При этом важнейшей характеристикой доку­мента является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличи­ем соответствующих реквизитов. 12 страница

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в день их поступления в службу ДОУ. При этом дополнительно: • проверяется наличие адресов рассылки на самом документе или на отдельном листе;

• уточняется наличие необходимого числа копий, без учета экземпляра, остающегося в офисе;

• уточняется форма отправки корреспонденции: курьерская, телеграфная, электронная, электрографическая (факс), почтовая. В последнем случая важен вид почтового отправ­ления: бандероль, простое, заказное, ценное письмо.

Сотрудник, осуществляющий отправку корреспонденции, обычно формирует единое почтовое отправление, если несколько авторов отправляют документы одному адресату.

Экспедиционная обработка отправляемых документов вклю­чает:

• сортировку почты по корреспондентам;

• упаковку и оформление почтового отправления;

• передачу корреспонденции в отделение связи.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бан­деролей должна производиться в упаковке, соответствующей тех­ническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести исполнитель документа совместно со службой ДОУ. Обяза­тельная сопроводительная документация к документам на машин­ных носителях, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

Упаковка и оформление корреспонденции осуществляются в соответствии с действующими Почтовыми правилами и должны проводиться в тот же день или не позднее первой половины следу­ющего рабочего дня.

Оформление и отправление служебных телеграмм должны осу­ществляться в течение часа после их регистрации в службе ДОУ.

 

5.5. ПОДСЧЕТ И ОПТИМИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Для государственных учреждения обязателен, а для других организаций рекомендуется подсчет числа полученных и создан­ных документов. Подсчет документооборота ведется в целях опре­деления:

• условного объема обрабатываемой документной информа­ции;

• интенсивности труда сотрудников;

• составления Табеля документов;

• планирования мероприятий по совершенствованию доку­ментационного обеспечения управления;

• определения технологической оснащенности процессов работы с документами;

• сезонной загрузки службы ДОУ и других аспектов. Нормативно-методическими документами по организации до-

кументационного обеспечения управления, как правило, рекомен­дуется запись результатов учета документов (и их копий) за год в виде простых дробей, где в числителе указывается количество до­кументов, а в знаменателе количество их копий: ³⁴/_т.

При подсчете и анализе документооборота необходимо иметь в виду, что:

• сведения об объеме документооборота, как правило, зани­жаются из-за несовершенной методики их сбора;

• сами по себе данные о количестве документов не могут ха­рактеризовать эффективность системы документооборота и управления в целом;

• сбору и анализу полученных сведений должна предшество­вать постановка задачи, включающая установление цели сбора сведений, длительности анализируемого временного интервала, глубины (детализации) проведения подсчета, направлений использования собранных данных.

Сведения об объеме документооборота зарегистрированных документов могут определяться по базам регистрации, количество экземпляров определяется примерно в соответствии со сложив­шейся практикой и при рассылке больше чем в два-три адреса по спискам рассылки. Нерегистрируемые документы могут быть уч­тены только при физическом их подсчете в делах.

Для определения динамики изменения физических объемов документопотоков часто достаточно выборочного учета и экстра­поляции полученных результатов. Итоги подсчетов вместе с ана­литической справкой службы ДОУ доводятся до сведения руковод­ства для принятия решений.

Выбор конкретных методик подсчета документооборота, еди­ницы измерения, временной период, формы представления про­межуточных результатов и итоговых сведений устанавливаются в инструкции по документационному обеспечению управления ор­ганизации и служат целям проектирования рациональной системы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Оптимизация системы ДОУ основывается на положениях, вы­работанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организации труда, например:

• исключение возвратного движения документов;

• однократность пребывания документа в одном структур­ном подразделении или у одного исполнителя;

• участие той или иной инстанции должно быть строго обу­словлено необходимостью обработки документа;

• различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;

• учетно-информационные сведения о ходе движения и ис­полнения документов, результат контроля и другие следует передавать в службу делопроизводства с помощью реги­страционных карточек, электронных сообщений, по теле­фону, исключая возвратное движение самих документов.

Современные методики организации документационного обес­печения как в традиционном, т.е. в бумажном варианте, так еще более в компьютеризированном требуют четкой диспетчеризации документов, т.е. определения фиксированных путей прохождения документов. Это вполне достижимая задача, поскольку большин­ство документов проходят в офисах вполне определенные пункты и этапы обработки. Остается, пользуясь табелем документов как отправной точкой, выявить эти этапы, оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности и закрепить оптимальный порядок движения документов внутри организаций в схемах (технологических картах, табеле форм и т.д.), разрабатыва­емых службой ДОУ и компьютеризации и утверждаемых руковод­ством организаций.

