Деятельность кадровой службы определена в Положении о структурном подразделении.
В большинстве компаний на определенном этапе развития появляется необходимость в специалисте по кадровому менеджменту. Он определяет, какие мероприятия в области подбора, обучения, оценки персонала необходимо проводить для достижения целей предприятия. Это наиболее распространенная причина создания службы персонала.
На начальной стадии развития компании генеральный директор чаше всего испытывает потребность в услугах кадровика, основная задача которого — это ведение кадрового документооборота компании в соответствии с законодательством.
Иногда отдел кадров и служба персонала являются двумя самостоятельными подразделениями организации. Но в большинстве ведущих компаний отдел кадров входит в структуру службы персонала, а его начальник подчиняется директору по персоналу.
Главным результатом деятельности на этом этапе является решение операционных задач и исполнение следующих функций в области управления персоналом:
- стратегия управления персоналом;
- кадровый документооборот;
- регулирование трудовых отношений;
- подбор персонала;
- планирование численности персонала;
- обучение сотрудников;
- перемещение и увольнение персонала;
- охрана труда.
Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов:
- общие положения;
- задачи;
- структура;
- функции;
- взаимоотношения с другими подразделениями;
- права;
- обязанности;
- ответственность.
Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:
1. самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
2. выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;
3. выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.
Функции кадровой службы заключаются в следующем:
- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;
- учет личного состава;
- хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
- ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Из кадровой службы в подразделения направляются:
1. сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
2. копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
3. копии приказов об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка;
4. сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности и т.п.
Кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, приказы о приеме, переводе и увольнении, сведения об отпусках работников и т.п.
Кадровая служба наделена следующими полномочиями:
- принимать работников организации по вопросам перемещения и увольнения;
- взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
- требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
Положение об отделе кадров устанавливает ответственность руководителя отдела кадров за выполнение функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.
