Основным документом, которым следует руководствоваться при организации работы с наличными денежными средствам с 1 июня 2014 г., является Указание о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства (утв. Банком России 11.03.2014 № 3210-У). До указанной даты применялось Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П).
Новый порядок распространяется как на организации (в т.ч. на получателей бюджетных средств, если в законодательстве не определено иное), так и на индивидуальных предпринимателей. В отличие от своего предшественника он упрощает порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства – малыми предприятиями в соответствии с требованиями Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации». В частности, указанные субъекты предпринимательской деятельности могут не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе.
Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.
С 1 января 2012 г. банки не осуществляют контроль за соблюдением порядка ведения кассовых операций. Функции контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей исполняет ФНС России.
В организации должно быть организовано место для проведения кассовых операций – касса.
Все кассовые операции ведутся кассиром с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись. При наличии у юридического лица нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира.
Кассир должен быть старше 18 лет. Кассовые операции могут проводиться иным работником, руководитель должен издать приказ, в котором на это лицо возлагаются обязанности кассира. Кроме того, кассовые операции могут проводиться руководителем.
Наличные деньги, поступающие в организацию, должны сдаваться в банк. Организация может иметь на конец дня в кассе остаток наличных средств в пределах максимально допустимой суммы, установленной организацией (лимит остатка наличных денег). Алгоритм расчета лимита остатка наличных денег указан в приложении к Указанию о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами. Организация, в состав которой входят обособленные подразделения, определяет лимит остатка наличных денег с учетом наличных денег, хранящихся в обособленных подразделениях.
Организация, в состав которой входят обособленные подразделения (филиал, представительство) юридического лица, имеющие расчетный счет, лимит остатка наличных денег по такому подразделению устанавливается отдельно и в порядке, аналогичном порядку для юридического лица. Если обособленные подразделения сдают наличные деньги в кассу юридического лица, то лимит остатка наличных денег определяется с учетом лимитов, установленных таким обособленным подразделениям.
Организация - платежный агент (банковский платежный агент (субагент)) при определении лимита остатка не учитывает деньги, принятые от физических лиц в рамках своей деятельности.
Таким образом, у каждой организации свой лимит остатка наличных денег в кассе, зависящий от объемов наличного денежного обращения, режима деятельности и т.д. При отсутствии лимита считается, что на конец дня сумма в кассе должна быть равна нулю.
Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий и иных выплат социального характера, не более пяти рабочих дней, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций.
В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.
Расходование поступивших наличных денег за проданные товары (работы, услуги) осуществляется в соответствии с Указанием об осуществлении наличных расчетов (утв. Банком России от 07.10.2013 № 3073-У).
Индивидуальные предприниматели и юридические лица не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте Российской Федерации за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий, за исключением следующих целей:
выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
выплат страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
выдачи наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
выдачи наличных денег работникам под отчет;
возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
выдачи наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями ст. 14 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ "О национальной платежной системе".
При этом объем наличных расчетов между организациями и индивидуальными предпринимателями не должен превышать 100 000 руб. (либо сумму, эквивалентную 100 000 руб., при расчетах в иностранной валюте) по одному договору.
Если наличные деньги поступают от населения, сумма платежа может быть любой. Установленное Банком России ограничение на расчеты с населением не распространяется.
При осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями применяется контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр. Порядок применения контрольно кассовой техники регулируется Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
