При формировании структуры предприятия необходимо закрепить функции каждого структурного подразделения в соответствующем документе.
Положение о структурном подразделении как раз и является документом, определяющий права и обязанности структурного подразделения.
Разработка такого документа является обязанностью отдела организации и оплаты труда. Однако данное структурное подразделение создается не на всех предприятиях. Поэтому обязанности по разработке положений могут быть возложены на отдел кадров, юридический отдел и пр.
Практикой выработано несколько моделей положений о подразделениях предприятия. Одной из наиболее распространенных является модель, которая содержит следующие разделы:
1. Общие положения;
2. Структура и штатная численность подразделения;
3. Задачи подразделения;
4. Функции подразделения;
5. Права подразделения;
6. Взаимоотношения подразделения с другими подразделениями предприятия;
7. Ответственность подразделения.
Наименование предприятия, организации, учреждения. Наименование предприятия должно соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах.
Гриф об утверждении. Положения об основных структурных подразделениях предприятия утверждает директор. Положение о подразделении в составе основного подразделения может утверждать руководитель основного подразделения.
Должностная инструкция
Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.
Должностная инструкция позволяет:
- организовать равномерную загрузку работников.
Исходными данными для разработки должностных инструкций являются:
- организационная и функциональная структура;
- классификатор функций управления;
- классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.
- рационально распределить функциональные обязанности;
Текст должностной инструкции должен полно и четко определить задачи, функции, обязанности работника. Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами.
Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:
1. Общие положения
2. Основные задачи и функции
3. Обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимосвязи
В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» содержится:
- наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней;
- порядок назначения и освобождения от должности;
- порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
- требования к профессиональной подготовке;
- перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности.
Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы.
В разделе «Обязанности» должностной инструкции записывают условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций.
В разделе «Права» закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав.
В разделе «Ответственность» записывают содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям.
В разделе должностной инструкции «Взаимосвязи» записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами.
Должностные инструкции разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации. Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации. Они могут быть завизированы с руководителями тех структурных подразделений, с которыми взаимодействует работник.
