Організація облікового процесу

За аналогією до виробничого процесу, де з різних вхідних (сировинних та інших) даних отримують готовий продукт, обліковий процес можна розглядати як технологічну сукупність, тобто технологічний процес, де із вхідних даних в результаті обробки та переробки дістають вихідну продукцію у формі показників.

Конкретизація технології облікового процесу в кожному окремому випадку залежить від складу об’єктів управління, сукупності операцій, технічних засобів обробки та перетворення даних на систему показників.

Обліковий процес складається з багатьох блоків, які мають бути конкретизовані й подані в технологічних та структурних аспектах.

Склад цих блоків та об’єктів управління визначається галузевою (промисловість, сільське господарство, будівництво тощо), рівневою (бригада, дільниця, цех, ферма, підприємство, асоціація) ієрархією та іншими ознаками господарської ланки.

У межах основних господарських формувань — підприємств — середнього масштабу на організацію технології облікового процесу впливають вид діяльності (основна, допоміжна, обслуговувальна, забезпечувальна), структура організації виду діяльності (цехова або безцехова), характер технології (перервна або безперервна).

Водночас у будь-якому господарстві обліковий процес як технологічна сукупність складається з трьох етапів: первинного, поточного та підсумкового. На кожному етапі основні об’єкти організації облікового процесу такі: 1) облікові номенклатури; 2) носії облікових номенклатур; 3) рух носіїв; 4) технологія облікового процесу забезпечення останнього.

Під організацією бухгалтерського обліку розуміють систему умов та елементів побудови облікового процесу з метою отримання достовірної та своєчасної інформації про господарську діяльність підприємства і здійснення контролю за раціональним використанням виробничих ресурсів і готової продукції, її призначення - удосконалення та раціоналізація обробки інформації, розподіл робіт між персоналом бухгалтерії, наукова організація праці. Організація бухгалтерського обліку - це цілеспрямована діяльність керівників підприємства по створенню, постійному впорядкуванню та удосконаленню системи бухгалтерського обліку з метою забезпечення інформацією внутрішніх та зовнішніх користувачів.

Організація обліку зводиться до таких основних завдань:

1. Своєчасне, повне, достовірне, безперервне відображення всіх фактів господарської діяльності, які були здійснені на підприємстві.

2. Обробка даних за допомогою відповідних процедур, прийомів та способів у відповідності до вихідної інформації.

3. Складання на основі отриманого масиву обробленої інформації зафіксованої у первинних документах і регістрах балансу і фінансової звітності та подачі їх зацікавленим користувачам.

Облікова політика є одним із елементів, на який сьогодні звертається велика увага на підприємстві. Від чіткого, коректного та правильного формування облікової політики залежить вся подальша діяльність підприємства.

Облікова політика підприємства - це сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності.

Студент-практикант знайомиться з обліковою політикою підприємства у вигляді відповідного наказу, та формує висновки щодо його повноти та відповідності чинному законодавству. Окрім цього слід навести пропозиції щодо вдосконалення Наказу про облікову політику підприємства.

Одним із додатків до наказу про облікову політику є Робочий план рахунків.

Робочий план рахунків виступає одним із елементів облікової політики підприємства і затверджується керівником підприємства як додаток до Положення про облікову політику. Тим самим даний документ відноситься до документів системи нормативного регулювання бухгалтерського обліку на рівні підприємства. При цьому, сучасний бухгалтер, маючи професійні знання, досвід і застосовуючи для прийняття рішень професійне судження, вирішуючи, які рахунки необхідно включати до робочого плану рахунків, формує важливі підвалини успішного функціонування підприємства.

Будуючи та впроваджуючи в практику робочий план рахунків, важливо чітко визначити показники діяльності підприємства, що відображаються в системі, знайти баланс між максимально можливою глибиною аналітики та витратами на її облік, адже розроблений підприємством робочий план рахунків повинен бути гнучким і зручним у використанні.

Підходи до формування робочого плану рахунків визначаються розмірами підприємства, рівнем автоматизації, станом обліку, компетентністю бухгалтерських кадрів, ступенем облікової забезпеченості інформаційних запитів управлінців. Причому особливе значення має поєднання цих параметрів.

