Все записи в трудовой книжке производятся без сокращений и имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.
Согласно пункту 9 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
- фамилия, имя, отчество;
- дата рождения (число, месяц, год);
Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Записываются сведения о работнике на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.
- образование;
- профессия;
- специальность.
Эти сведения вносятся в трудовую книжку на основании документов об образовании. Если работник впервые устраивается на работу по профессии, не требующей специальных знаний и навыков, то запись о профессии можно сделать без соответствующих документов.
В трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
За исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке.
В личной карточке повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Работник, ставя свою подпись на первой странице трудовой книжки, тем самым заверяет правильность внесенных записей. Первую страницу трудовой книжки также подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек в организации. После этого ставится печать организации, которая впервые заполнила трудовую книжку. Данные, внесенные на первую страницу трудовой книжки, могут быть заверены печатью отдела кадров или печатью подразделения, в которое трудоустраивается работник.
Согласно пункту 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносится запись:
1. о периоде военной службы;
2. о периоде обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Сведения о работнике
Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице трудовых книжек, заполняются следующим образом:
Фамилия, имя и отчествоуказываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью
(число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
Дата рождения записывается арабскими цифрами, всего должно быть восемь цифр. Например: дата рождения 2 января 1974 года – «02.01.1974».
Запись об образовании осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов:
- аттестата;
- удостоверения;
- диплома и тому подобное.
Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний или других надлежаще оформленных документов.
При отсутствии у новых работников профессий сотрудник отдела кадров должен оставить поле незаполненным, так как запись о профессии и специальности нужно вносить на основании документов о наличии квалификации. Например, если у работника только аттестат о среднем образовании.
Даты заполнения трудовой книжки и начала работы могут не совпадать. Дата заполнения трудовой книжки требует буквенно-цифрового обозначения, так, как этого требует строка («___»__________ 20___ г.).
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.
Титульный лист трудовой книжки должен быть заверен печатью организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Трудовая книжка без печати на титульном листе не действительна. Если работодатель выдает трудовую книжку работнику вслучае отсутствия ее в связи с утратой, повреждением или по иной причине вновь оформленная трудовая книжка также должна быть заверена печатью.
