Система управління електронними документами - це набір пристроїв і
програм, що дозволяють ефективно організовувати процедури створення, зберігання, маніпулювання та пересилання електронних документів.
Створення електронних документів. Створення простих текстових документів може виконуватися на друкарських машинках різного виду з подальшим введенням тексту з паперового документа в ПК за допомогою сканера. Але, безумовно, ефективніше навіть прості документи створювати безпосередньо на ПК з використанням широкого арсеналу програмних засобів, що забезпечують зручний і високоефективний сервіс. Тим більше цей сервіс важливий при створенні складних високохудожніх документів, призначених для подальшого тиражування. Складання таких складних документів вимагає виконання процедур набору тексту, редагування, коректури, підготовки ілюстрацій, макетування і верстки сторінок, друку.
Часто безпосередніми джерелами матеріалів для документів служать системи) сканування зображень, факси, електронна пошта, електронні таблиці, графіки, креслення і т.п.
Всі процедури створення документа можна ефективно виконати на ПК, оснащеної сканером і набором проблемно-орієнтованих ППП, в першу чергу програм текстового редагування або настільної видавничої системи. Сканер може використовуватися для введення в документ окремо підготовлених фрагментів: малюнків, фотографій, схем, печаток, підписів та ін
У системах управління електронними документами можна використовувати; текстові редактори: Лексикон, Muiti Edit, Word Perfect, Word 7.0; художні редактори: Page Maker, Water Mark Professional; видавничі системи; Ventura Publisher, Corel Draw, Frame Maker; редактори зображень, одержуваних від сканерів: Water Mark Professional, Photo Styler, Photo Shop, і багато інші програмні продукти.
Зберігання електронних документів. Система зберігання електронних документів повинна забезпечити ефективне збереження і актуалізацію документів у зовнішній пам'яті ЕОМ, а також їх ефективний пошук і конфіденційний доступ до них. Сховищем спеціальним чином організованої інформації, в тому числі й електронних документів, у зовнішній пам'яті ЕОМ є бази даних. Для створення і обслуговування баз даних призначені системи управління базами даних, які докладно розглянуті.
Маніпулювання електронними документами. Основними функціями цієї підсистеми є: організація роботи з електронними документами, контроль виконання документів, їх електронне поширення, роздруківка і тиражування.
Вітчизняна система "Річ 1" (АТ "Електронні офісні системи") забезпечує зручну організацію роботи з документами і повний контроль за їх переміщенням і виконанням у будь-якій організації, що має локальну обчислювальну мережу.
Зокрема, система надає такі можливості:
· реєстрацію електронних документів, на які заводяться електронні картки;
· пересилання електронних документів і їх електронних карток на робочі
місця виконавців;
· накопичення документів у поштових скриньках виконавців;
· контроль переміщення і виконання документів з оперативним
отриманням відповідної нформации;
· ведення списків; користувачів, класифікаторів документів, видів їх
доставки, файлів, які у документообігу.
Система підтримує роботу з текстовими, рукописними, графічними документами, факсами, телефонограмами, телевізійними зображеннями і ін
Існують інтегровані програмні системи (Water Mark Professional, Lotus 3 plus, Works 3,0 for Windows), що дозволяють працювати з документами різного формату.
Широко відома система Microsoft Office for Windows, що включає в себе СУБД Access 2.0, табличний процесор Excel 5.0, текстовий редактор Word 6.0, електронну пошту Mail і її розширення Form Designer, програми обслуговування факс-модемів At Work PC Fax і техніки для презентацій Power Point та багато іншого.
Використовуючи програмні засоби Microsoft Office, можна забезпечити:
• обробку вхідної та вихідної інформації;
• створення і редагування електронних документів;
• збір та аналіз даних (наприклад, звітності) з наочним представленням результатів у вигляді графіків, діаграм тощо;
• зберігання електронних документів в базах даних із зручним пошуком і доступом;
• маршрутизацію і розсилання електронних документів електронною поштою і факсимільного зв'язку;
• функції диспетчеризації проходження документів та електронного секретаря;
• зручне форматування і роздруківку електронних документів та ін.
Інтегрована система Team Office - повна офісна відкрита інформаційна система, що забезпечує користувачам доступ до електронних документів, оперативний зв'язок між собою і зручну робочу середу. Вона підтримує роботу з багатьма актуальними текстовими процесорами, системами ділової графіки, табличними процесорами, системами управління базами даних; має програми, організуючі свою велику бібліотеку (Team Library), електронну пошту (Team Mail), систему телеконференцій і дошку оголошень (Team Forum), де можна тиражувати інформацію, електронний тижневик (Team Calendar) для планування різних заходів, електронний координатор ділових процедур і маршрутизатор інформації між користувачами (Team Flow) і багато іншого.
Всі ці програми входять до найбільш інтенсивно розвивається область програмного забезпечення, орієнтованого на робочі групи - так звані groupware-продукти (groupware - програмне забезпечення для реалізації спільної роботи з електронними документами багатьох користувачів).
