Система управления процессами организации включает:
- действия по преобразованию входов в выходы,
- систему сбора информации о показателях процесса,
- систему анализа этой информации и принятия управленческого решения лицом, ответственным за эффективность процесса,
- систему непрерывного улучшения показателей процесса и корректирующих действий по устранению причин отклонений в ходе процесса.
Показатели процессов должны быть интегрированы в общую систему управленческого учета организации, а система планирования деятельности процессов – в систему стратегического планирования организации.
Когда требуется рассмотреть процесс как совокупность составляющих его элементов, используют термин «подпроцесс».
Таким образом, в систему бизнес-процессов компании входят:
1) Владелец процесса - должностное лицо (коллегиальный орган), управляющее процессом и ответственное за его выполнение и результат;
2) Ресурсы, необходимые для проведения процесса (материальные или информационные объекты, используемые для выполнения процесса, но не являющиеся входом процесса): информация, персонал, оборудование, программное обеспечение, среда, транспорт, связь. Отнесение информации одновременно ко входам и ресурсам процесса не является ошибкой.
3) Вход бизнес-процесса – продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход.
Вход всегда должен иметь своего поставщика. К входам процесса относятся: сырье, материалы, полуфабрикаты, документация, информация, персонал, услуги. Для страховой компании это могут быть информация о клиентах и конкурентах, анализ рынка, документы и бланки страховых полисов, квалифицированные кадры, услуги обслуживающего банка и пр.
4) Выход (продукт) – материальный или информационный объект или услуга, являющийся результатом выполнения процесса и потребляемый внешними по отношению к процессу клиентами (оформленный полис, отчетная информация, экономическая защита страхователей, осуществление страховой выплаты).
Структура классификации процессов
1. Анализировать рынок и потребности потребителей
1.1. Определять потребности и пожелания потребителей
1.1.1. Выполнять качественные оценки
Проводить интервьюирование потребителей
Проводить анализ фокус-групп
1.1.2. Выполнять количественные оценки
Подготовка и проведение инспекций
1.1.3. Прогнозирование покупательского спроса потребителей
1.2. Измерение удовлетворения потребителей
1.2.1. Осуществлять мониторинг удовлетворенности продуктами и услугами
1.2.2. Осуществлять мониторинг удовлетворения потребителей при разрешении жалоб
1.2.3. Осуществлять мониторинг удовлетворенности потребителей от общения
1.3. Осуществлять мониторинг изменений на рынке или в ожиданиях потребителей
1.3.1. Определять слабые стороны в предложении продуктов/услуг
1.3.2. Идентифицировать новые инновации, которые обеспечивают потребности потребителей
1.3.3. Определять реакцию потребителей на конкурирующие предложения
2. Разрабатывать видение и стратегию
2.1. Осуществлять мониторинг внешней среды
2.1.1. Анализировать и выявлять причины конкуренции
2.1.2. Определять экономические тренды
2.1.3. Идентифицировать политические и правовые вопросы
2.1.4. Оценивать новые технологические инновации
2.1.5. Анализировать демографию
2.1.6. Идентифицировать социальные и культурные изменения
2.1.7. Анализировать экологические проблемы
2.2. Определять концепцию бизнеса и стратегию организации
2.2.1. Выбирать релевантные рынки
2.2.2. Определять долгосрочное видение
2.2.3. Формулировать стратегию бизнес-единиц
2.2.4. Разрабатывать всеобщую формулировку миссии
2.3. Разрабатывать организационную структуру и систему взаимоотношений между организационными единицами
2.4. Разрабатывать и ранжировать цели организации
3. Разрабатывать продукты или услуги
3.1. Разрабатывать концепцию и план продукта/услуги
3.1.1. Перевести потребности и желания потребителя в требования к продукту/услуге
3.1.2. Планировать и детализировать цели по качеству
3.1.3. Планировать и детализировать цели по стоимости
3.1.4. Разрабатывать жизненный цикл продукта и определять цели по времени
3.1.5. Разрабатывать и интегрировать лидирующие технологии в концепцию продукта/услуги
3.2. Разрабатывать, создавать и оценивать прототипы продуктов и услуг
3.2.1. Разрабатывать спецификации продуктов/услуг
3.2.2. Осуществлять параллельное проектирование
3.2.3. Осуществлять расчет стоимости
3.2.4. Документировать спецификацию конструкции
3.2.5. Разрабатывать прототипы
3.2.6. Получать патенты
3.3. Совершенствовать существующие продукты/услуги
3.3.1. Разрабатывать расширения (улучшения потребительских качеств) продукта/услуги
3.3.2. Устранять проблемы качества и надежности
3.3.3. Устранять устаревшие продукты/услуги
3.4. Тестировать эффективность новых или измененных продуктов или услуг
3.4.1. Осуществлять подготовку к производству
3.4.2. Разрабатывать и тестировать процесс производства прототипа
3.4.3. Разрабатывать и обеспечивать необходимыми материалами и оборудованием
3.4.4. Внедрять и проверять процесс или методологию
3.5. Управлять процессом разработки продукта/услуги
4. Продавать продукты/услуги
4.1. Позиционирование продуктов и услуг на сегментах потребительского рынка
4.1.1. Разрабатывать ценовую стратегию
4.1.2. Разрабатывать рекламную стратегию
4.1.3. Разрабатывать маркетинговые слоганы
4.1.4. Оценивать возможность рекламы и требования по ее финансированию
