Бақылау - бұл ұйымның өз мақсаттарына жетуiн қамтамасыз ететiн процесс. Басшылар мақсат пен мiндеттердi тұжырымдап, ұйымды құрған кезден бақылау қызметiн жүзеге асыра бастайды. Ұйым сәттi әрекет етуi үшiн бақылау өте маңызды.
Басқарудағы бақылауды үш тұрғыдан қарастыруға болады:
1) менеджменттiң негiзгi қызметтерiнiң бiрiн iске асыратын басшылар мен басқару органдарының жүйелi қызметi;
2) оның өзегi керi байланыстар механизмi болып табылатын басқару циклiнiң ақырғы сатысы;
3) басқарушылық шешiмдердi қабылдау мен iске асыру процесiнiң ажырамас бөлiгi, лауазымды тұлғалар әрекетiнiң жиынтығы.
Бақылау жүйесi келесi талаптар негiзiнде құрылуы тиiс:
1) бақылау тиiмдiлiгi – бақылаудың сәттiлiгi, пайдалылығы анықталады (бақылау процесiнде анықталған кемшiлiктердi жоюмен байланысты шығындардың азаюы);
2) адамдарға ықпал ету әсерi – бақылаудың қолданылатын технологиясы қызметкерлерде оң немесе терiс реакция тудыратыны анықталады;
3) бақылау мiндеттерiн орындау – бақылау өндiрiстi басқару жүйесiндегi сәйкестiктi немесе ауытқуды анықтауы, ауытқудың жойылуына, тиiмдi шешiмдер әзiрлеуге жәрдемдесуi керек;
4) бақылау шектерiн анықтау – бақылау шаралары шектеусiз жүзеге асырыла алмайды.
Басқару жүйесiнде бақылау келесi негiзгi қызметтердi атқарады:
- тексеру – шешiмдердiң лайықтылығын, негiзделуiн, заңдылығын анықтау; олардың орындалуын, техникалық, экологиялық, құқықтық және өзге де нормалар мен нормативтердiң сақталуын тексеру; қателiктер мен бұзушылықтарды табу;
- ақпараттық – объектiнiң күйi туралы ақпаратты жинау, беру, өңдеу;
- диагностикалық – ұйым мен оның маңайындағы iстiң нақтылы жағдайын зерделеу және бағалау; оның өзгеруiнiң негiзгi тенденцияларын, қатерлер мен мүмкiндiктердi, жасырын резервтердi табу;
- болжамдық – объектiнiң болашақтағы күйi мен берiлген параметрлерден мүмкiн болатын ауытқулары туралы ұйғарымдарға негiз жасау;
- коммуникациялық – керi байланыс орнату мен қолдауды қамтамасыз ету;
- бағдарлағыш – не нәрсеге ерекше көңiл бөлу керек екендiгiне назар аудару;
- ынталандырғыш – оның қорытындысы бойынша қызметкерлердiң еңбегi бағаланып, көтермелеу немесе жазалау жүзеге асырылады;
- түзегiш – алынған нәтижелер негiзiнде объектiнiң күйi мен мiнез-құлқы оның сипаттамасының қажеттi мағынасы қамтамасыз етiлетiндей болып өзгередi;
- қорғағыш – ресурстардың сақталуына жәрдемдеседi.
Бақылау түрлерi
Бақылаудың үш негiзгi түрi бар: алдын ала, ағымдық және соңғы. Жүзеге асырылу нысаны бойынша бақылаудың бұл түрлерi ұқсас, өйткенi мақсаттары бiрдей: iс жүзiнде алынатын нәтижелердi талап етiлетiндерге мүмкiндiгiнше жақындатуға жағдай жасау болып табылады. Олар тек жүзеге асырылу уақытымен ғана ерекшеленедi.
Алдын ала бақылау жұмыс iс жүзiнде басталғанша жасалады. Бақылаудың бұл түрiн жүзеге асырудың негiзгi құралы белгiлiктi ережелер, рәсiмдер мен мiнез-құлық тәртiбiн жүзеге асыру болып табылады. Ережелер мен мiнез-құлық тәртiбi жоспардың орындалуы үшiн жасалатын болғандықтан, оларды қатаң сақтау жұмыс берiлген бағытта дамып келе жатқандығына көз жеткiзу тәсiлi болып табылады. Ұйымдарда алдын ала бақылау үш маңызды салаға - адам, материалдық және қаржы ресурстарына - қатысты қолданылады.
Адам ресурстары саласындағы алдын ала бақылау ұйымдарда қандай да бiр лауазымдық мiндеттердi орындау үшiн қажет iскерлiк және кәсiби бiлiм мен дағдыларды мұқият талдау және барынша дайындалған әрi маманданған адамдарды iрiктеу есебiнен жүзеге асырылады. Жұмысқа қабылданған қызметкерлер оларға жүктелген мiндеттердi атқара алатындығына сенiмдi болу үшiн, бiлiм деңгейiнiң немесе осы саладағы жұмыс стажының ең төменгi шегiн белгiлеу қажет.
