Обязанность составления доклада обычно возлагается на руководителя рабочей группы или иного структурного подразделения. В системе административного менеджмента часто применяются формализованные системы контроля, когда четко разработаны методика составления доклада и порядок передачи его вышестоящему руководству.
Любой доклад должен содержать информацию:
♦ о идентификации, времени возникновения и степени выявленного отклонения от нормы;
♦ о возможных причинах возникновения отклонения;
♦ о анализе последствий отклонения;
♦ о рекомендациях по устранению отклонения.
Наряду с докладами важную роль в системе оперативного контроля организации играют совещания. Совещания позволяют избежать лишних затрат рабочего времени на составление объемных письменных отчетов и предоставляют руководителю группы возможность быстро получить достоверную оперативную информацию. Совещания могут быть полезны для оценки таких важных нематериальных факторов, как психологическая атмосфера в коллективе или состояние имиджа организации.
Ко всем системам контроля независимо от их вида предъявляются определенные требования, соблюдение которых является неотъемлемым условием эффективности их функционирования. К таким условиям относятся следующие:
1) система контроля должна соответствовать целям, задач ам и план ам организации;
2) система контроля должна быть понята и принята руководителями всех уровней управления организации;
3) система контроля должна быть экономична, т.е. обеспечивать максимальную эффективность контрольных мероприятий при минимальных затратах;
4) система контроля должна обеспечивать своевременное его осуществление;
5) система контроля должна быть гибкой, т.е. обладать способностью быстро приспосабливаться к изменениям во внешней и внутренней среде организации.
Наряду с контролем в системе управления рисками широко применяется управленческий учет.
Управленческий учет представляет собой систему комплексного учета затрат и доход ов, нормирования, контроля и анализа. Указанная система предназначена для сбора, обобщения, интерпретации и анализа информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.
Содержание и характер управленческого учета определяются целями организации. В любой момент они могут быть изменены волевым решением администрации в зависимости от задач, поставленных перед руководителями внутренних структурных подразделений. В то же время основное назначение административного учета всегда остается неизменным. Оно заключается во взаимоувязывании процесс а управления с учетными процесс ами в организации.
В качестве предмета управленческого уч ета в наиболее общем виде выступает совокупность всех объектов, участвующих в процесс е управления деятельностью организации. Объекты административного учета можно условно разделить на две основные группы. К первой группе объектов управленческого учета относятся производственные ресурсы организации. В состав второй группы входят все хозяйственные процесс ы, протекающие внутри организации.
Производственными ресурсами организации являются:
♦ основные фонды (т. е. средства труда);
♦ нематериальные активы;
♦ материальные ресурсы (предметы труда).
К хозяйственным процесс ам, являющимся объектами административного учета, относят следующие виды деятельности:
♦ снабженческо-заготовительную;
♦ производственную;
♦ финансово-сбытовую;
♦ организационную.
Методом управленческого учета называется вся совокупность различных приемов и способов, посредством применения которых количественные характеристики объектов управленческого учета отражаются в информационной системе организации.
Метод управленческого учета включает в себя следующие основные элементы:
♦ документирование;
♦ инвентаризацию;
♦ группировку и обобщение контрольных счетов;
♦ нормирование;
♦ план ирование;
♦ лимитирование;
♦ контроль;
♦ анализ.
Рассмотрим содержание вышеперечисленных элементов более подробно.
Документирование представляет собой создание первичных документов и машинных носителей информации, гарантирующих административному учету достаточно полное отражение производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
Основным источником информации для административного учета является первичный учет. Комплексный подход к организации первичного учета позволяет:
1) осуществлять оперативное план ирование и контроль хода производства;
2) увязывать задач и оперативного учета между собой и с задач ами календарного план ирования;
3) осуществлять контроль использования материальных и трудовых ресурсов;
4) повысить эффективность складского учета.
Этим же целям служит и оперативный учет в организации.
Инвентаризация – это способ определения фактического состояния объекта административного учета, а также выявления отдельных отклонений состояния указанного объекта от учетных данных.
Инвентаризация способствует обеспечению сохранности материальных ценностей организации, позволяет контролировать их использование и подтверждать полноту и достоверность учетной информации.
Группировка и обобщение контрольных счетов является одним из способов административного учета, который позволяет накапливать и систематизировать информацию об объекте по определенным признакам.
