Ћекции.ќрг


ѕоиск:




 атегории:

јстрономи€
Ѕиологи€
√еографи€
ƒругие €зыки
»нтернет
»нформатика
»стори€
 ультура
Ћитература
Ћогика
ћатематика
ћедицина
ћеханика
ќхрана труда
ѕедагогика
ѕолитика
ѕраво
ѕсихологи€
–елиги€
–иторика
—оциологи€
—порт
—троительство
“ехнологи€
“ранспорт
‘изика
‘илософи€
‘инансы
’ими€
Ёкологи€
Ёкономика
Ёлектроника

 

 

 

 


ѕри этом важнейшей характеристикой доку≠мента €вл€етс€ его идентифицируемость, обеспечиваема€ наличи≠ем соответствующих реквизитов. 11 страница




–аспростран€€ содержание этого пон€ти€ на документационное обеспечение управлени€ (ƒќ”) и учитыва€ специфику информа≠ционных процессов, на которых она основываетс€, определим тех≠нологию ƒќ” как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накоплени€, хранени€, документов и документной информации на основе применени€ единых методических приемов и правил и соответствующих технических средств.

“ехнологии ƒќ” в соответствии с различием информационных процессов дел€тс€ на технологии:

Х обработки поступающих и отправл€емых документов;

Х передачи (доведени€) документной информации конечно≠му пользователю;

Х введени€ документов в информационную базу данных ор≠ганизации, исход€ из ее внутренней структуры;

Х обработки документной информации и накоплени€ доку≠ментов;

Х хранени€ и использовани€ отдельных локальных групп до≠кументов.

 

5.1. ќ–√јЌ»«ј÷»я ƒќ ”ћ≈Ќ“ќќЅќ–ќ“ј

—овокупность перечисленных технологий, включа€ и специ≠фические моменты, св€занные с видом обрабатываемой докумен≠тации, традиционно назывались термином Ђдокументооборотї. »сход€ из установленного термина (√ќ—“ – 51141-98. Ђƒелопро≠изводство и архивное дело. “ермины и определени€ї) Ђдокументо≠оборот Ч это движение документов с момента их создани€ или получени€ до завершени€ исполнени€: отправки и (или) направлении в делої и из того, что это определение не претерпело изменений за последние 20 лет, следует, что полного тождества между пон€ти€≠ми Ђтехнологии ƒќ”ї и Ђдокументооборотї нет. ƒокументооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными, доку≠ментами и, как правило, рассматривает движение только отдель≠ных документов, в то врем€ как на практике значительную часть де€тельности по документационному обеспечению организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых дл€ документировани€ того или иного управленче≠ского действи€. Ќо подобные содержательные расхождени€ не преп€тствуют использованию привычного и усто€вшегос€ терми≠на при описании конкретных технологических процессов обработ≠ки документов.

—оответственно масштабам движени€ документов можно вы≠делить документооборот конкретного должностного лица, струк≠турного подразделени€, организации как юридического лица, кор≠порации с р€дом филиалов, отрасли управлени€, государства в целом.

Ќо дл€ нормативно-методической разработки необходимо вы≠брать базовый объект, обладающий, с одной стороны, полным на≠бором технологических процессов и, с другой Ч достаточно прос≠той дл€ их описани€. ќсновыва€сь на этом критерии, нормативные акты и методические пособи€, в частности √осударственна€ сис≠тема документационного обеспечени€ управлени€ (√—ƒќ”), рассматривает в качестве базового объекта документооборот орга≠низации как юридически независимого, самосто€тельного управ≠ленческого элемента.

ѕор€док движени€ документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределе≠нию об€занностей, в том числе неформальной системе субордина≠ционных отношений. ќднако это не значит, что система органи≠зации документооборота не поддаетс€ самосто€тельному регули≠рованию и нормированию.

ƒокументооборот в организаци€х состоит из потоков докумен≠тов, циркулирующих между пунктами содержательной обработки и создани€ информации (руководител€ми организации и струк≠турных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцел€рией, копировально-множительной службой и др.

ѕоступающие в организацию документы образуют поток вхо≠д€щей корреспонденции, котора€, пройд€ необходимые стадии обработки, разбившись на Ђручейкиї в виде конкретных поруче≠ний, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам дл€ ознакомлени€ и на исполнение.

