Тема 7. Организация документооборота.

 

Понятие «документооборот» и развитие его нормативно-методической регламентации. Объективные и субъективные причины возрастания документооборота. Типовые недостатки организации движения документов. Главное правило организации документооборота.

Характеристики документооборота. Комплекс документов, обеспечивающих информационную поддержку управленческого решения. Оптимизация документооборота. Качественные и количественные характеристики документооборота. Документопоток, обеспечивающий прямую и обратную связь в управлении.

Горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки. Входящий документопоток. Исходящий документопоток. Внутренний документопоток. Количественные характеристики документооборота. Объем документооборота.

Этапы движения и порядок обработки документов. Характеристика операций по работе с документами. Обработка входящих документов. Предварительное рассмотрение документов и направление их на исполнение. Обработка исходящих документов. Обработка внутренних документов.

 

Тема 8. Информационно-поисковая система по документам организации.

Регистрация документов. Значение и общие правила регистрации документов. Индексирование документов. Регистрационные формы. Организация информационно-справочной работы.

 

Тема 9. Контроль за сроками исполнения документов.

Цели и задачи контроля. Контроль по существу поставленных вопросов. Контроль за сроками исполнения документов. Сроки исполнения документов.

Ведение контрольных операций в условиях традиционной технологии. Текущий контроль. Итоговый контроль.

 

Тема 10. Оперативное хранение документов.

Номенклатура дел. Типовая номенклатура дел. Примерная номенклатура дел. Индивидуальная номенклатура дел. Назначение номенклатуры дел. Основные требования к составлению номенклатуры дел. Правила заполнения номенклатуры дел. Количество единиц хранения. Сроки хранения дел. Типовые перечни. Ведомственные перечни. Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел.

Формирование дел. Порядок формирования дел в организации. Формирование дел.

Организация хранения документов.

 

Тема 11. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.

 

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве. Общие положения. Принципы и критерии ценности документов: критерии происхождения; время и место образования; значение содержащейся в них информации; вид документа; повторение информации в других документах; формы удостоверения документа; физическое состояние. Организация проведения экспертизы ценности документов. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов.

Подготовка документов к передаче в архив организации: оформление дел; составление и оформление описи дел; порядок передачи дел в архив.

 

Тема 12. Организация работы с обращениями граждан.

Развитие ответственного делопроизводства по работе с обращениями граждан. Классификация обращений граждан. Делопроизводство по обращениям граждан. Технология работы с обращениями граждан. Организация приема граждан. Организация работы с обращениями граждан.

 

Литература

Основная:

 

1. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник/ Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М., МИ, ФЭР, 2006. – 560с.

2. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2001. – 359с.

3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технологии работы. Более 120 документов. 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др., под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 456с.

4. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие – 6-е изд, исправ. и доп. – М.: ИНФРА; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 364с. – (Серия «Высшее образование»).

5. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА – М, 2003. – 592с. – (Серия «Высшее образование»).

 

Дополнительная:

 

1. Федеральный закон от 20.12.1995 №24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (в ред. 2003 г.).

2. Федеральный закон от 10.01. 2002 №1 – ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

3. Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.1994 №51 – ФЗ в ред. от 29.07.2004).

4. Федеральный закон от 29.07 2004 №98 – ФЗ «О коммерческой тайне».

5. Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 30.12.2001 №197 - ФЗ в ред. от 27.04.2004).

6. Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.1996 №63 – ФЗ в ред. от 11.03. 2004).

7. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 №28).

8. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30 – 2003. М.: «ИПК Издательство стандартов», 2003 (офиц. изд.).

9. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 27.11.2000 №68).

10. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом от 06.10.2000).

11. Федеральный закон РФ от 22.10.2004 №125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

12. Нормы времени на работу по документационному обеспечению управления. – М.: Минтруда РФ, 2002.

13. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документа и службам документационного обеспечения. Введена действие Приказом Главархива СССР, 1991.

14. Справочно-правовая система «Консультант Плюс».

15. Ведение делопроизводства в организации / Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. – М.: ВНИИДАД, 2004.

16. Павлюк Л.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере с документами. М.; Сиб.: «Издательский торговый Дом Терда», 1997.

17. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. – 520с.

18. Делопроизводство: Учебное пособие / В.В. Паневчик. – 3-е изд. – Ин.: Высшая шк., 2004. - 348с.

19. Делопроизводство в органах исполнительной власти. – М.: «Изд-во ПРИОР», 2001. – 224с.

20. Организационно-распорядительная документация. / Архипов В.А., Марков И.П., Соколова А.Н. – М.: Издательство стандартов, 1983.

