Табиғатта, қоғамда, өндірісте болатын кез келген өзгерістер қандай да бір құбылыстың, процестің, оқиғаның сандық және сапалық сипаттамасын бейнелейтін мәліметтердің көзі болып табылады. Осы мәліметтердің барлығы кез келген нысанда және мазмұнда ақпарат деп аталады.
Ақпарат термині латынның «informatio» түсіндіру, баяндау деген сөзінен шыкқан және әлдебір оқиға немесе қызмет түрі туралы деректер беру деген ұғымды білдіреді. Басқаруда ақпарат деп сақтау, беру және түрлендіру объектісі болып табылатын мәліметтерді ұғынады.
Практикада бүкіл технологиялық процестер барлық жерде ақпараттық процестердің нәтижесінде туындайды, таралады және бағытталады. Еңбек ресурстары, материалдар, еңбек құралдары ағынымен қоса, өндіріс процесінде ақпараттар ағымының қозғалысы да болады, ал өндірісте өз кезегінде қарама-қарсы ақпарат туындайды - ағымдағы жоспарлардың орындалуы туралы есептер, жедел тапсырмалар мен өкімдер. Оның өндірістегі рөлі де осымен анықталады. Басқарушы мен басқарылатын жүйелер арасында ақпаратпен алмасудың арқасында кәсіпорынды басқару жүзеге асырылады.
Басқару процесі тұрғысынан ақпаратты еңбек заты, басқарылатын, басқаратын жүйелер және сыртқы орта туралы мәліметтер жиынтығы ретінде анықтауға болады. Мұндай түсінікте ақпарат басқару процесінің, шешімді дайындау, қабылдау мен жүзеге асырудың негізі ретінде орын алады. Басқару процесі оның тиімділігін басқарылатын параметрлердің мінез-құлқы мен күйін шынайы әрі уақтылы бейнелейтін аралық және түпкі нәтижелер туралы ақпарат алу негізінде ғана тексеруге болатын қайсыбір бірізділікті шешімдер түрінде іске асады.
Нарықтық экономикаға көшкенде ақпараттың рөлі арта түседі. Басқару құрылымын, олар атқаратын қызметінің құрамы мен мазмұнын түбегейлі өзгерту ақпарат ағымының түрленуіне, оның күрделі түрде қайыра бөлінуіне себепші болады. Экономиканы басқарудың барлық деңгейінде жоспарлы-экономикалық міндеттердің номенклатурасы мен мазмұны шұғыл өзгеріп, оларды шешудің режимі мен сапасына талаптар артады. Осы мәселелерді шешу көбіне қажетті ғылыми-техникалык, коммерциялық және демографиялық мәліметтерді жинау, сақтау және өңдеу процестерін іске асырумен байланысты.
Ақпараттық процестерді ұйымдастырған кезде, әрі жалпы, әрі ерекше сипатта болатын ақпарат қасиеттерін ескеру қажет.
Ақпараттың негізгі касиеті, оның оқиғаларды, процестерді бейнелеу құралы болу касиеті болып табылады. Бізді қызықтыратын жүйе неғұрлым күрделі болып, ол неғұрлым көп элементтерден құралған сайын, оны сипаттайтын мәліметтердің құрамы мен көлемі соғұрлым қомақты, жүйе күйін бағалау да соғұрлым күрделі бола түседі. Осыған орай жүйенің мінез-құлқын түсіну, оны басқару, оның болашағын бағалау мүмкін болуы үшін ақпаратты жинау, тарату, өңдеу құралдарының қуатын арттыруға және жетілдіруге талап күшейеді.
Қазіргі кәсіпорындардың қызметі олардың әрқайсысы ақпарат көзі болып табылатын сан алуан процестер, оқиғалар, құбылыстар жиынтығынан құралады. Мұндай кәсіпорындарды басқарудың күрделілігі көбінесе ондағы өндірісті бағалаудың мүмкін болатын сипаттамасына байланысты.
Ақпарат қасиетінің бірі оны әлденеше рет пайдалануға болатындығы болып табылады. Бұл қасиет оның барысында ол жойылып кетпейтін, ақпаратты тұтыну ерекшелігіне байланысты. Аталмыш қасиет ақпаратты өңдеу, сақтау жүйесін құруға ғана емес, сондай-ақ басқару аппараты қызметкерлерінің оны орталықтандырып пайдалану жүйесіне де талап қояды.
