Сучасні методи й засоби організаційного моделювання проектів

Традиційним інструментом проектування і зображення організаційних структур є ієрархічний граф. Організаційна структура до останнього часу зображувалася винятково у вигляді моделі, що містить структурні одиниці (посади і відділи) та адміністративні зв'язки (див. рис. 4.22).

Це було обумовлено тим, що саме адміністративні, вертикальні зв'язки були основними з погляду управління організацією, адміністративні процеси являли собою основну діяльність по керуванню організацією. Взагалі вертикальний вимір визначав принциповий вигляд організації. Таке явище супроводжувалося домінацією вертикальних, адміністративних організаційних структур, які використовувалися в тому числі і для реалізації проектів.

Традиційні інструменти

В останні 10 років як за кордоном, так і в Україні не менш важливим фактором стала горизонтальна інтеграція діяльності господарюючих суб'єктів. Найбільш актуальною стала оптимальна організація горизонтальних зв'язків, які стало необхідним відображати у відповідних моделях організаційних структур. Для моделювання і зображення горизонтальних зв'язків використовується величезна кількість графічних інструментів:

• Додаткове зображення горизонтальних зв'язків у класичній ієрархічній організаційній структурі (див. рис. 4.23).
• Матриці відповідальності (на рис. 4.24 представлена одна з модифікацій матриці відповідальності – матриця поділу адміністративних завдань управління).
• Схеми організації технологічних і управлінських процесів.
• Мережні матриці і багато чого іншого.

Слід зазначити, що всі наведені вище інструменти відображають лише окремі аспекти діяльності організації і дозволяють інтегрувати всього лише два аспекти – горизонтальні і вертикальні зв'язки.

Сучасний інструментарій

Для повноцінного організаційного проектування також необхідні засоби створення вартості моделей та інструменти динамічного моделювання. Робота зі створення вартісних моделей систем управління, організаційної структури і бізнес-процесів, а також аналіз і оцінка економічної ефективності організаційних структур може проводитися з використанням методології попроцесного обліку витрат АВС/АВМ (Activity based costing/Activity basedmanagement). Як інструмент для динамічного моделювання поведінки складних організаційних систем можна використати методику CPN (Coloured PetriNets). Ці та інші засоби аналізу, діагностики і проектування сучасних організацій докладно описані в спеціальній літературі.

Рис. 4.23. Приклад ілюстрації горизонтальних (проектних) зв’язків в традиційній моделі організаційної структури

 

В цей час вимоги до оптимальних організаційних структур стають усе більш складними і комплексними, що викликає появу все більшої кількості інструментів багатоаспектного автоматизованого проектування і моделювання організацій, що дозволяють створювати проекти організацій, що включають і адміністративні зв'язки, і горизонтальні процеси, і інформаційну систему, і структуру цілей і завдань, і виробничо-технологічну інфраструктуру, і соціально-психологічні аспекти організації, і фінансово-економічні показники діяльності організації та управління нею.

Ефективність структури управління залежить не стільки від раціонального вертикального або горизонтального поділу праці, але більшою мірою від тієї системи комунікацій, що вкладається в цю структуру. Система комунікацій визначається також безліччю складових – потоки і структура даних програмного забезпечення, апаратне забезпечення, схема бізнес-процесів, Інтернет, телефонія та інші засоби зв'язку, плани приміщень, облаштованість робочих місць. Все це вимагає погодженого проектування, аналізу і впровадження.

Основним інструментарієм, використовуваним для цих цілей, є інтегральні автоматизовані методології, носіями яких є програмні продукти. Спрощений приклад організаційного проектування з використанням програмних засобів представлений далі.

 

Матриця адміністративних задач управління компанією
Розширені функції управління компанією	Генеральний директор	Комерційна служба	Фінансово-економічна служба	Служба маркетингу та проектів	Служба генерального директора	Служба інфраструктури	Служба зовнішньої структури
ГД	КС	ФЕС	СМП	СГД	СІ	СЗС
1.Організація системи управління	І	мр	мр	мр	рпохакт	мр	мр
1.1.Формування і удосконалення організаційної структури управління компанією
1.2. Проектування процесів управління (технологія) автоматизація	ІІ	м	мс	м	рпохакт	мт	м
2. Управління персоналом
2.1. Комплектування і підготовка персоналу	я	мт	мт	мт	похакт	мт	мт
2.2. Формування системи заробітної плати і стимулювання праці	я	м	м	м	похакт	м	м
2.3. Організація і створення умов праці	яа	м	м	м	птк	тох	т

Рис. 4.24. Фрагмент матриці розподілу адміністративних задач управління

І – участь у прийняті колегіального рішення є правом вирішального голосу

Р – участь у прийняті колегіального рішення

Я – Єдиноособисте прийняття рішень

П – планування виконання задачі

О – організація виконання задачі

Х – координація виконання задачі

А – активізація виконання задачі

К – контроль виконання задачі

М – підготовка матеріалів необхідних для вирішення задач

Т – виконання задачі

 

Приклад. Організаційне проектування за допомогою Visio.

Програмний засіб Visio2000 не є готовим інструментом для організаційного проектування, але дозволяє на своїй базі створювати досить потужні бізнес-додатки інструментального характеру. Для цього звичайно використовують закладені можливості управління складним поводженням графічних об'єктів за допомогою таблиць властивостей цих об'єктів (ShapeSheets), а також вбудованої мови програмування Visual Basic for Application. Остання можливість є найсильнішим механізмом для інтеграції бізнес-додатків, створених вVisio2000, з іншими стандартними програмами MS Office. Це дозволяє створювати бази з великою кількість користувачів даних і репозитарії моделей (шляхом об'єднання даних з використанням ODBC- драйверів з експорту даних у сильні бази даних, типу MS SQLServer), проводити динамічне моделювання поводження систем управління (шляхом експорту даних в Excel), готовити високоякісну організаційну документацію (шляхом експорту даних в Word), використати рішення не тільки для моделювання, але і для реального управління (шляхом сполучення моделей в Visio2000 з програмами управління проектами або колективним календарним плануванням), проектувати і розробляти програмне забезпечення (шляхом використання вбудованих в Visio2000 механізмів кодогенерації), проектувати і аналізувати апаратне забезпечення компанії і багато чого іншого.

Робота в бізнесі-додатку Visio2000 може мати наступну послідовність:

За допомогою спеціальних вбудованих графічних засобів створюються моделі зовнішнього оточення проекту, які інформаційно пов'язані із програмним пакетом Ехсеl, що обробляє введені дані, і з пакетом Access, що зберігає всю сукупність даних.

З використанням Ехсеl проводиться моделювання зовнішнього середовища й приймаються рішення по цілях і стратегії проекту. Структура цілей проекту представляється у вигляді відповідної моделі в Visio2000.