с. 164—166]:

—оцінювати достовірність джерела інформації;

—ставити правильні запитання (щоб звузити потік даних);

—аналізувати отримані дані й відокремлювати зайве;

—уникати упередженого ставлення до інформації.

Для прийняття менеджером оптимальних рішень важливим є максимально можливе виключення "людського чинника" із системи збирання, обробки і передавання інформації з метою за­безпечення її об'єктивності [257, с. 269]. Проте іноді у людини домінує бажання отримувати позитивну, а не негативну інфор­мацію. Тому часто працівники говорять своїм менеджерам саме те, що ті хочуть почути, і утримуються від повідомлення непри­ємних фактів, а також від висловлення власної думки, оскільки вона може суперечити думці начальника. Внаслідок цього в бю­рократичних організаціях менеджери отримують від підлеглих лише 10 % інформації [153, с. 181]. У кожній організації є фор­мальні й неформальні канали передачі інформації. Формальни­ми каналами інформація циркулює вертикально (вона, як прави­ло, дозована, але достовірна) "зверху вниз" і "знизу вверх" та го­ризонтально (обмін інформацією між підрозділами). Неформаль­ним каналом (спілкування між людьми) інформація може пере­даватися у вигляді чуток та пліток, тобто бути недостовірною. А може, навпаки, як сказано в книзі "Танець змін", сприяти поши­ренню знань та досвіду ефективніше, ніж за допомогою формаль­них каналів [226, с. 51].

Менеджеру, який хоче ефективно взаємодіяти з іншими людьми, варто знати, що при обміні інформацією відбуваються її втрати: задумано — 100 % інформації, передано у словесній фор­мі — 80, почуто і зрозуміло — 60, залишилося у пам'яті — 24 % задуманої інформації. Тобто у процесі обговорення відбуваються втрата інформації (причому нерідко втрачається основна інфор­мація, а передається другорядна), викривлення інформації (зміст почутого передається у власній інтерпретації) та доповнен­ня інформації (додавання власної інформації до почутої) [162]. Чим більше ієрархічних рівнів в організації, тим більше інфор­мації втрачається (іноді до 80 %) на шляху від тієї людини, яка передала інформацію, до тієї, якій нона була адресована.

Відомий французький філософ Абраам Моль у книзі "Соціодинаміка культури" так описує схожу ситуацію: "Капітан віддає команду своєму ад'ютанту: "Як Ви знаєте, завтра відбудеться со­нячне затемнення, а це буває не кожного дня. Зберіть о 5-й год особовий склад у похідному одязі. Люди зможуть спостерігати за цим явищем, а я дам пояснення. Якщо піде дощ, то спостерігати буде нічого, тоді людей залиште в казармі". Ад'ютант передає цю команду черговому сержанту: "За наказом капітана завтра о 5-й год відбудеться сонячне затемнення у похідному одязі. Капітан на плацу дасть необхідні пояснення, а це буває не кожного дня. Якщо піде дощ, то затемнення відбудеться в казармі". Черговий сержант передає інформацію капралу: "За наказом капітана за­втра о 5 год відбудеться затемнення на плацу в похідному одязі. Капітан дасть необхідні пояснення в казармі, якщо піде дощ, а це буває не кожного дня". Капрал дає команду солдатам: "Завтра о 5-й ранку капітан зробить сонячне затемнення в похідному одязі. Якщо піде дощ, то це відбудеться в казармі, а таке буває не кожного дня". І, нарешті, один солдат передає іншому: "Завтра, о 5-й ранку, сонце на плацу зробить затемнення капітана в ка­зармі. Якщо буде дощ, то це явище відбудеться в похідному одя­зі, а таке буває не кожного дня" [81, с. 71 — 72]. Як видно, із цієї ситуації для адекватного сприйняття переданої інформації необ­хідно розмовляти "однією мовою" (тобто єдиною системою коду­вання і декодування інформації), вибудовувати повідомлення у зрозумілій формі та забезпечувати зворотний зв'язок.

Можна виділити такі основні причини викривлення управ­лінської інформації [107, гл. 5.2]:

— дві однакових події різними людьми оцінюються по-різному (при цьому повідомлення, отримане першим, сприйма­ється і закріплюється в пам'яті міцніше);

—на інформацію впливають емоції (через страх, радість, гнів інформація по-різному сприймається й передається);

—у людини є бажання за рахунок інформації справити вра­ження на свого начальника.

