Формат корпоративных изданий

Внутрикорпоративные издания настолько сильно различаются размерами, стилем, шрифтами, форматом, что говорить о них как о типе издания можно, только исходя из общей направленности. Независимо от внешнего вида вашего издания, его основной задачей является создание и укрепление среди сотрудников чувства сплоченности, доверия к руководству, разъяснение политики организации, налаживание сотрудничества между работниками и администрацией, пробуждение у них интереса к делам организации и т. п.

И все‑таки перед началом работы по созданию или реформированию подобного издания важно выбрать формат – газетный или журнальный. (Если не ограничиваться простым листком, формат которого определяется его назначением. Формат листа А4 удобен для кратких сообщений, однако мал для обзоров, очерков, историй и аналитических статей.) Газета же, в которой указанные жанры присутствуют, должна быть толще листка, а от журнала газета должна отличаться большей актуальностью в подаче информации, более частой периодичностью и меньшей стоимостью выпуска. Соответственно, и выглядит она попроще. Рекомендуемый формат еженедельников – так называемый A3. Объем газеты в таких страницах – никак не меньше 4 (один лист, два разворота – внешний и внутренний).

Рекомендуем делать вкладыш, доводя количество страниц до 6 или 8. Такое издание смотрится солиднее и вызывает к себе большее уважение!

Периодичность выхода внутрикорпоративного издания‑газеты по определению выше, чем у журнала, минимально возможная – раз в две недели, желательно еженедельно. Тогда, при определенных условиях, пресс‑служба может помещать в своей газете телепрограмму, что повысит ценность издания и его долговечность – как минимум до конца телевизионной недели!

Уважающее себя внутрикорпоративное издание, даже газета, должно быть цветным и выходить на плотной бумаге. Но в этом вопросе газета всегда будет уступать журналу.

Журнал в сравнении с газетой отличается большей аналитичностью и основательностью. Срок его жизни дольше, а периодичность меньше. Но желательно не реже одного раза в два месяца (с такой минимальной периодичностью выпускается, например, журнал корпорации «Интеррос»). Стандартный журнальный формат – А4 (страница еженедельника пополам). Теперь кое‑что о требованиях к качеству печати и оформлению. Никого не удивишь глянцевым внутрикорпоративным журналом. Более того, ваши работники, знающие, какие бывают журналы, чего‑то подобного ожидают и от внутрикорпоративного издания. Цветным, по крайней мере, журнал должен быть обязательно!

В последнее время для корпоративных изданий, вновь появляющихся на свет, все чаще выбирают журнальный формат. При этом характерно, что возрождающиеся после 10‑летней паузы многотиражки, преимущественно выходящие на промышленных предприятиях, имеют газетный формат.

Требования к качеству издания, хоть газеты, хоть журнала, предполагают, что печататься они должны в профессиональных типографиях (в отличие от советских времен, когда во многих случаях обходились маленькой заводской типографией). Однако встает закономерный вопрос, а возможно ли провести своими силами и предпечатную подготовку? По большому счету, нет. Все чаще компании стали пользоваться сторонними профессиональными услугами при издании внутрикорпоративных журналов и газет. Вопросы общей концепции, содержания, распространения остаются в компании, а все остальное реализуется профессиональным специализированным агентством (дизайн, стилевое оформление, редактирование и корректура, работы по предпечатной подготовке и непосредственное полиграфическое исполнение). Специалисты компании только контролируют и оценивают деятельность профессионалов. Выбор агентства или студии определяется бюджетом, выделяемым для выпуска корпоративного издания.

Будет достаточно, если в составе пресс‑службы найдется отдельная вакансия для редактора внутрикорпоративного издания. Это должен быть универсал, способный не только собрать или написать материалы, но и проконтролировать организационный процесс. Конечно, еще лучше, если будут вакансии для двух‑трех специалистов…

Разумеется, у внутрикорпоративного издания должна быть своя редколлегия, работающая на общественных началах. Ведь все равно материалы будут просматривать руководители компании, так почему бы их в редколлегию не включить? Ну а генеральный директор, само собой, может быть указан как главный редактор.

Более цивилизованный вариант – объединить первых лиц во главе с президентом или гендиректором в редакционный (он же наблюдательный) совет. А в редколлегии указывать тех, кто действительно занимался подготовкой издания.

Что касается тиража, то он, понятно, регулируется численностью сотрудников. Примерный расчет выглядит так: возьмите весь штат, поделите на три, отложите экземпляров 30–50 персонально для руководства и для того, чтобы руководство могло подарить красивый экземпляр своим коллегам и знакомым… Но помните: важно определиться с рубежом 1000 экземпляров. Если тираж составит столько, возникает необходимость регистрации издания. Если тираж меньше – регистрировать газету не нужно. Многие издания обходят эти нормы, выходя большим тиражом, а указывая, например, 999 экземпляров. Решайте для себя, пойдет ли пресс‑служба на нарушение закона или на дополнительные затраты и хлопоты. Ведь, зарегистрировавшись, газета становится «видима» для контролирующих инстанций. В этом случае нужно организовывать рассылку обязательных экземпляров. Закон о СМИ обязывает учредителя газеты иметь Устав редакции или заменяющий его в ряде случаев Договор с редакцией и так далее…

Можете получить консультацию у юриста или (что даже лучше) у территориального государственного органа, ведающего регулированием деятельности СМИ.

Кстати, внутрикорпоративное издание может быть и разовым. И тогда оно совершенно не относится к ведению Закона о СМИ. Ведь регулярные издания нужны не всем. Малый бизнес не всегда располагает необходимыми средствами, да и вряд ли есть смысл издавать целую газету для коллектива 5–10 человек. Такие фирмы часто заказывают разовое издание, приуроченное к какому‑нибудь важному событию, например к своему юбилею или юбилею сотрудника. Иногда делается специальный выпуск к выставке или презентации нового продукта.

Еще одним видом разовых внутрикорпоративных изданий являются брошюры и книги. Речь идет о профессиональной литературе, которая содержит знания, необходимые сотруднику для его работы. Многие компании регулярно проводят обучающие тренинги, по окончании которых слушателям выдаются кипы листков, которые затем благополучно теряются, потому что отношение к таким самиздатовским конспектам зачастую пренебрежительное. Впрочем, иногда тренинг‑менеджеры рассчитывают на уникальную память работников и потому вообще ничего не выдают им. В результате вся полученная информация забывается на следующий же день. Вот почему многие организации стали выпускать специальные брошюры, в которых собраны воедино все необходимые сведения. Брошюры удобны еще и небольшим форматом – их всегда можно иметь при себе.