Самоменеджмент менеджера

Мета. Вивчити основні методики раціоналізації трудового процесу. На практиці освоїти способи прогнозування та аналізу робочого часу менеджера.

Методичні вказівки: Успішно вирішити цю проблему можна, використовуючи принцип Парето, АБВ-аналіз і принцип Ейзенхауера.

Принцип Парето передбачає, що всередині певної групи або їх безлічі, окремі частини виявляють набагато більшу значущість, ніж їх питома вага в цій групі. Сутність організації праці менеджера можна сформулювати так: у процесі роботи за перші 20 % часу досягається 80 % результатів, інші 80% часу приносять лише 20 % загального підсумку. Отже, на термін найвищої ділової активності (який у більшості людей припадає на ранок) необхідно планувати вирішення дійсно важливих проблем і завдань, а вже потім займатися численними другорядними завданнями.

Сутність АБВ-аналізу полягає в розподілі всіх справ на три категорії з урахуванням того, що відносна значущість завдань різних категорій (внесок у досягнення мети) не збігається з їх відносною кількістю.

Виявлено (рис. 1), що найважливіші завдання (категорія А) становлять приблизно 15 % від загальної кількості завдань і справ, але при цьому внесок від їх вирішення в досягнення мети досягає 65 %. На важливі завдання (категорія Б) припадає в середньому 20 % від загальної кількості, а їх значущість у досягненні мети становить приблизно 20 %. На менш важливі та несуттєві завдання припадає, відповідно, 65 % і 15 %.

Застосування АБВ-аналізу передбачає здійснення таких дій: складання списку всіх майбутніх завдань; систематизацію їх за важливістю та встановлення пріоритетності; нумерація цих завдань; оцінювання власних завдань відповідно до категорії А, Б, В (завдання категорії «А» не підлягають передорученню, завдання категорії «Б» підлягають передорученню, решта завдань (найбільш маловажні) підлягають обов'язковому передорученню).

Відносна значущість завдань (питома вага внеску в досягнення мети)
65 %	20 %	15 %
Завдання Завдання Завдання категорії А категорії Б категорії В
15 %	20 %	65 %
Питома вага в загальній кількості завдань

Рис. 1. Відносна питома вага кількості та значущості завдань різних категорій

 

Таким чином, встановлення пріоритетів – важливий момент у діяльності менеджера. До категорії «А» необхідно відносити завдання, які найбільшою мірою наближають виконання головних цілей (року, місяця, тижня, дня). За рахунок виконання одного такого завдання вирішується певна кількість інших; виконання таких завдань приносить максимальну користь (дохід); невиконання цих завдань може мати негативні наслідки.

При прийнятті рішень за різними завданнями можна використовувати так званий принцип Ейзенхауера (рис. 2).

Завдання Б: Встановити строк виконання. Вивчити можливість доручення кому-небудь	Завдання А: Виконати самому та без зволікання
Завдання неважливі та нетермінові: відмовитися від вирішення	Завдання В: Доручити кому-небудь

Рис. 2. Ілюстрація принципу Ейзенхауера

 

Цей принцип є простим допоміжним засобом у тих випадках, коли необхідно швидко прийняти рішення щодо того, якому завданню віддати перевагу. Відповідно до нього завдання необхідно розглядати в координатах «важливість - терміновість», віднести його до якої-небудь категорії та прийняти щодо нього відповідне рішення. Відповідно до встановлення пріоритетів за критеріями терміновості та важливості всі завдання поділяються на групи: найбільш термінові та важливі справи (необхідно виконати їх безпосередньо керівникові); термінові та менш важливі справи; менш термінові, але важливі завдання (необов'язково виконувати їх відразу, але виконувати їх треба самому); менш термінові та менш важливі справи (від вирішення таких завдань варто утримуватися). Завдяки принципу Ейзенхауера можна значно збільшити продуктивність і результативність управлінської праці.

Практичне завдання. Грунтуючись на засвоєних методиках і застосовуючи основні прийоми самоменеджменту, побудуйте графік робочого дня знайомого вам менеджера:

А. Начальника відділу ЗЕД лікеро-горілчаного заводу;

Б. Начальника відділення банку;.

В. Супервайзер великої дистриб'юторської компанії;

Г. Власник середньої компанії, що займається оптовими поставками канцтоварів.

Хід виконання. Ґрунтуючись на даних (таблиця 1 - практичне заняття 1), адаптувати графік поділу робочого часу менеджера за день відповідно до заданого вам варіантом і занесіть в таблицю 9.

Нанесіть всі завдання фахівця в системі координат важливість-терміновість рис.3.

Таблиця 9

Розподіл робочого часу менеджера, за день

Поча-ток операції	Трива-лість, хв.	Характер операції	З ким проводиться	Форма проведення	Місце проведення

 

Рис. 3. Діаграма пріоритетів завдань

Далі, використовуючи матеріали розподілу часу менеджера, за принципом Ейзенхауера заповнити таблицю 10.

Потім проведить АБВ – аналіз (за рис. 4).

Таблиця 10

Розподіл завдань за принципом Ейзенхауера

Завдання Б: Встановити строк виконання. Вивчити можливість доручення кому-небудь		Завдання А: Виконати самому та без зволікання
Завдання неважливі та нетермінові: відмовитися від вирішення		Завдання В: Доручити кому-небудь

 

 

Відносна значущість завдань (питома вага внеску в досягнення мети)
Питома вага в загальній кількості завдань

Рис.4. Діаграма АБВ- анализу

Зробіть висновки про ефективність щоденного планування і спробуйте заповнить тижневий графік роботи спеціаліста (табл. 11).

Спробуйте врахувати, що при плануванні кожного дня вам необхідно дотримуватися правила - 60+20+20.

Таблиця11

Тиждневий план завдань менеджера

заходи	понеділок	вівторок	середа	четверг	П’ятниця