Отже, інформація має цінність лише тоді, коли вона актуаль­на, повна, зрозуміла, достовірна, значима та захищена. Водночас нині інформація поширюється практично зі швидкістю світла, а утримати її настільки складно, що переваги, пов'язаної з досту­пом до інформації, вже більше немає.

Інформацію, яку використовують менеджери, можна класи­фікувати за такими ознаками [66, с. 242—243; 277, с. 345—346]:

— джерелами виникнення: зовнішня, внутрішня;

— порядком виникнення: первинна та похідна;

— роллю у процесі управління: директивна (розпорядча),
звітна, довідкова, нормативна, обліково-бухгалтерська, статис­тична;

— напрямом руху: вхідна та вихідна;

— стабільністю: умовно-змінна, умовно-постійна;

— способом відображення: текстова, графічна (креслення, графіки, таблиці, схеми), аудіовізуальна (поєднання зображення та звуку);

— способом обробки: піддається або не піддається механізова­ній обробці;

— способом, передавання: письмова, усна, за допомогою теле­фону, пошти, Інтернету, книжок тощо;

— періодичністю: щоденна, декадна, місячна, річна або ви­кликана якимись подіями.

Тільки систематизовані дані дають можливість отримати по­вну картину. Несистематизована інформація — це просто розріз­нені дані. Немає двох менеджерів, які б однаково систематизува­ли інформацію. Кожний це робить так, щоб йому було зручно з нею працювати. Сукупність методів і засобів відбору, класифіка­ції, зберігання, пошуку, оновлення та обробки інформації в сис­темі управління становить інформаційне забезпечення праці менеджера [258, с. 605, 613]. Є два канали інформаційного за­безпечення менеджерів:

1) формалізований (ним циркулює регламентована за фор­
мою, змістом і часом надання інформація з достатнім ступенем
достовірності);

2) стихійний (ним надходить до менеджерів величезна кіль­
кість найрізноманітніших відомостей, які далеко не завжди

3) об'єктивно відображають справжній стан речей: телефонні дзвін­ки, усні звернення або відповіді, службові записки, численні на­ради).

Функції інформаційного забезпечення можна поділити на первинні і вторинні [258, с. 605]. Вторинною функцією є забез­печення управлінського персоналу науково-технічною інформа­цією про нові досягнення науки та техніки, технології виробни­цтва, передовий вітчизняний та зарубіжний досвід у галузі управління. До первинних функцій належать:

а) організація масивів інформації. За таких умов важливою складовою є визначення потреб в інформації та організація її ма­сивів. За даними досліджені., у багатьох організаціях складають документів у 2—3 рази більше, ніж цс потрібно для розробки й обґрунтування рішень. Тому менеджер мас вирішувати, яку за змістом інформацію він хоче отримувати, які структурні підроз­діли і з якою періодичністю повинні її надавати, у якому вигляді і з якою метою. У процесі організації масивів інформації вико­ристовуються уніфіковані системи документації і класифіка­тори;

б) організація процесів та засобів збирання, зберігання, об­робки і транспортування інформації. За таких умов передбача­ються технічне супроводження інформаційних процесів, розпо­ділення між підрозділами та окремими виконавцями завдань із підготовки та передавання інформації з місця її виникнення до користувачів [258, с. 605]. Інформаційно-пошукові системи, які створюються в організаціях, дають змогу зберігати великі обсяги неструктурованих даних (наприклад, текстів) і дають можли­вість пошуку документів, які містять потрібну інформацію за до­вільно сформульованим запитом. Ці системи ще називають доку­ментальними або текстовими базами даних [150, с. 205]. У су­часних організаціях створюються власні бази даних, які допома­гають менеджерам у будь-який час використовувати накопичену інформацію. Ефективність інформаційних процесів значною мі­рою впливає на продуктивність використання всіх ресурсів і сприяє поліпшенню взаємодії між людьми, створенню синерге­тичного ефекту. Інформаційні процеси неначе пронизують і об'єднують всі елементи організації (або розвалюють їх...). Тому однією з найважливіших задач, які мають вирішувати менедже­ри, зокрема вищого і середнього рівнів управління, є побудова інформаційної системи організації. Добре спроектована система інформації дає можливість ефективно управляти процесами, людьми, організацією загалом;

