Понятия опубликованные и неопубликованные документы

Опубликованными являются документы, предназначенные для использования любым потребителем информации (то есть предназначенные не определенному конкретно, а абстрактно­му адресату) и прошедшие официальную регистрацию как опубликованные документы. Неопубликованные документы,

соответственно, предназначены конкретному адресату и не имеют официальной регистрации как опубликованные доку­менты. Это деление производится по характеру аудитории, на которую рассчитан документ (табл. 7.4).

Таблица 7.4. Блок Г. Виды документа по обстоятельствам его существования во внешней среде

Как правило, опубликованные документы — это изда­ния, являющиеся одним из средств массовой коммуникации. В процессе опубликования такой документ проходит редакци-онно-издательскую обработку (рецензирование, редактирова­ние) и размножается (тиражируется) в любом количестве эк­земпляров, каждый из которых является полноправным представителем этого издания, то есть опубликованного доку­мента.

Отметим, что издание в целом считается одним опублико­ванным документом, и в то же время каждый экземпляр изда­ния — тоже отдельный опубликованный документ. В составе издания можно выделить также более-менее самостоятельные части, которые тоже в определенных условиях считаются отде­льными изданиями (например, отдельный том многотомного издания). Кроме того, опубликованным документом можно считать часть издания, если она является более-менее закон­ченным и самостоятельным сообщением. Например, журнал является опубликованным документом (изданием) и статья в журнале тоже может рассматриваться как отдельный опубли­кованный документ.

Каждое издание должно пройти официальную регистрацию в государственных учреждениях или организациях, обеспечи­вающих соблюдение закона об авторском праве. Автор опубли­кованного документа сохраняет права на него как на свою ин­теллектуальную собственность.

Все другие документы, не прошедшие процесс официаль­ной регистрации, являются неопубликованными, даже в том случае, когда они размножаются в значительном количес­тве экземпляров. Например, приказ министра или производ­ственная инструкция могут тиражироваться в количестве, за­висящем от количества подчиненных учреждений, но они остаются неопубликованными документами.

В то же время неопубликованные документы могут стать объектом редакционно-издательской деятельности, после чего они будут опубликованы. Так неопубликованные документы могут перейти в ранг опубликованных после прохождения про­цессов редакционно-издательской деятельности. Говоря точ­нее, текст неопубликованного документа может быть опубли­кованным в другом документе, а первоначальный документ останется в своем статусе неопубликованного документа.

Однако существует определенная категория документов, которые не проходят редакционно-издательских процессов, но официально считаются опубликованными. Это — депониро­ванные документы. Они предназначаются для депонирования в специально определенных научно-информационных цент­рах. Центр депонирования получает такие документы, хранит их, создает и публикует библиографическую информацию о них и обязывается предоставлять такие документы для исполь­зования любым потребителям информации при определенных условиях. Депонируются, как правило, научные статьи и мо­нографии, а также сборники материалов конференций и т. п.

Кроме того, существуют отдельные жанры научных доку­ментов, которые не называются депонированными, но счита­ются опубликованными после того, как они попадают в специ­альные центры хранения таких документов, регистрируются в соответствующих изданиях и могут быть предоставлены по- требителю согласно определенным правилам. К таким доку­ментам относятся, например, отчеты о научно-исследователь­ской работе (НИР) или опытно-конструкторской разработке (ОКР), диссертации, рукописные переводы, подготовленные научно-информационными центрами и т. п.

Все перечисленные выше документы, которые считаются опубликованными в результате их хранения и организации ис­пользования в научно-информационных центрах, в действи­тельности являются депонированными.

Депонированные документы традиционно называют "не­опубликованными", чтобы отличать их от документов, опубли­кованных в виде изданий. Но буквальный смысл термина "не­опубликованные документы" не соответствует особенностям депонированных документов.

Кроме тех документов, которые попадают в разряд опубли­кованных в результате депонирования, любой неопубликован­ный документ может стать опубликованным, если он будет экс­понироваться на выставке в архиве, музее или после того, как он будет продемонстрирован на телевидении или прочитан по радио. Но все это — особые случаи опубликования документов, когда не изменяется ни их материальная форма, ни место и способ хранения.

Среди неопубликованных документов выделяются раз­ные категории. Одни в будущем могут быть опубликованы, по­тому что они создаются специально для опубликования, и только временно остаются неопубликованными. Это, напри­мер, произведения художественной литературы, научные ста­тьи, монографии, публицистические статьи и прочие творчес­кие документы. Другие изначально не предназначаются для опубликования или предназначаются для узкого, конкретно определенного круга потребителей информации. Это, во-пер­вых, личные документы (письма, дневники, записки); во-вто­рых, служебные документы (административно-хозяйственные, планово-экономические, организационно-распорядительные, финансовые, технологические, конструкторские и т. п.).

Как правило, они сохраняются временно, пока являются актуальными. После этого значительная часть таких документов уничтожается, а наиболее важные в правовом, научном или художественном отношении документы отбираются для хранения в архивах. Большинство документов, хранящихся в архивах, остаются навсегда неопубликованными, а при необ­ходимости используются в качестве неопубликованных доку­ментов, для чего существуют специальные правила. Часть таких документов может быть подготовлена к опублико­ванию в виде издания или его части либо путем демонстриро­вания документа через каналы массовой коммуникации.

