Управление документацией в СМК

Управление ресурсами в СМК

Управление процессами в СМК

Роль руководства в СМК.

Руководство процессом улучшения деятельности организации осуществляется коллегиальным руководящим органом — советом или комиссией по улучшению работы.

Высшие управляющие назначают своих представителей для раз­работки и внедрения процесса улучшения работы. «Лидер» процесса является представителем руководителя организации в совете и, как правило, его председателем.

Административная группа по улучшению работы. Для активизации процесса руководитель организации должен уведомить всех высших управляющих о том, что они должны стать активными членами административной группы, которую он должен возглавить. Эта группа отвечает за оценку и утверждение стратегии улучшения деятельнос­ти, которую разрабатывает руководящий совет, и реализацию одоб­ренных мероприятий в своих подразделениях.

Группа анализирует состояние дел с реализацией процесса улуч­шения и определяет все основные расходы, а также затраты време­ни персонала. Регулярное участие в деятельности данной группы от­ражает важность, придаваемую высшим руководством процессу улуч­шения деятельности.

Задачи совета. Задачами руководящего совета по улучшению де­ятельности являются разработка процесса улучшения и основных направлений, создание учебных программ, оценка достигнутых ре­зультатов и оказание помощи в реализации процесса. Совет обеспе­чивает эффективное внедрение процесса во всех подразделениях.

Руководитель организации может поставить задачи перед сове­том следующим образом:

1. Выработка стратегии по реализации процесса улучшения деятель­ности.

2. Обеспечение руководства его внедрением.

3. Отладка процесса для обеспечения соответствия изменениям в деятельности предприятия.

Состав совета. В руководящем совете должны быть представлены все функциональные подразделения организации, поскольку каж­дое из них имеет сложившиеся связи в рамках сложившейся струк­туры. Эти связи влияют на уровень производительности труда и ка­чество работы в смежных областях. Членами совета должны быть работники, которые занимают ведущие позиции в реализации новых идей, понимают, необходимость усовершенствований, пользу­ются уважением остальных членов коллектива, разделяют концепцию предотвращения ошибок.

Члены совета: 1) представляют свои функциональные подразде­ления в руководящем совете и имеют полномочия для вовлечения данного подразделения в реализацию процесса улучшения работы; 2) являются инициаторами процесса улучшения работы в своих функциональных подразделениях; 3) координируют проводимые работы, сообщают о развитии процесса руководству и оценивают достигнутые результаты.

Руководящий совет должен быть достаточно большим, чтобы представлять каждое функциональное подразделение, но и доста­точно малочисленным для обеспечения эффективной работы. За ис­ключением председателя, который должен постоянно заниматься всеми сторонами процесса улучшения деятельности, все остальные члены совета работают в нем по совместительству.

Если все работники предприятия являются членами профсоюза, весьма желательно, чтобы в руководящий совет входили представи­тели профсоюза.

Рабочие заседания совета. Первое рабочее заседание руководя­щего совета представляет собой трехдневное мероприятие, на кото­ром члены совета знакомятся с концепцией улучшения работы и могут открыто обсуждать проблемы с качеством, накопившиеся на предприятии. Такое заседание должно проводиться в спокойной об­становке вне стен организации. Необходимо, чтобы его вел опыт­ный консультант по вопросам улучшения деятельности.

Первоначальное заседание имеет очень важное значение, посколь­ку оно способствует упрочению связей между членами совета и бо­лее глубокому пониманию ими существующих в разных подразде­лениях проблем. Можно указать следующую типичную повестку дня такого заседания для предприятия:

1. Открытие. (Руководитель предприятия.)

2. Зачем совершенствовать деятельность? (Заместитель руководи­теля.)

3. Конкурентоспособность. (Руководитель по маркетингу.)

4. Мировые тенденции в области качества. (Лекция консультанта.)

5. Суть процесса улучшения работы. (Лекция консультанта.)

6. Анализ причин неуспехов предприятия. (Семинар с консуль­тантом.)

7. Вечерние задания для рабочих групп по разработке планов дей­ствий в соответствии с проведенным анализом. (Три-четыре группы.)

8. Представление и обсуждение рекомендаций групп. (Выступле­ния представителей групп.)