4.1.5. Идентифицировать выделенных (особенных) целевых потребителей и их потребности
4.1.6. Разрабатывать прогноз продаж
4.1.7. Продавать продукты и услуги
4.1.8. Вести переговоры об условиях поставки
4.2. Обрабатывать заказы потребителей
4.2.1. Получить заказы от потребителей
4.2.2. Включать заказы в процессы производства и доставки
5. Производить и обеспечивать производство
5.1. Планировать и получать необходимые ресурсы
5.1.1. Выбирать и сертифицировать поставщиков
5.1.2. Приобретать основные средства
5.1.3. Приобретать материалы и комплектующие
5.1.4. Приобретать подходящие технологии
5.2. Преобразовывать ресурсы или входы в продукты
5.2.1. Разрабатывать и настраивать процесс производства (для существующего процесса)
5.2.2. Разрабатывать график производства
5.2.3. Перемещать материалы или ресурсы
5.2.4. Изготавливать продукт
5.2.5. Упаковывать продукт
5.2.6. Складировать или хранить продукт
5.2.7. Подготавливать продукт к поставке
5.3. Поставлять продукт
5.3.1. Планировать поставку продукта
5.3.2. Поставлять продукт потребителю
5.3.3. Устанавливать продукт
5.3.4. Подтверждать специальные требования по обслуживанию потребителя
5.3.5. Идентифицировать и планировать ресурсы для удовлетворения требований по обслуживанию
5.3.6. Обеспечивать обслуживание специальных клиентов
5.4. Управлять процессом производства и поставки
5.4.1. Документировать и осуществлять мониторинг статуса заказов
5.4.2. Управлять запасами
5.4.3. Обеспечивать качество продукта
5.4.4. Планировать и выполнять текущий ремонт
5.4.5. Осуществлять мониторинг внешних ограничений
6. Производство и поставка для организаций, ориентированных на сервис
6.1. Планировать и получать необходимые ресурсы
6.1.1. Выбирать и сертифицировать поставщиков
6.1.2. Приобретать материалы и комплектующие
6.1.3. Приобретать подходящие технологии
6.2. Разрабатывать требования к квалификации персонала
6.2.1. Определять требования по квалификации персонала
6.2.2. Идентифицировать и проводить тренинги
6.2.3. Осуществлять мониторинг и управление повышением квалификации
6.3. Оказывать услугу потребителю
6.3.1. Подтверждать специальные требования по обслуживанию конкретного потребителя
6.3.2. Идентифицировать и планировать ресурсы для удовлетворения требований по обслуживанию
6.3.3. Обеспечивать обслуживание специальных клиентов
6.4. Обеспечивать качество обслуживания
7. Выставлять счет и обслуживать потребителей
7.1. Выставлять счета потребителям
7.1.1. Разрабатывать, выставлять и поддерживать деятельность по выставлению счетов
7.1.2. Выставлять счета потребителю
7.1.3. Откликаться на запросы по выставлению счетов
7.2. Оказывать послепродажное обслуживание
7.2.1. Оказывать послепродажное обслуживание
7.2.2. Осуществлять гарантийное обслуживание и претензионную работу
7.3. Откликаться на запросы потребителя
7.3.1. Откликаться на информационные запросы
7.3.2. Работать с жалобами потребителей
Организация должна определить, спланировать и обеспечить выполнение производственных процессов предоставления услуги в управляемых условиях. Управляемые условия должны включать следующее:
1) документированные рабочие инструкции, определяющие способы производства (технологии) обслуживания, использование подходящего производственного оборудования и производственной среды, соответствие стандартам и программам качества;
2) регулирование и управление процессами предоставления услуги;
3) утверждение процесса оказания услуги и выбор оборудования, если в этом есть необходимость;
4) критерии работы, которые должны быть определены в виде стандартов или на основе представительных выборок.
Проверку качества продукции, услуги и процесса ее предоставления следует проводить на соответствие обязательным требованиям нормативных документов, параметрам технического описания и технологии исполнения услуги. В ходе контроля качества следует подготавливать и использовать данные по этапам обслуживания, проверкам качества, жалобам и рекламациям потребителя, результатам социологического опроса.
Необходимо определить контрольные точки основных этапов процесса предоставления услуги, которые подлежат проверке и контролю, и методы контроля (проверки) в зависимости от вида услуги, организационной структуры предприятия, важности характеристики и сложности контроля (проверки) на данном этапе.
При установлении отклонений в процессе предоставления услуги должны быть приняты меры, направленные на его корректировку.
Программа качества или документированные процедуры окончательного контроля и испытаний должны предусматривать, чтобы все виды контроля (проверки), включая специальные, полностью проводились либо при приемке, либо в процессе производства, а результаты удовлетворяли предъявляемым требованиям.
Сервисная организация должна проводить окончательный контроль (проверку) в соответствии с программой качества или документированными процедурами с целью доказательства соответствия услуги установленным требованиям.
Для специальных процессов при оказании услуг, результаты которых нельзя в полной степени проверить последующим контролем (например, морально - психологическое, физическое состояние потребителя в результате взаимодействия исполнителя и потребителя; отклонение характеристик услуги от требований потребителя), результаты могут быть оценены косвенными методами. При этом целесообразно предусматривать наиболее полный объем профилактических мероприятий и осуществлять контроль за их проведением.