Вопрос о делении документов на опубликованные и неопуб­ликованные остается до настоящего времени дискуссионным. Дело в том, что документы, названные тут депонированными и отнесенные к опубликованным документам, у многих авторов называются "неопубликованными". Зарубежные ученые пред­лагали называть этот вид документов квазипубликуемыми (часть "квази... " означает "как будто" или "ненастоящий"), потому что они действительно отличаются от изданий, но отли­чаются и от настоящих неопубликованных документов¹. К со­жалению, эти предложения не получили поддержки, и термин, которым следует называть эту группу документов, стал пред­метом дискуссий.

Дискуссия относительно термина, которым следует назы­вать такие документы, как диссертации, отчеты о НИР и ОКР, рукописные переводы и другие документы, которые сохраня­ются в определенных центрах, отражаются в библиографичес­ких пособиях и предоставляются в пользование на определен­ных условиях, еще не завершена. На наш взгляд, их следует называть депонированными документами и относить к опубликованным. Действительно неопубликованными сле­дует считать такие документы, которые не попадают в центры депонирования, предназначаются узкому, конкретно определенному кругу пользователей и не предоставляются дру­гим потребителям информации без специального разрешения автора или владельца такого документа. Такие документы остаются неопубликованными и в том случае, когда они сохраня­ются в архивах или в специальных отделах библиотек (отделах рукописей).

Промежуточным видом документов между опубликованны­ми и неопубликованными считаются так называемые препри­нты (предварительные публикации). В действительности это — опубликованные документы, потому что они имеют все при­знаки опубликованных. Но есть в них такая особенность: счи­тается, что препринт предшествует более основательной, за­вершенной публикации, а издается потому, что предлагается для обсуждения специалистами, и, как правило, ограничен­ным тиражом.

Новые проблемы относительно определения опубликован­ных и неопубликованных документов, в частности, установле­ния границы между ними, возникают в связи с распростране­нием электронных документов. Если такой документ тира­жируется в виде записи на компактном оптическом диске и каждый экземпляр такого издания является идентичным ори­гиналу и не изменяется во время использования, а также имеет другие признаки издания, — это, безусловно, издание, то есть опубликованный на машиночитаемом носителе документ. Если документ записан на дискете, существует в единичном экземпляре, не предназначается для тиражирования и широ­кого распространения информации, — он является неопубли­кованным.

Документ на машиночитаемом носителе, существующий в единичном экземпляре, может приобрести статус депониро­ванного (и таким образом опубликованного) документа, если он будет оформлен как депонированный документ и сдан на хранение в научно-информационный центр, имеющий право депонирования. Центр должен обеспечить широкое информи­рование о депонированном документе через библиографичес­кие издания, его сохранение в неизменном виде и доступность для заинтересованных пользователей. Так будет обеспечена возможность широкого использования таких документов.

Важным условием опубликования вообще и депонирования в частности является неизменяемость текста (точнее — всей информации), присущей опубликованному документу. Изменения могут происходить только в другом издании настоящего документа, если это необходимо, но новое издание — это уже другой, новый документ.

Исходя из этих рассуждений, нужно формировать отноше­ние и к другой форме опубликования электронного документа: когда он физически остается в месте создания (или хранения), а информация из данного документа передается телекоммуни­кационной сетью в место заказа. Такое электронное издание можно считать разновидностью настоящих изданий, если оно регистрируется официально как издание, отражается в библи­ографической информации, а издательский центр гарантирует идентичность информации, посылаемой в ответ на запрос, ори­гиналу документа и доступность документа как любого изда­ния.

Известно, что появление электронных публикаций вызвало особый интерес к вопросам авторского права в системе элект­ронных публикаций, многие из которых пока только обсужда­ются и еще не нашли такого решения, которое бы устраивало всех участников системы социальной коммуникации.

На наш взгляд, в современных условиях, когда многие авто­ры создают электронные документы и согласны предоставлять их для широкого пользования, следует предусмотреть увели­чение количества центров депонирования, которые имели бы право предоставлять документу статус опубликованного. Та­ким центром может быть любая библиотека, создающая фонд электронных документов. Этот центр должен иметь полномо­чия предоставлять документы для широкого использования (то есть любым не определенным предварительно пользовате­лям). Для того, чтобы депонированные в таком центре доку­менты приобрели статус опубликованных, следует предусмот­реть некоторые требования относительно их оформления при поступлении в библиотеку, предусмотреть регистрацию самой библиотеки как центра депонирования и объявление об этом в средствах массовой информации, а также широкое, открытое информирование о депонированных электронных документах в государственных библиографических пособиях. Депониро­ванные электронные документы не должны изменяться, даже если автор будет стремиться актуализировать их содержание.

В этом случае он должен создать новый документ и заново пройти процедуру депонирования, а предыдущий документ ос­тавить в неизменном виде.

Представление документа в телекоммуникационной сети Интернет без выполнения названных выше требований, на наш взгляд, еще нельзя считать его изданием, невзирая на широ­кую доступность информации из такого документа.

Итак, деление документов на опубликованные и неопубли­кованные является очень важным для организации их исполь­зования.