Ее критический самоанализ
Если беседа не фиксируется на магнитофонную ленту, то не следует доверять своей памяти. Поэтому, если позволяет обстановка (собеседник не настораживается при этом), то следует делать какие-то условные пометки на бумаге.
Если же собеседник воспринимает эти пометки настороженно, то необходимо сделать запись беседы (основные факты, оценки, выводы) НЕМЕДЛЕННО после ухода собеседника.
Если управленец анализирует какое-то событие, которое повлияло негативно на деятельность организации, то для записи используется следующий алгоритм:
1) когда (дата и время) и где произошло важное событие. Если точно дату и время назвать затруднительно, то они указываются ориентировочно (во второй половине сентября, между 1 и 3 числом января, в первой половине дня, вечером, после 17 часов.
Не употребляйте выражений типа "в январе месяце", т.к. январь и так является месяцем года. Правильнее " в январе");
2) источник информации о событии (сам собеседник, другой человек, название источников информации – СМИ, радио и т.д.);
3) в присутствии кого (фамилии, должности лиц, которые могут обладать нужной информацией, быть свидетелями) происходило это событие и каково отношение этих лиц к событию (одобряли, осуждали, возмущались и т.д. и конкретно кто и как);
4) кому еще известно об этом событии и каково их отношение в нему (фамилии, должности, журналисты и т.д.);
5) что предшествовало этому событию, почему собеседник обратил на него внимание;
6) в каком психическом состоянии (усталость, выпивши и т.д.) был собеседник и свидетели этого события.
Следует помнить правило: при описании эпизодов события необходимо отражать переходы от одного эпизода к другому.
Точно также описываются и несколько важных событий, если они связаны друг с другом.
Если события не связаны друг с другом и каждое имеет самостоятельную ценность (важность для организации), то каждое событие затем фиксируется по указанному выше алгоритму на отдельном документе.
НЕЛЬЗЯ ЗАПИСЫВАТЬ В ПРИСУТСТВИИ СОБЕСЕДНИКА:
1) любые факты, которые хоть как-то компрометируют собеседника;
2) любую информацию, которую собеседник сообщил управленцу "по секрету", "не для записи".
Если ведутся деловые переговоры, то обычно составлением какого-то документа и завершается беседа.
Но бывают и другие беседы. Которые могут тянуться по нескольку часов и принимать характер душеизлияния собеседника. Такую беседу прекращать нельзя, не дав собеседнику выговориться. Но бывает, что затянувшиеся беседы ничего нового не дают и просто собеседнику хочется поговорить на самые разные темы. В этом случае необходимо корректно закончить беседу, не ущемляя личного достоинства собеседника.
Приемы окончания беседы:
1. БЛАГОДАРНОСТЬ СОБЕСЕДНИКУ:
1.1. Выражается благодарность, признательность за то, что собеседник уделил столько времени обсуждению важной для организации темы.
1.2. Выражается признательность собеседнику за то, что он помог проанализировать важную проблему, проконсультировал управленца по важной проблеме;
1.3. Собеседнику помогают одеть верхнее платье.
2. НЕОБХОДИМОСТЬ СРОЧНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ СОБЕСЕДНИКА:
2.1. Выражается благодарность собеседнику и с ним обсуждается то, что нужно сделать немедленно по данной проблеме. После этого обсуждения немедленных действий управленец поднимается и помогает собеседнику одеть верхнее платье;
2.2. Выражается искренняя признательность собеседнику за очень ценную информацию, которую необходимо немедленно доложить руководству организации. Со стола собираются бумаги... Оказывается помощь собеседнику в одевании пальто, плаща.
Если беседа ничего не дала, запланированная цель беседы оказалась нереализованной, т.е. стало очевидно, что в этот раз развитие контакта с данным собеседником не получается (а в будущем все может быть), то необходимо сохранить возможности контакта с этим человеком (на будущее). Беседа в этом случае может быть завершена следующим приемом:
1) выражается благодарность собеседнику за то, что он смог прийти и обсудить с управленцем важную проблему;
2) к собеседнику обращаются с большой просьбой о том, чтобы он подумал над такой-то проблемой (обдумал бы свою рекомендацию управленцу по такой-то теме), уточнил бы какой-то факт и, по мере выполнения просьбы, сам бы позвонил управленцу по такому-то телефону.
Критический самоанализ состоявшейся беседы. Самоанализ состоявшейся беседы проводится по трем направлениям:
1-е: фиксирование выявленных в ходе беседы попыток манипулирования со стороны собеседника и обдумывания возможных причин и целей этих попыток;
2-е: суммирование информации по проблеме;
3-е: выявление недостатков, ошибок, которые совершены управленцем;
4-е: выработка оценки качеств, которые проявил собеседник на этой встрече.
При выявлении недостатков, ошибок, которые совершены самим управленцем, последний сам задает себе следующие вопросы (и без всякой лести и поблажек самому себе ищет на них ответы):
1) были ли созданы все условия для установления психологического контакта с собеседником?
2) были ли созданы все условия для развития психологического контакта?
3) правильно ли формулировались вопросы и были ли получены на них полные ответы?
4) были ли проявлены такт и внимательность к собеседнику, не допущены ли выражения, унижающие собеседника как личность?
5) не использовались ли в ходе беседы откровенные манипуляции сознанием собеседника?
6) был ли собеседник достаточно откровенным, что могло помещать этой откровенности?
7) остался ли собеседник доволен беседой и мною лично или нет; в чем это проявилось?
8) ЧТО И КАК МОЖНО БЫЛО БЫ СДЕЛАТЬ ЛУЧШЕ на подготовительном этапе, в ходе основной беседы и при ее завершении?
Этот анализ управленец проводит с карандашом, ручкой в руке, отыскивая свои ошибки, пытаясь определить их причину.
Затем, соотнося это с запланированными на беседу вопросами, записываются:
1) результат анализа информации, сообщенной собеседником;
2) впечатления, оценка собеседника;
3) те из запланированных вопросов, которые остались не выясненными,
4) намечается список новых вопросов, которые подлежат выяснению (может быть и для проверки информации, обоснованности выводов и заключений собеседника).
Словом, управленец начинает подготовку к новым встречам с людьми.