Главными признаками группировки объектов административного учета являются:
♦ специфика производственной деятельности организации;
♦ технологическая и организационная структура предприятия;
♦ организация управления;
♦ целевые функции системы управления. Контрольные счета представляют собой итоговые счета,
по которым производятся записи итоговых сумм финансово-хозяйственных операций учетного периода. Система контрольных счетов по сути является основным связующим звеном между управленческим и финансовым учетом.
Практическая реализация управленческого учета осуществляется на основе применения ряда основополагающих принципов, к числу которых относятся:
♦ принцип непрерывности деятельности предприятия;
♦ принцип использования единых для план ирования и учета единиц измерения;
♦ принцип оценки результатов деятельности структурных подразделений предприятия;
♦ принцип преемственности и многократного использования первичной и промежуточной информации в целях управления;
♦ принцип формирования системы показателей внутренней отчетности как основы коммуникационных связей между уровнями управления;
♦ принцип применения бюджетного (сметного) метода управления запасами и затратами;
♦ принцип полноты и аналитичности, призванный обеспечить наличие исчерпывающей информации об объектах административного учета;
♦ принцип периодичности, позволяющий отражать производственный и коммерческий циклы предприятия, установленные учетной политик ой.
Вышеперечисленные принципы определяют содержание основных функций управленческого учета, в число которых входят:
1) обеспечение необходимой информацией руководителей всех уровней управления;
2) формирование информации, необходимой для осуществления коммуникационных связей между уровнями управления и структурными подразделениями организации;
3) оперативный контроль и оценка результатов деятельности отдельных структурных подразделений и организации в целом;
4) перспективное план ирование и координация развития предприятия в будущем на основе анализа фактических результатов деятельности предприятия.
Основными показателями, характеризующими текущее состояние системы управленческого учета организации, являются объем информации, поставленные цели, критерии и средства достижения этих целей, состав основных элементов системы и характер их взаимодействия.
По широте охвата информации различают системы систематического и проблемного учета, а также полные системы, предполагающие одновременное использование двух вышеназванных видов административного учета.
Систематический учет представляет собой финансовый учет затрат на производство с его регламентацией по составу затрат, способам регистрации, идентификации и группировки.
В число элементов систематического учета входят:
1) измерение и оценка затрат по приобретению и использованию производственных ресурсов;
2) контроль процесс ов снабжения, производства и реализации в натуральных единицах измерения;
3) группировка затрат по статьям расхода и элементам;
4) внутренняя и внешняя отчетность.
В процесс е проблемного учета формируется информация об экономической, технологической, конструкторской и организационной подготовке производства; о ценах и объемах реализации продукции; об управлении производственными запасами и рационализации расходования производственных ресурсов.
Данные проблемного учета используются в следующих целях:
♦ план ирование и прогнозирование затрат и доход ов;
♦ анализ расходов и доход ов производства;
♦ оценка деятельности отдельных структурных подразделений и организации в целом по критерию величины затрат и доход ов;
♦ принятие многовариантных управленческих решений в области производства и сбыта;
♦ разработка моделей управления запасами и затратами.
По степени взаимосвязи между финансовым и управленческим учетом различают две системы управленческого учета: монистическую и автономную.
Монистическими являются интегрированные системы управленческого учета, объединяющие систематический и проблемный учет на основе прямой и обратной связи счетов бухгалтерского учета.
Автономные системы управленческого учета образуются в результате обособленного формирования систем систематического и проблемного учета. При этом связь между финансовым и управленческим учетом осуществляется посредством применения так называемых парных контрольных счетов одного и того же наименования.
По оперативности учета затрат на производство (функционирование) выделяют систему учета фактических затрат и систему учета стандартных (нормированных) затрат.
В зависимости от полноты включения затрат в себестоимость выделяют системы учета полных и частных затрат. Применение системы учета полных затрат предполагает разделение всех затрат организации на прямые и косвенные. Сумма двух вышеназванных групп полностью включается в себестоимость продукции.
В процесс е функционирования системы частных затрат осуществляется отбор отдельных элементов затрат прямого характера, которые включаются в себестоимость отдельных видов продукции. Затраты, определяемые таким способом, находятся в непосредственной зависимости от величины объема производства, поэтому их принято называть переменными затратами. Калькуляция переменных затрат включает в себя только производственные расходы, связанные с выпуском определенных видов продукции.
