ЗАНЯТТЯ № 1

АНАЛІЗ змісту праці менеджера

Мета. Опанувати методику аналізу праці менеджера та розробити пропозиції з раціоналізації його робочого часу.

Методичні вказівки. Робочий час є обмеженим ресурсом керівника та ставить перед ним проблему вибору. Кожна організація, як і особистість керівника, є досить специфічною. Готових пропозицій з оптимальної організації робочого часу не існує, однак для кожного керівника необхідний власний підхід до свого робочого часу.

Перш ніж прийняти рішення щодо виділення часу для якого-небудь конкретного виду діяльності керівник повинен оцінити її корисність і ту, яка не обіцяє вагомих результатів, відразу відкинути.

Специфіка діяльності та постійний пошук ресурсного забезпечення спричиняють «вигорання» керівника в потоці дрібної повсякденності, не дає йому змоги не тільки інтелектуально розвиватися, а й просто відновлювати свої сили. Кожний керівник звикає працювати в певному рівні навантажень і витрат часу.

Збільшення тривалості робочого дня не вирішує проблеми, тому що, по-перше, скорочення часу не означає зниження ефективності праці керівника. По-друге, після двох–трьох тижнів регулярної «понаднормової» роботи продуктивність праці знижується на 15–20% і, по-третє, спричиняє «професійне вигоряння». Під «вигоранням» розуміють явище, що впливає на зниження мотиваційного потенціалу та являє собою набір негативних психічних переживань, «виснаження» від тривалого напруження в міжособистісних взаємодіях, що супроводжуються емоційною напруженістю.

Успіх, звичайно, збільшує можливість керівника конструктивно використовувати свою енергію. Багато керівників відчувають емоційне та психічне задоволення від творчого пошуку, вдалого подолання труднощів.

З іншого боку, авральний режим роботи та систематичні труднощі можуть рано чи пізно призвести до виснаження фізичних і творчих сил. Керівнику необхідно прагнути ретельно розподіляти свій робочий час, розцінюючи його як обмежений ресурс і прагнути до оптимізації співвідношення своїх можливостей та існуючих навантажень (табл. 1).

Таблиця 1

Приклад розподілу робочого часу менеджера, за день

Поча-ток операції	Трива-лість, хв	Характер операції	З ким проводиться	Форма проведення	Місце проведення

7.53		Аналіз виконання робіт відповідно до планів-графіків	–	за оперативними даними	кабінет
8.14		Контроль за роботою виробничих груп	керівники технічної ланки	нарада	кабінет
8.52		Узгодження плану проведення практики студентів	зав. кафедрою	по телефону	кабінет
8.59		Аналіз підсумків виконання плану за минулий місяць	экономісти	нарада	кабінет
9.07		Визначення завдань співро-бітникам на наступний місяць	экономісти	нарада	кабінет
9.13		Перевірка виробничих звітів і актів на списання товарно-матеріальних цінностей	экономіст, бухгалтер	по документах	кабінет
9.40		Інформація про виконання плану продажів	директор, заст. директора	нарада	кабінет директора
9.52		Підготовка інформаційного повідомлення про можливі напрями зниження собівартості продукції	экономіст, бухгалтер	узгодження тексту	кабінет
10.03		Узгодження плану соціального розвитку колективу	спеціаліст кадрової служби	нарада	кабінет головного фінансиста
10.09		Розгляд кандидатур на премі-ювання за результатами праці	керівники технічної ланки	нарада	кабінет
10.18		Домовленість про зустріч із кореспондентом ЗМІ	кореспондент	по телефону	кабінет
10.20		Пересування	–	–	дорога
10.24		Участь у роботі комісії зі списання малоцінного інвентарю	заст. директора, голов. бухгалтер	нарада за результатами інвентаризації	складське приміщення
11.36		Пересування	–	–	дорога
11.42		Ознайомлення з новими публікаціями	–	читання	кабінет

Продовження таблиці 1

12.13	Підготовка до зустрічі з кореспондентом	–	підбір матеріалів	кабінет
12.25	Підготовка до планерки (контроль виконання рішень попередніх планерок)	диспетчерська служба	узгодження	диспетчер-ська
12.33	Розгляд пропозицій постачальників	–	по документах	кабінет
12.44	Корегування планів з формування організаційної культури	заст. директора	нарада	кабінет заст. директора
13.00	Обідня перерва	–	–	вдома
14.00	Бесіда з кореспондентом ЗМІ	кореспондент	надання інформації	кабінет
14.25	Обговорення підсумків роботи виробничих груп	керівники технічної ланки	нарада	кабінет
15.23	Підготовка до планерки	–	усно	кабінет
15.28	Оперативна планерка	керівники підрозділів	нарада	конференц-зал
15.48	Пересування	маркетолог	–	автомобіль
15.53	Перевірка якості сортування та упакування товарів	маркетолог	візуально	торгово-оптова база
16.18	Закінчення робочого дня

Практичне завдання. Для визначення трудомісткості окремих операцій, які виконуються менеджером, дані по кожній окремій операції, що зафіксовані в таблиці спостереження (табл. 1), по черзі занесіть у відповідний рядок класифікаційної таблиці (табл. 2).

Наприклад, зазначені у таблиці спостереження операції «Аналіз виконання планів-графіків» і «Аналіз підсумків виконання плану» варто віднести до виду роботи «Контроль». Їх тривалість (21 хв + 8 хв) заноситься в класифікаційну таблицю (табл. 2) і підсумовується. У такий спосіб визначається трудомісткість кожної операції.

Хід виконання. Заповнити класифікаційну таблицю, виходячи з вищенаведеної умови (табл. 2). Зробіть висновок про ефективність використання робочого часу в запропонованому прикладі.

Таблиця 2

Зміст праці менеджера на підприємстві

Вид роботи	Витрати часу, хв.	Разом
хв.	% до загальних витрат
Планування
Організація
Мотивація
Прийом відвідувачів
Координація
Контроль
Наради
Суспільна робота
Пересування
Втрати часу
Разом

Висновки: ___________________________________________________

___________________________________

Контрольні питання

1. Як Ви оцінюєте структуру функцій, які виконує менеджер?

2. Чи ефективно використовує свій робочий час менеджер у розглянутому прикладі?

3. Які Ви бачите шляхи оптимізації розподілу робочого часу менеджера?

4. Як Ви оцінюєте рівень організаційної культури менеджера?

5. Чого не можна оцінити на основі аналізу режиму праці менеджера?

Література [2; 6 - 9]