 

Приложение 1

Распределение учебного времени по темам и видам занятий на

Очном отделении

 

№№ тем	Наименование тем	Всего часов	Лекции	Семинарские занятия	Практические занятия	Сам. работа
1	2	3	4	5	6	7
1	История отечественного делопроизводства	12	2	4	-	6
2	Государственное регулирование делопроизводства в РФ	16	2	2	2	10
3	Основные требования к оформлению управленческих документов	24	4	4	4	12
4	Документирование организационно-распорядительной деятельности	24	4	4	4	12
5	Документирование информационно-справочных материалов. Современное деловое письмо.	22	4	4	4	10
6	Документирование деятельности коллегиальных органов.	12	2	2	2	6
7	Организация документооборота.	12	2	2	2	6
8	Информационно-поисковая система по документам организации.	12	2	2	2	6
9	Контроль за сроками исполнения документов.	14	2	2	2	8
10	Оперативное хранение документов.	10	2	2	2	4
11	Подготовка документов к последующему хранению и использованию.	10	2	2	2	4
12	Организация работы с обращениями граждан.	12	2	2	2	6
	ИТОГО	180	30	32	28	90

Приложение 2

Распределение учебного времени по темам и видам занятий на

Заочном отделении

 

№№ тем	Наименование тем	Всего часов	Лекции	Семинар. занятия	Прак. занятия	Сам. работа
1	2	3	4	5	6	7
1	История отечественного делопроизводства	8	-	-	-	8
2	Государственное регулирование делопроизводства в РФ	15	1	-	-	14
3	Основные требования к оформлению управленческих документов	28	2	2	-	24
4	Документирование организационно-распорядительной деятельности	33	1	-	2	30
5	Документирование информационно-справочных материалов. Современное деловое письмо	13	1	-	2	10
6	Документирование деятельности коллегиальных органов	18	-	-	2	16
7	Организация документооборота	26	2	-	2	22
8	Информационно-поисковая система по документам организации	12	-	-	-	12
9	Контроль за сроками исполнения документов	7	1	-	-	6
10	Оперативное хранение документов	8	-	-	-	8
11	Подготовка документов к последующему хранению и использованию	6	-	-	-	6
12	Организация работы с обращениями граждан	6	-	-	-	6
	ИТОГО	180	8	-	10	162

 

 

Приложение 3

Тематика рефератов

 

1. Роль Петра I в формировании делопроизводства в России в начале ХVII века.

2. Особенности составления и оформления документов в делопроизводстве ХIХ – начале ХХ века.

3. Роль и значение делопроизводства советской эпохи для делопроизводства современной России.

4. Нормативные документы, закрепляющие состав, последовательность и методику выполнения обязательных делопроизводственных операций.

5. Отличия правовых актов от нормативных правовых актов.

6. Отличия ГОСТ Р 6.30 – 2003 от ГОСТ 6.30 – 97 (изменения, дополнения).

7. Требования к изготовлению документов.

8. Штатное расписание. Его значение в комплексе документации учреждения, предприятия.

9. Официальный деловой стиль.

10. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний.

11. Структура доклада (отчета) на совещании (заседании, конференции).

12. Требования к составлению и оформлению протоколов заседаний.

13. Анализ документооборота организации.

14. Использование анализа документооборота для совершенствования работы с документами.

15. Принципы формирования информационно-поисковых систем в условиях традиционной системы работы с документами.,

16. Использование данных об исполнении документов в условиях традиционной и автоматизированной технологии обработки документов.

17. Общие принципы формирования дел.

18. Основные правила работы архивов организации.

19. Порядок и документирование деятельности экспертных комиссий (ЭК).

20. Оценка значимости документов и сроков их хранения.

21. Использование архивных документов.

22. Подготовка и передача в архив организации обращений граждан.

Приложение 4

 

Перечень вопросов для подготовки к экзамену

 

1. Формирование системы приказного делопроизводства в ХVI – ХVII вв.

2. Организация коллежского делопроизводства в ХVIII в.

3. Развитие делопроизводства в ХIХ – начале ХХ в.

4. Делопроизводство в первые годы советской власти.

5. Движение за НОТ и его влияние на формирование системы делопроизводства.

6. Делопроизводство в 1930 – 1940-е гг.

7. Делопроизводство в 1950 – 1960-е гг.

8. Делопроизводство в 1970-1980-е гг.

9. Направление развития законодательного регулирования документирования управленческой деятельности.

10. Стандартизация и унификация документов.

11. Государственное регулирование процессов организации работы с документами.

12. Регламентация сохранности документов.

