Внедрение информационных технологий сопряжено с капитальными вложениями, как на приобретение техники, так и на разработку проектов, выполнение подготовительных работ и подготовку кадров. Поэтому внедрению должно предшествовать экономическое обоснование целесообразности внедрения ЭИС. Это означает, что должна быть исчислена эффективность применения ИТ.
Под эффективностью автоматизированного преобразования экономической информации понимают целесообразность применения средств вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и обработке данных. Различают расчётную и фактическую эффективность. Первую определяют на стадии проектирования автоматизации информационных работ, т.е. разработки техно-рабочего проекта; вторую (фактическую) – по результатам внедрения техно-рабочего проекта.
Обобщённым критерием экономической эффективности является минимум затрат живого и овеществлённого труда.
При этом установлено, что чем больше участков управленческих работ автоматизировано, тем эффективней используется техническое и программное обеспечение.
Экономический эффект от внедрения вычислительной и организационной техники подразделяют на прямой и косвенный.
Под прямой экономической эффективностью понимают экономию материально–трудовых ресурсов и денежных средств, полученную в результате сокращения численности управленческого персонала, фонда заработной платы, расхода основных и вспомогательных материалов вследствие автоматизации конкретных видов планово-учётных и аналитических работ.
Не исключено, что внедрение ИТ на первом этапе не приведёт к уменьшению числа работников планово-учётных служб. В этом случае учитывают косвенную эффективность, проявляющуюся в конечных результатах хозяйственной деятельности предприятия. Её локальными критериями могут быть: сокращение сроков составления сводок, повышение качества планово-учётных и аналитических работ, сокращение документооборота, повышение культуры и производительности труда и т.д. Основным же показателем является повышение качества управления, которое, как и при прямой экономической эффективности ведёт к экономии живого и овеществлённого труда. Оба вида рассмотренной экономической эффективности взаимоувязаны.
Определяют экономическую эффективность с помощью трудовых и стоимостных показателей. Основным при расчётах является метод сопоставления данных базисного и отчётного периода. В качестве базисного периода при переводе отдельных работ на автоматизацию принимают затраты на обработку информации до внедрения ИТ (при ручной обработке), а при совершенствовании действующей системы автоматизации экономических работ – затраты на обработку информации при достигнутом уровне автоматизации. При этом пользуются абсолютными и относительными показателями.
Например, на ручную обработку сельскохозяйственных счетов-фактур следует затратить 100 чел/ч (Т 0), а при использовании ИТ – 5 чел/ч (Т 1).
Абсолютный показатель Тэк составляет:
Тэк = Т 0 – Т 1 = 100 – 5 = 95 чел/ч.
Относительный – индекс производительности труда
Jпт = 0.05
Это значит, что для обработки счетов-фактур при автоматизации требуется по сравнению с ручной обработкой только 5% времени. Используя Jпт можно определить относительный показатель экономии трудовых затрат. При обработке счетов-фактур в результате применения ИТ экономия составит 95%. Наряду с трудовыми показателями, необходимо рассчитывать и стоимостные показатели, т.е. определять затраты на обработку информации при базисном и отчётном вариантах в денежном выражении.
Для определения абсолютных показателей:
Сэк = С 0 – С 1,
Для расчёта индекса стоимости затрат:
Jст.зат. = 
Срок окупаемости затрат Tок:
Tок = 
Технологические стадии разработки автоматизированных экономических информационных систем регламентируются стандартами как у нас в стране, так и за рубежом. В следующем параграфе для сравнения приведены российский ГОСТ на создание ЭИС и зарубежный стандарт SSADM.
