Адамдар арасындағы ақпаратпен алмасу процесін түсіну басқару қызметінің тиімділігін арттыруға себепші болады. Алайда адамдар арасындағы қарым-қатынастармен қатар басқарушыда ұйымдағы ақпаратпен алмасу жолындағы кедергілер жайында түсінігі болуы керек. Ұйымдык коммуникациядағы кедергілерге мыналар жатады:
1) ақпараттың бұрмалануы;
2) ақпараттың артып кетуі;
3) ұйымның қанағатсыз құрылымы.
Ақпарат ұйымның ішінде жоғары және төмен қозғалған жағдайда хабарламаның мағынасы біршама бұрмаланады. Мұндай бұрмалану бірқатар себептерге байланысты. Адамдар арасындағы қарым-қатынастағы кедергілер салдарынан хабарлама абайсыз бұрмалануы мүмкін. Ақпараттың қасақана бұрмаланауы басшы хабарламамен келіспеген жағдайда орын алуы мүмкін. Жоғарыға берілетін хабарламалар ұйым деңгейлерінің мәртебесі үйлеспеуі салдарынан бұрмалануы мүмкін. Жоғары тізбек басшыларының мәртебесі жоғарырақ, сондықтан да оларды тек жағымды қабылданатын ақпаратпен жабдықтау тенденциясы пайда болады. Бұл бағынышты адамның басшыны потенциалды немесе іс жүзіндегі мәселелер жайында хабарламауына әкелуі мүмкін.
Ақпаратпен алмасу жолындағы кедергілер сондай-ақ коммуникациялық арналардағы ақпараттың артып кетуі салдарынан болуы мүмкін. Түсіп жатқан ақпаратты өңдеу мен ақпараттық алмасуды үзбеудің қажеттілігіне берілген басшы барлық ақпаратқа тиімді жауап қайтара алмауы мүмкін. Сондықтан да ол мейлінше маңызды ақпаратты ысырып тастап, оның ойынша барынша маңызды ақпаратты ғана қалдыруы мүмкін. Өкінішке орай, ақпараттың маңыздылығы туралы басшының түсінігі ол жөніндегі ұйымның өзге қызметшілерінің түсінігімен сай келмеуі мүмкін.
Егер ұйымның құрылымы нашар ойластырылса, жоспарлау мен қойылған мақсаттарды жүзеге асыру мүмкіндіктері азаяды. Басқарудың көп деңгейлі ұйымында ақпараттың бұрмалану мүмкіндігі артады, өйткені басқарудың әрбір келесі деңгейі хабарламаны өзгертуі, түзетуі мүмкін.
Ұйымдағы коммуникацияны жетілдіру тәсілдері:
1) Ақпараттың ағымды реттеу. Ұйымдағы барлық деңгейдің басшылары ақпарат қажеттілігін сезінуі тиіс. Басшы өз ақпарат қажеттілігінің сандық және сапалық жақтарын бағалауға үйренуі керек. Ол ақпаратпен алмасудағы ненің тым аз және тым көп екенін анықтауға тырысуы тиіс.
2) Басшылық іс-әрекеттер. Ақпараттық ағымды реттеу ақпаратпен алмасуды жетілдіру жөніндегі басшы әрекеттерінің бірі ғана. Жаңа жоспарларды, ойластырылғанды барынша тиімді жүзеге асыру үшін қажетті стратегия, мақсат пен міндеттерді талқылау мен түсіндіру, жоспар бойынша жасалған жұмыстың барысын бақылау, мұндай бақылау нәтижелері жөніндегі есептер - басшы істей алуы мүмкін қосымша іс-әрекеттерге мысал бола алады.
3) Кері байланыс жүйесі. Мұндай жүйелер ұйымдағы бақылау-басқарушылық ақпарат жүйесінің бөлігін құрайды. Кері байланыс жүйесі нұсқаларының бірі - белгілі сұрақтарды талқылау мақсатымен адамдарды ұйымның бір бөлігінен өзгесіне алмастыру. Мұндай жүйенің тағы бір нұсқасы қызметшілерге сұрау салу. Мұндай сұрауларды басшылар мен жұмысшылардан көптеген сұрақтар бойынша ақпарат алу мақсатымен жүргізуге болады:
а) олардың әрекет ету мақсаттары оларға айқын жеткізілген бе?
б) қандай потенциалды немесе нақты мәселелермен олар кезікті немесе кезігуі мүмкін?
в) олардың жұмысы үшін қажетті ақпаратты олар дәл әрі уақтылы ала ма?
г) олардың басшысы ұсыныс жасау үшін ашық па?
д) олардың жұмысына әсер етуі мүмкін алдағы өзгерістер жайлы олар хабардар ма?
4) Ұсыныстарды жинау жүйесі. Ұсыныстарды жинау жүйесі ақпаратты жоғарыға жеткізуді жеңілдету үшін әзірленеді. Сонымен бірге барлық қызметшілер ұйым қызметінің кез келген өрісін жетілдіруге қатысты идеяларды тудыруға мүмкіндік алады. Мұндай жүйе көп жағдайда ұсыныс жәшіктері арқылы жүзеге асырылады. Сондай-ақ ұйым жеке телефон торабын жасауы мүмкін. Кері байланыс жүйесінің өзге нұсқасы өзара қызығушылық білдірілетін мәселелерді талқылайтын басшылар мен қатардағы қызметшілерден тұратын топ құруды ұйғарады.
5) Ақпараттың бюллетеньдер. Біршама ірі ұйымдар әдетте ай сайын барлық қызметшілер үшін қажетті ақпараты бар бюллетеньдерді жариялайды. Мұндай ай сайынғы бюллетеньдерге басқару жайындағы ұсыныстар, жаңа келісім-шарт, тұтынушыларға ұсыну ұйғарылған жаңа өнім немесе қызмет, қызметшілердің денсаулығын сақтау жөніндегі мақалалар енуі мүмкін.
6) Қазіргі кездегі ақпараттық технология. Ақпараттық технология саласындағы соңғы кездегі жетістіктер ұйымдағы ақпаратпен алмасуды жетілдіруге жәрдемдесуі мүмкін. Электрондық почта қызметшілерге ұйымның кез келген адамына жазбаша хабарлама бағыттауына мүмкіндік береді. Сондай-ақ электрондық почта әр түрлі кеңселердегі, басқа қалалар, елдердегі адамдар арасындағы тиімді байланыс құралы.
Тарау