13. Основные положения по документированию управленческой деятельности.

14. Виды документов и их классификация.

15. Реквизиты документов и их оформление.

16. Виды бланков, применяемых в современной управленческой практике.

17. Организационные документы, определяемые законодательством, их назначение и требования к составлению и оформлению.

18. Роль и значение распорядительной документации в документировании управленческой деятельности. Состав распорядительных документов.

19. Процедура подготовки распорядительного документа.

20. Приказ как основной документ, используемый для документирования единоначальной распорядительной деятельности. Правила составления и оформления приказов по основной деятельности организации.

21. Разновидности распоряжений. Правила составления и оформления распоряжений.

22. Способы придания юридической силы организационно-распорядительным документам.

23. Роль и значение информационно-справочных документов в управленческой деятельности. Их состав.

24. Требования к оформлению информационно-справочных документов.

25. Служебная переписка. Письмо как основной вид документа для осуществления коммуникаций.

26. Внутренняя переписка организаций. Докладная записка, справки, правила их оформления.

27. Переписка с использованием средств электросвязи (телеграммы, телефонограммы, факсы).

28. Акт как вид информационно-справочного документа.

29. Правила оформления делового письма.

30. Разновидности служебных писем, используемых в практике управления.

31. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний.

32. Роль и значение протокола в документировании управленческой деятельности.

33. Разновидности протоколов. Требования к их составлению и оформлению.

34. Выписка из протокола, порядок ее оформления.

35. Документирование распорядительной деятельности коллегиальных органов.

36. Юридическая сила протокола и выписки из протоколов различных видов.

37. Понятия «документооборот», «организация документооборота». Общие принципы и методические основы организации документооборота.

38. Документопотоки. Их структура, направленность движения, маршруты.

39. Этапы движения документов. Технология обработки документов, входящих в разные документопотоки.

40. Объем документооборота учреждения, его влияния на организацию работы с документами.

41. Проблемы совершенствования документооборота.

42. Основные правила организации документооборота в учреждении (организации).

43. Регистрация как составная часть технологии делопроизводства и информационно-поисковой системы по документам предприятия. Общие принципы и правила регистрации.

44. Назначение, формы и основанные цели регистрации.

45. Характеристика современных регистрационных форм. Состав реквизитов регистрационных форм и правила их заполнения.

46. Правила индексирования документов.

47. Взаимосвязь регистрации документов с организацией справочно-информационной работы. Принципы формирования информационно-поисковых систем в условиях традиционной системы работы с документами.

48. Значение и основные принципы организации контроля за сроками исполнения документов в аппарате управления.

49. Задачи делопроизводственной службы по контролю исполнения документов. Стадии контрольной деятельности.

50. Сроки исполнения документов. Типовые и индивидуальные.

51. Технология контрольных операций. Предупредительный и итоговый контроль.

52. Использование данных об исполнении документов в условиях традиционной и автоматизирования технологии обработки документов.

53. Понятие «формирование дел». Современная нормативно-методическая база, определяющая требования к формированию дел и хранению дел в делопроизводстве.

54. Организация и общий порядок формирования дел. Принципы систематизации документов внутри дел.

55. Правила формирования документов различных категорий в дела.

56. Частичное оформление дела.

57. Организация хранения и использования. Документов после завершения работы с ними.

58. Понятие «номенклатура дел». Виды номенклатуры дел, их особенности и назначения.

59. Регламентация требований к составления номенклатуры дел в совеременных нормативно-методологических документах.

60. Правила составления номенклатуры дел. Классификационная схема номенклатуры. Источники определения сроков хранения дел.

61. Особенности оформления и удостоверения номенклатурных дел.

62. Понятие «экспертиза ценности документов», ее назначение. Нормативно-методологические и теоретические основы проведения экспертизы.

63. Организация экспертизы ценности документов в учреждениях различных уровней управления.

64. Задачи экспертизы ценности документов. Требования к ее проведению.

65. Порядок документирования деятельности экспертных комиссий (ЭК). Оформление результатов экспертизы ценности документов.

66. Основные требования к оформлению дел при их подготовке и передаче на дальнейшее хранение.

67. Описи дел. Правила составления и оформления описей.

68. Передача дел в архив организации.

69. Понятие «предложения», «заявление», «жалобы», «ходатайства» и «коллективные обращения граждан».

70. Законодательное и нормативное регулирование работы с обращениями граждан.

71. Особенности ведения делопроизводства по обращениям граждан.

72. Подготовка и передача в архив организации обращений граждан.

73. Организация личного приема граждан.

74. Организация работы с обращениями документов.