Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. При поступлении на работу работник должен предъявить паспорт, а также трудовую книжку. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет – свидетельства о рождении.
Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема.
При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.
Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Но в связи с тем, что среди документов, необходимых при поступлении на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения.
Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании, трудовой книжкой.
На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.
При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.
Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора. К основным условиям трудового договора относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям, соответствующей квалификации; месте работы; сроке действия и виде трудового договора; об условиях оплаты труда.
К дополнительным относятся условия трудового договора, которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника.
При заключении трудового договора может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что “срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза, - шести месяцев”.
Одновременно с подготовкой трудового договора готовится проект приказа о приеме на работу. Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.
В приказах по личному составу оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами.
При приеме на работу, обязательно указывается установленный размер оплаты труда и, при необходимости, условия приема: временно, с испытательным сроком и т.п. Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со всеми заинтересованными в данном вопросе должностными лицами.
Предусмотрено обязательное визирование таких приказов руководителем кадровой службы.
Приказы по личному составу обязательно регистрируются в книге регистрации или регистрационных карточках.
После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка, необходимая для анализа состава и учета движения кадров.
Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.).
Затем на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала оформляется личное дело.
Личное дело – это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи, с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.
На документы личного дела составляется внутренняя опись.
Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.
В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.
Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов:
- заявления;
- при необходимости – анкеты;
- трудового договора;
- приказа о приеме на работу;
- личной карточки;
- личного дела.
2.3.Регламентация документирования перевода сотрудников
на другую работу
Перевод - это изменение существенных условий трудового договора, включающее поручение нанимателем работнику работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности, по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя либо в другой местности (ст.30 ТК).
В ст. 31 ТК сформулировано отличие перемещения от перевода. В ней указывается, что перемещение работника с сохранением прежней работы на другое рабочее место не считается переводом на другую работу, а следовательно, и не требуется согласия работника на такое перемещение. В этой же статье сказано, что перемещение должно быть обосновано производственными, организационными или экономическими причинами. Вместе с тем законодательством (ст. 32 ТК) установлено, что в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами допускается изменение существенных условий труда при продолжении работы по той же специальности, квалификации или должности. В случае изменений таких существенных условий труда, как система и размер оплаты труда, гарантии, режим работы, совмещение профессий и др., работник должен быть поставлен в известность не позднее, чем за один месяц. Иными словами, механизм правового регулирования изменения трудового договора довольно гибкий.
Переводы классифицируются по видам на постоянные и временные. При переводе на постоянную работу условия договора (трудовая функция, место работы, оплата и др.) окончательно изменяются.
Инициировать перевод может как работник, так и наниматель.
Форма, в которой может быть выражено пожелание работника или предложение нанимателя о переводе, законодательством не установлена. В частности, работник может подать письменное заявление, а наниматель направить работнику письменное предложение о переводе на другую работу.
В предложении о переводе на другую работу нанимателю следует:
- указать срок, в течение которого работник может рассмотреть предложение нанимателя и дать согласие на перевод либо отказаться от него;
- отметить, что при отсутствии письменного согласия перевод произведен не будет, а работник обязан продолжить работу в прежней должности (профессии).
Работника необходимо под роспись ознакомить с порученной работой, условиями и оплатой труда, с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и соглашениями, действующими у данного нанимателя, разъяснить права и обязанности, провести вводный инструктаж по охране труда.
При переводе на другую работу у того же нанимателя с работником заключают трудовой договор с соблюдением требований к форме трудового договора, предусмотренных законодательством. При этом может быть заключен как трудовой договор на неопределенный срок, так и контракт.
Перевод работника оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (п. 15 части первой ст. 55 ТК). Основанием для издания приказа о переводе будут являться вышеуказанные документы.
Нельзя вносить записи в трудовую книжку о переводе работника на другую постоянную работу без указания конкретных подразделений или по произвольным данным наименованиям профессий, должностей, специальностей, работ (п. 25 Инструкции № 30).
С записью в трудовой книжке (вкладыше к ней) о переводе на другую постоянную работу наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке, в которой также необходимо сделать запись, соответствующую записи в трудовой книжке (вкладыше к ней).
