Управление документацией в СМК

Управление ресурсами в СМК

Управление процессами в СМК

Роль руководства в СМК.

Руководство процессом улучшения деятельности организации осуществляется коллегиальным руководящим органом — советом или комиссией по улучшению работы.

Высшие управляющие назначают своих представителей для разработки и внедрения процесса улучшения работы. «Лидер» процесса является представителем руководителя организации в совете и, как правило, его председателем.

Административная группа по улучшению работы. Для активизации процесса руководитель организации должен уведомить всех высших управляющих о том, что они должны стать активными членами административной группы, которую он должен возглавить. Эта группа отвечает за оценку и утверждение стратегии улучшения деятельности, которую разрабатывает руководящий совет, и реализацию одобренных мероприятий в своих подразделениях.

Группа анализирует состояние дел с реализацией процесса улучшения и определяет все основные расходы, а также затраты времени персонала. Регулярное участие в деятельности данной группы отражает важность, придаваемую высшим руководством процессу улучшения деятельности.

Задачи совета. Задачами руководящего совета по улучшению деятельности являются разработка процесса улучшения и основных направлений, создание учебных программ, оценка достигнутых результатов и оказание помощи в реализации процесса. Совет обеспечивает эффективное внедрение процесса во всех подразделениях.

Руководитель организации может поставить задачи перед советом следующим образом:

1. Выработка стратегии по реализации процесса улучшения деятельности.

2. Обеспечение руководства его внедрением.

3. Отладка процесса для обеспечения соответствия изменениям в деятельности предприятия.

Состав совета. В руководящем совете должны быть представлены все функциональные подразделения организации, поскольку каждое из них имеет сложившиеся связи в рамках сложившейся структуры. Эти связи влияют на уровень производительности труда и качество работы в смежных областях. Членами совета должны быть работники, которые занимают ведущие позиции в реализации новых идей, понимают, необходимость усовершенствований, пользуются уважением остальных членов коллектива, разделяют концепцию предотвращения ошибок.

Члены совета: 1) представляют свои функциональные подразделения в руководящем совете и имеют полномочия для вовлечения данного подразделения в реализацию процесса улучшения работы; 2) являются инициаторами процесса улучшения работы в своих функциональных подразделениях; 3) координируют проводимые работы, сообщают о развитии процесса руководству и оценивают достигнутые результаты.

Руководящий совет должен быть достаточно большим, чтобы представлять каждое функциональное подразделение, но и достаточно малочисленным для обеспечения эффективной работы. За исключением председателя, который должен постоянно заниматься всеми сторонами процесса улучшения деятельности, все остальные члены совета работают в нем по совместительству.

Если все работники предприятия являются членами профсоюза, весьма желательно, чтобы в руководящий совет входили представители профсоюза.

Рабочие заседания совета. Первое рабочее заседание руководящего совета представляет собой трехдневное мероприятие, на котором члены совета знакомятся с концепцией улучшения работы и могут открыто обсуждать проблемы с качеством, накопившиеся на предприятии. Такое заседание должно проводиться в спокойной обстановке вне стен организации. Необходимо, чтобы его вел опытный консультант по вопросам улучшения деятельности.

Первоначальное заседание имеет очень важное значение, поскольку оно способствует упрочению связей между членами совета и более глубокому пониманию ими существующих в разных подразделениях проблем. Можно указать следующую типичную повестку дня такого заседания для предприятия:

1. Открытие. (Руководитель предприятия.)

2. Зачем совершенствовать деятельность? (Заместитель руководителя.)

3. Конкурентоспособность. (Руководитель по маркетингу.)

4. Мировые тенденции в области качества. (Лекция консультанта.)

5. Суть процесса улучшения работы. (Лекция консультанта.)

6. Анализ причин неуспехов предприятия. (Семинар с консультантом.)

7. Вечерние задания для рабочих групп по разработке планов действий в соответствии с проведенным анализом. (Три-четыре группы.)

8. Представление и обсуждение рекомендаций групп. (Выступления представителей групп.)