Ақпаратты жинаудың негізінде оны түйсіну, яғни объект бейнесін қалыптастыру, оны тану және бағалау жатыр. Түйсінудің нәтижесінде ақпарат тарату мен өңдеуге лайықты нысанға ие болады. Адам ақпараттың кез келген түрін түйсінуі үшін ол адамның сезім органдарына лайықталып тиісінше индекстелуі тиіс. Индекстелудің мынадай нысандары бар:
– цифрлық (құжаттарға цифрмен жазу, есептегіштерге, таблоға жазу және т.б.);
– алфавиттік (құжаттарға сөзбен жазу);
– символдық (сызбаларға, схемаларға шартты түрде бейнелеу);
– заттық-бейнелік (телевизиялық бейне, фотосурет және т.б.).
Ақпаратты тасымалдаушыларға мыналар жатады (оны бейнелеу және тарату құралдары):
– дәстүрлі жүйеде - адамның жады (мәліметтің ауызша және жазбаша түрлері);
– құжат (ведомостар, кестелер, деректер, технологиялық карталар, нарядтар және т.б.);
– механикаландыру мен автоматтандыру құралдары (перфокарталар, перфоленталар, магниттік дискілер, дискеталар және т.б.).
Ақпарат басқару процесінің негізі болып саналады. Басқару процесінің барлық сатылары мен кезеңдері ақпаратты өңдеумен байланысты. Ақпаратсыз басқарудың мақсатын анықтау, жағдайды бағалау, мәселені тұжырымдау, шешім қабылдау және оның орындалуын бақылау мүмкін емес. Басшы мен басқару аппаратының ұйымдық-тәжірибелік қызметі де көбіне ақпараттық сипатта болады, өйткені шешім қабылдау үшін ақпарат алу мен қабылданған шешім туралы ақпарат таратудан тұрады.
Ақпараттың рөлі біркелкі емес, ол әртүрлі кезеңде түрліше болады. Мәселен, басқару мақсатын анықтаған кезде ақпарат көлемі, оның жаңашылдығы, құндылығы, толықтығы және т.б. маңызды.
Жағдайды бағалаған кезде кешенділік пен осы бағалауға жүйелі тәсілдеменің мүмкіндігін анықтайтын ақпарат түрінің айрықша маңызы бар.
Шешімді әзірлеу мен талдау қызметі сатысында оны ұсыну нысанына тәуелді болатын ақпаратты өндеу мүмкіндігі үлкен рөл атқарады.
Шешімді іске асыру жөніндегі ұйымдық-тәжірибелік қызметте ақпаратты тарату процестері. таратылу жылдамдығы, уақтылығы, оның түсу толықтығы және т.б. айрықша рөл атқарады.
Басқару процесі үшін ақпараттың рөлі екіұшты. Бір жағынан, өндірістің дамуына қарай ақпарат көлемінің әрдайым ұлғаюы басқаруды қиындата түседі. Екінші жағынан, әсіресе ғылыми-техникалық ақпарат көлемі ұлғайған сайын басқаруды жетілдіру мүмкіндіктері де артады. Сонымен, басқаруда пайдаланылатын ақпарат көлемінің өсуін бір жақты бағалауға болмайды. Мұның өзі басқару қиындығы мен оны ойдағыдай меңгерудің диалектикалық тұтастығынан тұрады.
Ақпарат түрлері
Өндірісті басқару процесінде өзінің мағыналық мазмұны бойынша алуан түрлі ақпаратты пайдалануға тура келеді. Оның өзі ақпараттың мақсатты тағайындалуы, тасымалдаушылар сипаты, оқиғаны қамту дәрежесі, қозғалу бағыты және басқа да белгілері бойынша түрліше болады.
Ақпаратты жіктеу басқаруға кешенді, жүйелі көзқарас үшін, сондай-ақ ақпараттық жүйелерді қалыптастыру мен жетілдіру үшін қажет, ақыры ол басқару процесін ақпаратпен қамтамасыз етуді талдаудың маңызды амалы болып табылады. Ақпаратты мұның әрқайсысы басқару процесінде ақпаратты пайдаланудың сипатын анықтайтын алуан түрлі белгілер бойынша жіктеуге болады:
1. Басқару аспектілері бойынша - экономикалық, ұйымдық, әлеуметтік, техникалық.