в) організація інформаційних потоків. Інформаційний по­ тік — сукупність даних, що передаються від одного об'єкта (джерела інформації) до іншого (отримувача інформації). Це ре­гулярний рух інформації в одному напрямі від джерела до адре­сата [258, с. 613]. Управління інформаційними потоками необ­хідно розглядати у стратегічному контексті, не обмежуючись ви­користанням комп'ютерних систем, логічно пов'язуючи з корпо­ративною культурою організації. Інформаційні потоки поділя­ються на вертикальні й горизонтальні. Вертикальним потоком є однобічний потік ідей "згори вниз". Він забезпечує інтенсивне зростання сукупного інтелектуального потенціалу, переведення знань усіх працівників на рівень нової ідеї (нового розуміння за­дач організації і шляхів їх розв'язання). Горизонтальним є та­кий потік (перенесення), який утворюється внаслідок взаємного інтелектуального обміну всередині колективу і поза ним, як об­мін новинами. Зазвичай має місце рівноцінний за рівнем обмін знаннями, але це залежить від адекватності інформаційного кон­такту [257, с. 44—45]. Організація інформаційних потоків пе­редбачає: визначення джерел та користувачів інформації відпо­відно до спеціальних функцій та задач управління; визначення складу інформації, періодичності її циркулювання та форм по­дання; розробку документообігу; використання комплексу тех­нічних засобів для організації потоків інформації; встановлення послідовності складання, оформлення, реєстрації, узгодження та затвердження документів [258, с. 613].

Водночас в умовах авторитарної системи управління рух ін­формаційних потоків має такі недоліки [106, с. 76]:

—низхідний рух інформації при проходженні кожного рівня
управлінської структури помітно змінюється і доходить до по­трібного користувача у зміненому вигляді;

—великий обсяг інформації, йдучи знизу вверх, певним чи­ном фільтрується і до потрібного користувача доходить лише не­значна частина висхідної інформації;

—порушується порядок поширення інформації, бо кожен ме­неджер має можливість змінити її значення, заблокувати її рух або затримати, керуючись власним оцінюванням її значущості;

—на кожному рівні управління інформація заново інтерпре­тується таким чином, щоб відповідати власним очікуванням, власному сприйняттю, власній практиці, власним бажанням;

—порушення руху інформації викликає особисту неприязнь, протистояння підрозділів, відчуття провини, супротив змінам, недовіру, конфлікти, зниження мотивації та інші наслідки, що мають досить негативний ефект. При порушеннях інформацій­них потоків набуває поширення інша інформація — чутки, інси­нуації, суб'єктивні оцінки тощо.

Практика свідчить, що в багатьох випадках виявляються такі негативні явища, які спотворюють інформаційний потік [229, с. 285—286], зокрема:

—паралельне проходження однакової інформації або її по­вторюваність;

—відсутність однакового підходу при формуванні інформації
(кожний підрозділ, наприклад, використовує свої показники і їх по-своєму тлумачить);

—невпорядкованість і нерегулярність подання інформації;

—запізнення в передаванні інформації;

—недостатня надійність і повнота інформації;

—зайві обсяги інформації;

—неможливість зробити порівняльний аналіз внаслідок одержання і опрацювання даних у різні періоди.

Коли йдеться про інформаційні ресурси, то мають на увазі сукупність знань й інформації про навколишній світ, накопиче­ну на будь-яких інформаційних носіях (документах, базах даних та ін.), які можуть бути використані для реалізації певних цілей. Якість інформації при цьому оцінюється за такими показника­ми: достовірність, корисність, достатність, своєчасність, доступ­ність, однозначність. Використання корпоративних мереж, по­будованих за принципом Інтернету (інтранету), забезпечує не тільки швидким прямим доступом до інформації, але й дає мож­ливість оперативно знайомитися зі споживацькими потребами, вимогами ринку.

