Напрямки діяльності документознавця

Суспільство потребує висококваліфікованих документознавців у різних галузях діяльності. Одними з найзатребуваніших фахівців є документознавці-менеджери з рекламної, митно-брокерської діяльності та документно-технічного забезпечення виробництва. Розглянемо їх основні функціональні обов’язки, крім зазначених вище, щодо документознавця незалежно від спеціалізації.

Професійний менеджер з реклами повинен:

1) організовувати роботу з рекламування продукції та послуг з метою їх просування на ринки збуту, інформуючи споживачів про переваги якості та відмінні властивості товарів та послуг, що рекламуються;

2) брати участь у формуванні рекламної стратегії, яка базується на перспективних напрямах подальшого організаційного розвитку, інноваційній та інвестиційній діяльності; розробляти плани рекламних заходів з одного виду або групи товарів (послуг) і виконувати керівництво, координацію робіт з проведення рекламних кампаній; здійснювати контроль за виконанням роботи, розробкою системи звітності й контролю заходів, а також за розробленням та реалізацією договорів і контрактів з рекламування продукції та послуг;

3) вивчати ринок збуту та попит покупців з метою визначення найкращого часу й місця розміщення реклами, масштабів і термінів проведення рекламних кампаній, кола осіб, на яких слід спрямувати рекламу, орієнтуючи її на цільові групи за професією, віком, купівельною спроможністю, статтю;

4) оптимізовувати зв’язки із засобами масової інформації, сприяючи формуванню позитивного образу компанії, визначати стратегію паблік рилейшнз;

5) здійснювати вибір форм і методів реклами в засобах масової інформації, їх текстового, кольорового та музичного оформлення;

6) визначати конкретні носії реклами (газети, журнали, рекламні ролики тощо) та їх оптимальне поєднання;

7) організовувати розроблення рекламних текстів, плакатів, проектів, каталогів, буклетів, контролювати їх якість, забезпечувати наочність і доступність реклами, додержання норм громадської моралі, не допускаючи при цьому порушень правил конкурентної боротьби;

8) проводити повний аудит реклами згідно з відповідним законодавством. Рекламодавець зобов’язаний зберігати оригінали реклами протягом шести місяців після виходу відповідно до Закону про рекламу;

9) організовувати зв’язки з діловими партнерами з метою вдосконалення рекламної діяльності; підтримувати зв’язки зі структурними підрозділами підприємства, установи, організації в процесі розроблення й проведення рекламних заходів; залучати до вирішення поставлених завдань консультантів і експертів, запрошувати до участі в рекламі широковідомих та популярних осіб, укладаючи з ними договори на комерційній основі;

10) відповідати за політику підвищення конкурентноздатності компанії на ринку, поліпшення рівня обслуговування клієнтів; формувати корпоративну культуру, створювати фірмові стандарти.

Значущість професії менеджера з митно-брокерської діяльності набуває значення у зв’язку зі зростанням зовнішньоекономічної діяльності компаній щодо імпорту та експорту товарів споживання, оскільки митні платежі становлять понад 40 % річного бюджету країни. Специфіка вітчизняного приватного бізнесу полягає в тому, що імпорт товарів широкого споживання перевищує експорт, а це зумовлює необхідність грамотного митного оформлення імпортованої продукції.

Головне завдання менеджера з митно-брокерської діяльності полягає в доставці товару після його повного оформлення. Для цього він повинен:

1) знати митне законодавство;

2) обробляти й підготовлювати первинну й кадрову документацію в процесі документообігу, ретельно вивчати й грамотно складати договори;

3) уміти працювати зі спеціальними комп’ютерними програмами щодо ведення документообігу й організації митно-брокерської діяльності;

4) розробляти схеми оптимізації введення документообігу на митниці;

5) уміти грамотно заповнювати основні документи, зокрема вантажну митну декларацію;

6) правильно вказувати митну вартість товару;

7) мінімізувати митні платежі, податкові витрати;

8) організовувати ділові зв’язки с партнерами митних терміналів;

9) організовувати транспортно-експедиційне обслуговування;

10) аналізувати експортно-імпортні поставки підприємства;

Менеджери з документно-технічного забезпечення виробництва обслуговують різні сфери виробництва. Тому вони є універсальними працівниками, що адаптуються в процесі роботи до певної виробничої сфери діяльності.

Менеджери з документно-технічного забезпечення виробництва повинні:

1) контролювати правильне оформлення й своєчасне отримання відповідної технічної та кадрової документації;

2) здійснювати аналітико-синтетичну обробку документів;

3) перекладати каталоги, проспекти, журнали й іншу технічну документацію, що пов’язана з профілем підприємства;

4) контролювати своєчасне оформлення звітів і пропозицій співробітників;

5) аналізувати ринки технічного обладнання; збирати й акумулювати технічну інформацію про діяльність профільних підприємству фірм і організацій;

6) уміти оформлювати заявки на одержання технічної документації та зразків нової техніки від фірм й організацій;

7) розробляти й проводити необхідні заходи щодо науково-технічного співробітництва з фірмами та організаціями щодо вивчення й впровадження передового вітчизняного й закордонного досвіду (встановлення ділових контактів з іноземними підприємствами, розробка планів спільної роботи, обмін фахівцями);

8) грамотно оформлювати документи для відвідування міжнародних конференцій, симпозіумів і виставок фахівцями підприємства;

9) організовувати проведення технічних переговорів із представниками закордонних фірм.

10) забезпечувати оптимізацію введення документообігу за допомогою новітніх інформаційних технологій.