Организация текущей работы

С ДОКУМЕНТАМИ......................................................... 158

5.1. Организация документооборота..................................................... 158

5.2. Технологии обработки поступающих документов................. 161

 

5.2.1. Экспедиционная обработка поступающей корреспонденции 162

5.2.2. Предварительное рассмотрение документов....................... 165

5.2.3. Рассмотрение корреспонденции руководителем................. 166

5.2.4. Передача документов в структурные подразделения........ 167

5.2.5. Обработка телеграфных и телефонных сообщений........... 169

5.3. Организация движения документов между подразделениями 169

5.3.1. Документооборот исполнителя (сотрудника)......................... 170

5.3.2. Организация движения инициативных и ответных документов 171

 

5.4. Обработка отправляемой корреспонденции............................. 172

5.5. Подсчет и оптимизация документооборота................................ 174

 

ГЛАВА 3

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ И СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДОКУМЕНТАЦИИ 62

3.1. Общероссийские системы документации.................................... 62

3.2. Унифицированные системы управленческой документации 65

3.3. Унифицированные формы отраслевой документации......... 69

3.4. Особенности оформления наиболее распространенных видов
организационно-распорядительных документов..................... 70

 

3.4.1. Протоколы........................................................................................... 71

3.4.2. Акты....................................................................................................... 73

3.4.3. Докладные и объяснительные записки, заявления, справки 74

3.4.4. Распорядительные документы..................................................... 76

3.4.5. Организационно-правовые документы..................................... 79

 

ГЛАВА4

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ 81

4.1. Письменная корреспонденция........................................................... 81

4.1.1. Носители письменной корреспонденции.................................. 82

4.1.2. Бумага для письменной корреспонденции............................... 87

 

4.2. Телеграммы................................................................................................ 89

4.3. Телефонограммы..................................................................................... 94

4.4. Факсограммы............................................................................................. 97

4.5. Сообщения электронной почты....................................................... 103

4.6. Виды и разновидности деловых писем....................................... 106

 

4.6.1. Информационное письмо............................................................ 108

4.6.2. Письмо-сообщение........................................................................ 110

4.6.3. Письмо-приглашение.................................................................... 111

4.6.4. Письмо-извещение........................................................................ 114

4.6.5. Письмо-уведомление.................................................................... 116

4.6.6. Письмо-предложение.................................................................... 118

4.6.7. Рекламное письмо.......................................................................... 123

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ПРЕДИСЛОВИЕ..................................................................................................... 3

 

Лекция 1

ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ 4

1.1. Основные понятия управления документами.............................. 4

1.1.1. Документ и его характеристики...................................................... 4

1.1.2. Управление документами................................................................ 7

1.1.3. Деятельность в области управления документами................. 8

1.1.4. Ответственность и полномочия по управлению документами 9

1.1.5. Система управления документами............................................. 11

1.2. Нормативно-правовая база управления документами.......... 13

1.2.1. Общая характеристика нормативно-правовой базы управления
документами...................................................................................... 14

1.2.2. Правовая база управления документами................................ 18

1.2.3. Стандарты в управлении документами.................................... 21

1.2.4. Нормативные правовые акты межведомственного

ведомственного характера 33

 

Лекция 2

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ
ДОКУМЕНТОВ............................................................................................... 34

2.1. Общие требования к юридической силе и оформлению
документов................................................................................................ 34

2.2. Состав реквизитов управленческих документов и правила

их оформления........................................................................................ 38

2.3. Требования к бланкам документов................................................. 57

79. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): Учебно-практическое пособие / Под ред. И.К. Корнеева. М.: ТК Велби; Проспект, 2004.

80. СоковаА.Н. Понятие вида в документоведении (документная систе­матика) //Делопроизводство. 2002. № 3. С. 7-12.

81. Саттои М., Дою Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. СПб.: Азбука; ООО «БМикро», 2002.

82. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ P 6.30-2003. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2003.

83. Тейлор К. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. М.: Сол. Систем; Финансы и статистика, 1997.

84. Унификация текстов управленческих документов: Методические ре­комендации. - М.: Росархив; ВНИИДАД, 1998.

85. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. М.: Дело, 2004.

86. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной техно­логии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

87. Типовые нормы времени и выработки на работы и услуги, выполня­емые в государственных архивах с применением ПЭВМ. М., 2001.

Справочные и учебные издания

63. Большой толковый словарь компьютерных терминов. 1999.

64. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. М.: ТК Велби; Проспект, 2008.

65. Делопроизводство: Организация и технологии документационного обеспечения управления / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.

66. Качественный анализ автоматизированных систем документацион­ного обеспечения управления: Справочник / РОО «Гильдия специа­листов в области информатики и управления документацией». М.: Мысль, 2005.

67. Тарифно-квалификационные характеристики (требования) по обще­отраслевым должностям служащих. — М.: Изд-во ПРИОР, 2001.

68. Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности. М.: ГУУ, 2001.

69. Корнеев И.К. Основы компьютерной информационной поддержки управленческой деятельности: Учеб. пособие. М.: ГУУ, 2006.

70. Корнеев И.К, Ксандопуло Г.Н., Машурцев В.А. Информационные тех­нологии: Учебник. М.: ТК Велби; Прогресс, 2007.

71. Корнеев И.К, Пшенко А. В. Деловая переписка и образцы документов: Учебно-практическое пособие. М.: ТК Велби; Прогресс, 2005.

72. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М., 2002.

73. Квалификационный справочник должностей руководителей, специа­листов и других служащих. — М.: Минтруд России, 2000.

74. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. М.: ИНФРА-М, 2002.

75. ПавлюкЛ.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и осно­вам работы на компьютере. М.; СПб., 1997.

76. Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение ра­боты офиса. М.: Мастерство, 2006.

77. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (делопроиз­водство): Учеб. пособие. М.: ФОРУМ-ИНФРА, 2002.

78. Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. М.: Юрайт-Издат, 2004.

Инструкции и методические рекомендации

48. Инструкция о порядке открытия штемпельно-гравировальных пред­приятий (утв. приказом Росархива от 13.02.1978 № 34).

49. Инструкция по делопроизводству в Администрации Президента Рос­сийской Федерации. М., 1997.

50. Методические рекомендации по унификации текстов управленческих документов. М.: ВНИИДАД, 1998.

51. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). М.: Росархив; ВНИИДАД, 2003.

52. Положение о порядке обращения со служебной информацией огра­ниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти. 1994.

53. Положение «О порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества», утверждено распо­ряжением Госкомимущества РФ от 22.10.1996 № 1131 -р и приказом Росархива от 06.11.1996 № 54.

54. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комис­сии учреждения, предприятия, организации // В кн.: Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельно­сти негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов): Справоч­ное пособие. М.: Росархив; ВНИИДАД, 1996.

55. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах ис­полнительной власти (утв. приказом Росархива от 27.11.2000 № 68). М.: Росархив ВНИИДАД, 2002.

56. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующие­ся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных коопера­тивов): Справочное пособие. М.: Росархив; ВНИИДАД, 1996.

Нормы труда и выработки

57. Квалификационный справочник должностей руководителей, специа­листов и других служащих. М., 1998.

58. Нормативы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной влас­ти. М., 2002.

59. Типовые нормы времени и выработки на работы и услуги, выполня­емые в государственных архивах с применением ПВЭМ. М., 2001.

60. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по до­кументационному обеспечению управления. М., 1995.

61. ГОСТ 9327-60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форма­ты.

62. ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и опре­деления.

63. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия (с изм. 1984 г.).

64. ГОСТ 7.32-91. ССИБИД. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.

65. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система документации. Уни­фицированная система организационно-распорядительной докумен­тации. Требования к оформлению документов.

66. ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требо­вания (с изм. № 1 от 25.12.2002 № 505-СТ).

67. ПР 50-733-93. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации.

68. РД 50-613-86. Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычис­лительной техники. Основные положения».

69. СанПиН 2.2.2.542-96. Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронным вычислительным машинам и организации работы (утв. Госсанэпиднадзором России 20.05.1996).

Перечни

43. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госко­митетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988). М.: Главархив СССР, 1989.

44. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в дея­тельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархи-вом 06.10.2000). М.: Росархив, ВНИИДАД, 2000.

45. Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы. М.: Главархив СССР, 1988.

46. Перечень документов, образующихся в деятельности Государственной Думы Федерального Собрания РФ. М., 1999

47. Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения. М.: Цен­тробанк, 2000.

48. Об упорядочении изготовления, использования, хранения и унич­тожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации: постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 (в ред. от 08.06.2001).

49. Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации: постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (в ред. от 30.09.2002).

50. Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего Союза ССР от 06.06.1992.

51. Государственная система документационного обеспечения управле­ния. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: ВНИИДАД, 1991.

52. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). ОКОП-93.

53. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) ОК 016-94.

54. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчет­ности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (в ред. от 24.03.2000)).

55. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной доку­ментации по учету труда и его оплаты: постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

56. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на пред­приятиях, в учреждениях и организациях: постановление Государ­ственного комитета по науке и технике, Государственного комитета по стандартам и Главного архивного управления от 30.11.1981 №463/161/298.

Государственные стандарты

30. ГОСТ Р 1.0-2004, ГОСТ Р 1.2-2004, ГОСТ Р 1.5-2004. Государственная система стандартизации Российской Федерации.

31. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированная система документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машино­грамме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

32. ГОСТ 7.1-2005. ССИБИД. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления.

33. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированная система документации. Требова­ния к построению формуляра-образца.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

Нормативно-правовые акты

1. Конституция Российской Федерации.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая от 30.11.1994 № 1-ФЗ (в ред. от 23.12.2003).

3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.06.2003 (в ред. 06.10.2006).

4. Декларация прав и свобод человека и гражданина от 22.11.1991.

5. О Государственном гербе Российской Федерации: Федеральный кон­ституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ (в ред. от 30.06.2003).

6. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ.

7. О государственной тайне: Федеральный закон от 21.07.1993 № 5485-1 (в ред. от 11.11.2003).

8. О государственных и муниципальных унитарных предприятиях: Фе­деральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ.

9. О коммерческой тайне: Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ.

10. О персональных данных: Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

11. О языках народов Российской Федерации: Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1.

12. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

13. Об информации, информационных технологиях и о защите инфор­мации: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ.

14. Об участии в международном информационном обмене: Федеральный закон от 04.07.1996 № 85-ФЗ.

15. Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера: Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188.

16. Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне: Указ Президента РФ от 30.1 1.1995 № 1203 (в ред. от 29.05.2002).

17. Об электронной цифровой подписи: Закон Российской Федерации от 10.01.2002 № 1-ФЗ.

18. Об обращениях граждан: Закон г. Москвы от 18.06.1997 № 25.

19. О Перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тай­ну: постановление Правительства РФ от 05.12.1991 № 35 (в ред. от 03.05.2002).

20. О трудовых книжках: постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 06.02.2004).

Результаты тестирования

При досрочном завершении сеанса тестирования (экранная кнопка «Закончить») или при исчерпании лимита времени, выде­ленного на выполнение теста, в окне программы TGTester выводят­ся результаты тестирования, представленные на рис. 7. После про­смотра этих результатов пользователь может начать новый сеанс тестирования, нажав экранную кнопку «Закончить тестирова­ние».

ъ TGTester 3.0._ Test: GTsample30 1Т1д]ЕЯ

Всего вопросов: 3. Дано ответов: 2. И» них правильных: 1. Общий результат: 33-».,

Анагаи ответов:

Вопрос 1. Кто причастен к созданию программного обеспечения "open-source"? — Ответ правильный

Вопрос 2. Кто является автором Perl?... Ответ отсутствует

Вопрос 3. Как называется unix-подобная операционная система, созданная в рамках

сообщества "open-source"? _ Ответ неправильный

Закончить тестирование

 

Рис. 7. Окно программы с результатами тестирования

Хранение итогов тестирования в данной версии программы TGTester не предусматривается.

 

* TGTester 3.0. Test: GTs.mple30. П'Х

_____________ Вопрос 3lH 3 _____________

Как называется unix-подобная операционная система, созданная в рамках сообщества zl "open-source"?»|

Показать рисунок I

 

! Inus]

Введите ответ, а затем нажмите кнопку "ГОТОВО"

ГОТСвО ОТВЕТ ПРИНЯТ!

 

ЧЧ: мм: СС

«Предыдущей вопрос ] Перечень вопросов | | Шрифт 10-

 

Рис. 5. Окно программы после выполнения третьего задания открытого

типа

зом, в ходе тестирования кнопка «Следующий вопрос» в сочетании с кнопкой «Предыдущий вопрос» позволяет пользователю изменять порядок выполнения заданий, а именно пропускать их и возвра­щаться как к ранее пропущенным, так и к уже выполненным зада­ниям для коррекции своих ответов.

Кроме того, для изменения порядка выполнения заданий теста можно использовать экранную кнопку «Перечень вопросов». После ее нажатия в окне выводится список всех заданий, где уже выпол­ненные пользователем задания отмечены галочкой. Окно при этом имеет вид, представленный на рис. 6.

Для того чтобы начать или повторить выполнение любого из заданий, необходимо левой кнопкой мышки кликнуть по соответ­ствующему элементу этого списка.

 

 

Выберите вопрос т списка (пометки в "Check box" отражают наличие попыток ответа!

F 1. Кто причастен к созданию программного обеспечения "open-source"? — Г" 2. Кто является автором Perl?...

Г* 3. Как называется unix-подобная операционная система, созданная в рамках сообщества _ "open-source"?

ЧЧ:ММ:СС ■------------ 1------ —— 1--------------- 1-- '------- 1-- —-- 1

Рис. 6. Окно программы с перечнем всех вопросов теста ти окна автоматически появится полоса с бегунком для прокрутки текста.

На рис. 3 изображено окно с заданием типа «выбор одного из многих». Для выполнения этого задания пользователь должен ле­вой кнопкой мышки пометить всего один правильный вариант ответа. Пометка устанавливается с помощью представленных в окне переключателей типа «ИЛИ» («Radio button*).

На рис. 4 изображено окно с последним заданием теста, отно­сящимся к заданиям открытого типа. Для его выполнения пользо­ватель должен в поле ввода нижней части окна ввести строку с текстом правильного ответа и нажать экранную кнопку «Готово».

Ниже текста вопроса задания на экране присутствует кнопка «Показатьрисунок», нажатие которой позволит пользователю уви­деть рисунок, связанный с данным заданием. Вид данного окна в момент нажатия кнопки «Готово» представлен на рис. 5.

В процессе тестирования в левом нижнем углу окна на черном фоне постоянно отображается изменяемое значение оставшегося до завершения сеанса времени.

Для досрочного завершения сеанса может быть использована экранная кнопка «Закончить», а экранная кнопка «Шрифт» для обеспечения более комфортной работы пользователя позволяет изменять масштаб отображаемого в окне материала.

Навигация (переход от одного тестового задания к другому)

Для перехода к следующему заданию теста используется экран­ная кнопка «Следующий вопрос». Данный переход возможен и без выполнения задания, например, для того, чтобы пользователь мог пропустить или временно отложить его выполнение. Таким обра-

Test: GTsample30

Кто причастен к созданию программного обеспечения " opsn-sourse "?

Вопрос 1 Mi 3

по его мнению, варианты ответа. Пометки расставляются левой кнопкой мышки с помощью представленных в окне переключате­лей типа «И» («СИеск box»).

Отметим, что окно с тестовым заданием разделено горизонталь­ной линией на две части: верхнюю (с текстом вопроса) и нижнюю (с вариантами ответа на вопрос). Перемещая мышкой с нажатой левой кнопкой расположенный в правом конце разделительной линии прямоугольный бегунок, пользователь может изменять про­порцию размеров частей окна. Кроме того, если размер части окна не позволяет полностью разместить в ней весь текст, то в этой час-

 

 

TGTester 3.0. Test: GTsample30

Кто является автором Perl? В этих строках "ож,т быть продолжение вопроса. Текст вопроса может включать в себя элементы HTML 3.2 (в том числе и таблицы). J

____ Вопрос 2 И> 3_____________________________

il

Начальное окно программы электронного тестирования

После запуска программы TGTester на экране появится окно, вид которого изображен на рис. 1. При этом правая часть окна со­держит перечень тестов, которые можно выполнять.

Сеанс тестирования

Начать тестирование можно двумя способами. Первый заклю­чается в том, что сначала нужно выбрать тест, кликнув левой кноп­кой мышки по его имени в списке тестов окна, а затем нажать эк­ранную кнопку «Начать тестирование». Второй способ состоит в том, что в списке тестов нужно дважды кликнуть левой кнопкой мышки по имени того теста, который пользователь хочет выпол­нить.

Перед тестированием программа TGTester случайным образом формирует порядок выполнения заданий выбранного теста, а так­же определяет, какую модификацию каждого из заданий следует выполнять пользователю. После этого выбранная модификация очередного задания теста появляется в окне, вид которого зависит от типа задания.

На рис. 2 изображено окно с первым заданием теста типа «вы­бор нескольких из многих». Для выполнения этого задания поль­зователь должен левой кнопкой мышки пометить все правильные,

Приложение

 

ИНСТРУКЦИЯ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ТЕСТОВОЙ ПРОГРАММЫ TGTESTER

Введение

Для повышения уровня качества усвоения прочитанного мате­риала можно воспользоваться средствами электронного тестиро­вания, находящимися на прилагаемом компакт-диске (CD). Эти средства включают программу проведения тестирования (файл с именем TGTester.exe) и набор тестов (файлы, имена которых имеют расширение Jgm).

Программа TGTester предназначена для индивидуального тес­тирования на персональном компьютере, работающем под управ­лением операционных систем Windows 9X/NT/2X/XP/Vista.

Каждый тест состоит из тестовых заданий (вопросов). Вопросы тестов фокусируют внимание на самых важных пунктах изложен­ного материала. Поэтому тестирование может быть использовано как для проверки степени усвоения полученных знаний, как и для их закрепления.

Типы тестовых заданий:

• выбор одного из нескольких предлагаемых вариантов отве­та на вопрос;

• множественный выбор (выбор нескольких из предлагаемых вариантов ответа, а может быть, и всех);

• открытый ответ (ответ на вопрос в произвольной форме). Каждое из заданий теста имеет несколько модификаций. При

каждом тестировании программа автоматически выбирает одну из этих модификаций. Время на выполнение всего теста ограничено. Однако временного лимита на выполнение отдельного тестового задания нет.