3.8 Оценка эффективности управления рисками
В системе последовательных функций риск-менеджмента наиболее важную роль играет оценка эффективности функционирования системы управления рисками.
Эффективность управления представляет собой отношение совокупного результата управленческой деятельности к стоимости ресурсов, затраченных на его достижение.
На эффективность управленческой деятельности оказывает существенное влияние целый ряд факторов, вся совокупность которых может быть условно разделена на две основные группы.
В состав первой группы входят факторы, оказывающие прямое непосредственное влияние на эффективность администрирования, такие как:
♦ управленческий потенциал организации, т. е. совокупность всех ресурсов, которыми располагает система управления;
♦ совокупные затраты на содержание и функционирование системы управления – определяются характером, способом организации, технологией и объемом работ по осуществлению функций управления;
♦ эффект управления, т.е. совокупность всех экономических, социальных и иных выгод, которые получает организация в процесс е осуществления управленческой деятельности.
Все вышеперечисленные показатели можно определить как основные факторы эффективности управления.
Вторую группу образуют второстепенные факторы, оказывающие косвенное влияние на эффективность системы управления. К таким факторам относятся:
♦ квалификация руководящих работников и исполнителей;
♦ фондовооруженность системы управления, т.е. степень и качество обеспечения управленческих работников вспомогательными средствами (компьютерами, оргтехникой и т.п.);
♦ социально-психологические условия в трудовом коллективе;
♦ организационная культура.
В составе критериев эффективности управления можно выделить общие и частные показатели. Общие показатели характеризуют конечные результаты деятельности организации, а частные – эффективность использования отдельных видов ресурсов.
Для оценки эффективности управления коммерческими предприятиями наиболее целесообразно использовать такие общие показатели, как прибыль и рентабельность.
Общая сумма прибыли, получаемая предприятием за определенный период, обычно складывается из прибыли от реализации продукции (работ, услуг), прибыли от прочей реализации и прибыли от внереализационных операций.
Прибыль от реализации продукции, услуг или выполненных работ определяется как разность между общей суммой выручки от реализации продукции (без налога на добавленную стоимость и акцизов) и величиной затрат на производство и реализацию, включаемых в себестоимость.
Прибыль от прочей реализации определяется как разность между суммой, полученной от реализации имущества или иных материальных ценностей предприятия, и их остаточной стоимостью.
Прибыль от внереализационных операций рассчитывается как разность между доход ами и расходами по операциям, не связанным с реализацией продукции предприятия или его имущества.
В состав доход ов от внереализационных операций входят:
♦ доход ы от финансовых вложений предприятия в ценные бумаги;
♦ доход ы от сдаваемого в аренду имущества;
♦ сальдо полученных и уплаченных штрафов;
♦ положительные курсовые разницы по валютным счетам и операциям в иностранной валюте;
♦ поступления сумм в счет погашения дебиторской задолженности, списанной в прошлые годы в убыток;
♦ прибыль прошлых лет, выявленная и поступившая в отчетном году;
♦ суммы, поступившие от покупателей по перерасчетам за продукцию, реализованную в прошлом году;
♦ проценты, полученные по счетам предприятия в кредитных учреждениях.
Внереализационные расходы предприятия образуются в результате суммирования:
♦ недостач и убытков от потери материальных ценностей и денежных средств;
♦ отрицательных курсовых сальдо по валютным счетам и операциям в иностранной валюте;
♦ убытков прошлых лет, выявленных в отчетном году;
♦ списания дебиторской задолженности;
♦ некомпенсируемых потерь от стихийных бедствий;
♦ затрат по аннулируемым заказам;
♦ судебных издержек;
♦ затрат на содержание законсервированных производственных мощностей.
Полученная предприятием балансовая прибыль распределяется между государством и предприятием. После внесения в соответствующие бюджеты налога на прибыль в распоряжении предприятия остаются денежные средства, которые и образуют его чистую прибыль. Чистая прибыль предприятия направляется в фонд накопления, фонд потребления и резервный фонд.
Исходя из порядка формирования прибыли, ведется ее факторный анализ. Основной цель ю факторного анализа является оценка динамики показателей балансовой и чистой прибыли, выявление степени влияния на финансовые результаты ряда факторов, в число которых входят:
♦ рост или снижение себестоимости продукции;
♦ рост или снижение объемов реализации;
♦ повышение качества и расширение ассортимента выпускаемой продукции;
♦ выявление резервов увеличения прибыли.