¬ подразделени€х из документов, подготовленных сотрудника≠ми, также формируютс€ документопотоки, которые в результате сливаютс€ в единый поток отправл€емой корреспонденции.

 роме того, в организаци€х, как правило, циркулируют доку≠менты, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пре≠делы,Ч это потоки внутренней документации. »х путь начинаетс€ у одних сотрудников-авторов и заканчиваетс€ у других сотрудни≠ков-исполнителей. “ак что в начале их путь Ч это путь отправл€≠емых документов, а продолжение Ч путь получаемых докумен≠тов.

ƒругой характеристикой документооборота может €вл€тьс€ ви≠довой состав документов, например:

Х распор€дительные документы органов власти и вышесто€≠щих организаций;

Х акты и справки проведени€ вневедомственных проверок;

Х статистическа€ отчетность;

Х письма-запросы о де€тельности организации;

Х письма ответы на инициативные запросы своих сотрудни≠ков;

Х материалы (приглашени€, тезисы выступлений, решени€, протоколы и др.) по участию в де€тельности коллегиальных органов и научных, общественных меропри€тий и т.д.

 аждый вид документа имеет свой путь движени€, который можно проследить, описать и закрепить за ним.

Ѕольшое значение в организации документооборота имеет ав≠торство документов. ѕредложени€, за€влени€ и жалобы граждан, докладные и объ€снительные записки, трудовые контракты, доку≠менты, полученные из органов власти, и другие имеют разные тех≠нологии обработки.

ќдними из основных характеристик документооборота €вл€ют≠с€ объем и цикличность документопотоков. — учетом этих факторов организуетс€ вс€ работа служб документационного обеспечени€ управлени€, определ€ютс€ количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в ор≠ганизации прохождени€ документов в учреждении, оснащение необходимыми техническими средствами.

«начительно различаютс€ методы и этапы обработки докумен≠тации в зависимости от способа пересылки, срочности исполнени€, степени ограничени€ доступа к составу информации.  ритерии раз≠личий между группами документов могут быть и иными, но их по≠иск и выделение имеет смысл только при одном условии Ч сущес≠твенном вли€нии на технологии обработки и прохождени€ доку≠ментации.

 

5.2. “≈’ЌќЋќ√»» ќЅ–јЅќ“ » ѕќ—“”ѕјёў»’ ƒќ ”ћ≈Ќ“ќ¬

¬ насто€щее врем€ параллельно примен€етс€ несколько спо≠собов передачи документов от одного адресата другому. ƒокумен≠ты, как и в прошедшие времена, посылаютс€ с официальными курьерами или фельдъегерской св€зью, передаютс€ неофициаль≠ными посыльными Ђс оказиейї, пересылаютс€ по почте и телегра≠фу. ƒл€ передачи документной информации используютс€: теле≠фонные аппараты, аппараты факсимильной св€зи, информацион≠но-вычислительные сети.

≈сли относительно недавно подавл€ющее большинство доку≠ментов поступало и обрабатывалось централизованно в специаль≠ном подразделении Ч экспедиции и сам процесс обработки полу≠чаемых и отправл€емых документов называлс€ экспедиционной обработкой, то в насто€щее врем€ все большее количество инфор≠мации поступает непосредственно в структурные подразделени€, конкретным сотрудникам на рабочие места, оснащенные терми≠налами информационно-вычислительной сети (в том числе пер≠сональными компьютерами), мину€ экспедицию. —держивающим фактором массового перехода к таким способам пересылки кор≠респонденции в данном случае выступают не технические слож≠ности, а скорее проблемы обеспечени€ юридической значимости пересылаемой корреспонденции.

ѕоэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четка€ организаци€, фиксаци€ самого факта получени€ и отправки документов приобретает важ≠нейшее значение дл€ всей организации документооборота.

¬ документообороте, или пор€дке движени€ документов в ор≠ганизации, выдел€ютс€ несколько этапов:

 

11-1287

Х экспедиционна€ обработка документов, поступающих в организацию, и фиксаци€ самого факта их поступлени€;

Х предварительное рассмотрение документов службой ƒќ”;

Х организаци€ движени€ документов внутри организации, включа€ доведение документов до исполнителей и прида≠ние юридической силы проектам документов;

Х обработка исполненных и отправл€емых документов. ÷елесообразно установить единый пор€док, согласно которому

все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по поч≠те, об€зательно проходили бы экспедиционную обработку, т.е. независимо от адресата корреспонденци€ должна передаватьс€ должностным лицам дл€ внесени€ в регистрационные базы дан≠ных Ч зафиксировать сам факт (и врем€) поступлени€ докумен≠тов.