Тестируемый может временно отложить выполнение текущего задания теста и перейти к выполнению другого. Кроме того, он всегда может вернуться к уже выполненным заданиям для внесения изменений в свой ответ. При завершении теста оценивается лишь последний вариант ответа.

Подведение итогов тестирования может осуществляться на ос­нове учета процента правильно выполненных тестовых заданий и скорости выполнения теста.

эти изменения, сохраняя в неприкосновенности информацию о документах, обработанных ранее.

Механизмы администрирования и обеспечения надежности рабо­ты. Средства администрирования АСДОУ, позволяющие назна­чать и модифицировать полномочия пользователей по отношению к документам и функциям системы, должны обеспечивать ее на­стройку в соответствии с возможными изменениями организаци­онной структуры. Необходимо, чтобы действие таких настроек распространялось не только на отдельные документы, но и на их группы, имеющие иногда сложную иерархическую структуру. Для аналитической работы с документами не обойтись без средств, по­зволяющих относить документы к различным темам и классифи­цировать по тем или иным признакам.

Важнейшими характеристиками устойчивости АСДОУ к неиз­бежным сбоям и отказам являются:

• независимость функционирования рабочих мест друг от друга;

• время восстановления сеанса работы после его аварийного завершения;

• наличие средств обеспечения целостности данных и их ре­зервного копирования.

тов могут быть не охвачены автоматизацией, необходимо, чтобы система, хотя бы первоначально, сохраняла наряду с новым и пре­жний порядок нумерации документов.

Масштабируемость — обеспечение функционирования системы при изменении (как правило, в сторону увеличения) количествен­ных требований без существенных затрат на изменение принци­пов построения и конфигурирования. Со временем, по мере рас­ширения сферы автоматизации обработки документов, количество рабочих мест в системе постепенно увеличивается. Обычно они устанавливаются сначала в местах регистрации документов, а затем поэтапно осуществляется автоматизация различных подразделе­ний. Поэтому выбираемая АСДОУ должна обеспечивать возмож­ность безболезненного наращивания необходимого количества рабочих мест.

Разграничение доступа пользователей и защита от несанкциони­рованного доступа к документам и функциям системы. АСДОУ должна обеспечивать разграничение доступа работников отдель­ных подразделений как непосредственно к текстам документов или их регистрационным карточкам, так и ко всем этапам процесса обработки и использования документов, включая формирование и фиксирование поручений руководителями и подготовку отче­тов исполнителями. Помимо аутентификации пользователей тре­буется поддержка нескольких уровней доступа (разрешающих, например просмотр, редактирование, создание, удаление, печать и пр.), определяемых в отношении каждого документа (и даже по­лей в регистрационной карточке), а также групп пользователей с различными полномочиями (допустим, группы начальников отде­лов).

В случае если автоматизированная система документационного обеспечения управления является территориально распределенной системой, желательно, чтобы для обмена документами по откры­тым каналам связи она имела встроенные и сертифицированные ФСО России средства цифровой подписи и шифрования.

Протоколирование работы пользователей. Протоколирование позволяет зафиксировать всю историю документа (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и т.д.) и дает возмож­ность разрешать конфликтные ситуации при совместной работе над ним нескольких пользователей.

Адаптируемость. В силу разных причин в организации могут изменяться номенклатура дел, структура и состав подразделений. Автоматизированная система должна быть способна поддерживать ленную функцию. Состав этих модулей должен меняться без ущер­ба для работающей системы. Модули, по возможности, должны быть независимы друг от друга при обеспечении глубокой инфор­мационной интеграции между ними.

Система должна обеспечивать минимальные усилия и затраты для адаптации в процессе установки и конфигурирования. Для обеспечения большей гибкости системы на этапе проектирования необходимо предусмотреть как можно больше возможностей для последующего ее развития с тем, чтобы избежать значительных временных и иных затрат при осуществлении поэтапного расши­рения.

Эксплуатационные характеристики автоматизированной сис­темы ДОУ являются одним из важнейших критериев ее выбора, и, оценивая их, целесообразно обратить внимание на следующие ка­чества системы:

• простоту ввода в действие;

• масштабируемость;

• разграничение доступа пользователей и защиту от несанк­ционированного обращения к документам и функциям системы;

• протоколирование работы;

• адаптируемость;

• механизмы администрирования и обеспечения надежности и работы.

Простота ввода системы в действие. При выборе системы не­обходимо учесть данные по срокам ее ввода в эксплуатацию у дру­гих потребителей и определить состав необходимых мероприятий по ее внедрению. Одним из таких мероприятий является обучение работников — пользователей системы, которое обычно совмеща­ется ими с выполнением текущих служебных обязанностей. По­этому необходимо, чтобы АСДОУ, кроме работы с настоящей ба­зой документов организации, допускала бы и работу с их учебной базой, используемой для обучения и тренировки всех заинтересо­ванных сотрудников.

Разумеется, современная автоматизированная система ДОУ должна иметь дружелюбный, интуитивно понятный пользователь­ский интерфейс, максимально приближенный к интерфейсам наи­более распространенных офисных приложений.

Следует обратить внимание на принципы нумерации различных групп документов при их регистрации. Поскольку в период ввода системы в действие отдельные этапы процесса обработки докумен­№ 184-ФЗ «О техническом регулировании», международные стан­дарты применяются как основа разработки национальных стан­дартов. В ряде стран мира уже проведены работы по созданию на основе ISO 15489 национальных стандартов по управлению дело­вой документацией. В России этот стандарт действует в качестве национального с 01.07.2007.

С целью создания стандартов и протоколов взаимодействия ав­томатизированных систем ДОУ в августе 2002 г. Гильдией управ­ляющих документацией, Всероссийским научно-исследователь­ским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИ-ДАД), ГНПП «Гранит-Центр», компаниями «АйТи», «ИнтерТраст», НТЦ ИРМ, «Электронные офисные системы» и «Информацион­ные бизнес-системы» сформирована в соответствии с соглашени­ем рабочая группа. Результатом деятельности рабочей группы ста­ло издание Стандарта взаимодействия систем автоматизации до­кументационного обеспечения управления. Этот стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронных сообще­ний, обеспечивающих взаимодействие автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

В рамках федеральной целевой программы «Электронная Рос­сия (2002—2010)» Федеральным агентством по информационным технологиям и связи проводится работа по выработке стандартов об­мена информацией для систем электронного документооборота между органами государственной власти. Результаты проделанных исследований в настоящее время официально не опубликованы.