9. Обзор методов улучшения работы. (Лекция консультанта: Подсчет потерь вследствие низкого качества продукции. Статистические методы. Методы решения проблем. Совершенствование деятельности служащих. Методы контроля процессов.)

10. Разбивка на небольшие группы для вечерней работы по разбору примеров и формулированию плана рекомендуемых действий.

11. Представление и обсуждение рекомендаций групп. (Члены групп.)

12. Ознакомление с успешным опытом реализации процесса улучшения деятельности. (Представитель другого предприятия.)

13. Разработка плана действий на последующие три месяца. — Руководящий совет по улучшению деятельности.

14. Подведение итогов. («Лидер» процесса.)

15. Закрытие. (Руководитель предприятия.)

Желательно, чтобы члены административной группы также присутствовали на этом трехдневном заседании, поскольку это даст им необходимую информацию. Они должны принять участие в разработке изначальной стратегии.

После предварительного заседания руководящий совет должен проводить регулярные заседания не реже двух раз в месяц вместе с административной группой по улучшению деятельности. В ходе таких заседаний будет разработана стратегия реализации процесса улучшения деятельности. После завершения этапа внедрения процесса руководящий совет будет собираться по мере необходимости для решения конкретных проблем.

Работа совета по улучшению деятельности

Мероприятия совета. Руководящий совет отвечает за осуществление следующих мероприятий:

1. Установление основных правил улучшения деятельности.

2. Разработка стратегии, направленной на улучшение деятельности и помощь в ее реализации.

3. Оценка текущих требований и достигнутых результатов.

4. Разработка и осуществление просветительно-агитационной программы.

5. Разработка и осуществление программы обучения, направленной на улучшение деятельности.

6. Оказание помощи руководству и рядовым работникам в осуществлении процесса улучшения стратегии, направленной на улучшение деятельности.

7. Анализ годового плана улучшения работы каждого подразделения.

8. Разработка и реализация планов морального и материального стимулирования.

9. Распространение опыта.

10. Разрешение проблем, связанных с системой управления и оказывающих отрицательное влияние на развитие процесса улучшения стратегии, направленной на улучшение деятельности.

11. Установление и обеспечение взаимосвязи с другими мероприятиями по совершенствованию стратегии, направленной на улучшение деятельности как в организации, так и за ее пределами.

12. Разработка и внедрение системы управления запасами по принципу «точно вовремя».

Установление основных правил улучшения работы. Многие думают, что понимают качество и совершенство, но лишь меньшинство имеют общую позицию в отношении определения любого из этих терминов. Руководящему совету надлежит разработать и утвердить с согласия административной группы основные правила совершенствования в поисках ответа на следующие вопросы:

1. Каково определение качества?

2. Каково определение совершенства деятельности?

3. Какова конечная цель?

4. Какова стратегия достижения совершенства?

5. Какие методы использовать для его достижения?

6. Какие критерии измерения используются?

Первое правило. Качество— это субъективное понятие. Ф.Кроссби определяет его как «соответствие требованиям». У. Деминг считает, что «управление качеством не означает достижения совершенства. Оно означает получение такого уровня качества, на который рассчитывает рынок». Дж. Джуран определяет качество как «соответствие назначению». Дж. Харрингтон определяет качество как «удовлетворение или превышение требований потребителя по приемлемой для него цене».

Прежде всего руководящему совету по улучшению стратегии, направленной на улучшение деятельности, следует обратиться к политике организации в области качества. Политика в области качества должна обязывать каждого работника обеспечивать потребителя конкурентоспособными качественными изделиями или услугами точно по графику и распространяется не только на готовые изделия или конечные услуги, которые выходят за пределы организации, но и на услуги или изделия, получаемые другими работниками в организации. Поскольку качество дело всех и каждого, определение качества должно включать эту концепцию.

С учетом широкой трактовки понятия «потребитель», одним из определений качества могло бы быть следующее: удовлетворение или превышение требований потребителей по такой цене, которую они могут себе позволить, и тогда, когда они нуждаются в вашем изделии или в вашей услуге.

