Кваліфікаційна характеристика професії документознавця в державному класифікаторі професій

Кваліфікаційна характеристика професії документознавця визначена в Державному класифікаторі професій України ДК 003-95, розробленому Науково-дослідним інститутом соціально-трудових відносин Міністерства праці й соціальної політики України за участі Інституту української мови Національної академії наук України й Науково-дослідного інституту статистики Державного комітету статистики України.

Класифікатор професій є складовою частиною державної системи класифікації й кодування техніко-економічної й соціальної інформації, в основу якого покладено Міжнародну стандартну класифікацію професій 1988 року (ISCO-88: International Standard Classification of Occupations/ILO, Geneva). Він призначений для застосування всіма суб’єктами господарювання під час запису про роботу в трудові книжки працівників. Відповідно до п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників записи до трудової книжки про найменування роботи, професії або посади здійснюються відповідно до найменування професій і посад, перелічених у Державному класифікаторі України. Якщо назву посади не зазначено в Класифікаторі, у трудових книжках працівників її вказувати не можна.

Для розуміння кваліфікаційної характеристики професії документознавця слід розрізняти поняття «професія» і «кваліфікація».

Професія – здатність виконувати такі роботи, які вимагають від особи певної кваліфікації.

Кваліфікація – здатність виконувати завдання й обов’язки певної роботи. У дипломі фахівця або в іншому документі про професійну підготовку кваліфікація визначається назвою професії. Кваліфікація визначається рівнем освіти й спеціалізацією.

Спеціалізації документознавців відрізняються від напряму вищого навчального закладу. Документознавців готують як фахівців-менеджерів з управлінської, рекламної, митно-брокерської, видавничої, документно-техничної та іншої діяльності, що забезпечують різні сфери функціонування документів. Проте загальні вимоги до професії документознавця є єдиними. Вони містять завдання, обов’язки, необхідні знання, права та кваліфікаційні вимоги.

Завдання та обов’язки документознавця:

– розробка та впровадження технологічних процесів роботи з документами й документною інформацією на підставі використання організаційної та обчислювальної техніки з обліку, контролю виконання, оперативного збереження, довідкової роботи;

– участь у плануванні, організації й вдосконаленні діяльності служби документаційного забезпечення управління;

– здійснення контролю за станом діловодства в структурних підрозділах;

– підготовка пропозицій із забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління;

– розробка уніфікованих систем документації й табелів документів різного призначення та рівня управління, класифікаторів документної інформації;

– організація впровадження, ведення (у тому числі автоматизованого) і розвитку системи документації, яка включає також документи на машинних носіях і класифікатори документної інформації;

– вживання заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків;

– участь у відборі документів, які передаються на державне зберігання, в організації поточного збереження й експертизі наукової та практичної цінності документів;

– участь у постановці задач, проектуванні, експлуатації та вдосконаленні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем і систем управління, а також нових інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), які базуються на застосуванні обчислювальної й мікропроцесорної техніки, проектуванні й актуалізації баз банків даних;

– вивчення й узагальнення передового вітчизняного та світового досвіду у сфері документаційного забезпечення управління, розробка нормативно-методичних матеріалів з документаційного забезпечення;

– участь у роботі з підбору, розстановки й підвищення кваліфікації кадрів служби документаційного забезпечення управління.

Крім цього, документознавецьмає знати:

- постанови, розпорядження, накази, методичні та інші керівні матеріали, нормативні документи з документаційного забезпечення управління;

- порядок планування, проектування й технологію роботи на базі організаційної та обчислювальної техніки служб документаційного забезпечення управління; методи розроблення їх оптимальних структур;

- методи дослідження, аналізу, проектування й розвитку документаційних систем, стандарти на уніфіковані системи документації;

- порядок оформлення, класифікації, збереження, експертизи цінності документів;

- організацію архівної справи; нормативні й методичні документи з проектування й експлуатації автоматизованих інформаційних систем управління;

- основи програмування, методи проектування й актуалізації баз і банків даних;

- основи управління, ергономіки, соціальної психології, соціології, трудового законодавства; документоутворення;

- організацію державних установ і громадських організацій, економічні й правові аспекти їх діяльності;

- вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління.

Документознавець має також права:

– вносити пропозиції з поліпшення організації документообігу підприємства, його раціоналізації з дотриманням установлених стандартів;

– вимагати від служб підприємства й працівників, що здійснюють підготовку документації, дотримання встановлених стандартів і вимог;

– розробляти та впроваджувати уніфіковані системи документації, табелі документів різного призначення й рівня керування, класифікатори документної інформації.

Від кваліфікаційних вимог залежить посада. Для отримання посади провідного документознавця слід мати повну вищу освіту відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст), стаж роботи за професією документознавця I категорії не менше двох років.

Працювати документознавцем I категорії можна за умови наявності повної вищої освіти відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст); для магістра – без вимог до стажу роботи, спеціаліста, стаж роботи за професією документознавця II категорії не менше двох років;

Посада документознавця II категорії передбачає повну вищу освіту відповідного напряму підготовки (спеціаліст), стаж роботи за професією документознавця не менше одного року.

Длятого щоб працювати документознавцем, достатньо мати повну вищу освіту відповідного напряму підготовки (спеціаліст) без вимог до стажу роботи.