Роль інформаційних технологій

5.1. Види планів і методи планування

Суть планування проекту – формування цілей та способів їх досягнення на основі формування комплексу робіт, які повинні бути виконані. Планування полягає в розробці та обґрунтуванні цілей, визначенні найкращих методів і способів їх досягнення при ефективному використанні всіх видів ресурсів, необхідних для виконання поставлених завдань, і встановленні їх взаємодії. Є концептуальним початком всього процесу реалізації проекту.

Ціль планування – побудова оптимізованої моделі реалізації проекту. Планування дозволяє забезпечити високу вірогідність досягнення цілей на основі систематичної підготовки рішень. Тим самим воно є передумовою ефективної діяльності підприємства.

В процесі планування:

 весь комплекс робіт розбивається на етапи та об'єкти;

 встановлюються часові віхи всього процесу реалізації;

 визначається послідовність і терміни кожного етапу;

 розподіляються трудові, матеріально-технічні і фінансові ресурси;

 встановлюються терміни залучення кожного з учасників проекту;

 розробляються укрупнені плани та залежно від вибраного рівня деталізації складаються докладні плани всіх робіт і всіх учасників.

Сам процес планування проходить чотири етапи:

 розробку загальних цілей;

 визначення конкретних цілей на даний період із подальшою їх деталізацією;

 визначення шляхів і способів досягнення цілей;

 контроль за процесом досягнення поставлених цілей шляхом зіставлення планових показників із фактичними та коригування цілей.

Розробка планів по проекту охоплює всі етапи його життєвого циклу. Вона починається з участі проект-менеджера в процесі розробки концепції, вибору стратегічних цілей, включаючи контрактні пропозиції, продовжується укладанням контрактів та закінчується лише при завершенні проекту.

Процес планування проектів – це процес, який передбачає визначення цілей і параметрів взаємодії між: роботами та учасниками проекту, розподіл ресурсів, вибір і прийняття організаційних, економічних, технологічних рішень для досягнення поставлених цілей проекту.

На етапі планування проекту визначаються всі необхідні параметри реалізації проекту, а саме: тривалість робіт, потреба в трудових, матеріально-технічних та фінансових ресурсах, терміни постачання всіх видів ресурсів, терміни та обсяги залучення проектних, будівельних та інших організацій.

Загальний процес планування проектів включає такі етапи:

 визначення цілей, задач проекту, розрахунок техніко-економічних показників для обґрунтування проекту, визначення потреби в ресурсах, тривалості та специфікації виконуваних робіт, етапів проекту;

 структуризація проекту;

 прийняття організаційно-технологічного рішення;

 розробка сітьових моделей робіт;

 оцінка спроможності реалізувати проект, оптимізація по термінах і критеріях якості використання ресурсів та інших критеріях;

 підготовка необхідних документів до пакета планів;

 затвердження планів і бюджету;

 доведення планових завдань до виконавців;

 підготовка та затвердження звітної документації для контролю планів.

Залежно від етапу ЖЦ проекту традиційно склалася наступна система планів.

На передінвестиційній стадії у складі передінвестиційного обґрунтування і ТЕО розробляється укрупнений попередній план проекту, включаючи потреби в основних видах ресурсів.

На стадії розробки проектної документації у складі проекту організації будівництва (ПОБ) розробляються:

 уточнений план проекту в цілому;

 календарний план будівельної частини проекту;

 календарний план підготовчого періоду;

 укрупнений сітьовий графік (для складних проектів);

 будівельний генеральний план;

 організаційно-технологічні схеми побудови об'єктів;

 відомість основних робіт;

 потреба в матеріально-технічних ресурсах;

 потреба в будівельних машинах.

На стадії будівництва у складі проекту виробництва робіт (ПВР) і організаційно-технологічних заходів:

 календарний план виробництва робіт по об'єкту або комплексу робіт;

 комплексний сітьовий графік;

 генеральний план об'єкту;

 графіки надходження на об'єкт будівельних матеріалів;

 графіки руху робочих кадрів;

 технологічні кадри;

 заходи щодо виконання різних видів робіт;

 пропозиції по оперативно-диспетчерському управлінню.

При плануванні проектів використовують такі специфічні методи:

1) сітьові графіки;

2) метод календарного планування (за допомогою графіків Гантта);

3) метод ресурсного планування (з використанням гістограм завантаження ресурсів).

Вказані графіки, як правило, також використовують три рівні деталізації.

Графік 1-го рівня відображає основні роботи проекту злагоджені із замовником будівництва по предмету, термінам і основним етапам реалізації. За формою – це лінійний графік без зв'язків, що відображає технологію виконання робіт. Для управління проектом він мало придатний. По суті, це графік для планування діяльності між замовником і підрядчиком. В основі цього графіка лежить укрупнений кошторис (по об'єктах-аналогах або укрупненим нормам). Автоматизація не потрібна.

Графік 2-го рівня – саме за нього відповідає проект-менеджер. Це укрупнений сітьовий графік, що відповідає об'єктним кошторисам. Призначений для управління проектом в цілому.

Графік 3-го рівня – детальний графік, безпосередньо пов'язаний з кошторисом (рівень локальних кошторисів). Це рівень відповідальних запідпроекти, за цілком самостійні розділи проекту. Інформація цього рівня необхідна для управління проектом, а також для звітності.

Класифікація планів проекту

1. За рівнем управління проектом. В методології управління проектами сформована наступна система планів. Проект має 4 фундаментальні рівні управління: концептуальний, стратегічний, поточний і оперативний, для кожного з яких повинен бути розроблений свій план.

