Обследование – это изучение и диагностический анализ существующей системы обработки информации. Материалы, полученные в результате обследования, должны быть использованы:
· для обоснования разработки и поэтапного внедрения систем;
· для составления технического задания на разработку систем;
· для разработки технического и рабочего проектов систем.
Обследование проводится разработчиками совместно с заказчиком после издания приказа заказчика о проведении работ по предпроектному обследованию.
Обследование начинается с изучения производственно–экономических характеристик объекта, основных функций, осуществляемых подразделениями и их руководителями. Далее изучаются задачи, обеспечивающие реализацию функций управления, организационная структура, штаты и содержание работ по управлению в предприятии и объединении, а также характер подчинённости вышестоящим органам управления.
В процессе обследования должны быть выявлены:
· инструктивно–методические и директивные материалы, на основании которых определятся состав подсистемы и перечень задач;
· возможности применения новых методов решения задач.
При изучении каждой функциональной задачи управления рассматриваются:
· наименование задачи; сроки и периодичность её решения;
· степень формализуемости задачи;
· источники информации, необходимые для её решения;
· показатели и их количественные характеристики;
· порядок корректировки информации;
· действующие алгоритмы расчёта показателей и возможные методы контроля;
· действующие средства сбора, передачи и обработки информации;
· действующие средства связи;
· принятая точность решения задачи;
· трудоёмкость решения задачи;
· действующие формы представления исходных данных и результатов их обработки в виде документов;
· потребители результатной информации по задаче.
При обследовании документооборота следует составить схему маршрута движения документов, которая должна отразить:
· количество документов;
· место формирования показателей документа;
· взаимосвязь документов при их формировании;
· маршрут и длительность движения документа;
· место использования и хранения данного документа;
· внутренние и внешние информационные связи;
· объём документа в знаках.
По результатам обследования следует установить перечень задач управления, решение которых целесообразно автоматизировать и очерёдность их разработки.
В отчёте по обследованию, называемом технико-экономическим обоснованием (ТЭО), даётся краткая характеристика материально–технической базы производства предприятия (объединения), численность работников по категориям, основные технико-экономические показатели производства и реализации продукции; даётся краткое описание функций подразделений и должностных лиц; схемы информационных связей и объём информации по периодам; схемы маршрутов движения документов; данные об уровне автомитизации управленческого труда и методах управления.
В ТЭО обосновываются предложения по совершенствованию системы управления, выделяются функции, подлежащие автоматизации, указывается первоочередной комплекс задач и предварительный перечень средств системы, проводится ориентировочная оценка экономической эффективности создания ЭИС.
Техническое задание
Техническое задание на систему разрабатывается заказчиком при непосредственном участии разработчика.
Техническое задание это документ, утверждённый в установленном порядке, определяющий цели, требования и основные исходные данные, необходимые для разработки автоматизированной системы управления и содержащей предварительную оценку экономической эффективности системы.
Утверждённое техническое задание является документом, которым разработчики должны руководствоваться на всех этапах создания системы и проектировании задач. Изменения, вносимые в техническое задание должны оформляться протоколом, являющимся частью технического задания. Протокол должен утверждаться заказчиком.
При разработке технического задания следует:
· установить общую цель создания ЭИС, определить состав подсистем и задач;
· разработать и обосновать требования, предъявляемые к информационным подсистемам;
· разработать и обосновать требования, предъявляемые к информационной базе, математическому и программному обеспечению, комплексу технических средств (включая средства связи и передачи данных);
· установить общие требования к проектируемой системе;
· определить перечень задач и исполнителей;
· определить этапы создания системы и сроки их выполнения;
· провести предварительный расчёт затрат на создание системы и уровень экономической эффективности её внедрения.
Техническое задание должно включать следующие разделы:
Введение.
1. Основание для разработки системы.
2. Общие положения.
3. Функциональная часть системы.
4. Обеспечивающая часть системы.
5. Организация работ и исполнители.
6. Этапы разработки и внедрения системы.
7. Предварительный расчёт затрат на создание системы и экономической эффективности от её внедрения.
После утверждения технического задания разрабатывается координационный план создания системы, сетевой график работ и проводится расчёт затрат на разработку системы.
