Подготовка к переговорам

Переговоры организуются по инициативе одного из участников путем личной договоренности при встрече, обмене письмами, по телефону и начинаются с того момента, когда одна из сторон выступит с предложением обговорить детали и условия заключения контракта. От того, как будет проведена подготовка, во многом зависит успешность проведения переговоров и реализация принятых на них решений. Подготовка к переговорам ведется по двум направлениям: организационному и содержательному.

К организационным моментам относят: формирование количественного и качественного состава делегации, определение места и времени встречи, повестки дня каждого заседания, согласование с заинтересованными организациями касающихся их вопросов. Повестка переговоров может быть предложена любой из сторон или выработана общими усилиями. Иногда полезно заставить оппонента принять вашу повестку. Это позволит овладеть инициативой. Ваша повестка содержит формулировки вопросов, которые незаметно подталкивают оппонента к принятию ваших выводов. Большое значение имеет формирование делегации, определение ее главы, количественного и персонального состава. При выборе главы делегации на переговорах необходимо учесть не только должностной статус, но и его компетентность по существу обсуждаемой проблемы. Важно, чтобы делегация представляла собой единую команду, где все работают на успех переговоров, а не на то, чтобы лучше выглядеть в глазах руководства. Лидер должен уметь с максимальной пользой использовать знания и компетенцию каждого из участников; знать, в каких случаях привлечь того или иного специалиста; организовать поиск информации и находить с людьми общий язык.

Несмотря на то, что организационные вопросы являются весьма важными, и без их решения переговоры могут не состояться, все же основное внимание на стадии подготовки уделяется содержательной стороне.

Содержательная сторона подготовки к переговорам включает: анализ проблемы и интересов участников; формирование общего подхода к переговорам и собственной позиции на них; определение возможных вариантов решения, подготовка предложений и их аргументацию; составление необходимых документов и материалов.

Прежде чем стороны начнут готовиться к переговорам, анализируется проблема, которая будет решаться – ее содержание, возможные пути решения. Анализ проблемы включает сбор информации об участниках взаимодействия, поиск возможных путей ее решения, требующих наименьших затрат и усилий. Такие пути могут быть обнаружены как в сфере односторонних действий, так и в результате переговоров с партнерами. В процессе анализа продумываются возможные альтернативы решения проблемы. Они могут быть обнаружены как в рамках односторонних действий, так и на основе переговоров с оппонентом.

При подготовке переговоров следует проанализировать интересы свои и партнера, их направленность и взаимосвязь. Анализ интересов сторон должен помочь определить оптимальные пути решения проблемы.

На основе интересов участников переговоров формируются общий подход к переговорам и собственная позиция на них, а также определяются возможные варианты решения.

Порой участники, начиная заниматься подготовкой к переговорам, сразу обращаются к формулированию позиции. Такой подход, как правило, не оправдан. Позиция вместе с определением возможных вариантов решений является конечным продуктом всего этапа подготовки к переговорам. Наряду с анализом интересов сторон и определением возможных альтернатив совместному принятию решения перед формулированием позиции необходимо выработать общий подход к данным переговорам – их концепцию. При формировании общего подхода к переговорам определяются задачи, которые будут реализовываться на них. Применение на переговорах теории потребностей поможет точнее проанализировать позицию и сильные стороны противника. Задачи лучше формулировать гибко, чтобы в случае необходимости можно было подкорректировать требования. Разрабатываются различные варианты решения, их оценка, ранг по степени приемлемости для обеих сторон.

Участники должны продумать предложения, отвечающие тому или иному варианту решения, а также их аргументацию. Предложения являются ключевыми элементами позиции. Интересные идеи, не оформленные в конструктивное предложение, останутся только идеями. Формулировка предложений должна быть простой, не допускать двусмысленности, а аргументация – объективной.

В ходе подготовки к процессу переговоров каждая сторона, как правило, готовит несколько предложений:

· исходное предложение – предполагает формулировку максимальных требований для себя;

· последнее предложение – обоснование минимально приемлемой для себя позиции, после отвержения которой противоположной стороной возможен отказ от сделки;

· компромиссное предложение – позиция между исходным и последним предложением, которая создает некоторый диапазон приемлемых предложений.

Соответственно, компромисс – это вариант достижения договоренностей, находящийся ниже максимально желаемого, но превышающий порог отказа для обеих сторон и требующий четкого согласования позиций сторон конфликта.

Обычно подготовительная работа завершается написанием документов и материалов. Письменная форма изложения заставляет участников подготовки к переговорам подумать о точности формулировок. Эти документы и материалы будут служить на переговорах своеобразными ориентирами, с которыми сверяется их ход, вносятся необходимые изменения. К таким документам относятся проекты соглашений, протоколов, договоров, резолюций, контрактов.

Чтобы успешно провести переговоры, надо еще перед первой встречей собрать всю необходимую информацию о фирме, с которой решено сотрудничать (когда и кем была основана, в каких странах ведет дело, в каких сделках имела особый успех, данные о финансовом положении, объеме операций и т.д.). Поскольку личностные моменты играют очень важную роль в достижении взаимного доверия, полезно узнать о руководстве фирмы-партнера и о тех, с кем предстоит вести переговоры (где родились, какие университеты закончили, основные вехи карьеры, состав семьи, хобби и т.д.). Полезно, чтобы в переговорах с вашей стороны участвовали не только руководители, но и владеющие конкретной информацией и практическими знаниями технические эксперты, даже если они и не занимают крупных постов. Типичная ошибка многих отечественных предпринимателей заключается в том, что для контактов с иностранными партнерами за рубеж отправляются только руководители, привыкшие к общим решениям и договоренностям.