Задачи и особенности классифицирования документов

Классификация является одним из способов теоретического познания любого объекта. Для познания документа его тоже нужно классифицировать, то есть определить виды докумен­та и признаки, по которым они различаются.

Кроме научного значения классификация документов име­ет и практическое предназначение: она помогает в практичес­кой деятельности по выявлению, отбору, организации хране­ния и использования документов.

Следует сказать, что практическая (эмпирическая) клас­сификация документов учитывает, как правило, только важ­нейшие для той или иной деятельности признаки. Она не пред­назначена для всеобъемлющего анализа документа как объекта познания. Теоретическая классификация строится на осно­вании теоретического анализа документа в целом, а также его составляющих и условий его существования. Теоретическая классификация может быть положена в основу практической классификации документов, но последняя не всегда совпадает с первой, потому что, как правило, является упрощенной, при­способленной к определенной цели использования.

Существуют разнообразные классификации документов, по разным признакам. Самыми известными являются семанти­ческие классификации, то есть классификации по содержа­нию (отраслям знаний, тематике) документов, в зависимости от того, о чем в них идет речь. Это такие классификации, как УДК (Универсальная десятичная классификация), ББК (Библиотечно-библиографическая классификация) и т. п. Каждая из таких классификаций предназначается для документов оп­ределенных видов (например, печатных) и определенных ти­пов учреждений, работающих с документами.

Определение видов, типов, жанров документов — важная задача науки и практики. Ее можно выполнить с помощью ти­пологической классификации документа. Классификация, в которой выделяются виды, типы, жанры документов, не зависящие от их тематики, называется типологической в отличие от семантической классификации, осуществляемой по содер­жанию (тематике) документов.

Типология — это наука о типах, точнее, это раздел научного знания, в котором определяются типы, виды и другие типоло­гические подразделы или разновидности документов, не каса­ющиеся семантики (то есть отраслевого содержания, темати­ки) документа.

Типология документа еще недостаточно развита, она нахо­дится на стадии становления. Типологические классификации охватывают, как правило, не весь класс документов, а опреде­ленные подклассы, с обусловленными границами. Во многих случаях существующие типологические классификации доку­мента не придерживаются требования единства основания деления.

Теоретическую типологическую классификацию документа лучше всего производить по разным признакам независимо друг от друга, то есть создать параллельную классификацию, состоящую из разных фасетов. Фасет в типологической клас­сификации документа — это отдельная часть классификаци­онной системы, где все виды документа выделяются по одному и тому же признаку. Классификация, состоящая из отдельных самостоятельных фасетов, называется фасетной.

Для разработки классификационной системы нужно, во-первых, определить признаки, по которым будут выделяться виды документа; во-вторых, определить виды документа по каждому признаку.

Виды документа, выделяемые по определенному признаку, составят отдельный фасет классификации. Таких фасетов мо­жет быть много, в зависимости от того, сколько признаков до­кумента используем в качестве основания деления, следова­тельно, классификация будет называться многоаспектной. Фасеты, в которых используются признаки классификации родственного происхождения, можно объединить в блок, то есть в совокупность фасетов. Тогда классификация будет фа-сетно-б лонной.

Все признаки, по которым можно классифицировать Доку­мент IV, целесообразно объединить в несколько групп (блоков):

— во-первых, признаки, характеризующие знаковую систе­му, в которой записана информация;

— во-вторых, признаки, характеризующие материальный носитель документа;

— в-третьих, признаки, характеризующие передаваемую информацию. Могут быть еще и другие признаки и блоки клас­сификации.

Соответственно отдельными блоками фасетов в классифика­ции документа являются:

— "виды документа по особенностям знаковых средств фик­сации и передачи информации";

— "виды документа по особенностям носителя информа­ции";

— "виды документа по его информационной составляю­щей";

— "виды документа по обстоятельствам его существования во внешней среде".

Последовательность блоков и отдельных фасетов классифи­кации документа внутри них не имеет принципиального зна­чения.

Целесообразно также более четко определить объем класси­фицируемого понятия. Для библиотековедения и библиогра-фоведения, делопроизводства и архивного дела это — Доку­мент IV, охарактеризованный выше.

Теоретическая типологическая классификация документа в данное время не является завершенной, она находится в про­цессе развития. Разные авторы предлагают разные схемы (сис­темы) типологической классификации документа. Эти схемы в целом или в отдельных частях становятся предметом дискус­сий, в результате чего изменяются и совершенствуются. Схема типологической классификации документа, предложенная ра­нее автором данного учебного пособия, тоже испытала измене­ния после ее обсуждения и опубликования других исследова­ний.