Существует ряд устоявшихся технологических характеристик систем, которые олицетворяют самые передовые достижения ин­формационных технологий. Это прежде всего интуитивно понят­ный и дружелюбный интерфейс, объектно-ориентированный под­ход и модульность.

Основные идеи графического интерфейса пользователя вклю­чают следующие элементы:

• управление окнами;

• использование графических символов (пиктограмм) для представления объектов;

• стиль взаимодействия, называемый непосредственным ма­нипулированием;

• объектно-ориентированный стиль программирования.

Модульный принцип построения программ обеспечивает по­этапную реализацию автоматизированной системы. Каждый из модулей решает свою конкретную задачу или выполняет опреде-

Открытая система — это система, реализующая открытые спе­цификации на интерфейсы, службы и форматы данных, достаточ­ные для того, чтобы обеспечить:

• функциональную расширяемость;

• интероперабельность;

• мобильность.

Функциональная расширяемость — это возможность обеспечения эволюционного развития конкретной информационной системы при изменении требований к этой системе и сохранении в макси­мально возможной степени сделанных ранее вложений.

Интероперабельность прикладных систем —- обеспечение со­вместной работы с другими прикладными системами на локальных и удаленных платформах при одновременной интеграции инфор­мационных ресурсов.

Мобильность программного обеспечения — возможность модер­низации аппаратной базы системы, находящейся в эксплуатации, при сохранении возможности переноса необходимого программ­ного обеспечения на новые аппаратные платформы.

Открытая спецификация — спецификация, которая поддержи­вается открытым, гласным согласительным процессом, направлен­ным на постоянную адаптацию новой технологии, и соответствует согласованным стандартам. Согласно этому определению, откры­тая спецификация не зависит от конкретной технологии, т.е. от конкретных технических или программных средств или продук­тов отдельных производителей.

В основе концепции открытых систем лежит понятие «среда открытых систем». Среда открытых систем — это описанная сово­купность стандартов, с помощью которых унифицируется взаимо­действие аппаратуры и всех компонентов программной и инфор­мационной среды любой информационной системы: языков про­граммирования, средств ввода/вывода, графических интерфейсов, систем управления базами данных, протоколов передачи данных в сетях, форматов данных в банках данных.

Открытая информационная система управления документами поддерживает следующие основные промышленные стандарты:

• коммуникационные стандарты (OSI);

• стандарты управления документами (ODA, ODIF, ODMA, SGML, OLE, CORBA, OpenDoc);

• стандарты для СУБД (ODBC, SQL).

В соответствии с принципами стандартизации в Российской Федерации, закрепленными в Федеральном законе от 27.12.2002

• поиск документов по любому сочетанию параметров запро­са и выдачу разнообразных сводок и отчетов.

Состав функций и их реализация в каждой конкретной АСДОУ могут существенно различаться, поэтому при выборе системы сле­дует детально и тщательно рассматривать возможности каждой из них. Главным фактором все-таки является функциональная пол­нота — основной критерий выбора системы. Из этого следует, что если автоматизированная система документационного обеспече­ния управления может реализовать все перечисленные функции, то с большой степенью вероятности можно утверждать, что она сможет решить все основные задачи работы с документами орга­низации или предприятия. Конечно, это означает только то, что функциональная полнота необходима, но совсем не обязательно, что этого достаточно для каждой конкретной организации.

Современные автоматизированные системы документационно­го обеспечения управления проектируются в архитектуре «кли­ент—сервер» на базе промышленных систем управления базами данных (СУБД) или с использованием технологий Lotus Notes, под­держивающих протоколы Internet/Intranet. Реализация системы должна обеспечивать широкие функциональные возможности на базе концептуально единой системной архитектуры программно-технических средств. При расширении функциональных возмож­ностей информационной системы за счет приложений, приобре­таемых у разных поставщиков, необходимо обеспечить технологи­ческую и информационную совместимость на базе российских и международных стандартов и рекомендаций.

В 1997 г. международной организацией по стандартизации (International Organization for Standardization — ISO) создается под­комитет по разработке стандартов в области информационных систем для решения следующих задач:

• унификация описания отдельной системы;

• определение интерфейса для обмена информацией между системами;

• унификация обмена данными между различными инфор­мационными системами;

• устранение технических препятствий для связи систем.

В результате была разработана эталонная модель Взаимосвязи открытых систем (Open System Interconnection — OSI). Решением совокупности вопросов, связанных с интеграцией и переносимос­тью, стало развитие методологии и принципов открытых систем.

• взаимодействие как между сотрудниками одной организа­ции, так и между различными организациями осуществля­ется на новом качественном уровне, обусловленном воз­можностями современных телекоммуникационных техно­логий.

В то же время работа с электронными документами требует уче­та того, что время активного использования конкретных програм­мно-технических средств и время полезного использования носи­телей информации может быть меньше, чем требуемый срок хра­нения документа. Необходимо своевременно осуществлять перезапись данных на другой носитель и обновлять средства ее ау­тентификации. Кроме того, для хранения электронных докумен­тов, возможно, надо сохранять также соответствующие (зачастую морально устаревшие) технические и программные средства для воспроизведения информации или распечатывать электронные документы на бумаге и заверять сделанные копии.

Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества и недостатки. Поэтому при выборе автомати­зированной системы ДОУ обязательно надо обратить внимание на то, какие «традиционные» технологии обработки документов мож­но будет перевести целиком в электронно-цифровую форму, а ка­кие нет.

Конечно, было бы идеальным, если бы предлагаемые на рынке системы одинаково хорошо и полно поддерживали и бумажный, и электронный документооборот. К сожалению, таких систем нет, а стало быть, выбирая автоматизированную систему, нужно очень тщательно проверить наличие у нее свойств, которые должны обес­печить работу с бумажными документами, когда это необходимо.