Сукупність методів, виробничих процесів та програмно-тех­нічних засобів, об'єднаних у технологічний ланцюг, який забез­печує збирання, зберігання, обробку, виведення та поширення інформації, називають інформаційною технологією (ІТ). Роз­виток інформаційних технологій за останні роки став поштовхом до використання найсвіжішої інформації, проведення віртуаль­них нарад, конференцій, застосування гнучких графіків роботи, організації праці в домашніх умовах. Метою застосування інфор­маційних технологій є отримання з первинних даних інформації нової якості для її аналізу і прийняття на основі цього управлін­ського рішення [150, с. 205]. Якщо раніше менеджери розрахо­вували лише на допомогу секретаря, то сьогодні їхніми важливи­ми помічниками є адміністративні працівники, які займаються інформаційними технологіями і суттєво змінюють процес збирання, підготовки та своєчасного передавання інформації. У компанії "ІВМ", наприклад, 10 адміністративних працівників обслуговують інформаційними технологіями близько 140 управ­лінців [208]. Проте на відміну від іноземних компаній українські організації ще не приділяють достатньої уваги питанням інфор­матизації. Принаймні більшість менеджерів ще не вважають цю сферу пріоритетною. За результатами досліджень, українські ор­ганізації інвестують в інформаційні технології в середньому від 1 до 2 % усього обігу, а в західних компаніях цей показник стано­вить 5—10 %. Статистичні дані свідчать, що 77,7 % українців досі не володіють базовими навичками роботи з комп'ютером [ Уткин В. Сколько "ест" ІТ? Вы или Вас. Стратегии, с которьіми побеждают. — Кн. 3. — К., 2005. — С. 50].

Менеджери, які володіють прикладними програмами і само­стійно їх використовують, можуть оперативно й достовірно про­аналізувати ефективність виробничої діяльності організації (або окремого її підрозділу) чи будь-якого управлінського процесу. Наприклад, за допомогою програми Microsoft Excel менеджер може досліджувати бізнес-ситуації, планувати прибуток, при­ймати інвестиційні рішення за наявності невизначеності, здій­снювати маркетинговий аналіз та розраховувати майбутні показ­ники. Програма Project Expert допоможе розробити план розвит­ку організації, проаналізувати ефективність її поточної та пер­спективної діяльності, підготувати фінансовий план, бізнес-план інвестиційного проекту. Програма Microsoft Access дає можли­вість розробляти прикладні завдання з менеджменту з викорис­танням баз даних, а програма AllFusion Process Modeler BPwin— моделювати бізнес-процеси. Програма Statistica дає змогу роби­ти кореляційний та факторний аналіз, обчислювати матриці кое­фіцієнтів кореляції, здійснювати нелінійне оцінювання та про­водити інші операції. Пакет прикладних програм SPSS призна­чений для професійної обробки статистичних даних методами математичної статистики, графічної, математичної й аналітич­ної обробки інформації. Цілий ряд пакетів (Internet Explorer, Opera, Mozilla, The Bat!, Eudora, Outlook Express, ICQ) дають можливість менеджеру працювати в Інтернеті, використовувати телеконференції, електронну пошту, користуватися платіжними системами та законодавчими оn-line базами. Такі програми, як Microsoft Visio 2002, Microsoft Word, Open Office, Star Office, Lotus Smart Suite, 602 PCSuite стануть менеджеру у нагоді для створення діаграм, бізнес-схем, графіків, професійного оформ­лення документів, у роботі з електронними таблицями. Чимало програм, а також інтерактивних словників забезпечують мене­джерам підтримку в інтерактивному вивченні ділової іноземної мови.

Водночас ставлення управлінських працівників до інформа­ційних технологій є неоднозначним. Наприклад, під час дослі­дження впливу інформаційних технологій на роботу 350 праців­ників зроблено такий висновок: технології не поліпшили їхнє життя, а додали їм ще більше клопотів. Понад 55 % респонден­тів оцінили свої сподівання на користь інформаційних техноло­гій як "невиправдано завищені", приблизно стільки ж респон­дентів відповіли, що на освоєння нових інформаційних техноло­гій доводиться витрачати майже стільки ж часу, скільки вони зе­кономили. Половина респондентів визнали, що інформаційні технології -- це перевантажена інформація [153, с. 168—171]. Таке розуміння помилкове, оскільки власне інформаційні техно­логії не є самостійно діючим фактором успіху. Вони лише допо­магають менеджерам реалізувати свої можливості, економлять їхній робочий час на пошук інформації, вдосконалення необхід­них знань.