5.2.1. Ёкспедиционна€ обработка поступающей корреспонденции

Ётот этап достаточно традиционен и, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. “ак, коррес≠понденци€, доставл€ема€ курьерами, в том числе и выступившими в роли курьера сотрудниками, поступающа€ по почте, по факси≠мильной св€зи, телеграфом или иным путем, должна приниматьс€ и обрабатыватьс€ специально выделенным должностным лицом (лицами): секретарем фирмы, работником службы ƒќ” (канцел€≠рии, общего отдела и др.), секретар€ми структурных подразделе≠ний. ¬ небольших фирмах такое должностное лицо должно быть одно.

ѕри необходимости сотрудник, принимающий информацию, расписываетс€ в разносной книге, журнале или квитанции в при≠еме документов и отмечает дату их получени€ (табл. 5.1).

ѕри наличии в организации дежурных сотрудников получение документов от курьеров в нерабочее врем€ должно входить в их об€занности, а вот проведение полной экспедиционной обработки поступающих документов может проводитьс€ сразу по их получе≠нии или в первый рабочий день, исход€ из характера де€тельности организации, корреспондента и других факторов.

≈сли на конверте имеютс€ надписи Ђ—рочної, Ђ¬ручить немед≠ленної и другие, то отмечаетс€, как и в документах, полученных по проводной св€зи, точное врем€ их получени€, например: 26.09.2008 10:05.



ƒо вскрыти€ корреспонденции должна быть проверена правиль≠ность ее доставки и целостность упаковки. ќшибочно доставленна€ корреспонденци€ работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату.

ѕри поврежденной упаковке особенно тщательно провер€ютс€ механические повреждени€ и полнота присланных материалов, фиксируютс€ вы€вленные дефекты, в серьезных случа€х составл€≠етс€ справка (докладна€ записка, акт), котора€ присоедин€етс€ к полученным документам дл€ прин€ти€ руководством решени€ по данному факту, например:

 

«ам. гендиректора

”паковка корреспонденции от ќќќ Ђ—ырыї содержит €вные следы вскрыти€.

ќбщее количество листов вложени€ в сопрово≠дительном письме не указано.

«ав канцел€рией подпись ѕ.Ќ. ƒубова

26.09.2008

 

Ќо инцидент не должен вызывать прекращени€ или замедлени€ обработки поступающих документов.

¬ экспедиции при обработке не вскрываютс€ корреспонденци€, имеюща€ отметку ЂЋичної, адресованна€ общественным органи-


п≠



заци€м (профсоюзным, студенческим и др.), а также документы на машинных носител€х.

ѕри вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничто≠жаетс€, исключени€ делаютс€ только в следующих случа€х:

Х в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправител€, но они есть на упаковке;

Х в документе не проставлена дата, и ее приходитс€ устанав≠ливать по почтовому штемпелю;

Х если полученный документ по смыслу носит личный харак≠тер, а на упаковке (конверте) отметки Ђличної не было;

Х при необходимости взыскать с корреспондента доплату почтовой службе.

Ќа поступающих документах проставл€етс€ отметка (штампом или от руки), включающа€ пор€дковый номер поступлени€, дату поступлени€ и, при необходимости, количество листов. »ногда дл€ повышени€ исполнительской дисциплины в дополнение к тре≠бовани€м √ќ—“ов руководители организации об€зывают сотруд≠ников ставить при обработке почты свою подпись. ≈е став€т без расшифровки. –егистрационные штампы прин€то ставить на пер≠вом листе документа, в правом нижнем углу.

 

ќјќ Ђ“ѕѕї

26.09.2008 є 4876
на 6___ листах

 

≈сли корреспонденци€ не вскрываетс€, то регистрационный штамп может ставитьс€ на конвертах и упаковке пакетов; при позд≠нейшей регистрации эти штампы должны быть продублированы и на документах, содержавшихс€ в этих упаковках.

ѕри получении документов с сопроводительным письмом це≠лесообразна перестановка (дублирование) регистрационных штам≠пов на письме и его дублирование на первом листе приложени€, так как сотрудники работают не с сопроводительными письмами, а с приложени€ми к ним.

Ќумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года в общем валовом пор€дке или раздельно по видам корреспон≠денции. Ќередко при большом количестве телеграмм их нумеруют только в течение мес€ца, начина€ следующий мес€ц с единицы.

Ќа документах, подлежащих централизованному хранению в службе ƒќ”, может ставитьс€ на пол€х первого листа дополни≠тельна€ отметка (добавл€етс€ штампом): Ђѕодлежит возвратуї.

≈сли документ присылаетс€ повторно, то следует установить по информационно-поисковой базе данных местонахождение ранее присланного документа и отметить это на поступившем экземпл€≠ре, например:

ѕервичный документ от 10.09.2005 в —лужбе персонала.

ƒл€ этого также используют правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.

Ёкспедиционна€ обработка поступающих документов должна проводитьс€ в день их поступлени€ или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после его окончани€, а также в не≠рабочие дни.

 орреспонденци€, не вскрывавша€с€ дл€ экспедиционной об≠работки, сразу же сортируетс€ по адресатам. ѕосле внесени€ в ре≠гистрационные базы данных сведений о поступивших документах к ним добавл€етс€ корреспонденци€, имеюща€ точного адресата: структурное подразделение или конкретный сотрудник.

5.2.2. ѕредварительное рассмотрение документов

ƒл€ диспетчеризации (распределени€ по исполнител€м) боль≠шинства документов недостаточно знакомства с заголовком, тре≠буетс€ хот€ бы бегло ознакомитьс€ с их содержанием. ¬ этом слу≠чае значительным резервом сокращени€ сроков и инстанций про≠хождени€ поступающих документов €вл€етс€ рекомендуемое √—ƒќ” предварительное рассмотрение. ќно может производитьс€ в службе ƒќ” на основе делегировани€ руководителем прав и за≠ключаетс€ в самосто€тельном распределении доверенным сотруд≠ником документов на потоки Ч дл€ об€зательного рассмотрени€ руководителем и направл€емых непосредственно в структурные подразделени€ исполнител€м. ѕри диспетчеризации поступивших документов учитываютс€:

Х важность содержани€;

Х вид документа: закон, распор€жение, письмо, отчет и т.д.;

Х сложность и новизна поставленных вопросов;

Х авторство, т.е. общественное положение лица, автора доку≠мента, место учреждени€-отправител€ в структуре управле≠ни€, роль общественной организации в жизни общества;

Х реальна€ срочность исполнени€ документа.

Ёффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказывает использование внутренних справоч≠ных материалов:

Х примерного перечн€ документов, требующих об€зательно≠го рассмотрени€ руководством;

Х перечн€ должностных лиц и их об€занностей;

Х технологических графических схем последовательности эк≠спедиционной обработки и распределени€ различных по≠ступающих документов и т.д.

–уководству следует направл€ть только документы, полученные из администрации ѕрезидента –‘, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышесто€щих управленческих организаций, жалобы на действи€ подчиненных должностных лиц.

–уководитель, как правило, не должен лично принимать доку≠менты от посетителей, подчиненных, представителей других орга≠низаций. ¬ любом случае служба ƒќ” должна быть уведомлена: кому документ определен на исполнение и какое решение руково≠дителем прин€то и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и дл€ последующего информировани€ заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнени€ документов.

5.2.3. –ассмотрение корреспонденции руководителем

ќбычно примен€етс€ следующий пор€док рассмотрени€:

Х документы передаютс€ секретарю либо самим руководите≠лем, либо по его просьбе посетител€ми;

Х секретари руководителей по мере поступлени€ к ним доку≠ментов от руководителей заполн€ют специальную инфор≠мационную форму (лист, карточку, экранный формат), в которую внос€т сведени€ о номере и дате документа, содер≠жании резолюции, сроке исполнени€ и исполнителе (под≠разделении), которому передаетс€ документ на исполнение;

Х в конце рабочего дн€ информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационно≠го обеспечени€, и на их основании дополн€ютс€ сведени€ в информационно-поисковой системе организации. “ака€ технологи€ в делопроизводственной практике получила на≠звание Ђпереметкаї (рис. 5.1).

–уководитель не должен задерживать документы, оставл€ть их у себ€ на неопределенный срок; документы должны быть рассмот≠

рены в день их поступлени€ и в тот же день, как исключение Ч на следующий день, возвращены в службу ƒќ” дл€ внесени€ необхо≠димых сведений в базу данных.