АСДОУ должна обеспечивать выполнение следующих основных функций документационного обеспечения:

• регистрацию входящих, исходящих и внутренних докумен­тов;

• передачу документов вместе с поручениями по ним испол­нителям;

• контроль за ходом исполнения поручений;

• подготовку проектов документов и поручений и выполне­ние процедур их согласования и утверждения;

• помещение документов в дело;

• формирование и передачу дел в архив предприятия и веде­ние архива;

• рассылку исходящих документов;

ную. Переход к безбумажным технологиям сдерживается как су­ществующей законодательной и нормативной базой, так и устояв­шимися правилами и привычками. Причем эти правила и привыч­ки как раз наиболее консервативны и изменяются значительно медленнее, чем возможности современных информационных тех­нологий.

По-видимому, еще довольно долго в технологиях обработки электронных документов сохранится необходимость их перевода в бумажную форму, поскольку многие работники, и прежде всего руководители организаций, зачастую предпочитают работать с до­кументами в бумажном виде. Обмен документами между органи­зациями и передача их в государственные архивы также происходят в бумажной форме. Это объясняется следующими достоинствами документов на бумажных носителях:

• простота восприятия, удобство просмотра и утверждения, что объясняется особенностями органов зрения человека, биологически не приспособленных к эффективному вос­приятию изображения на экране видеомонитора;

• длительная сохранность информации (определяется перио­дом старения и разрушения бумаги и качеством средств на­несения данных);

• возможность обеспечения защиты информации от несанк­ционированного доступа только организационными мера­ми;

• более низкая утомляемость при работе с документами. Кроме того, для документов на бумажном носителе установлен

перечень реквизитов, определяющих их юридическую силу. Тре­бования к оформлению бумажных документов определены стан­дартами и унифицированными формами.

Технологии документационного обеспечения, использующие электронные документы, имеют несколько явных преимуществ:

• удельная стоимость их распространения и хранения значи­тельно меньше, чем у документов на бумажных носителях;

• время распространения и воспроизведения электронного документа в другом месте измеряется существенно мень­шим значением (на несколько порядков) по сравнению с бумажным документом;

• принципиально новым качеством является способность производить содержательный (контекстный) поиск доку­мента;

• картотеки содержат неполную и неоперативную информа­цию о состоянии документов в связи с тем, что они отделе­ны от исполнителей;

• размножение и перемещение большого количества бумаж­ных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и картотек приводят к значительным объемам трудозатрат.

Перечисленные проблемы возрастают в корпоративной системе управления, когда необходимо координировать деятельность ор­ганизационно самостоятельных структур, территориально удален­ных друг от друга.

Автоматизированные системы, реализующие российские прин­ципы организации документационного обеспечения, ориентиро­ваны на обеспечение сопровождения бумажного документооборо­та, уменьшение трудоемкости рутинных операций по осуществле­нию контроля и обработки документов службами ДОУ. Основу современных АСДОУ в нашей стране составили автоматизирован­ные системы контроля исполнения документов (АСКИД), которые к началу 1980-х гг. были внедрены практически во всех высших органах исполнительной власти.

В развитых странах Европы и Америки, в связи с отсутствием служб ДОУ, централизованных средств контроля исполнения до­кументов, технологии документационного обеспечения, ориенти­рованные на работу с электронными документами, существенно отличаются от российских.

Каждый поручитель и исполнитель ведут свои журналы регис­трации. Система основывается на разработке и совершенствовании специального законодательства, действующих должностных ин­струкций и высокой исполнительской дисциплине работников. Исполнители, в соответствии с прерогативами, решают многие вопросы преимущественно на горизонтальном уровне, без участия руководства.

Автоматизированные системы документационного обеспечения управления, ориентированные на такой порядок работы с доку­ментами, максимально полно обеспечивают процесс создания и использования электронных документов в коллективной работе исполнителей. Учет движения бумажных носителей информации в данных системах, как правило, сведен к минимуму или отсут­ствует вообще.

Документы, циркулирующие в современной организации, обычно имеют две формы — традиционную бумажную и электрон-

сообщений/справок проделывает тот же путь в обратном направ­лении.

Для управления движением и исполнением документов персо­нал службы документационного обеспечения ведет специальные журналы и/или картотеки, в которых фиксируются перемещения документов, а также связанные с ними резолюции и отчеты испол­нителей. Краеугольным камнем этого процесса является регистра­ционная карточка документа, где ведется его досье, благодаря ко­торому можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения находится документ. Реквизиты этой карточки регла­ментируются внутренними стандартами учреждения, а организа­цию работы с документами определяет ряд ГОСТов.

Традиционно в России предполагается, что одни (руководители и исполнители) работают с бумажными документами, а другие (служба документационного обеспечения) отслеживают их дей­ствия с помощью системы журналов и картотек.

Исходя из этого, российская организация документационного обеспечения имеет следующие особенности:

• наличие специализированных служб документационного обеспечения для ведения регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов;

• осуществление централизованного контроля за всем комп­лексом работы с документами в пределах организации;

• вертикальный характер движения документов (руководи­тель, исполнитель, руководитель) внутри организации;

• преимущественная ориентация на работу с документами на бумажных носителях. В журналах и/или картотеках регист­рируются сведения об их перемещениях, поручениях руко­водителей, контрольных сроках исполнения, отчетах и т.д.;

• единые и детально регламентированные правила работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности, вплоть до правил заполнения регистрационных журналов и картотек.

Указанная «традиционная» система документационного обес­печения управления имеет следующие основные недостатки:

• получение информации о работе с документами в органи­зации требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек, так как регистрация хода исполнения документов распределена по системе картотек организации и ее структурных подразделений;

назначают исполнителей, устанавливают сроки исполнения, дают поручения.

Исполнители (структурные подразделения) получают докумен­ты для отработки; готовят исходящие документы, взаимодействуя при необходимости с другими исполнителями; подписывают до­кументы у руководства и передают в службу документационного обеспечения для дальнейшего продвижения. Они получают напо­минания о приближении или истечении срока исполнения, сооб­щают в службу документационного обеспечения о состоянии ис­полнения документа.

Служба документационного обеспечения осуществляет прием и регистрацию документов, первоначальный ввод данных в систе­му, продвижение документов по организации с фиксацией пору­чений и отчетов, рассылку документов вовне, контроль исполне­ния документов (поручений), выдачу различных сводок по состо­янию исполнения документов, выпуск документов и передачу их в архив. Служба непосредственно отвечает за организацию доку­ментационного обеспечения управления, т.е. за реализацию при­нятых правил работы с документами в организациях, которые за­креплены в государственных стандартах, инструкциях и наставле­ниях по делопроизводству. В ведении этой службы обычно находится и делопроизводственный персонал других структурных подразделений организации.