Отже, з одного боку, інформаційні технології полегшують працю менеджерів, а з іншого вимагають зміни їхнього мислен­ня. Завдяки поширенню інформаційних технологій ті, хто ними володіє (країни, компанії, окремі люди), отримують важливу пе­ревагу над тими, хто не володіє ними або не встиг своєчасно їх придбати. Це створює розрив як у статусі застосування, так і в доступі до інформації. Основною проблемою стає вже не отри­мання інформації, а її відбір та відсіювання непотрібної. Неви­падково один із видатних менеджерів сучасності в галузі комп'ютерного виробництва Майкл Делл попереджає, що можна втратити справу, якщо заглибитися в технології заради техноло­гій [153, с. 132]. Необхідно змінювати наші уявлення про те, де і як їх слід використовувати.

Процеси масового запровадження комп'ютерних засобів у "ділову сферу" почалися в США наприкінці 50-х років минулого століття. Але при цьому виникли суттєві труднощі в їх викорис­танні, які здебільшого спричинялися невпорядкованістю (вели­чезною рутиною) у сфері конторської праці. В результаті у сфері бізнесу США виник рух під гаслом "Геть безглуздя!" Йшлося про впровадження наукової організації праці у сфері управління і документообігу. Цей рух розчистив шлях комп'ютерним систе­мам [257, с. 269]. Відомий учений Джон Нейсбіт у 1982 р. у книзі "Мегатренди" навіть пророкував, що "комп'ютери затьмарять собою піраміди", тобто вони, сприяючи обміну інформацією та ідеями, приведуть до появи інформаційної епохи. М. Маклюен дійшов висновку, що завдяки інформаційним технологіям відбу­ватимуться процеси глобалізації, взаємопроникнення культур. Інший учений Іоней Масуда вказував, що комп'ютерні техноло­гії значно підвищуватимуть розумову працю людини, а відтак вони суттєво змінять управлінську працю менеджері!!. У ділово­му світі, зазначає, наприклад, президент дослідницького центру "Ф'юджі" Б. Ямада, комп'ютерна мережа перетворюється у важ­ливий елемент інфраструктури, бо завдяки їй забезпечуються комунікації, суттєво спрощується рух інформації, відбувається виникнення синергетичного ефекту [223, с. 183].

Отже, у сучасних умовах відбувався довгий процес переходу від машинних операцій до комунікацій, від комунікацій до ін­форматики, від інформатики до організації інформаційних сис­тем. Інформаційні системи є сукупністю процедур збирання й обробки даних, їх аналізу, перетворювання на інформацію та її поширення, а також добору працівників (служб), які виконують ці функції, та вибору відповідних технічних засобів. Основні функції інформаційної системи такі [320, с. 111 —113]:

— операційна -- проведення різних операцій за допомогою
ЕОМ на основі уніфікації і стандартизації знань у бухгалтерсько­му обліку, складовому господарстві, банківській справі, тобто практично у всіх функціональних підсистемах менеджменту;

— моніторингова — здійснення постійного стеження за ді­яльністю різних систем шляхом фіксації та обробки даних про їхній стан і надання користувачу потрібної інформації;

— забезпечення інформацією всіх стадій життєвого циклу управлінських рішень — це головна функція інформаційної сис­теми, оскільки раціональні рішення можуть вироблятися, при­йматися і реалізовуватися тільки за умови наявності високоякіс­ної інформації;

— експертна — оцінювання рішень, які приймаються, на основі накопичення знань у різних сферах діяльності організа­ції;

— комунікаційна — передавання й отримання інформації всередині організації та за її межами в електронному вигляді.

