Музейні предмети, що підлягають транспортуванню, повинні ретельно оглядатися реставраційною радою чи спеціальною комісією, до складу якої входять відповідальні співробітники музею (завідувачі відповідних відділів, охоронці, реставратори). Склад комісії призначається директором музею.
При відборі експонатів для транспортування передусім слід ураховувати здатність предметів витримати впливи, пов’язані з їх переміщенням і експонуванням поза музеєм-власником.
Особливу увагу слід приділяти предметам, виготовленим з крихких матеріалів, паперу, тканини, шкіри, пір’я, хутра, і предметам, що складаються з кількох різних або слабко скріплених між собою частин.
Якщо є ризик пошкодження експонатів, то вони не можуть бути введені в склад виставки. Мотиви про неможливості введення експоната в склад виставки викладаються у відповідному акті за підписами членів реставраційної ради чи комісії.
Рада (комісія) складає протокол про можливість транспортування і надає необхідні рекомендації з пакування і транспортування експонатів.
Перевезення зброї у разі необхідності здійснюється з дозволу органів Міністерства внутрішніх справ із дотриманням правил, передбачених в інструкції про роботу цих органів з контролю за обігом вогнепальної і холодної зброї.
Якщо стан збереження музейних цінностей викликає сумнів, транспортування дозволяється тільки при умові виконання усіх рекомендацій реставраційної ради (комісії).
При міжнародних обмінах слід (згідно з рішенням ХХ сесії ЮНЕСКО, 1978 р.) здійснити необхідні заходи з уточнення та узгодження між зацікавленими сторонами бажаних умов охорони і збереження під час перевезення та експонування, “стежити за тим, щоб пакування і ставлення до культурних цінностей здійснювалися з дотриманням найвищих норм”. Ці заходи передбачаються умовами договору, що укладається музеєм та організацією, яка приймає експонати.
Пакування музейних предметів – важливий фактор забезпечення їх збереження при транспортуванні. Упаковка забезпечує зручність транспортування, безпеку і збереженість предметів як під час переміщення, так і під час непередбаченого тимчасового збереження.
До пакування входить також комплекс сучасних заходів та прийомів, які запобігають механічному впливу на експонати, швидкому розпаковуванню сторонніми особами, порушенню мікроклімату в середині тари.
Усі експонати, що підлягають транспортуванню, поділяються на групи, які потребують певної технології упакування. У відповідності до того, які групи експонатів сформовані, замовляється пакувальна тара (оборотна [контейнери] або разова – з урахуванням індивідуальних особливостей кожного предмета).
Для особливо цінних високохудожніх, унікальних предметів, а також для крихких предметів передбачається виготовлення спеціальної пакувальної тари.
Категорично забороняється:
• пакування предметів, різнотипних за матеріалом і вагою, а також кілька габаритних експонатів в один ящик
• кінцеве упакування експонатів тільки в м’яку тару.
Упакування тільки в м’яку тару допускається лише при умові транспортування предмета на руках у супровідної особи.
При пакуванні великих і важких предметів складної форми слід визначити їх центр тяжіння, жорстко прикріпити предмет у тарі, розташовуючи центр тяжіння як найнижче, необхідно застосовувати амортизаційні прокладки відповідної щільності з нейтральних матеріалів, які не виділяють сірчаних, азотних та інших агресивних сполук.
Пакування предметів повинні здійснювати тільки кваліфіковані пакувальники під наглядом відповідального за пакування зберігача музею та реставратора.
На кожний готовий до відправлення ящик складається упакувальний акт у трьох примірниках із зазначенням номера ящика, загальної кількості упакованих експонатів, найменуванням кожного предмета, ступеня його збереженості й інвентарного номера. Акт підписується особами, що були присутні при упакуванні, – відповідальним хранителем, реставратором, пакувальником. Один примірник підписаного акта вкладається у ящик, який закривається і опечатується у присутності вказаних осіб. Цими ж співробітниками здійснюється кінцева звірка номера ящика із загальною відомістю на весь виставковий вантаж, відповідність транспортним вимогам маркування, нанесеного на ящик.
Музей або інша організація, що відправляє предмети, повинна своєчасно повідомити (факсом) про відправку вантажу, повідомити його транспортні реквізити і вказати, хто супроводжує експонати для здійснення необхідних заходів щодо їх приймання.
Приймання вантажів від транспортних організацій здійснюється у порядку, установленому на відповідному виді транспорту, представниками організацій-одержувачів вантажів із складанням при потребі комерційних актів.
Якщо під час візуального огляду при прийманні вантажу від транспортної організації виявлено зовнішнє пошкодження тари, то на місці приймання складається відповідний акт, який підписується одержувачем вантажу і відповідним представником транспортної організації.
Розпечатування тари і приймання предметів здійснюється групою відповідальних співробітників за дорученням керівника організації, яка одержує вантаж, та за участю супровідника вантажу, а в разі його відсутності – відправника вантажу, для відрядження якого організацією приймальником повідомляється про дату та місце приймання.
Кожний ящик з вантажем приймається окремо. Предмети, що містяться у ящиках, ретельно оглядаються і при потребі здійснюються заходи щодо реставраційно-профілактичної обробки пошкоджених предметів.
Представник музею-відправника здійснює звірення вмісту ящика зі своїм упакувальним актом. Наслідки огляду оформлюються актом приймання, фіксуються стан збереженості кожного предмета і можливі причини, що призвели до їх пошкодження.
Про всі серйозні пошкодження предметів негайно повідомляється організації-відправнику вантажу та вищим організаціям і здійснюються заходи щодо відшкодування.
Претензії до транспортних організацій у зв’язку з несвоєчасною доставкою, пошкодженням або утратою вантажів заявляються організацією-одержувачем і організацією відправником згідно з договором на транспортні послуги.
Перевезення предметів автотранспортом здійснюється тільки в закритих, спеціально обладнаних автофургонах, призначених для цієї цілі. У фургоні передбачаються амортизаційні пристосування, що послаблюють вібрацію при транспортуванні.
Рекомендується, при можливості, менше користуватися тимчасовим зберіганням ящиків з експонатами в пакгаузах. Такі ящики дозволяється зберігати тільки в пакгаузах закритого типу.
Ящики розпечатуються обов’язково в закритому приміщенні, температурно-воложистий режим якого має бути наближеним до нормального.
Тара, призначена для перевезення предметів, і упакувальний матеріал повинні зберігатися у сухому і закритому приміщенні.
Предмети, що довго зберігаються запакованими в ящики, періодично розпаковуються для контролю їх збереженості.
При контрольних розпечатуваннях контейнерів твори станкового олійного живопису витримують при світлі (тільки не на сонячному) декілька днів, а потім знову пакуються.
Тканини необхідно розпаковувати не менше ніж 3 рази на рік, весною та восени, провітрювати, а потім перекладати, змінюючи місця згину матеріалу.