В технологические карты должны быть включены все, в том числе и компьютерные, пункты обработки документной инфор­мации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов. В эти схемы включаются, как правило, все этапы создания документов от момента написания черновика. Схемы движения документов должны предусматривать и возмож­ные варианты движения документов, например: когда документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю, минуя все другие инстанции; или передачу почтовых отправлений, имеющих пометку «лично», непосредственно из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы обработки.

Самостоятельные карты и схемы рекомендуется разрабатывать для различных потоков и категорий документов: входящих, исхо­дящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности. Например, технологическая карта документирова­

ния заседания совета директоров фирмы включает целый ряд по­следовательных операций (табл. 5.2).

После утверждения руководителем технологические карты и графические схемы движения документов приобретают норматив­ную силу. Распространена и практика их включения в инструкции по организации документационного обеспечения управления.

Именно на основе такого подхода проектировались лучшие унифицированные системы документации, на основе этого подхо­да строятся технологии проектирования систем электронного до­кументооборота (СЭД).

Естественно, при реальном многообразии документов, созда­ваемых и обрабатываемых в офисе, подобная работа требует доста­точно высокого уровня квалификации и значительных затрат тру­да и времени. Именно из-за этого обстоятельства разработка по­добных схем в традиционных, давно установившихся системах управления проводится редко, как правило, только под давлением обстоятельств. Хотя какие-то элементы обязательно присутствуют в инструкциях и регламентах по документационному обеспечению отдельных видов работ, например коллегиальных органов управ­ления; или специфических видов документов, например ограни­ченного доступа, жалоб граждан и др.

 

5.6. СТРУКТУРА БАЗ ДАННЫХ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ФОНДА ОРГАНИЗАЦИИ

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распо­ряжение специалистов всего массива информации по определен­ному вопросу в кратчайшее время, в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная инфор­мационно-поисковая система (ИПС) должна включать информа­цию практически о всех документах, которыми располагает орга­низация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов — фиксация факта создания или поступления доку­мента путем проставления на нем даты и регистрационного индек­са с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.

Главное назначение регистрации — придание документу юриди­ческой силы, подтверждение факта его создания или поступления, поскольку, если поступивший документ не зарегистрирован, орга­низация как бы не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления.

В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчет­ные, учетно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вы­шестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строятся учет до­кументов, поиск и контроль исполнения.

Регистрация производится децентрализованно по группам до­кументов в зависимости от названия, автора и содержания доку­ментов в местах их создания и исполнения, например:

• приказы по основной деятельности регистрируются в служ­бе ДОУ;

• приказы по кадрам — в отделе кадров;

• бухгалтерская документация — в бухгалтерии;

• учебная документация — в учебной части;

• переписка может регистрироваться по структурным под­разделениям и (или) в службе ДОУ и т.д.

Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах ре­гистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно с соблюдением всех положений по конфиденциаль­ности информации.

Рекомендуется составлять список документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и сразу передаваемых в соответству­ющие службы, и документов, не регистрируемых вообще из-за их малой значимости. Часто составляется и утверждается руководи­телем организации единый список.

 

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
подпись И.О. Фамилия

Дата

Перечень документов, не регистрируемых в службе ДОУ

1. Периодические издания (газеты, журналы, брошю­ры, книги).

2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты.

3. Копии счетов на оплату.

4. Первичная документация бухгалтерского учета (авизо).

5. Поздравительные письма, телеграммы и открытки.

6. Пригласительные билеты.

 

 

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обяза­тельным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код

места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, территории, периоду, корреспонденту, лицу и т.д.

Индексом документов, формируемых в дела лишь по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.), слу­жит только порядковый номер в пределах регистрируемого масси­ва.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнитель­ного смыслового буквенного индекса. Так, при регистрации при­ложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрацион­ный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213ит.д.; при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например 18-К, 107-К и т.д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую рабо­ту, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и уволь­нении, т.е. те, на основании которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников; при регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой П, например 74-П, и др. Индекс документов, составленных несколькими организациями, например договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных но­меров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последова­тельность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа.

Формы регистрации документов. Ввод документа в ИПС произ­водится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.