9. Обзор методов улучшения работы. (Лекция консультанта: Под­счет потерь вследствие низкого качества продукции. Статистические методы. Методы решения проблем. Совершенствование деятельнос­ти служащих. Методы контроля процессов.)

10. Разбивка на небольшие группы для вечерней работы по раз­бору примеров и формулированию плана рекомендуемых действий.

11. Представление и обсуждение рекомендаций групп. (Члены групп.)

12. Ознакомление с успешным опытом реализации процесса улуч­шения деятельности. (Представитель другого предприятия.)

13. Разработка плана действий на последующие три месяца. — Руководящий совет по улучшению деятельности.

14. Подведение итогов. («Лидер» процесса.)

15. Закрытие. (Руководитель предприятия.)

Желательно, чтобы члены административной группы также присутствовали на этом трехдневном заседании, поскольку это даст им необходимую информацию. Они должны принять участие в разра­ботке изначальной стратегии.

После предварительного заседания руководящий совет должен проводить регулярные заседания не реже двух раз в месяц вместе с административной группой по улучшению деятельности. В ходе та­ких заседаний будет разработана стратегия реализации процесса улуч­шения деятельности. После завершения этапа внедрения процесса руководящий совет будет собираться по мере необходимости для решения конкретных проблем.

 

Работа совета по улучшению деятельности

Мероприятия совета. Руководящий совет отвечает за осуществле­ние следующих мероприятий:

1. Установление основных правил улучшения деятельности.

2. Разработка стратегии, направленной на улучшение деятельно­сти и помощь в ее реализации.

3. Оценка текущих требований и достигнутых результатов.

4. Разработка и осуществление просветительно-агитационной программы.

5. Разработка и осуществление программы обучения, направлен­ной на улучшение деятельности.

6. Оказание помощи руководству и рядовым работникам в осуществлении процесса улучшения стратегии, направленной на улуч­шение деятельности.

7. Анализ годового плана улучшения работы каждого подразде­ления.

8. Разработка и реализация планов морального и материального стимулирования.

9. Распространение опыта.

10. Разрешение проблем, связанных с системой управления и оказывающих отрицательное влияние на развитие процесса улучшения стратегии, направленной на улучшение деятельности.

11. Установление и обеспечение взаимосвязи с другими мероприятиями по совершенствованию стратегии, направленной на улучшение деятельности как в организации, так и за ее пределами.

12. Разработка и внедрение системы управления запасами по прин­ципу «точно вовремя».

Установление основных правил улучшения работы. Многие думают, что понимают качество и совершенство, но лишь меньшинство имеют общую позицию в отношении определения любого из этих терминов. Руководящему совету надлежит разработать и утвердить с согласия административной группы основные правила совершен­ствования в поисках ответа на следующие вопросы:

1. Каково определение качества?

2. Каково определение совершенства деятельности?

3. Какова конечная цель?

4. Какова стратегия достижения совершенства?

5. Какие методы использовать для его достижения?

6. Какие критерии измерения используются?

Первое правило. Качество— это субъективное понятие. Ф.Кроссби определяет его как «соответствие требованиям». У. Деминг считает, что «управление качеством не означает достижения совершенства. Оно означает получение такого уровня качества, на который рас­считывает рынок». Дж. Джуран определяет качество как «соответ­ствие назначению». Дж. Харрингтон определяет качество как «удов­летворение или превышение требований потребителя по приемле­мой для него цене».

Прежде всего руководящему совету по улучшению стратегии, направленной на улучшение деятельности, следует обратиться к по­литике организации в области качества. Политика в области каче­ства должна обязывать каждого работника обеспечивать потребите­ля конкурентоспособными качественными изделиями или услугами точно по графику и распространяется не только на готовые изделия или конечные услуги, которые выходят за пределы организации, но и на услуги или изделия, получаемые другими работниками в орга­низации. Поскольку качество дело всех и каждого, определение ка­чества должно включать эту концепцию.

С учетом широкой трактовки понятия «потребитель», одним из определений качества могло бы быть следующее: удовлетворение или превышение требований потребителей по такой цене, которую они могут себе позволить, и тогда, когда они нуждаются в вашем изделии или в вашей услуге.