Важнейшим показателем, характеризующим эффективность управления коммерческим предприятием, является его рентабельность. Рентабельность определяется как прибыль, получаемая с каждого рубля затраченных средств.
Система показателей рентабельности складывается исходя из состава имущества предприятия и проводимых предприятием хозяйственных операций. С указанной точки зрения выделяют:
1) рентабельность имущества предприятия – определяется как отношение чистой прибыли к средней величине активов предприятия;
2) рентабельность внеоборотных активов – представляет собой отношение чистой прибыли к средней величине внеоборотных активов;
3) рентабельность оборотных активов – рассчитывается как отношение чистой прибыли к средней величине оборотных активов;
4) рентабельность инвестиций – отношение прибыли от инвестиционных проектов к долгосрочным затратам на их реализацию;
5) рентабельность собственного капитала – отношение чистой прибыли к величине собственного капитала;
6) рентабельность заемных средств – определяется как отношение платы за пользование кредитами к общей сумме долгосрочных и краткосрочных кредитов;
7) рентабельность реализованной продукции – отношение чистой прибыли к выручке от реализации продукции.
Используя перечисленные выше показатели рентабельности, можно оценить не только общую эффективность функционирования системы управления организации, но и результативность использования отдельных видов ресурсов (активов) предприятия.
Гораздо сложнее оценивать эффективность управления некоммерческими организациями. С точки зрения оценки эффективности функционирования все некоммерческие организации можно условно разделить на две основные группы:
1) организации, результаты деятельности которых можно оценить с помощью экономических показателей;
2) организации, результаты деятельности которых выражены в неэкономических величинах, таких как снижение уровня заболеваемости или преступности, повышение уровня образования, улучшение экологической обстановки и т. д.
Для оценки эффективности организаций, входящих в первую группу, можно применять те же методы, что и для оценки эффективности коммерческих организаций.
Оценку эффективности функционирования организаций, входящих в состав второй группы, производить гораздо сложнее. В настоящее время практически полностью отсутствуют методики пересчета неэкономических показателей в экономические.
Даже в тех отраслях, где такие методики имеются, они не находят широкого практического применения. Например, уже давно разработана методика расчета экономического ущерба, наносимого природе вследствие загрязнения водных источников сбросами промышленных предприятий. В то же время при оценке эффективности проектов по строительству новых очистных сооружений предотвращенный ущерб не учитывается. Таким образом, получается, что большинство экологических програм м являются нерентабельными с экономической точки зрения.
Следовательно, основным направлением развития методов оценки экономической эффективности некоммерческих организаций и програм м должна стать разработка методик пересчета неэкономических показателей в экономические. Это позволит более объективно и полно учитывать влияние различных факторов на результативность конкретной организации или проекта.
Выводы
♦ С точки зрения процесс ного подхода риск-менеджмент можно рассматривать как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций.
♦ Основу процесс ного подхода составляет технология управления, т. е. совокупность приемов и способов осуществления процесс а управления.
♦ Основными элементами технологии управления являются предмет труда (т.е. информация, обеспечивающая принятие управленческих решений); продукт труда (управленческие решения); средства труда (знания и опыт менеджера); рабочая сила (интеллектуальная и физическая энергия руководителя).
♦ Основным элементом процесс а управления является управленческая функция.
♦ В наиболее общем виде функция управления представляет собой обособленный однородный вид деятельности, направленной на достижение целей функционирования организации.
♦ Большинство исследователей подразделяют функции менеджмента на общие и специальные. При этом под общими функциями менеджмента понимаются функции, образующие управленческий цикл и отражающие специфику управленческого труда вне зависимости от характера и специфики деятельности организации.
♦ Помимо общих и специальных функций управления можно выделить еще и смешанные функции, такие как план ирование выпуска готовой продукции, контроль хода производства, организация сбыта продукции и т.п.
♦ В зависимости от времени действия все функции управления можно разделить на две группы. К первой группе относятся последовательные функции, которые осуществляются дискретно (т.е. повторяются через определенные промежутки времени), последовательно сменяя друг друга. Вторую группу образуют непрерывные функции, выполнение которых осуществляется постоянно в течение всего периода управления предприятием.