На концептуальному рівні визначається мета, задачі проекту, розглядаються альтернативні варіанти дій по досягненню намічених результатів, встановлюються концептуальні напрями реалізації проекту (укрупнена структура робіт і логіка їх розвитку, основні етапи, попередня оцінка тривалості, вартості і потреби в ресурсах).

В плані визначаються:

 цільові етапи, що характеризуються термінами введення об'єктів, виробничих потужностей, об'ємами випуску продукції;

 етапи проекту, що характеризуються термінами завершення комплексів робіт (нульовий цикл, монтаж каркаса і т.п.), термінами поставки продукції, термінами підготовки фронту робіт;

 кооперація організацій-виконавців;

 потреба в ресурсах з розподілом по роках і кварталах.

Основне призначення плану на цьому етапі – показати, як проміжні етапи реалізації шикуються в логічну послідовність у напрямку до кінцевої цілі проекту.

При стратегічному плануванні визначаються основні етапи та основні перешкоди, що характеризуються термінами введення об'єкта, виробничими потужностями, обсягами випуску продукції; етапи проекту, що характеризуються термінами завершення комплексу робіт, термінами постачання продукції, термінами підготовки робіт; також прогнозується потреба в матеріальних, технічних та фінансових ресурсах із розподілом по роках, кварталах.

Стратегічний план встановлює стабільне зовнішнє та внутрішнє оточення, фіксовані цілі для проектної команди та забезпечує загальне бачення проекту.

Поточний план уточнює терміни виконання комплексів робіт, потребу в ресурсах, встановлює чіткі межі між ділянками робіт, за виконання яких відповідають організації-виконавці, в розрізі року і кварталу.

Оперативний план деталізує завдання учасникам на місяць, тиждень, добу по комплексах робіт.

2. За функціями управління – функціональні плани розробляються на кожний комплекс робіт (підготовчі, проектно-дослідницькі, поставка матеріалів і устаткування, будівництво, пусковий період і освоєння виробничих потужностей) або на комплекс робіт, які виконуються однією організацією.

3. За ступенем обхвату робіт проекту:

 зведений (комплексний, головний) – на всі роботи проекту;

 детальний – по організаціях-учасникам;

 детальний – по видах робіт.

До загальних принципів планування проектів можна віднести наступні:

 цілеспрямованість. Планування розглядається як процес розгортання головної мети проекту в ієрархічну послідовність цілей і задач проекту до рівня окремих заходів, дій, робіт із визначенням порядку їх виконання;

 комплексність. Комплексність планування означає повне охоплення наукових, проектних, організаційних, виробничих та інших заходів і робіт, направлених на досягнення цілей і результатів проекту;

 збалансованість по ресурсах. Збалансованість по ресурсах означає, що плани не містять задач і робіт, не забезпечених необхідними ресурсами;

 системність. Системність планування передбачає застосування системного підходу й урахування впливу на проект чинників його оточення;

 розгляд проекту як цілісної системи з визначенням і врахуванням взаємозв'язків як всередині, так і поза ним;

 гнучкість. Гнучкість планування передбачає здатність системи прогнозувати й враховувати можливі зміни впливу зовнішніх чинників та їх наслідки. Для цього користувачеві повинна бути надана можливість легко варіювати набором технологічних, організаційних і економічних умов, що враховуються в розрахунку, варіювати критеріями, обмеженнями, пріоритетами й отримувати в зручному вигляді для аналізу й зіставлення варіанти планів, які формуються при різних постановках завдань;

 багатофункціональність. Багатофункціональність планування означає обов'язкове планування всіх встановлених функцій управління проектом;

 оптимальність. Оптимальність планування передбачає здатність системи формувати не просто прийнятні (допустимі з точки зору прийнятих обмежень і вимог) плани, а раціональні або кращі плани за вибраними критеріями. Це досягається використанням економіко-математичних або, коли це неможливо, евристичних методів;

 адаптивність. Адаптивність планування включає всі переваги оптимального планування, крім того, враховує організаційні проблеми. До процесу розробки плану залучається керівництво, що дає можливість враховувати вимоги, які не формалізуються. Все це робить планування більш адекватним реальним умовам, персоніфікованим, обґрунтованим і відповідальним;

 несуперечність. Несуперечність планування забезпечується спадкоємністю й взаємопов'язаністю всіх планових рішень;

 безперервність. Безперервність планування полягає в проведенні моніторингу, контролі і, за необхідності, актуалізації планових рішень;

 стабільність. Стабільність планування забезпечується незмінністю основних цілей і обмежень проекту, його життєздатністю, а також гнучкістю й адаптивністю системи.

Важливим процесом у плануванні проекту є процес формування інформаційної системи управління проектами. Саме на цьому етапі визначаються інформаційні та комунікаційні потреби учасників проекту: кому і яка інформація потрібна, коли ця інформація необхідна, яким чином буде надаватися ця інформація.

Інформація, необхідна для планування взаємодії проекту, включає:

 організаційну структуру та розподіл відповідальності проекту;

 напрямки, підрозділи та спеціалістів, залучених до проекту;

 причини, через які конкретні індивідууми можуть бути залучені до проекту, і місце їх знаходження;

 потреби у зовнішній інформації.

Структура розподілу інформації — це деталізація того, кому інформація (звіти, дані, розклад, технічна документація і т. ін.) направляється і які методи будуть використані для розповсюдження інформації різних типів (звіти, засідання і т. ін.). Ця структура повинна відповідати структурам розподілу відповідальності та звітності, визначеним в організаційній структурі проекту. Описання порядку надання інформації часто включає матрицю відповідальності, в якій зазначається, хто та з якою періодичністю отримує звіти. Як правило, в такій матриці по горизонталі представлені звіти, по вертикалі — одержувачі та періодичність.