Второе правило. Исходя из определения качества, которое было дано выше, следует определить совершенство как превышение тре­бований потребителей по приемлемой для них цене и обеспечение стабильных характеристик без оговорок или исправлений.

Третье правило. Определение конечной цели совершенствования. Многонациональные компании во всем мире поставили перед со­бой очень простую цель: устранить ошибки и обеспечить безупречное функционирование. Стремление решить эту задачу достойно каждо­го российского предприятия, каждой российской организации.

Термин «ошибки» следует выбирать вместо термина «дефекты», поскольку ошибки относятся ко всем — заводскому рабочему, ре­монтнику, инженеру, бухгалтеру, юристу, маркетологу, руководи­телю.

Четвертое правило. Необходимо определить стратегию достиже­ния совершенства. Весь процесс совершенствования развивается постепенно, путем решения отдельных проблем. Таким образом, стра­тегия может заключаться в том, чтобы быть лучше сегодня, чем вчера, и быть лучше завтра, чем сегодня.

Пятое правило. Следует установить способ достижения совершен­ства. В большинстве организаций ощущается потребность в сосредо­точении усилий на предотвращении проблем, чтобы меньше тра­тить сил и средств на их устранение. В качестве средства предотвра­щения проблем используется метод вовлечения всего персонала.

Шестое правило. Необходимо определить ответственных. В про­цессе улучшения деятельности обеспечение качества является все­общей обязанностью. Ни один исполнитель, ни одно подразделе­ние, ни одна организация не застрахованы от ошибок. Однако при возникновении проблем следует их решать, а не искать виновных.

Седьмое правило. Следует установить критерии оценки степени улучшения работы. Улучшение оценивают по снижению затрат, тре­буемых на обеспечение потребителя первоклассными изделиями и услугами.

Разработка стратегии улучшения деятельности. Следующим эта­пом являются разработка и реализация стратегии улучшения. Этот процесс должен быть глубоким и разносторонним, чтобы касаться всех сфер деятельности.

Легче всего реализовать процесс улучшения деятельности на пред­приятиях и в организациях, где сложился костяк опытных руково­дителей и хорошо обученных работников. Как правило, они хотят улучшить и без того здоровую атмосферу в организации и финансо­вое положение. Но процесс Повышения эффективности и качества окажет более сильное влияние на предприятия, которые испытывают трудности с конкурентоспособностью своих товаров на рынке сбыта. Во всех случаях доходы или иной эффект будут огромны.

Каждая организация имеет свои собственные потребности. Раз­ные потребности присущи отдельным филиалам и даже подразделе­ниям. Выбор процесса зависит от изделий или услуг предприятия, особенностей предприятия, руководителей и конкурентоспособно­сти. В некоторых случаях требуются радикальные меры по измене­нию направления развития организации.

На крупном предприятии глобальный процесс улучшения дея­тельности должен разрабатываться руководящим советом и предус­матривать несколько обязательных и множество ориентировочных элементов. На уровне подразделений, входящих в состав предприятия, процесс детализируется.

В крупной организации на каждом отдельно расположенном предприятии должен быть сформирован свой руководящий совет по улуч­шению деятельности для приспособления общего процесса к нуж­дам данного предприятия.

Члены руководящего совета должны тщательно ознакомиться со всеми элементами процесса улучшения деятельности. Они должны иметь представление о возможностях применения этих элементов и об их влиянии на систему взаимодействия подразделений организа­ции.

Как только элементы процесса улучшения работы будут отобра­ны руководящим советом и утверждены высшим руководством, со­вету следует разработать план их реализации. На данном этапе пла­нируются только крупные мероприятия, но по мере проработки программы она будет охватывать более мелкие этапы ее реализации.

Каждое крупное мероприятие оформляется в виде проекта с необходимым комплектом документации, отражающим детали его разработки. В этот комплект включается используемый справочный материал, перечисляются органы, в которые можно обратиться за помощью, содержатся результаты завершенных экспериментальных программ.

В крупных организациях на основе такого комплекта документов следует составить отчет, содержащий подробный рекомендуемый порядок внедрения основных элементов процесса улучшения дея­тельности.