2. Көрсетілу сипатына қарай - визуалдық, аудио және аудиовизуалдық.
3. Көрсетілу нысаны бойынша — цифрлық, әріптік және кодталған.
4. Алыну көздері бойынша - сыртқы және ішкі.
5. Тиімді пайдалану мүмкіндігіне қарай - пайдалы, жалған және артық.
6. Ақпаратты басқару жүйесіне қатысы бойынша - кіретін және шығатын. Басқару объектісіне келетін ақпарат - кіретін, басқару объектісінен кететін ақпарат - шығатын деп аталады.
7. Өңдеу дәрежесі бойынша - бастапқы және туынды. Басқару тәжірибесінде тұрақты және айнымалы ақпаратты өңдеу нәтижесінде алынатын және шешім қабылдау үшін барынша дайындалған болып табылатын туынды акпарат пайдаланылады.
8. Оны белсенді пайдалану уақыты бойынша - шартты-тұрақты және айнымалы. Өзінің көлемі бойынша шартты-тұрақты ақпарат жалпы ақпараттың шамамен 70% құрайды, әрі өзгеріссіз қалады немесе ұзақ уақыт бойы шамалы ғана өзгеріп, басқару міндеттерін шешу үшін талай рет пайдаланылады. Шартты-тұрақты ақпаратты өндірістің барысы мен дамуында пайда болатын бастапқы ақпарат деп атауға болады. Жүйелердің даму бағытының өзгеруі тұрғысынан барынша маңызды әрі күрделісі айнымалы ақпарат болып табылады. Ол негізінен жедел-өндірістік ақпарат болып саналады. Бұл ақпарат өндірісте туындап, оның күйі мен әрбір нақты уақыт аралығын сипаттайды. Бұған қоршаған орта тарапынан өндіріс барысына ықпал ететін әсерлер туралы ақпарат та жатады. Бұл ақпараттың өсiңкiлiгi оны өңдеу үшін ерекше жоғары қарқынды қажет етеді, әйтпесе оны пайдаланудың мәні жойылады.
Басқару процесінің ақпараттық сипаттамасы түрлі кезеңдер мен сатылардағы ақпараттың рөлін, оны пайдалану нысаны мен сипатын, басқару процесінің параметрлеріне ықпал етуін көрсетеді. Мұндай сипаттамаларға мыналар жатады:
1. Басқару процесінде пайдаланылатын акпараттың саны мен сапасы. Кейде басқару аппаратының қызметкерлері ақпаратқа шамадан тыс кенелуі мүмкін, яғни ақпарат молшылығы пайда болады. Бұл шешім қабылдауды қиындатады. Кейде керісінше басқару аппаратының қызметкерлеріне қажетті ақпарат жетіспейді де, ақпарат «тапшылығы» пайда болады, яғни шешімді қажетті ақпараттың жеткіліксіздігі жағдайында қабылдауға тура келеді. Қажетті ақпарат саны оны жинау мен таратуға кететін уақыт шығынына байланысты. Ақпарат сапасын бағалау үшін мынадай сипаттамалар пайдаланылады:
- толықтығы - басқару үшін қажетті және алынған ақпараттың ара-қатынасы ретінде анықталады;
- шынайылығы мен дәлдігі - басқарудың ақпаратпен қамтамасыз етілуін сипаттайды;
- өзектілігі - оны алу кезіне ақпараттың уақтылы болуы;
- құндылығы мен пайдалылығы - бұл сипаттамалар оны қабылдайтын субъектілерге қатысты салыстырмалы болып табылады.
2. Ақпараттың тығыздығы - таңдап алынған тасымалдаушы бірлігіндегі оның саны. Ақпараттың төмен тығыздығы өңдеу техникасы болмағанда басқару процесіндегі қол жұмысының көлемін ұлғайтады, ақпаратты сақтау және іздеу процесін күрделендіріп, басқарушылық еңбектін тиімділіғін азайтады. Ақпараттың жоғары тығыздығы оны пайдалану үшін арнайы техникалық құралдарды қажет етеді. Ақпараттың тығыздығы оны тасымалдаушыға тіркеу техникасымен ғана емес, тіркелу тілі және белгілерімен де анықталады. Іс құжаттарында терминдердің үйлестірілуі, құжаттарды толтыру тәртібі үлкен рөл атқарады.