Второе правило. Исходя из определения качества, которое было дано выше, следует определить совершенство как превышение требований потребителей по приемлемой для них цене и обеспечение стабильных характеристик без оговорок или исправлений.

Третье правило. Определение конечной цели совершенствования. Многонациональные компании во всем мире поставили перед собой очень простую цель: устранить ошибки и обеспечить безупречное функционирование. Стремление решить эту задачу достойно каждого российского предприятия, каждой российской организации.

Термин «ошибки» следует выбирать вместо термина «дефекты», поскольку ошибки относятся ко всем — заводскому рабочему, ремонтнику, инженеру, бухгалтеру, юристу, маркетологу, руководителю.

Четвертое правило. Необходимо определить стратегию достижения совершенства. Весь процесс совершенствования развивается постепенно, путем решения отдельных проблем. Таким образом, стратегия может заключаться в том, чтобы быть лучше сегодня, чем вчера, и быть лучше завтра, чем сегодня.

Пятое правило. Следует установить способ достижения совершенства. В большинстве организаций ощущается потребность в сосредоточении усилий на предотвращении проблем, чтобы меньше тратить сил и средств на их устранение. В качестве средства предотвращения проблем используется метод вовлечения всего персонала.

Шестое правило. Необходимо определить ответственных. В процессе улучшения деятельности обеспечение качества является всеобщей обязанностью. Ни один исполнитель, ни одно подразделение, ни одна организация не застрахованы от ошибок. Однако при возникновении проблем следует их решать, а не искать виновных.

Седьмое правило. Следует установить критерии оценки степени улучшения работы. Улучшение оценивают по снижению затрат, требуемых на обеспечение потребителя первоклассными изделиями и услугами.

Разработка стратегии улучшения деятельности. Следующим этапом являются разработка и реализация стратегии улучшения. Этот процесс должен быть глубоким и разносторонним, чтобы касаться всех сфер деятельности.

Легче всего реализовать процесс улучшения деятельности на предприятиях и в организациях, где сложился костяк опытных руководителей и хорошо обученных работников. Как правило, они хотят улучшить и без того здоровую атмосферу в организации и финансовое положение. Но процесс Повышения эффективности и качества окажет более сильное влияние на предприятия, которые испытывают трудности с конкурентоспособностью своих товаров на рынке сбыта. Во всех случаях доходы или иной эффект будут огромны.

Каждая организация имеет свои собственные потребности. Разные потребности присущи отдельным филиалам и даже подразделениям. Выбор процесса зависит от изделий или услуг предприятия, особенностей предприятия, руководителей и конкурентоспособности. В некоторых случаях требуются радикальные меры по изменению направления развития организации.

На крупном предприятии глобальный процесс улучшения деятельности должен разрабатываться руководящим советом и предусматривать несколько обязательных и множество ориентировочных элементов. На уровне подразделений, входящих в состав предприятия, процесс детализируется.

В крупной организации на каждом отдельно расположенном предприятии должен быть сформирован свой руководящий совет по улучшению деятельности для приспособления общего процесса к нуждам данного предприятия.

Члены руководящего совета должны тщательно ознакомиться со всеми элементами процесса улучшения деятельности. Они должны иметь представление о возможностях применения этих элементов и об их влиянии на систему взаимодействия подразделений организации.

Как только элементы процесса улучшения работы будут отобраны руководящим советом и утверждены высшим руководством, совету следует разработать план их реализации. На данном этапе планируются только крупные мероприятия, но по мере проработки программы она будет охватывать более мелкие этапы ее реализации.

Каждое крупное мероприятие оформляется в виде проекта с необходимым комплектом документации, отражающим детали его разработки. В этот комплект включается используемый справочный материал, перечисляются органы, в которые можно обратиться за помощью, содержатся результаты завершенных экспериментальных программ.

В крупных организациях на основе такого комплекта документов следует составить отчет, содержащий подробный рекомендуемый порядок внедрения основных элементов процесса улучшения деятельности.