ѕри назначении в резолюции руководител€ нескольких испол≠нителей документ передаетс€ ответственному исполнителю. Ќе≠обходимость размножени€ документа дл€ его исполнени€ и коли≠чество копий определ€етс€ лицом, организующим исполнение, Ч ответственным исполнителем или руководителем в процессе рассмотрени€ документа.

5.2.4. ѕередача документов в структурные подразделени€

ƒл€ этого используютс€ несколько технологий, иногда парал≠лельно. ƒл€ обычной корреспонденции в службе ƒќ” примен€≠ютс€ сортировальные €чейки, аналогичные почтовым, где каждо≠му подразделению отводитс€ сво€ промаркированна€ €чейка. ƒо≠кументы из €чеек в определенное врем€, в соответствии с графиком работы службы ƒќ”, забирают сотрудники подразделений само≠сто€тельно.

Ѕолее важные документы, документы с ограниченным доступом разнос€т с соблюдением точного графика сотрудники службы ƒќ” (рис. 5.2). ѕри этом они же забирают в подразделени€х и докумен≠ты, предназначенные к отправке.

”“¬≈–∆ƒјё ƒиректор


подпись ѕ.ћ. ѕопов 26 декабр€ 2008 г.


¬ случае большой срочности или конфиденциальности произ≠водитс€ разова€ доставка документов конкретному исполнителю (службой ƒќ”, секретарем подразделени€, вызываетс€ исполни≠тель дл€ получени€ документа).  ак правило, документы переда≠ютс€ внутри организации без расписки, но дл€ конфиденциальных документов, срочных, особо важных документов она об€зательна. ƒл€ этого используют разносные книги упрощенного графлени€ или вторые экземпл€ры регистрационных карточек (рис. 5.3). ѕри эксплуатации системы компьютерной регистрации документов и автоматизированного документооборота в нормативно-методичес≠ких документах (инструкци€х) должен быть оговорен способ пере≠дачи информации исполнителю: электронную копию документа через компьютерную сеть или непосредственно сам исполн€емый документ.

ќбработка поступающих документов может считатьс€ опти≠мальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дн€ после его получени€ организацией.

5.2.5. ќбработка телеграфных и телефонных сообщений

ѕор€док и срочность экспедиционной обработки документов должны зависеть в первую очередь от их содержани€, а не от вида почтового отправлени€. “ак, телеграммы и телефонограммы, не требующие исход€ из их содержани€ срочного исполнени€, следу≠ет обрабатывать вместе с остальной корреспонденцией. ѕри необ≠ходимости срочного исполнени€ любого документа, в том числе телеграммы, письма и др., службе ƒќ” должно быть вменено в об€занность ознакомить предполагаемого исполнител€ с его со≠держанием до прохождени€ документом всех стадий обработки. ¬ √—ƒќ” установлен и срок ответов на такую корреспонденцию Ч двое суток.

 

5.3. ќ–√јЌ»«ј÷»я ƒ¬»∆≈Ќ»я ƒќ ”ћ≈Ќ“ќ¬ ћ≈∆ƒ” ѕќƒ–ј«ƒ≈Ћ≈Ќ»яћ»

ƒокументы передаютс€ из одного подразделени€ в другое секретар€ми их руководителей или самими сотрудниками, реже через службу ƒќ”.  ак правило, единый пор€док передачи доку≠ментов из одного подразделени€ в другое дл€ документов, не со≠держащих конфиденциальную информацию, не устанавливаетс€. Ќо чтобы документы не тер€лись, как в бумажную регистрацион≠ную форму, так и в компьютерную информационно-поисковую систему (базу данных) должны вноситьс€ сведени€ о любом изме≠нении их местонахождени€ с указанием даты передачи, в том чис≠ле от одного исполнител€ другому в пределах одного подразделе≠ни€.

ќзнакомление р€да должностных лиц с одним экземпл€ром документа, не подлежащего тиражированию, следует поручать спе≠циально выделенному сотруднику, а если это не предоставл€етс€ возможным Ч составить индивидуальный график сроков и после≠довательности прохождени€ документа в организации. Ётот график может быть прин€т руководителем службы ƒќ” по согласованию с руководителем организации как типовой. “акой же типовой гра≠фик может быть разработан дл€ ознакомлени€ с текущей инфор≠мацией вместо подготовки и распространени€ в организации раз≠личного рода типовых приглашений на собрани€, заседани€ и другие меропри€ти€.