Журнальная форма наиболее исторически ранняя, но имеет один существенный недостаток — невозможность систематизации за­писей. Выход из положения приверженцы журналов регистрации находят в заведении самостоятельных, с собственным графлением журналов для регистрации:

• входящей корреспонденции (рис. 5.4);

• исходящей корреспонденции;

• входящих распорядительных документов от руководства;

• входящих телеграмм;

• исходящей переписки с руководством и т.д.

Слишком множественное дробление системы регистрации ведет к дополнительной путанице, поэтому ведение регистрационных журналов, безусловно, целесообразно только для документов, в состав индекса которых входит один порядковый номер (пропус­ка, справки, дипломы и т.д.), или в случаях минимального объема документооборота (в структурных подразделениях). Журнал воз­можно составлять и из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно фор­мировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом ин­формации в машинную память и ее распечаткой.

Картотеки. С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем ко­пирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т.д. через прозрачный трафарет. Для визуального раз­личения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды — маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом.

Некоторые ведомства в рамках своих полномочий рекомендуют типовые формы карточек подведомственным организациям, на­пример Министерство образования и науки РФ рекомендовало для применения в вузах единый образец учетно-контрольной карточки. Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неис­полненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Кар-

 

гаг

точки в ней могут систематизироваться по исполнителям, струк­турным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.

По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных доку­ментов. Карточки в этой части картотеки могут систематизиро­ваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Анало­гично целесообразно формировать и машинные базы данных.

В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-спра­вочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных. Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справоч­ные поисковые системы по предложениям, заявлениям и жалобам, по ведомственным нормативам: приказам, решениям, поручениям, по кадровым распорядительным документам.

Чтобы не потерять порядок номеров при ведении карточной системы регистрации, в службах ДОУ иногда применяют допол­нительные рабочие таблицы — «шахматки» для отметок об уже использованных порядковых регистрационных номерах. В нижней части такой таблицы проставляются сведения о структурном под­разделении и месте хранения документов.

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в документную БД осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры и других устройств ввода (рис. 5.5). Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива.

После неудачного внедрения единой автоматизированной кон­трольной системы в составе УСОРД в начале 1980-х гг. было при­знанно нецелесообразным добиваться введения единого, жестко регламентированного входного формата документной поисковой системы.

Проектирование входного формата компьютерной документной базы данных должно вестись в соответствии с применяемым в дан­ной вычислительной системе программным обеспечением, выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой сис­темы находится в компетенции руководства организации, с учетом необходимости обеспечить совместимость, понятность и полноту информационного содержания регистрационных массивов.

Рис. 5.5. Образец экранного формата для компьютерной регистрации

корреспонденции

В ГСДОУ определен состав обязательных реквизитов, которые должны быть введены в качестве информационно-поисковых при­знаков документа, и правила заполнения этих информационных единиц (табл. 5.3).

5.7. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПРИНЯТЫХ РЕШЕНИЙ

Цели контроля исполнения. Действенный контроль исполне­ния документов должен прежде всего содействовать своевремен­ному и качественному исполнению документов, обеспечению по­лучения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.

Контроль исполнения включает несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;

• проверку своевременности доведения документов до ис­полнителей;

• предварительную проверку и регулирование хода исполне­ния;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения доку­ментов.

Уровни контроля за документацией. Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях. Это контроль:

• своевременности исполнения поручений и документов;

• соответствия формы создаваемых документов их содержа­нию;

• соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

• соответствия уровня и формы удостоверения каждого доку­мента, соответствия подписей их расшифровкам;

• соответствия всех экземпляров на идентичность;

• включающий анализ существа и полноты исполнения по­ручений, заданий, ответов на запросы.

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевремен­ности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности ис­пользования форм, бланков, структуры текста успешнее всего по­лучается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.

Контроль по существу содержания входит в обязательные долж­ностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и при большом объеме контрольных документов специального кон­трольного подразделения.

Основными задачами службы контроля в процессе контроля за исполнением документов являются:

• отслеживание хода и регистрация фактического исполне­ния зафиксированных указаний руководства, а также вхо­дящих, исходящих и внутренних документов, имеющих до­статочно важное управленческое значение;

• обобщение сведений, получаемых в процессе отслежива­ния хода и результатов исполнения, и доведение этих све­дений руководству в удобном формализованном виде;

• выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

По решению руководства организации контроль за исполнени­ем документов может быть возложен и на сотрудника, не состоя­щего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная прак­тика при подготовке распорядительных документов, в которых контроль исполнения может быть возложен на любого из сотруд­ников или взят удостоверяющим документ руководителем на себя.

Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и нерав­нозначная ценность документной информации привели на прак­тике к еще одной классификации документов: на документы, под­лежащие контролю за их исполнением, и документы, контроль за исполнением которых не так строг.

Перечень контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждается руководством по представлению службы ДОУ с участием (согласованием) юридической службы организа­ции. В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами вышестоящих органов и внутренними рас­порядительными документами включают и важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных организациях и системах управления, сроки их испол­нения отмечаются на верхнем поле применяемых контрольно-ре­гистрационных карточек (РКК), что показано на рис. 5.6.

Информация о результатах контроля исполнения должна пос­тупать тем руководителям, которые определяют необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.

 

1 2 3 4 5 В 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Корреспондент

Дата поступления и индекс документа Дата и индекс документа

Краткое содержание

 

Резолюция

 

 

Отметка об исполнении Место хранения

 

Рис. 5.6. Образец контрольно-регистрационной карточки

Сроки исполнения документов. Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масш­табах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации устанавливаются типовые сроки их ис­полнения.

Так, типовые сроки установлены в указах Президента РФ, за­конах Российской Федерации, правительственных нормативных актах, например, для рассмотрения предложений, заявлений и жа­лоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов по­стоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др.

Значительное количество типовых сроков установлено в ведом­ственных подзаконных актах, например, о предоставлении статис­тической и финансовой отчетности, о сроках предъявления пре­тензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др. В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не на­шедших отражения в законах и других нормативных актах. После их утверждения и включения в Табель форм или инструкцию по ДОУ они также становятся типовыми для всех сотрудников орга­низации.

Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте доку­мента или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчис­лять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых — с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполне­ния документа к моменту его регистрации или при рассмотрении определен быть не может, устанавливается условный срок исполне­ния, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих доку­ментов.

Постановка на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат контрольной системы (карточка или экранная форма), как правило, явля­ющийся дубликатом регистрационного формата. Как, например, карточка контрольной системы, предложенная Унифицированной системой организационно-распорядительной документации.

При контроле устных поручений руководителя, незарегистри­рованных документов, при возвращении к документам, считавшим­ся исполненными, входной формат заполняется в самой контроль­ной службе. При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнения, кон­трольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание. Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, по­следовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами. В правой части верхнего поля самого документа ста­вят отметку о взятии его на контроль.

Контрольный массив организуется таким образом, чтобы неза­висимо оттого, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам ис­полнения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения.

В течение срока исполнения документа профессионально орга­низованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фикси­руются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут фиксироваться в устной или письменной фор­ме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания (рис. 5.7). Они могут быть посвящены как конкрет­ному заданию, так и отдельному документу и исполнителю. Напо­минания рассылаются руководителям структурных подразделений, а после заполнения подписываются ими и возвращаются в службу контроля для анализа исполнительской дисциплины.

Возможны также подготовка и рассылка напоминаний, содер­жащих сведения о документах, находящихся в одном или несколь­ких структурных подразделениях.

Проверка хода исполнения осуществляется обычно в следу­ющие сроки, рекомендованные УСОРД:

• задания последующих лет не реже одного раза в год;

• задания последующих месяцев текущего года не реже одно­го раза в месяц;

• задания текущего месяца каждые 10 дней и за 5 дней до ис­течения срока исполнения.

Рис. 5.7. Примерная форма напоминания об исполнении документов

Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сро­ков исполнения.

Снятие документа с контроля. Это может сделать лишь долж­ностное лицо, установившее контроль, либо ответственный испол­нитель после фактического выполнения заданий, запросов, сооб­щения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На са­мом документе часто проставляется отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение:

С контроля снят.

Начальник группы контроля подпись Е.В. Некористова 24.07.2008

Возможна простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве (карточке, базе данных). По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в пись­менной или устной форме.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, фор­ма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она впра­ве вернуть документ на доработку без продления сроков исполне­ния.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением доку­ментов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесяч­но. Поскольку типовые аналитические формы по контролю ис­полнительской дисциплины не определены, то они устанавлива­ются руководством организации по представлению службы ДОУ (рис. 5.8).

Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указыва­ются:

•
общее количество документов, находящихся в работе у ис­полнителя;

• количество (процент) выполненных с опережением уста­новленных сроков;

• количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;

• задержки исполнения в рабочих днях;