Основные направления совершенствования организации труда аппарата государственных учреждений

Значительный эффект может дать правильное разделение труда меж­ду руководителем и подчиненным.

В органах государственного управления руководители ряда служб и подразделений перегружены функциональными обязанностями. Особенно это относится к руководителям низового управленческого труда. Данное положение обусловлено не только тем обстоятельством, что многие функциональные обязанности руководителей.закреплены за ними соответствующими нормативными актами. Немало функций руководители выполняют и по сложившейся традиции, и потому, что не доверяют своим подчиненным или же предпочитают осуществлять как можно больше операций, чтобы быть в курсе всех дел. Это плохо для всего коллектива, ибо ведет к перегрузке руководителя и сниже­нию инициативности исполнителей, понижается надежность функ­ционирования организации в случае «выхода из строя» главного субъ­екта управления.

По этим причинам руководителям всех уровней управления целе­сообразно прибегать к практике делегирования своих полномочий. Здесь необходимо сознавать следующие правила:

— нельзя делегировать те функции, выполнение которых закреп­лено за руководителем нормативными актами, принятыми законода­телем или вышестоящими органами управления;

— вместе с обязанностями необходимо передавать и соответст­вующие права;

— освобождаясь от ряда функций, руководитель должен усилить контроль за их исполнением;

— делегировать полномочия можно не только подчиненным ру­ководителям, но и рядовым исполнителям. Тем самым расширяется круг работников, участвующих в управлении, обогащается содержание их труда, появляется хорошая возможность для изучения их способ­ности к выполнению разнохарактерных трудовых операций.

Совершенствование нормирования труда. Известно, что характер труда работников органов власти и управления специфичен. Поэтому большинство имеющихся норм, применяемых для учета физического труда (и подходы к их разработке), не могут использоваться в указан­ной системе. Труд государственных (муниципальных) служащих, спе­циалистов по социальному управлению имеет творческий интеллекту­альный характер, на результативность их работы влияет много внешних факторов. Если установить им нормы, основывающиеся на среднестатистических показателях, и потребовать их выполнения, то это сразу же негативно отразится на качестве управления.

Однако это не означает, что нет проблемы нормирования труд_а в органах управления. Необходимы научно обоснованные критерии оценки трудоемкости видов деятельности работников, новые подходы к нормированию, связанные с определением процедур управленческих процессов, составлением регламентов их осуществления, нормирован­ных заданий и т. д.

Наиболее перспективными направлениями нормирования труда в органах управления являются мероприятия, связанные с определе­нием: штатной численности работников, оптимального уровня управ­ляемости, обеспечения техническими средствами и т. д. Одновремен­но необходима разработка:

— нормативных бюджетов времени для руководителей и специа­листов различных служб;

— норм загрузки специалистов и технических исполнителей;

— регламентов трудовых процессов (режим рабочего дня);

— процедур выполнения трудовых операций;

— типовых положений об отделах, службах и типовых должностных инструкций;

— процедур обоснования и принятия управленческого решения руководителями разного уровня;

— унифицированных форм документов и рациональных документопотоков;

— профессиограмм и типовых рабочих мест.

Перечисленные направления и мероприятия по совершенствова­нию нормирования труда не исчерпывают всей их совокупности, но позволяют убедиться в сложности и многогранности этой работы.

Улучшение условий труда. Эффективность работы персонала госу­дарственной (муниципальной) службы во многом зависит от условий, в которых она осуществляется: интерьера, температурного режима, ос­вещения рабочего помещения, уровня шума в нем, бытового обеспе­чения (наличие столовой, комнаты отдыха).

Вопросы оптимизации условий труда изучает наука эргономика.

Эргономика использует данные технических наук, психологии, физиологии, гигиены, анатомии, биофизики и ряда других отраслей знаний. Эта наука изучает функциональные возможности человека процессе трудовой деятельности. Она имеет целью обоснование та­ких условий, которые, делая труд высокопроизводительным, обеспе­чивают работнику необходимые удобства и сохраняют его силы, здо­ровье и трудоспособность.

Думается, в системе государственного управления эргономика приобретет должный приоритет. Сейчас важно создать благоприятные условия не только для труда, но и для отдыха работников, их физиче­ского и духовного здоровья. Строительство в государственной сфере спортивно-оздоровительных комплексов, медицинских профилактори­ев и центров социальной реабилитации, пунктов бытового обслужива­ния и возможности для государственных служащих пользоваться их услугами — все это, несомненно, повысит авторитет государственной службы, привлечет молодежь, сократит текучесть кадров, снизит забо­леваемость работников и будет способствовать успешному решению задач в управлении.

Рационализация трудового процесса и использования рабочего време­ни — немаловажные составляющие организации труда персонала госу­дарственной (муниципальной) службы. Продолжительность осуществ­ляемых в органах управления процессов, как правило, не регламенти­рована, что ведет к большим временным издержкам. Это касается работников всех категорий, но особенно — руководителей.

По указанной причине рекомендуется составлять личные (индивидуальные) планы на месяц, неделю, день. С помощью таких планов можно регламентировать трудовой процесс по времени и по содержанию. Поскольку трудовые процессы многих работников аппа­рата связаны между собой, то целесообразно индивидуальные пла­ны-графики составлять на основе регламента деятельности государст­венного органа в целом.

Для этого, разумеется, в каждом органе государственного (муни­ципального) управления должен быть Регламент.

Регламент (от лат. regula — правило) — свод правил, устав, поря­док работы учреждения. Модель такого документа может включать следующие основные разделы.

1. Общие положения.

2. Организация планирования работы государственного органа.

3. Организация работы по подготовке вопросов на рассмотрение государственного органа.

4. Организация и проведение заседаний коллегиальных органов, Центров принятия решений.

5. Организация работы по подготовке и принятию решений.

6. Организация деятельности государственного органа по руковод­ству подведомственными органами управления и объектами управле­ния.

7. Организация деятельности государственного органа по осуществлению контрольных полномочий.

8. Организация организационно-оперативной работы по решению текущих вопросов.

9. Организация деятельности постоянных комиссий, консульта­тивных советов, экспертных центров и т. п.

10. Организация работы по подготовке вопросов на рассмотрение вышестоящих органов.

1.1. Организация работы по связям с общественностью.

12. Организация работы по рассмотрению предложений, заявле­ний и приему граждан.

1;3. Организация индивидуальной деятельности Руководителя го­сударственного органа, его заместителей и Управляющего Делами, его заместителей.

14. Организация деятельности аппарата государственного органа.

15. Организация труда работников аппарата.

16. Организация работы кадровой службы.

17. [Организация работы служб по документационному и инфор­мационному обеспечению государственного органа.

18. Основные направления, принципы деятельности взаимодействия взаимосвязанных служб, управленческих звеньев, должностных
лиц.

Возможно, такая модель регламента не охватывает все стороны деятельности государственных органов. Но и в таком, а тем более усовершенствованном, виде его внедрение в практику работы значи­тельно повысило бы научную организацию управленческой деятельно­сти.

В современных, постоянно изменяющихся и усложняющихся ус­ловиях эффективнее работают сегодня и будут работать завтра те ор­ганы управления, где создана оптимальная организация труда и управленческой деятельности.