5.3.1. ƒокументооборот исполнител€ (сотрудника)

ѕри налаживании системы внутреннего документооборота важ≠нейшей частью €вл€етс€ организаци€ работы с документами непо≠средственных исполнителей на рабочих местах в структурных под≠разделени€х.

»сполнители получают документы не только в соответствии с резолюци€ми руководителей организации, но и в соответствии с указани€ми непосредственных руководителей структурных под≠разделений, с учетом функциональных об€занностей, квалифика≠ции и равномерной загрузки сотрудников. ѕоэтому не рекоменду≠етс€ передавать документы исполнител€м без ведома руководите≠л€ структурного подразделени€.

ѕри оптимально налаженной работе сотрудники должны зна≠комитьс€ с документами в день их получени€. ƒл€ документов с длительными сроками исполнени€ (не менее 6 мес€цев) намечают этапы исполнени€, даты промежуточного контрол€ (если они не €вл€ютс€ типовыми), сообщают их службе контрол€ или самосто≠€тельно ввод€т информацию в автоматизированную систему конт≠рол€ исполнени€.

≈сли исполнение документа поручено нескольким лицам, от≠ветственный исполнитель, определенный в пункте распор€дитель≠ного документа или резолюции (подчеркнут, указан первым в ре≠золюции), имеет право созыва остальных исполнителей. ¬се ис≠полнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответствен≠ному исполнителю в установленные им сроки необходимых мате≠риалов (проектов, справок, сведений).

ѕетрову ј.ѕ., ќрлову Ѕ.ѕ., —идорову ќ.ј. ќб исполнении доложить до 18.10.2008.

13.10.2008

 

¬ тех случа€х, когда исполн€емый документ не может быть од≠новременно предоставлен в распор€жение всех исполнителей, им направл€ютс€ экземпл€ры регистрационно-контрольной карточки документа в бумажном или электронном виде дл€ предваритель≠ного извещени€ о задании или полученном поручении.

¬ процессе исполнени€ документов сотрудники ведут собствен≠ный документооборот. ќни пользуютс€ документным и архивным фондами организации, инструкци€ми и ведомственными справоч≠никами (телефонным, по делопроизводству и др.), номенклатурой дел, стандартами на документацию, общесоюзными классифика≠торами технико-экономической информации, а также техниче≠скими средствами: ложементами дл€ бумаг, средствами создани€ документов, копировальной техникой и т.д. ѕри подключении к общим компьютерным информационным базам организации ис≠полнитель получает в соответствии с имеющимс€ правом доступа запрашиваемую им информацию, несет ответственность за полно≠ту, своевременность, достоверность и конфиденциальность ис≠пользуемой информации.

—отрудник должен быть информирован:

Х имеет ли он право снимать копии с необходимых ему дл€ исполнени€ поручени€ документов или нет;

Х имеет ли он право в процессе работы делать на документе пометки о времени его фактического поступлени€ на ис≠полнение, о ходе промежуточного исполнени€, посланных телефонных и письменных запросах и т.д., о дате и резуль≠тате окончательного исполнени€.

»сполнителей следует об€зывать заводить дл€ документов пап≠ки с указанием своей фамилии, например: Ђ—рочної, ЂЌа исполне≠нииї. —екретарь руководител€ обычно маркирует папки по задачам, например: Ђ докладуї, ЂЌа подписьї, ЂЌа отправкуї и другие ис≠ход€ из специфики де€тельности.

¬ случае командировани€, ухода в отпуск, болезни, увольнени€ сотрудника исполн€емые им документы по указанию руководите≠л€ структурного подразделени€ должны передаватьс€ другим ис≠полнител€м с об€зательным вводом их фамилий в регистрационно-контрольную систему.

5.3.2. ќрганизаци€ движени€ инициативных и ответных документов

≈сли ответ на инициативный документ или поручение докумен≠тируетс€, исполнитель готовит проект (ответного или инициатив≠ного) документа. «начительную часть документооборота органи≠зации составл€ют именно проекты документов, требующие согла≠совани€, подписани€ или утверждени€.

