С использованием ПК можно получать информацию для заполнения Главной книги, используя программу АРМ „Главная книга“.
Данная программа поддерживает следующие функции:
1. Ввод и корректировку справочника балансовых счетов.
2. Ввод и корректировку оборотов за месяц с кредита счетов в дебет счетов.
3. Просмотр и печать оборотов за месяц по любому счету.
4. Ведомость остатков по балансовым счетам на начало месяца.
5. Оборотку за месяц.
6. Шахматку за месяц, как по кредиту, так и по дебету счетов.
7. Обновление остатков на начало следующего месяца.
8. Получение Главной книги.
Работа с АРМ „Главная книга“ включает в себя так же функции: очистку дискет, форматирование дискет, копирование текущих баз данных на дискету, восстановление текущих баз данных с дискеты, возврат в главное меню.
Главное меню программы имеет следующий вид:
Ведение справочника балансовых счетов
Обработка приходящих документов
Получение отчетов и справок
Восстановление индексов
Настройка
Общая инструкция
Пункт Ведение справочников предназначен для ввода и корректировки остатков по балансовым счетам. Остатки вводятся на начало месяца, за который будут вводиться обороты по субсчетам.
При первом сеансе работы необходимо ввести все остатки по счетам. Затем нужно проверить введенную информацию. Для проверки введенной информации остатков необходимо распечатать ведомость остатков по балансовым счетам на начало месяца.
Для этого необходимо вызвать меню формирования отчетов. На экране монитора появится следующее меню:
Формирование
Просмотр
Печать
Выход
Для того чтобы получить отчет, необходимо обязательно проделать пункт меню Формирование. В результате выполнения этого пункта на жестком диске будет создан отчет. При помощи пункта Просмотр можно будет его просмотреть на экране монитора, а, используя пункт меню Печать,напечатать на бумагу. Отчет формируется постранично. Просмотр и печать отчетов осуществляется постранично. При печати отчета можно указать конкретный номер листа и в этом случае будет напечатан только этот лист отчета.
Если остатки введены неправильно, то нужно исправить и повторить операцию получения ведомости остатков.
Функция Получение отчетов и справок позволяет получить следующие выходные документы и виды работ: шахматку, оборотку, обновить остатки, очистить текущие базы данных.
После выбора данного пункта на экране монитора появится следующее меню:
Получение шахматки
Получение оборотки
Обновление остатков
Очистка баз данных
Шахматку можно получить как по кредиту, так и по дебету счетов. Для этого нужно указать параметр „0“, если необходима шахматка по кредиту и указать параметр „1“, если нужна шахматка по дебету. Затем нужно указать, сколько колонок и строк будет располагаться на одном листе, так как шахматка формируется по листам. Количество колонок и строк на листе зависит от размера листов бумаги, на которые будет печататься шахматка. Стандартное значение указано в поле ввода. После того как пользователь укажет вид шахматки, количество колонок и строк на листе на экране монитора появится меню формирования отчетов.
В шахматке будут показаны только не пустые колонки и строки. Номера счетов есть на каждом листе шахматки, как дебетовые, так и кредитовые
Таблица
Шахматка по кредиту за ______________
| Номера счетов | Кредит счета1 | Кредит счета2 | Кредит счета3 | ..... | Итого по дебету |
| Дебет счета1 | Х | ||||
| Дебет счета2 | Х | ||||
| ..... | |||||
| Итого по кредиту | Х | Х | Х | Всего |
Параметр - 1 Шахматка по кредиту за ______________
| Номера счетов | Дебет счета1 | Дебет счета2 | Дебет счета3 | ..... | Итого по кредиту |
| Кредит счета1 | Х | ||||
| Кредит счета2 | Х | ||||
| ..... | |||||
| Итого по дебету | Х | Х | Х | Всего |
После получения шахматки может быть получена оборотка. При получении оборотки остатки на конец месяца для свернутых счетов получаются свернутыми, а для развернутых - развернутые (свернутый - остаток по счету есть только дебетовый или кредитовый, развернутый - остаток по счету есть и дебетовый и кредитовый). Оборотка имеет следующий вид:
Оборотка за_______________
| Номер Счета | Сальдо на начало месяца | Оборот за месяц | Сальдо на конец месяца | |||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
| Итого | Х | Х | Х | Х | Х | Х |
После получения оборотки необходимо обновить остатки. Операция обновления остатков записывает новые остатки в справочник балансовых счетов, при этом остатки на начало текущего месяца удаляются. В базу данных о пользователе при этом записывается дата, содержащая уже следующий месяц. Если все же остатки уже обновили, но необходимо внести изменения в старые отчеты, то нужно провести восстановление баз данных с дискеты, на которой записана копия старых баз данных. Если копии старых данных нет, то необходимо ввести вручную остатки в справочник балансовых счетов. Это возможно если не была произведена очистка текущих баз данных.
Пункт ОБРАБОТКА ПРИХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ предназначен для ввода и корректировки оборотов по счетам. После выбора пункта ОБРАБОТКА ПРИХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ на экране монитора появится меню:
Обработка по: кредиту дебету
Ввод и корректировка оборотов осуществляются только по кредиту счетов. По дебету можно только просматривать обороты. Для ввода и корректировки пользователь должен выбрать пункт „по кредиту“. На экране монитора появится следующее сообщение и поле ввода:
Обработка приходящих документов с кредита счета в дебет счетов.
Пользователь, набрав нужный номер счета, должен нажать клавишу Enter, при этом на экране появится окно для ввода оборотов с кредита счета, который указан в поле ввода в дебет счетов. Если введенный номер счета отсутствует в справочнике балансовых счетов, то компьютер сообщит об этом и окно ввода оборотов не появится на экране монитора. В этом случае пользователь должен вызвать справочник балансовых счетов и ввести в список счетов ненайденный счет. После этого выбрать этот счет из справочника балансовых счетов номер счета автоматически перенесется в поле ввода кредита счета. Для вызова окна ввода оборотов нужно нажать клавишу Enter. Окно ввода имеет следующий вид:
| Дебет счета | Сумма |
Пользователь вводит номер счета и сумму. Если номера счета нет в справочнике балансовых счетов, то необходимо ввести этот счет в справочник, а затем выбрать его из справочника. После ввода всех оборотов по кредиту конкретного счета можно получить общую сумму по кредиту счета.
Итак, порядок работы с АРМ „Главная книга“ следующий:
Запустить АРМ „Главная книга“
Восстановить индексы
Ввести данные в справочник балансовых счетов
Сделать копию на дискету
Ввести обороты по кредиту в дебет счетов
Сделать копию на дискету
Получить оборотку
Внести изменения по оборотам при необходимости
Получить оборотку
Если оборотка Вас устраивает, получить шахматку
Сделать копию на дискету
Если шахматка Вас устраивает, обновить остатки на начало следующего месяца
Очистить текущие базы данных
Восстановить индексы
Сделать копию на другую дискету
Для хранения копий данных необходимо 4 дискеты, по 2 дискеты на каждую копию. Одна копия будет содержать все обороты за месяц, а другая остатки на начало следующего месяца. В случае необходимости можно будет восстановить старые обороты с первой копии.
