В организации должен быть издан приказ руководителя, которым ведение кадрового учета возлагается на конкретное лицо. Этот сотрудник будет отвечать за оформление и сохранность трудовых книжек работников.
В качестве первичных учетных документов до 1 января 2013 года в обязательном порядке применялись унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". После вступления в силу Закона № 402-ФЗ указанные формы могут продолжать применяться или быть заменены на разработанные самостоятельно организацией с соблюдением требований, установленных п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
| Номер | Наименование | Назначение |
| Документы по учету кадров | ||
| № Т-1 № Т-1а | Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу | Для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору (форма № Т-1 - на одного работника, форма № Т-1а - на группу работников) |
| № Т-2 | Личная карточка работника | Для отражения персональных сведений о сотруднике |
| № Т-3 | Штатное расписание | Для оформления структуры организации |
| № Т-5 № Т-5а | Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу | Для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией |
| № Т-6 № Т-6а | Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам | Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) |
| № Т-7 | График отпусков | Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации на календарный год по месяцам |
| № Т-8 № Т-8а | Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) | Для оформления и учета увольнения работника(ов) |
| Документы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда | ||
| № Т-12 или № Т-13 | Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Табель учета рабочего времени | Для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации |
| № Т-11 № Т-11а | Приказ о поощрении работника Приказ о поощрении работников | Для оформления и учета поощрений за успехи в работе |
| № Т-49 или № Т-51 | Расчетно-платежная ведомость «Расчетная ведомость» в совокупности с формой № Т-53 «Платежная ведомость» | Для расчета и выплаты заработной платы работникам организации |
| № Т-53а | Журнал регистрации платежных ведомостей | Для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации |
| № Т-54 или № Т-54а | Лицевой счет Лицевой счет (свт) | Для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года |
| № Т-60 | Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику | Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска |
| № Т-61 | Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) | Для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора |
| № Т-73 | Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы | Для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы |
