Мета. Вивчити основні методики раціоналізації трудового процесу. На практиці освоїти способи прогнозування та аналізу робочого часу менеджера.
Методичні вказівки: Успішно вирішити цю проблему можна, використовуючи принцип Парето, АБВ-аналіз і принцип Ейзенхауера.
Принцип Парето передбачає, що всередині певної групи або їх безлічі, окремі частини виявляють набагато більшу значущість, ніж їх питома вага в цій групі. Сутність організації праці менеджера можна сформулювати так: у процесі роботи за перші 20 % часу досягається 80 % результатів, інші 80% часу приносять лише 20 % загального підсумку. Отже, на термін найвищої ділової активності (який у більшості людей припадає на ранок) необхідно планувати вирішення дійсно важливих проблем і завдань, а вже потім займатися численними другорядними завданнями.
Сутність АБВ-аналізу полягає в розподілі всіх справ на три категорії з урахуванням того, що відносна значущість завдань різних категорій (внесок у досягнення мети) не збігається з їх відносною кількістю.
Виявлено (рис. 1), що найважливіші завдання (категорія А) становлять приблизно 15 % від загальної кількості завдань і справ, але при цьому внесок від їх вирішення в досягнення мети досягає 65 %. На важливі завдання (категорія Б) припадає в середньому 20 % від загальної кількості, а їх значущість у досягненні мети становить приблизно 20 %. На менш важливі та несуттєві завдання припадає, відповідно, 65 % і 15 %.
Застосування АБВ-аналізу передбачає здійснення таких дій: складання списку всіх майбутніх завдань; систематизацію їх за важливістю та встановлення пріоритетності; нумерація цих завдань; оцінювання власних завдань відповідно до категорії А, Б, В (завдання категорії «А» не підлягають передорученню, завдання категорії «Б» підлягають передорученню, решта завдань (найбільш маловажні) підлягають обов'язковому передорученню).
| Відносна значущість завдань (питома вага внеску в досягнення мети) | ||||
| 65 % | 20 % | 15 % | ||
  Завдання Завдання Завдання
категорії А категорії Б категорії В
| ||||
| 15 % | 20 % | 65 % | ||
| Питома вага в загальній кількості завдань | ||||
Рис. 1. Відносна питома вага кількості та значущості завдань різних категорій
Таким чином, встановлення пріоритетів – важливий момент у діяльності менеджера. До категорії «А» необхідно відносити завдання, які найбільшою мірою наближають виконання головних цілей (року, місяця, тижня, дня). За рахунок виконання одного такого завдання вирішується певна кількість інших; виконання таких завдань приносить максимальну користь (дохід); невиконання цих завдань може мати негативні наслідки.
При прийнятті рішень за різними завданнями можна використовувати так званий принцип Ейзенхауера (рис. 2).
| Завдання Б: Встановити строк виконання. Вивчити можливість доручення кому-небудь | Завдання А: Виконати самому та без зволікання |
| Завдання неважливі та нетермінові: відмовитися від вирішення | Завдання В: Доручити кому-небудь |
Рис. 2. Ілюстрація принципу Ейзенхауера
Цей принцип є простим допоміжним засобом у тих випадках, коли необхідно швидко прийняти рішення щодо того, якому завданню віддати перевагу. Відповідно до нього завдання необхідно розглядати в координатах «важливість - терміновість», віднести його до якої-небудь категорії та прийняти щодо нього відповідне рішення. Відповідно до встановлення пріоритетів за критеріями терміновості та важливості всі завдання поділяються на групи: найбільш термінові та важливі справи (необхідно виконати їх безпосередньо керівникові); термінові та менш важливі справи; менш термінові, але важливі завдання (необов'язково виконувати їх відразу, але виконувати їх треба самому); менш термінові та менш важливі справи (від вирішення таких завдань варто утримуватися). Завдяки принципу Ейзенхауера можна значно збільшити продуктивність і результативність управлінської праці.
Практичне завдання. Грунтуючись на засвоєних методиках і застосовуючи основні прийоми самоменеджменту, побудуйте графік робочого дня знайомого вам менеджера:
А. Начальника відділу ЗЕД лікеро-горілчаного заводу;
Б. Начальника відділення банку;.
В. Супервайзер великої дистриб'юторської компанії;
Г. Власник середньої компанії, що займається оптовими поставками канцтоварів.
Хід виконання. Ґрунтуючись на даних (таблиця 1 - практичне заняття 1), адаптувати графік поділу робочого часу менеджера за день відповідно до заданого вам варіантом і занесіть в таблицю 9.
Нанесіть всі завдання фахівця в системі координат важливість-терміновість рис.3.
Таблиця 9
Розподіл робочого часу менеджера, за день
| Поча-ток операції | Трива-лість, хв. | Характер операції | З ким проводиться | Форма проведення | Місце проведення |
Рис. 3. Діаграма пріоритетів завдань
Далі, використовуючи матеріали розподілу часу менеджера, за принципом Ейзенхауера заповнити таблицю 10.
Потім проведить АБВ – аналіз (за рис. 4).
Таблиця 10
Розподіл завдань за принципом Ейзенхауера
| Завдання Б: Встановити строк виконання. Вивчити можливість доручення кому-небудь | Завдання А: Виконати самому та без зволікання | ||
| Завдання неважливі та нетермінові: відмовитися від вирішення | Завдання В: Доручити кому-небудь | ||
| Відносна значущість завдань (питома вага внеску в досягнення мети) | ||||
 
| ||||
| Питома вага в загальній кількості завдань | ||||
Рис.4. Діаграма АБВ- анализу
Зробіть висновки про ефективність щоденного планування і спробуйте заповнить тижневий графік роботи спеціаліста (табл. 11).
Спробуйте врахувати, що при плануванні кожного дня вам необхідно дотримуватися правила - 60+20+20.
Таблиця11
Тиждневий план завдань менеджера
| заходи | понеділок | вівторок | середа | четверг | П’ятниця |