¬ насто€щее врем€ сложилась общеприн€та€ практика: подго≠товка, форматирование и оформление документов с использова≠нием средств вычислительной техники самим исполнителем. ѕро≠ект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами его оформлени€, исполнитель согласо≠вывает с руководителем, заинтересованными структурными под≠разделени€ми и организаци€ми.

—огласование проектов и подписание конечных вариантов про≠вод€тс€ в возрастающей иерархической последовательности. “ра≠диционно прин€то, что при согласовании проекты чаще переда≠ютс€ через секретарей, а при подписании представл€ютс€ автором лично.

ѕосле согласовани€ проект документа передаетс€ на подписа≠ние или утверждение. ѕраво подписи регламентируетс€ внутри-офисными организационными и распор€дительными документа≠ми. ѕри подготовке документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовилс€. ѕодписываетс€ обычно один экземпл€р документа, остальные за≠вер€ютс€ службой делопроизводства при регистрации.

¬ заключение исполнитель передает документ на регистрацию и отправку. ¬ процессе регистрации подписанных документов должны провер€тьс€:

Х правильность оформлени€ реквизитов, особенно придаю≠щих документу юридическую силу;

Х соответствие подписи должностному лицу, указанному в документе;

Х наличие необходимого числа копий;

Х идентичность всех копий подписанному подлиннику.

¬се недостающие или неправильно оформленные реквизиты исправл€ютс€, если это не ведет к изменению содержани€ доку≠мента, провер€етс€ наличие отметки автора о точном адресе на≠правлени€ документа или его копии в дело. Ќа копии документа с грифом ограничени€ доступа делаетс€ отметка об уничтожении черновиков и вариантов.

’от€ все эти этапы оформлени€ документов должны быть за≠креплены в табеле, осуществл€ютс€ они, как правило, сотрудни≠ками подразделени€, готов€щего документ, а служба ƒќ” только контролирует сроки и правильность их оформлени€.

 

5.4. ќЅ–јЅќ“ ј ќ“ѕ–ј¬Ћя≈ћќ…  ќ––≈—ѕќЌƒ≈Ќ÷»»

“елефонограммы, факсограммы, электронные документы обычно посылаютс€ самосто€тельно, непосредственно с рабочих мест, если руководство организации не принимает решение о под≠контрольной службе ƒќ” централизованной рассылке всех исхо≠д€щих документов.

Ѕумажные документы, в том числе и телеграммы, отправл€ют≠с€, как правило, централизованно через экспедицию. ¬опрос об отправке документов по почте или передаче их с помощью курье≠ров (сотрудников) решаетс€ исход€ из конкретной ситуации. ѕри отправке дл€ экспедиционной обработки должны приниматьс€ только полностью оформленные, подписанные и зарегистриро≠ванные документы.

Ќа документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, испол≠нитель готовит список на рассылку. ѕосле регистрации документа силами службы ƒќ” или исполнителем (это должно оговаривать≠с€ в инструкци€х по ƒќ”) организуетс€ его размножение в коли≠честве экземпл€ров, обеспечивающих отправку по всем указанным адресам рассылки и сохранении об€зательного экземпл€ра.

»сполнитель определ€ет индекс дела, в которое должен быть подшит контрольный экземпл€р документа, содержащий отметки о согласовании, и проставл€ет на нем отметку о направлении в дело; если документ €вл€етс€ ответом, то документ-запрос сдаетс€ при регистрации вместе с ответным документом.

ѕри решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую исчерпывающие сведе≠ни€ об исполнении, например:


Ћ.ћ.  орзухина

¬опрос решен по телефону 377-65-48 с зам. зав. отделом Ћ.ј. ћальковой. Ќа совещании будет присутствовать зав. отделом Ќ.ѕ. —емин


15.05.2008

 

Ќедооформленные, неправильно оформленные и некомплект≠ные документы службой ƒќ” должны возвращатьс€ исполните≠л€м.





ѕоделитьс€ с друзь€ми:


ƒата добавлени€: 2015-10-01; ћы поможем в написании ваших работ!; просмотров: 535 | Ќарушение авторских прав


ѕоиск на сайте:

Ћучшие изречени€:

—тремитесь не к успеху, а к ценност€м, которые он дает © јльберт Ёйнштейн
==> читать все изречени€...

1259 - | 1220 -


© 2015-2024 lektsii.org -  онтакты - ѕоследнее добавление

√ен: 0.069 с.