При проходженні виробничої практики студент знайомиться з Робочим планом рахунків досліджуваного підприємства та робить висновки та пропозиції щодо його формування, відповідно до тем програми практики.

Організація роботи з документами являє собою важливу частину процесій управління і прийняття управлінських рішень, що суттєво впливає на оперативність та якість управління. Студент-практикант повинен ознайомитись з порядком приймання, реєстрації кореспонденції, яка надходить, відправлення вихідних документів, збереженням оброблених документів, листування з окремими підприємствами та особами. Практика по даній темі передбачає вивчення та розуміння поняття діловодства, під яким розуміють сукупність робіт, пов'язаних з:

• веденням кореспонденції (листування);

• прийманням і відправкою документів, які надходять і виходять;

• реєстрацією, контролем за виконанням;

• зберіганням оброблених документів в поточному архіві.

Студент повинен ознайомитись організацією діловодства, що проводиться згідно з методичними рекомендаціями. Студент на прикладі базового підприємства вивчає стан діловодства, яке повинне забезпечувати оперативну роботу всього обліково-аналітичного апарату, можливість організації і здійснення швидкого контролю за виконанням і зберіганням кожного документа - носія інформації.

При проходженні виробничої практики студент знайомиться з Графіком документообігу досліджуваного підприємства та формує висновки та пропозиції, відповідно до тем програми практики.

Для правильної організації роботи кадрової служби та розрахункового відділу з працівниками по оплаті праці на кожному підприємстві, в організаціях, установах тощо, система організації оплати праці відбувається на підставі: законодавчих та інших нормативних актів, генеральної угоди на державному рівні, колективних, трудових договорів, правил внутрішнього розпорядку, штатного розкладу, посадових інструкцій тощо.

Положення про службу (відділ) бухгалтерського обліку підприємства розробляються на основі Положення про бухгалтерський облік і звітність в Україні та інших нормативних актів.

Положення про відділ має складатися з таких розділів: загальні положення; цілі; організаційна структура; завдання і функції; права; відповідальність; взаємовідносини з іншими підрозділами апарату управління; порядок розширення, реорганізації, ліквідації, висновок.

Для складання загального положення про бухгалтерську службу підприємства, де передбачено поділ служби на підрозділи, потрібно розробити положення про кожний підрозділ. Структура такого документа переважно аналогічна вищенаведеному та має містити такі розділи:

1. Загальні положення (частина).

2. Основні функції та завдання.

3. Права.

4. Зв'язки з іншими підрозділами.

5. Відповідальність керівника.

6. Критерії стимулювання.

Студент-практикант знайомиться з Положенням про бухгалтерію підприємства та формує відповідні висновки та пропозиції.

Посадова інструкція – це нормативний документ, в якому визначено завдання, права, обов'язки і відповідальність посадової особи. Її розробляють щодо конкретної штатної посади.

У посадовій інструкції розкривають функціональну структуру діяльності посадової особи як комплексу елементів: цілей, завдань і програм; функцій, форм і методів управління; інформації, технічних засобів управління.

Структура типової посадової інструкції облікового працівника може бути такою: назва посади; загальні положення, цілі й завдання, права й обов'язки; відповідальність; взаємозв'язок з іншими посадовими особами; критерії оцінки виконання обов'язків; оклад та премія; порядок призначення, звільнення і заміщення посади; висновок.

Під час обстеження й аналізу функцій, відповідальності та інших параметрів діяльності посадової особи складають цілий ряд карт, графіків, хронограм, документограм. Поряд з положеннями про бухгалтерію, посадовими інструкціями про роботу облікового апарату широко використовують графіки, які їх конкретизують і деталізують. У графіках заздалегідь визначають види робіт, конкретних виконавців, заплановані й фактичні строки виконання.

Графіки розробляють керівники обліку (головні бухгалтери, завідувачі секторами), а затверджує або керівник підприємства (організації, установи), або головний бухгалтер - якщо вони розроблені структурним підрозділом бухгалтерії.