Любой документ в организации после приема и регистрации должен быть доложен руководителю самого высокого ранга. До­клад необходим для ускорения процесса принятия решения по данному документу. Работник секретариата сообщает данные о документе и готовит поручение по нему. Поручение — это пись­менное распоряжение руководителя на документе, содержащее указания к действию. Оно определяет дальнейшую схему прохож­дения и обработки документа. При нейтральном поручении доку­мент направляется на ознакомление. При положительном или отрицательном поручении документ направляется на исполнение. Поручение руководителя составляет основу нового документа — резолюции, для которой действуют все описанные ранее процеду­ры оформления. Обрастая поручениями, документ спускается вниз к адресату (исполнителю или исполнителям), принимающему ре­шение по данной резолюции. Он формирует ответ в виде докумен­та или сообщения/справки. Сообщение определяет действие адре­сата в процессе исполнения резолюции, например просьбу о пере­носе срока. После исполнения группа связанных документов и

• давно ли и достаточно ли глубоко она специализируется в данной предметной области;

• сколько ее систем успешно эксплуатируется и каковы от­зывы клиентов;

• достаточно ли развиты каналы сопровождения системы («горячая линия», консультации как в офисе фирмы, так и выездные, наличие служб внедрения и т.д.);

• имеются ли на фирме учебные центры;

• каковы перспективы развития программного продукта. Независимо от формы представления документов их обработка

определяется в основном технологическим процессом делопроиз­водства и документооборота, принятым в организации. Недооценка этого положения, совершаемая, как правило, специалистами по ин­формационным технологиям организации, выбирающей АСДОУ, зачастую приводит к плачевным последствиям.

Бывали случаи, когда выбранная и приобретенная АСДОУ, ка­залось бы, обладала полным набором требуемых функциональных возможностей, однако процесс внедрения крайне осложнялся или вообще не доводился до конца из-за возникновения значительно­го количества мелких несоответствий и проблем, не поддающихся устранению с помощью настроек системы. А все дело в том, что закупленное решение было изначально спроектировано для иной системы управления предприятием, чем та, которая применяется в данной организации, и для его успешного внедрения надо было изменить не только технологию документооборота, что возможно, хотя и не всегда, но и систему управления.

К этому готова далеко не каждая отечественная организация, поскольку она вынуждена подчиняться общим правилам управле­ния, принятым в России. Причина многих неудач при внедрении зарубежных АСДОУ в том, что исторически сложившаяся и под­крепленная законодательными и нормативными правилами наша система управления просто не соответствует зарубежным нормам и методам управления.

Традиционная российская организация работы с документами предполагает три уровня иерархии: руководство, служба докумен­тационного обеспечения, исполнители.

Руководители высшего ранга принимают решения о дальней­шем движении документов, подписывают их или визируют, про­водят анализ сводок по состоянию исполнения документов, при­нимают меры по улучшению исполнительской дисциплины. Они эффективности ее функционирования, своевременного устранения выявленных недостатков и установления режима непрерывного отслеживания и регулярной оценки работы системы. В рамках этого этапа:

• выполняется анализ соответствия создаваемых и использу­емых документов потребностям управленческой деятельно­сти;

• проводятся опросы руководства, персонала и других заин­тересованных сторон, наблюдение и выборочная проверка проводимых с документами процедур и операций;

• осуществляется проверка документации, разработанной в процессе проектирования системы.

В результате организация будет иметь:

• методологию объективной оценки системы управления до­кументами;

• документально зафиксированные технико-экономические и эксплуатационные характеристики системы управления документами;

• представленный руководству отчет с документально зафик­сированными результатами и рекомендациями.

7.3.4. Основные характеристики АСДОУ

К внедрению автоматизированных систем документационного обеспечения управления каждую отдельную организацию побуж­дают различные причины, но общей целью является, как правило, повышение уровня эффективности управления. При анализе тех или иных АСДОУ нужно оценивать следующее:

• учитывает ли система технологии ведения делопроизвод­ства и документооборота, принятые на предприятии;

• поддерживает ли оборот документов, представленных как в бумажной, так и в электронной форме;

• обладает ли достаточной функциональной полнотой;

• имеет ли приемлемые эксплуатационные характеристики. Конечно, необходимо учитывать затраты на приобретение и

эксплуатацию АСДОУ, а также оценивать ожидаемый экономиче­ский эффект от автоматизации документационного обеспечения управления.

Не следует забывать о последующем сопровождении системы и перспективах ее развития. Здесь надо обратить самое пристальное внимание на фирму — разработчика системы: принципы функционирования системы, лучше освоят необходи­мые действия, будут эффективно использовать ее по назначению. В результате выполнения шестого этапа составляются:

• план разработки системы, включающий перечень задач, от­ветственность и сроки их исполнения;

• техническое задание на создание системы;

• план внедрения системы;

• диаграммы, отражающие архитектуру и компоненты систе­мы;

• примерные планы обучения и контроля обучения и др.

В Российской Федерации эти процессы регулирует Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) системы, а по­рядок его разработки, согласования и утверждения устанавливает стандарт ГОСТ 34.602-89.

Внедрение системы. На седьмом этапе реализуется план внедре­ния системы, разработанный на предыдущем этапе и определя­ющий, как должны согласовываться различные компоненты сис­темы управления документами (технологии, процессы, процедуры и персонал).

После завершения этого этапа должна быть получена усовер­шенствованная организация управления документами, обеспечи­вающая: минимальные изменения в деловой деятельности, соот­ветствие требованиям в области управления качеством, получение выгоды от долгосрочных инвестиций, сделанных на предыдущих шести этапах.

Документация, создаваемая по завершении этого этапа, должна включать:

• подробный план проекта, описывающий выбранную стра­тегию управления документами;

• документально зафиксированные основные организацион­ные положения, процедуры и стандарты управления доку­ментами;

• учебные материалы, необходимые для подготовки или пе­реподготовки персонала для работы в условиях функцио­нирования системы управления документами;

• отчеты по технико-экономическим и эксплуатационным характеристикам системы;

• отчеты руководству.