Жоғары сапалы өнiмдi нашар шикiзаттан жасау мүмкiн болмайтындықтан, өнеркәсiптiк фирмалар пайдаланылатын материалдық ресурстарға мiндеттi түрде алдын ала бақылау жасайды. Бақылау сапаның жарайтындай ең төменгi деңгейiн белгiлеу мен келiп түскен материалдардың осы талаптарға сәйкестiгiне тексерiс жүргiзу арқылы жүзеге асырылады.
Қаржы ресурстарын алдын ала бақылаудың маңызды құралы бюджет болып табылады, ол сондай-ақ жоспарлау қызметiн жүзеге асыруға мүмкiндiк бередi. Бюджет шығындардың шектi сомасын бекiтедi және ұйымға өз қаржыларын толық тауысуына мүмкiндiк бермейдi.
Ағымдық бақылау тiкелей жұмыс iстеу барысында жүзеге асырылады. Оны әдетте басшының өзi жүргiзедi, ал оның объектiсi көбiне қарамағындағы қызметшiлер болып табылады. Бағыныштылардың жұмысын тұрақты бақылау, пайда болған мәселелер мен жұмысты жетiлдiру жөнiндегi ұсыныстарды талқылау ойлаған жоспар мен нұсқаулардан ауытқуға жол бермеуге мүмкiндiк туғызады. Егер осы ауытқулардың дамуына мүмкiндiк берсе, олар бүкiл ұйым үшiн күрделi қиындыққа ұласуы мүмкiн.
Ағымдық бақылау жұмыстың өзiн атқарумен бiр мезгiлде жүргiзiлмейдi. Ол ықыласты мақсатқа жетуге бағытталған жұмысты жүргiзгеннен кейiн алынған iс жүзiндегi нәтижелердi өлшеуге негiзделедi. Осылайша ағымдық бақылауды жүзеге асыру үшiн басқару аппаратына керi байланыс қажет.
Керi байланыс - бұл алынған нәтижелер туралы мәлiметтер. Олардың жұмысы қанағатсыз екендiгi туралы бастықтың бағыныштыларға айтқан хабары керi байланысқа қарапайым мысал бола алады. Керi байланыс жүйесi басшыға көптеген күтпеген мәселелердi анықтауға және алдына қойылған мiндеттерге барынша тиiмдi жолынан ұйымның ауытқуына жол бермеу үшiн өзiнiң мiнез-құлқын түзетуге мүмкiндiк туғызады.
Керi байланыс жүйесiнiң барлығы (биологиялық немесе ұйымдық) бiрдей қағидаларға негiзделедi әрi бiрдей iргелi элементтерден тұрады:
Ø мақсаттары болады;
Ø сыртқы ресурстарды пайдаланады;
Ø сыртқы ресурстарды iшкi пайдалану үшiн түрлендiредi;
Ø ойлаған мақсаттардан ауытқымауын қадағалайды;
Ø мақсаттарға жетудi қамтамасыз ету үшiн осы ауытқуларды түзейдi.
Соңғы бақылау кезiнде керi байланыс жұмыс орындалған соң пайдаланылады. Iс жүзiнде алынған нәтижелер ойластырылған нәтижелермен не бақыланатын iс-әрекет аяқтала салысымен бiрден, не алдын ала белгiленген кезең аяқталған соң салыстырылады.
Соңғы бақылау, мәселелерге пайда болған кезiнде әсер ете алмайтындай, тым кеш жүргiзiлетiнiне қарамастан екi маңызды қызмет атқарады.
1. Ұйым басшылығына егер осыған ұқсас жұмыстарды болашақта жүргiзу ұйғарылған жағдайда жоспарлау үшiн қажет ақпарат бередi. Iс жүзiнде алынған және ойдағы нәтижелердi салыстыра отырып, басшылық олардың жасалған жоспарлары қаншалықты шындыққа жанасатындай болғанын жақсырақ бағалауға мүмкiндiк алады. Сондай-ақ бұл рәсiм пайда болған мәселелер туралы ақпарат алуға және жаңа жоспарды болашақта осы мәселелер болмайтындай етiп қалыптастыруға мүмкiндiк бередi.
2. Уәждемеге жағдай жасайды. Егер ұйым басшылығы уәждеме сыйақысын нәтиженiң белгiлiктi деңгейiне жетумен байланыстыратын болса, онда iс жүзiнде алынған нәтиженi дәл әрi шынайы өлшеу керектiгi айдан анық.