Будь-яка інформаційна система — це інструмент технології управлінської діяльності. З одного боку, вона має максимально враховувати особисті риси й стиль праці менеджерів, з іншого — інформаційні системи не можуть бути абсолютно персоніфікова­ними хоча б тому, що в реальному житті відбувається зміна менеджерів, а інформаційні системи не можуть ліквідовуватися й заново створюватися у разі кожної зміни керівників. Тому інформаційні системи мають бути універсальними, але спромож­ними адаптуватися до стилю конкретного працівника без знач­них змін банку даних. Працюючи з інформаційними системами, менеджерам необхідно чітко усвідомлювати власні інтелектуаль­ні здібності, які дають можливість орієнтуватися у проблемах, а також уміння аналізувати інформацію і приймати рішення. їм потрібно знати, де технології будуть корисними, а де ні, тобто на практиці заважатимуть працювати більш ефективно. "Досяг­нуть успіхів тільки ті організації, в яких менеджери зрозуміють особливості і межу людських можливостей, те, як їх варто розви­вати і як ними управляти у зв'язку з появою нових технологій, — підкреслюється у книзі "Менеджмент XXI століття". — Інші організації, де вірять у те, що будуть працювати за принципом "люди, якось самі пристосуються", проваляться. Внутрішньо-корпоративні війни нового тисячоліття будуть відбуватися не че­рез прагнення зберегти темп розвитку за рахунок технологічних новинок, а через зміни складу розуму" [153, с. 170]. "Інформа­ційне забезпечення не є самостійно діючим фактором успіху, — зауважує у книзі "Майстерність: менеджмент" професор Гар­вардського університету Ксав'є Жильбер. — Гарна авторучка не гарантує, що ви напишете чудовий роман. Якщо виходити з можливостей сучасних інформаційних технологій та шукати, де їх використати, то отримаєте поганий роман і погану організа­цію корпоративної діяльності. Інформаційне забезпечення лише допомагає реалізувати можливості, які створює комунікація". "Звіти, Web-сайти, проектні розробки й інші документи, створе­ні за допомогою комп'ютерних технологій, повинні поступово перетворюватися на динамічну базу знань", — наголошується у книзі "Танець змін" [226, с. 466—467].

Інформаційні системи в організації, створені за допомогою комп'ютерних технологій, Білл Гейтс називає "електронною нер­вовою системою" організації. Ця система виявляє недоліки в управлінні бізнес-процесами, визначає потреби клієнтів і дина­міку конкуренції. Вона управляє знаннями, розширює аналітич­ні здібності працівників і, об'єднуючи їх, формує сукупний інте­лект всієї організації й колективну готовність до дій. "Побудова "електронної нервової системи", — пише Б. Гейтс у книзі "Бізнес зі швидкістю думки", — вимагає добре опрацьованого плану та визначення порядку експлуатації системи". Впровадження сис­теми складається з трьох етапів: 1) оснащення працівників необхідною електронною технікою; 2) інтеграція існуючих робочих професій у систему управління знаннями; 3) організація взаємо­дії внутрішньої системи з електронними системами поза органі­зацією. "Електронна нервова система", вважає Б. Гейтс, відріз­няється від простої комп'ютерної мережі багатством інформації, швидкістю її передачі і можливостями для аналізу та спільного використання отриманих даних. А це все сприяє зростанню інте­лектуального коефіцієнта організації [44].

За цих умов слід говорити про формування інформаційної культури менеджерів. Вона не може і не повинна зводитися лише до професійного оволодіння комп'ютерною технікою та ін­формаційними технологіями. Інформаційна культура мене­джера — це нове бачення інформаційних процесів, новий підхід до стилю, методів, процедур управління. Це такі мінімальні об­сяги і рівень знань, умінь і навичок, які необхідні менеджеру для плідної роботи з інформаційними потоками і масивами, для ефективного використання технічних засобів і технологій зби­рання, зберігання, обробки, передавання та аналізу інформації з тим, щоб мати змогу формувати адекватні проблемній ситуації управлінські рішення та здійснювати ефективне управління функціонуванням і розпитком відповідної організації [123, с. 192—193]. Інформаційна культура мас включати інноваційну спрямованість мислення та готовність до творчої праці. Тому ін­формаційна культура менеджерів набуває особливого значення і як елемент їхньої загальної, професійної та управлінської куль­тури, і як запорука забезпечення належного рівня ефективності управлінської діяльності. Отже, інформаційна культура перетво­рюється на неодмінну складову професійної компетентності ме­неджерів.

 

Питання для обговорення

1. Що таке наукова організація праці і, зокрема, праці мене­джера?

2. Які принципи покладаються в основу наукової організації
праці менеджера?

3. Які причини викликають у менеджера невдоволеність ро­ботою і як з цим боротися?

4. Що таке працездатність і як менеджеру досягати її най­вищого рівня?

5. Яким має бути робоче місце менеджера?

6. Які питання вирішує автоматизація управлінської праці?

7. Яку роль відіграє інформація у праці менеджера?

8. Що таке інформаційні технології, і як вони використову­ються у праці менеджера?

9. Що становить інформаційну культуру менеджера?

 

ТЕМА 8