У практичній роботі бухгалтерія використовує різні графіки: як за періодом, на який їх складають, – постійні (графік облікових робіт по підприємству) і разові (графік упроваджування нормативного методу обліку витрат та калькулювання собівартості продукції), – так і за технікою складання – таблично-текстові, лінійні. Таблично-текстові графіки поділяють на зведені – у цілому по бухгалтерії або за іншим функціональним підрозділом апарату управління; структурні – за секторами, групами бухгалтерії й іншими підрозділами; індивідуальні – складають на виконувані роботи посадовою особою.

Для кожного працівника не облікової служби з виконання ним облікових робіт має бути створено два нормативних документа:

− робоча інструкція;

− графік здавання документів у бухгалтерію.

Робочі інструкції складаються з виконання окремих облікових робіт - заповнення первинних документів, звітів тощо.

Графік здавання документів до бухгалтерії має містити назви, строки та порядок здавання.

Структура робочої інструкції має містити такі розділи:

− загальна частина;

− методика та техніка складання звітів;

− методика і техніка перевірки даних;

− обов'язки;

− відповідальність;

− графік здачі документів.

Студент-практикант знайомиться з Посадовою інструкцією підприємства, переліком посадових осіб, яким надано право підпису документів досліджуваного підприємства та формує відповідні висновки та пропозиції.

Збереження майна на підприємствах всіх форм і власності забезпечується внутрішньогосподарським контролем всіх його активів. Студент повинен вивчити питання організації такого контролю на підприємстві, ознайомитись з порядком закріплення всіх активів підприємства за працівниками, матеріально відповідальними особами шляхом:

• укладання договорів про матеріальну відповідальність з матеріально відповідальними особами;

• розмежування серед посадових осіб розпорядчих, бухгалтерських та матеріально відповідальних функцій;

• санкціонування відпуску матеріальних цінностей і перерахування грошових коштів;

• використання документів стандартних форм та їх обов'язкова реєстрація в книгах з присвоєнням номеру;

• дотримання документообігу.

Студент знайомиться з бухгалтерськими та іншими документами по даній темі практики. Діюче законодавство дозволяє досить чітко розділяти випадки застосування того чи іншого виду відповідальності, визначати її межі, конкретного працівника або працівників, які є матеріально відповідальними особами. Тому при вивченні питання щодо притягнення працівника до відповідальності, практикант повинен виявити і правильно оцінити всі обставини виникнення шкоди, щоб не тільки забезпечити відшкодування завданої підприємству шкоди, але й виключити можливість необґрунтованого притягнення працівника до матеріальної відповідальності.

Однією з основних вимог, що ставляться до бухгалтерського обліку, є достовірність його показників. Проте в процесі зберігання і відпуску товарно-матеріальних цінностей між фактичною наявністю і даними бухгалтерського обліку можуть виникнути розходження, які не піддаються повсякденному обліку, зокрема, в результаті пересортиці, несправності ваговимірних приладів, помилкових записів, втрати документів, зловживань матеріально відповідальних осіб та ін. У зв'язку з цим виникає об'єктивна необхідність у такому способі, який би забезпечив можливість взяти на облік можливі розходження між даними обліку і фактичною наявністю господарських засобів. Це досягається за допомогою інвентаризації.

Отже, інвентаризація є способом виявлення (з наступним обліком) господарських засобів і джерел їх формування, не оформлених поточною документацією, для забезпечення достовірності показників обліку і звітності підприємства.

Студент-практикант знайомиться з процесом проведення інвентаризації на досліджуваному підприємстві та вивчає склад постійно діючої інвентаризаційної комісії а також графік проведення інвентаризації. За результатами дослідження у звіті-щоденнику висвітлює відповідні висновки та пропозиції.

Форма бухгалтерського обліку - це сполучення різних регістрів аналітичного і синтетичного обліку, їх взаємозв'язок, послідовність і способи облікових записів з метою узагальнення й одержання звітності.

Найбільш розповсюдженою на підприємствах сільського господарства є журнально-ордерна форма обліку.

Студент знайомиться з обраною формою ведення обліку досліджуваного підприємства, вивчає облікові регістри обраної форми обліку та у звіті зазначає доцільність використання обраної форми обліку у вигляді висновків та пропозицій.