Обследование системы после внедрения. Восьмой этап — процесс сбора информации о работе системы управления документами. Проверка системы после внедрения проводится в целях оценки ные на третьем этапе. Целью пятого этапа является определение наиболее подходящих положений, процедур, стандартов и других компонентов системы, которые организация должна принять для обеспечения процессов создания и сохранения необходимых до­кументов.

При выборе стратегии необходимо принимать во внимание та­кие факторы, как особенности функционирования организации (в том числе ее цели и история), методы управления, используемые технологии, особенности корпоративной культуры и любые другие факторы.

Когда данный этап завершается, создается основа для реализа­ции планового, системного и соответствующего установленным требованиям подхода к созданию, включению в систему, сохране­нию, использованию и обеспечению сохранности документов, что позволяет эффективно осуществить проектирование или модер­низацию системы управления документами.

Результаты этого этапа включают:

• описание стратегии проектирования системы, отвечающей требованиям к документам в организации, и в то же время удовлетворяющей другие управленческие потребности:

• материалы, отображающие соответствие стратегии уста­новленным требованиям;

• отчет высшему руководству организации с рекомендация­ми по проектированию системы в соответствии с представ­ленной стратегией.

Проектирование системы. Шестой этап заключается в разработ­ке документов, закрепляющих выбранную на пятом этапе страте­гию. В них должны быть учтены требования, сформулированные и документально зафиксированные на третьем этапе, а также оп­ределены действия по устранению недостатков действующей сис­темы, выявленных на четвертом этапе. В рамках данного этапа вносятся необходимые изменения в действующие положения, про­цессы и процедуры, адаптируются или вводятся технологические решения, определяются способы эффективного осуществления изменений в управление документами в организации.

Этот этап предполагает участие специалистов в области управ­ления документами и других экспертов, совместно работающих с пользователями системы над формированием технических специ­фикаций, наилучшим образом отвечающих требованиям к доку­ментам. Это обеспечит гарантию того, что пользователи поймут

Определение состава требований к управленческим документам организации. На третьем этапе определяется состав требований к созданию, получению и сохранению данных о каждой управлен­ческой функции и виде деятельности (вплоть до отдельных опера­ций и процедур), реализуемых при помощи документов.

Прежде всего анализируются нормативно-правовые акты, ре­гулирующие работу с документами в организации. Требования к документам определяются путем анализа управленческих потреб­ностей и ответственности перед обществом. Этому способствует оценка риска, которому может подвергнуться организация, если документы не создаются или не сохраняются.

Далее определяется, как каждое требование может быть выпол­нено в рамках процессов управления документами. Требования к документам четко формулируются и документально оформляются в структурированном и удобном виде.

По завершении этого этапа могут быть созданы:

• список всех источников, содержащих соответствующие для данной организации требования к документам;

• список требований к сохранению документов.

В результате подготавливается отчет об оценке риска, отража­ющий правовые и иные последствия, которые могут возникнуть в случае, если документы не были бы созданы и сохранены.

На данном этапе также происходит отбор видов документов, наилучшим образом соответствующих каждому компоненту управ­ленческой деятельности (функции, виду деятельности или опера­ции).

Оценка существующих систем управления документами и других информационных систем. Четвертый этап заключается в анализе уже существующих в организации информационных систем для оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия тре­бованиям, предъявляемым к документам. Такая оценка обеспечи­вает основу для разработки новых систем или модернизации суще­ствующих систем в целях удовлетворения определенных на преды­дущих этапах потребностей в области работы с документами.

Результаты данного этапа могут включать перечень информа­ционных систем, существующих в организации, и отчет, в котором описывается, в какой степени эти системы отвечают сформулиро­ванным на предшествующих этапах требованиям к документам.

Определение стратегии соблюдения требований к документам. При проектировании и внедрении систем необходимо учитывать требования к работе с документами и их сохранению, установлен-

• предварительное обследование;

• анализ деятельности и процессов организации;

• определение состава требований к документам организа­ции;

• оценка существующих систем управления документами и других информационных систем;

• определение стратегии соблюдения требований к докумен­там;

• проектирование системы;

• внедрение системы;

• обследование системы после внедрения.

Предварительное обследование. На этом этапе создания или мо­дернизации системы проводится предварительное обследование, в ходе которого определяются и документально фиксируются цели и сфера деятельности организации, ее организационная структура, внешняя среда ее функционирования в различных аспектах (адми­нистративная, нормативно-правовая, деловая, социальная), при­нятые в организации принципы построения документационного обеспечения. При этом выявляются основные факторы, вызыва­ющие необходимость создания и сохранения документов данной организацией.

Кроме того, на этапе предварительного обследования в общих чертах оцениваются позитивные и негативные стороны организа­ции в области управления документами. Это является основой для определения глубины проработки проекта и обоснования необхо­димости его поддержки руководством.

Анализ деятельности и процессов организации. Документы служат доказательством и источником информации о каждой функций управления и произведенных при ее реализации видах деятельно­сти. В связи с этим в рамках второго этапа создания или модерни­зации системы проводится анализ управленческой деятельности организации и определяются управленческие процессы, протека­ние которых сопровождается документами.

В результате такого анализа может быть составлено детальное описание управленческой деятельности организации в виде иерар­хической классификационной схемы, демонстрирующей управ­ленческие функции, виды деятельности и отдельные операции, сопровождающиеся документами. Кроме того, возможно создание пооперационных технологических схем управленческих процессов, отражающих моменты создания или получения документов в ходе управленческой деятельности организации.

организацией, обеспечивая учет всех требований будущего потре­бителя, в свою очередь также имеет недостатки:

• создание системы сопровождается большими денежными и временными затратами;

• модификация системы в связи с появлением новых потре­бительских свойств АСДОУ зависит от потенциала и на­дежности организации-разработчика.

Готовые системы АСДОУ. Предлагаемые на рынке современные автоматизированные системы документационного обеспечения управления в принципе уже обладают необходимыми потребитель­скими свойствами, требуют меньших денежных и временных затрат на внедрение и сопровождение, поэтому разработка специализиро­ванной системы под нужды конкретной организации, если к ней не предъявляются уникальные требования, выглядит весьма малопер­спективным занятием. В течение эксплуатации приобретенной сис­темы новые возможности этой АСДОУ будет предлагать ее изгото­витель, выпуская очередные версии программного продукта.

В Российской